Productfabrikant pakt aangepaste bestellingen aan met ERP-upgrade

Ontgroeid zijn ERP-software, begon een wereldwijde fabrikant van energieproducten aan het verwijderen van obstakels die essentiële zakelijke veranderingen in de weg stonden. Met de hulp van een speciale functionaliteit voor het plannen van materiaalvereisten (MRP), was het bedrijf in staat om stock-outs te verminderen, de doorlooptijd van bestellingen te verbeteren en de klantervaring te verbeteren.

C&C Power Inc. produceert, installeert en onderhoudt kritieke stroomvoorziening voor een complexe klantenportefeuille, waaronder Fortune 100-bedrijven, overheidsinstanties en wereldwijde datacenters. Bovenop haar engineer-to-order en configure-to-order productiefaciliteiten, biedt de organisatie aftermarket-services voor fronttoegang, standaard, rackmontage en reservebatterijkasten, samen met landingsdozen, commandant plus controllers, batterijbewaking, telecom en geïntegreerde distributiesystemen.

Als gevolg hiervan moeten de eigen interne bedrijfsprocessen regelmatig worden gekalibreerd om een ​​snelle en nauwkeurige betrouwbaarheid te garanderen.

Verandering was op handen

Sinds 2019 werkt C&C Power samen met het interne team van technici en externe aannemers aan het verkorten van de doorlooptijd van bestellingen en het voltooien van batterijvervangingen en ander buitendienstwerk. Het bedrijf merkte dat het zijn enterprise resource planning (ERP)-platform ontgroeide, dat werd aangevuld met software voor het schrijven van rapporten en kwaliteitsbeheer van derden.

Verandering was noodzakelijk en daarom huurde het bedrijf een onafhankelijk softwareselectiebureau in.

"Als zeer dynamisch bedrijf hadden we een aantal strenge eisen", zegt John Materse, operations manager bij C&C Power. “Onze prognoses waren beperkt en meestal alleen projectgebaseerd met configuratiewijzigingen. Onze low-volume, high-mix, hoog geconfigureerde producten zijn specifiek voor elke klant, maar klanten verwachten nog steeds snelle doorlooptijden, deels als gevolg van goedkeuringen van klantspecificaties, slanke toeleveringsketens en snelle levering. We hadden een ERP-systeem nodig om ons te helpen de voorraad en arbeid beter te plannen en we waren vergevingsgezind om veranderingen van klanten door te voeren — sommige zijn op het allerlaatste moment.”

Gecentreerd rond deze behoeften, werd gekozen voor C&C Power-oplossingen op de shortlist van IFS AB, Microsoft Corp., Infor Inc. en Epicor Software Corp. IFS.

Flexibele MRP

Voorafgaand aan de implementatie heeft C&C Power zijn systemen sterk aangepast om de doorlooptijd voor de meeste bestellingen te verkorten van maximaal 60 dagen tot binnen 14 dagen, met iets minder dan de helft verzending binnen een week. De normen van het bedrijf waren hoog. C&C Power wilde in staat zijn uitstekende klantenservice te bieden, kwaliteitsproducten te verzenden en ervoor te zorgen dat zijn collega's ononderbroken toegang tot het systeem hadden - en de IFS-functionaliteit voor materiaalvereistenplanning (MRP) was de uitdaging aan.

"Eén ding dat we met IFS moesten doen, was ons helpen een kortere doorlooptijd te verkorten en vol te houden - zonder dat we onze schouders eronder moesten zetten om daaraan tegemoet te komen", zegt Materse.

Het bedrijf had echte MRP-mogelijkheden in een ERP-systeem nodig om snel beslissingen te kunnen nemen en te simuleren of het onderdelen op voorraad had. Alleen dan kon C&C Power de klant echt van dienst zijn en onmiddellijke antwoorden bieden in plaats van een stuklijst (BOM) te moeten maken om te zien welke onderdelen knelpunten zouden kunnen zijn bij de voltooiing.

