Hoe u ervoor zorgt dat vrachtfacturen correct zijn en snel worden betaald

Er is een goede reden dat vrachtbetalingen worden beschouwd als de bruine golfkartonnen doos van de supply chain-industrie. Het is een flauw onderwerp in een wereld die wordt gekenmerkt door complexe regelgeving, capaciteitsbeperkingen, geopolitieke uitdagingen, toenemende vraag, wereldwijde pandemie en veranderend consumentengedrag. Gezien deze marktkrachten wordt vrachtbetaling doorgaans niet genoemd in de top 10 van zorgen waarmee verladers worden geconfronteerd.

Dat wil niet zeggen dat vrachtbetaling geen aandacht verdient. Facturen van vervoerders zijn notoir onnauwkeurig en dreigen de prestaties van vervoerders en de beschikbaarheid van capaciteit te verstoren als ze niet goed worden beheerd.

Maar hoe onnauwkeurig zijn koeriersfacturen? Industrie-analisten schatten het aantal ergens tussen 15% en 66%, waarbij een externe vrachtauditor meldt dat een op de vier van de facturen die het beoordeelt, wordt afgewezen vanwege fouten. Dus hoe zorgt u ervoor dat vrachtfacturen correct zijn en vervoerders snel betalen, zodat de toeleveringsketen ononderbroken blijft?

Waarom vrachtfacturen worden afgewezen

Afwijzingen zijn van oudsher gebruikt om het gedrag van vervoerders te stimuleren. Het is volkomen gepast om vervoerders verantwoordelijk te houden voor kwalificatienormen. Als er geen ontvangstbewijs wordt verstrekt, moet de factuur worden afgewezen. Maar de vervoerder aan een factuurvalidatienorm houden die de levering van aanvullende informatie omvat, zelfs wanneer dergelijke informatie niet consequent aan hem wordt verstrekt, kan worden gezien als een subrogatie van het boekhoudproces van de verzender.

Niets van dit alles suggereert dat de validatienormen moeten worden versoepeld. Er is een verschil tussen een factureringsfout die gedeeltelijke betaling mogelijk maakt (zoals een onjuiste korting) en een regelrechte afwijzing die resulteert in geen betaling aan de koerier. Problemen die ervoor zorgen dat een factuur ronduit wordt afgewezen - bijvoorbeeld gebrek aan ondersteunende documentatie - zijn zeldzaam en vertegenwoordigen tussen 1% en 2% van alle afwijzingen. De meeste facturen die aan een vrachtbetalingsprovider worden aangeboden, doorstaan ​​de eerste test:is dit de te betalen factuur van de klant en is dit een goedgekeurde vervoerder? Bij aanvullende validaties, gekoppeld aan specifieke bedrijfsregels van de verzender, vindt het grootste deel van de afwijzingen plaats, en deze vereisen de meeste moeite om op te lossen. Daarom is de juistheid van de factuur van de vervoerder sterk afhankelijk van de informatie die de verzender verstrekt. Als de vervoerder een vrachtbrief van de afzender heeft, is de factuur slechts zo nauwkeurig als de informatie erop.

Drempel voor afwijzing factuur

Over het algemeen mogen factuurafwijzingen niet hoger zijn dan 4% van alle ontvangen facturen, met 2% als best practice. Als het afwijzingspercentage van uw organisatie hoger is dan 4%, is het probleem waarschijnlijk niet zozeer de factureringspraktijk van de koerier, maar de regels die aan de vrachtauditprovider zijn opgelegd om het proces te beheren. Om facturen correct en snel betaald te krijgen, moet de juiste informatie naar de vervoerder worden gestuurd. Ook moeten verladers nagaan of een bedrijfsregel de last van gegevensverzameling, boekhouding en zelfs de service aan de eindklant heeft verlegd naar de vervoerder, die vaak slecht is toegerust om deze problemen op te lossen. Daarnaast kunnen andere krachten, zoals een nieuw contract, heronderhandelde tarieven of een nieuwe vervoerdersrelatie, leiden tot informatie- en communicatieproblemen die leiden tot afwijzing van facturen.