Na een versnelde implementatie van zes maanden heeft C&C Power veel van de flexibiliteit gekregen waar het naar op zoek was, en is het nu in staat om middelen beter te beheren en een gedetailleerd capaciteitsplan voor productie te krijgen.

'Sterk verbeterd'

C&C Power profiteerde meteen van een beter inzicht in de voorraadniveaus en hoe deze zich verhielden tot klantorders - voordelen die het vorige ERP-systeem niet kon volhouden. Toen bijvoorbeeld voorraad was gereserveerd voor een bestaand klantproject, weerspiegelde het legacy-systeem van het bedrijf dat niet, wat leidde tot stockouts en vertragingen van klantorders wanneer dezelfde voorraad twee keer werd verkocht.

Nu is het vermogen van C&C Power om reserveringen van componenten af ​​te handelen "sterk verbeterd", zegt Materse, en teams kunnen vertrouwen op een functionaliteit die echt werkt. Het bedrijf heeft de stock-outs met 25% verminderd en verwacht dat dit zal toenemen naarmate het systeem meer transactiegeschiedenisgegevens verwerft.

Complexe aanpassing

De ERP-oplossing blijkt goed te passen in de productieomgeving met een laag volume en een hoge mix van C&C Power, waar het product en de bijbehorende stuklijst zijn opgebouwd rond klantvereisten die soms midstream kunnen veranderen. Complexe productieprocessen kunnen deze wijzigingen in klantorders aan, maar flexibiliteit is een must, vooral als het gaat om het afhandelen van productaanpassingen.

Medewerkers kunnen een bestelling openen en een onderdeel toevoegen wanneer een klant een extra configuratie wil. Deze wijzigingen kunnen worden aangebracht totdat de bestellingen zijn vrijgegeven voor productie zonder dat dit een probleem veroorzaakt. Zelfs tijdens het productieproces kan het bedrijf wijzigingen aanbrengen om ervoor te zorgen dat het voldoet aan de verwachtingen van de klant.

"Het ERP-systeem heeft het proces voor ons verbeterd om wijzigingen genoeg aan te brengen zodat we soms onze ontwerpkosten voor klanten kunnen verlagen", zegt Materse.

Aftermarket-service

C&C Power doet meer dan alleen apparatuur ontwerpen en produceren voor hun klanten - het bedrijf biedt ook aftermarket-service en ondersteuning voor hun ononderbroken stroomvoorzieningen, elektrische apparatuur of batterijen. Het bedrijf vertrouwt op de servicebeheerfunctionaliteit in hun ERP-oplossing om de bezettingsgraad van technici te verhogen en de klantervaring te verbeteren met betrekking tot jaarlijkse onderhoudscontracten, garantiewerkzaamheden, batterijwissels en break-fix-reparaties.

"Een van onze grootste uitdagingen is het begrijpen van onze klantensites, de obstakels waarmee we te maken hebben en waar onze apparatuur wordt geplaatst", zegt Materse. Voorheen vertrouwde het bedrijf op Microsoft Excel om service-informatie op te slaan, zoals site-enquêtes en serienummers, maar deze handmatige methode bracht uitdagingen met zich mee.

Met IFS kunnen we klantensites zo opzetten dat ze weergeven welke apparatuur zich in welke ruimte bevindt, zodat deze efficiënter kan worden onderhouden. We huren apparatuur en hebben nu de systemen om te herkennen wanneer het is gehuurd, waar het zich bevindt en wanneer het moet worden gefactureerd”, zegt Materse.

Het nieuwe systeem stelt C&C Power ook in staat om effectiever te citeren, zegt hij:"Als we door een veiligheidscontrole moeten gaan die drie uur duurt, of als de kamer anderhalve kilometer het gebouw in is, kunnen we nu rekening houden met in die tijd.”

Sarah Nicastro is velddienstevangelist bij IFS.