De meest voorkomende reden voor afwijzing van facturen is dat er onjuiste of aanvullende beoordelingskosten op de factuur worden berekend. Aan de kant van de vervoerder moet het kernsystemen ter plaatse controleren en wijzigen wanneer het feedback ontvangt dat een factuurcontrole heeft geleid tot een afgewezen factuur om toekomstige incidenten en vertraagde betalingen te voorkomen.

Uiteindelijk bepaalt de verlader de regels en weten de vervoerders dat. Afwijzingen voegen spanning toe aan deze dynamiek, waardoor de schaal uiteindelijk doorslaat in het voordeel van de ene partij ten koste van de andere. Om het aantal afwijzingen van facturen te verminderen, vereist vrachtbetaling solide processen, uitgebreide gegevensverzameling, strenge audits en volledige naleving van de bedrijfsregels die door de verzender-klant zijn ingeprent.

Stappen om afwijzing van facturen te verminderen

Er zijn verschillende stappen die verzenders kunnen nemen om het aantal afwijzingen van facturen te verlagen en verstoringen van de toeleveringsketen te voorkomen. Controleer eerst de informatie op de vrachtbrief inclusief klasse. Het is gebruikelijk dat vervoerders meerdere leveringen van hetzelfde type afhandelen, en een standaard in het systeem kan leiden tot een fout in de classificatie. Zorg er ook voor dat wanneer tarieven veranderen (vanwege een nieuwe rijstrook, locatie of contract, enz.), valideer dat de vervoerder de juiste tariefbasis en ingangsdatum van de wijziging heeft. Ten derde, controleer vrachtbetalingen - intern of via een externe auditor - om er zeker van te zijn dat u de beoordelingskosten in de gaten houdt. Sommige kosten die op de facturen van de vervoerder worden weergegeven, zijn niet eens van toepassing op de goederen die worden vervoerd.

Last but zeker not least, omarm de digitale toekomst. Gegevens sturen alles aan en een transportbeheersysteem (TMS) maakt automatisering van verzendingen mogelijk en biedt sjablonen met de benodigde velden voor het opstellen van een vrachtbrief. Er zijn ook nieuwe wegen om te verkennen, zoals de zichtbaarheid van zendingen, die een end-to-end bevestiging van de verhuizing bieden met de bijbehorende documenten. De informatie en de documentatie worden gecombineerd tot een verenigd beeld van de verhuizing, en dus de factuur.

Naast of in plaats van deze nieuwe tools, is de beste bescherming tegen verstoring van de supply chain het toewijzen van tijd en middelen aan het proactief oplossen van afwijzingen. Kijk wat er wordt afgewezen en waarom. Bepaal of de juiste informatie wordt overgedragen aan de vervoerder en help hem het belang van die informatie te begrijpen. Zorg ervoor dat uw medewerkers, leveranciers en andere belanghebbenden uw protocollen volgen bij het gebruik van uw carrier-netwerk.

Hoofdpijn bij vrachtbetalingen vermijden

Met de hoogste vraag in jaren, passen verladers zich aan aan minder beschikbare capaciteit tegen exponentieel hogere tarieven. Een terugroepactie om de "verlader bij uitstek" te worden, wint aan belang, en werpt een licht op de waarde die de verzender en zijn externe leverancier toevoegen aan het backoffice-proces van de vervoerder. Vervoerders waarderen samenwerkingsinspanningen waarbij rekening wordt gehouden met beide partijen bij het procesontwerp, de gegevensvereisten en het oplossen van uitzonderingen. Het niet herkennen van deze verschuiving kan nadelig zijn.

Afwijzingen van facturen zijn een noodzakelijk onderdeel van het vrachtauditproces, maar ze hoeven geen overweldigende hoofdpijn te zijn. Slimme regels, duidelijke richtlijnen en geplande focus op snelle oplossing van afwijzingen houden de financiële en fysieke supply chain ononderbroken.

Roberta Tamburrino is president vrachtaudit en betaling, en Chet Richardson is president van LTL, bij AFS Logistics.