Drie best practices voor MRO-systeemintegratie

Technologie is van groot belang voor de supply chain van onderhoud, reparatie en operations (MRO). Van conditiebewaking tot activahiërarchie, voorraadregistratie en uitgavenbeheer, de rol van technologie is absoluut essentieel.

Zonder het vermogen om efficiënt te communiceren, wordt volledige integratie van de supply chain des te uitdagender. Bedrijven zouden processen aan elkaar kunnen knopen die op het eerste gezicht geïntegreerd lijken, maar dat in feite niet zijn. Ze kunnen ertoe leiden dat informatie in twee verschillende systemen wordt ingevoerd, waardoor de kans op menselijke fouten groter wordt en factuurafwijkingsrapporten (IDR's) worden gegenereerd die tijd en middelen vergen om aan te pakken.

Daarentegen dwingt het implementeren van een MRO-systeemintegratie een herziening van bestaande bedrijfsprocessen af ​​en legt het kansen bloot om waar mogelijk te optimaliseren. Het idee is om fouten te elimineren en de technologie, door middel van systeemintegratie, te laten werken zoals bedoeld. Voordelen zijn onder meer inzicht in gegevens en voorraad, nauwkeurigere en snellere orderverwerking, lagere transactiekosten en grotere arbeidsefficiëntie.

Het uiteindelijke doel is om uit het beste van elk van de betrokken systemen te putten en MRO zo foutloos mogelijk te maken. Hieronder volgen drie best practices om u te helpen daar te komen.

Herken en begrijp de noodzaak. Terwijl u het bedrijfsproces beoordeelt en vaststelt welke gegevens tussen systemen moeten stromen, moet u het registratiesysteem voor inventaris identificeren. Dit is van cruciaal belang om ervoor te zorgen dat transacties worden uitgevoerd binnen het registratiesysteem, in plaats van afkomstig te zijn uit een ander systeem en vervolgens te proberen die gegevens te koppelen aan het registratiesysteem.

Als u bijvoorbeeld goederenontvangst in één systeem uitvoert, moet de goederenuitgifte in hetzelfde systeem worden gedaan. Anders kan dit leiden tot afwijkingen in het voorraadsaldo.

Bovendien moet u van tevoren het verwachte transactievolume definiëren, zoals het aantal SKU's in het magazijn, het mogelijke aantal te verwerken inkooporderregels en de frequentie van gegevensoverdrachten, om de optimale I.T. infrastructuur die nodig is voor de interface. Als het systeem het volume niet kan beheren, zal het niet het beoogde doel dienen.

Identificeer en betrek vitale belanghebbenden. Het meest cruciale element bij de implementatie van MRO-systeemintegratie is het hebben van belangrijke belanghebbenden, met name de I.T. team, betrokken bij het project. de IT team moet vroeg in het proces worden betrokken wanneer planningsbesprekingen worden gestart. Bedrijfsteams moeten even betrokken zijn om ervoor te zorgen dat de interfaces zijn afgestemd op de bedrijfsverwachtingen. Inkoop, toeleveringsketen, financiën, operaties en onderhoud moeten allemaal worden betrokken bij de discussies en planning.

Facturering is het sluitstuk van de MRO-processtroom en veroorzaakt de meeste pijn als de interface niet goed is ontworpen. De crediteurenvertegenwoordigers van het financiële team moeten worden geraadpleegd om de vereisten voor het verzenden en afstemmen van facturen te definiëren en te documenteren, zodat de AP-processtroom naadloos verloopt.

Ook het opleiden van eindgebruikers is belangrijk. Je kunt de meest efficiënte interface ter wereld bouwen, maar als de gebruikers niet goed zijn opgeleid, is het verspilde moeite.

Eindgebruikers moeten worden getraind in het systeem waarin ze transacties uitvoeren, evenals in de manier waarop gegevens worden overgedragen tussen systemen. Het wordt ook aanbevolen om een ​​beknopte handleiding van één pagina aan de eindgebruikers te verstrekken, waarin de belangrijkste punten van de training worden behandeld. Begrijpen hoe de gegevensprocesstroom werkt, helpt eindgebruikers bij het benutten van de volledige systeemmogelijkheden.

Gebruikersacceptatietesten (UAT) is een fase in het projectplan die zakelijke gebruikers de mogelijkheid biedt om de interface te testen en eventuele aanpassingen te identificeren. Deze fase is bedoeld om ervoor te zorgen dat de interface doet waarvoor hij is ontworpen. Er moet voldoende tijd worden uitgetrokken voor deze taak en het bedrijf moet deze kans ten volle benutten om een ​​succesvol resultaat te garanderen.

Resources opnemen voor monitoring en verbetering van de interface. Ten slotte kunt u niet zomaar weglopen zodra de systeeminterface live gaat. Er moet tijd worden vrijgemaakt voor hypercare na de livegang, om ervoor te zorgen dat eindgebruikers volledig vertrouwd zijn met de interface. Voor deze taak wordt doorgaans minimaal twee weken aanbevolen. Ook moeten foutafhandelingsmechanismen en geautomatiseerde rapporten worden ontwikkeld om problemen proactief te beheren en de last voor gebruikers te minimaliseren. Het hele doel van de nieuwe interface is om het bedrijf te helpen, in plaats van een extra last toe te voegen.

Voor interfaces die van invloed zijn op voorraadbalansen, moet een wekelijks proces voor voorraadafstemming worden geïmplementeerd om ervoor te zorgen dat de twee systemen niet uit balans raken. Een momentopname van de inventaris van het registratiesysteem zou bijvoorbeeld elektronisch naar het externe systeem worden verzonden om eventuele discrepanties te vergelijken en te identificeren. Zakelijke gebruikers moeten dan opvolgen om tot overeenstemming te komen en de nodige aanpassingen door te voeren. In dezelfde lijn zou een soortgelijke afstemming moeten worden ingevoerd voor openstaande postbusnummers. lijnen tussen de twee systemen.

Als de MRO-systeemintegratie op de juiste manier wordt uitgevoerd, voegt een aanzienlijk element van automatisering en tijdbesparende procedures toe die de kosten van de toeleveringsketen verder verlagen.

Stanley Perli is senior director of enterprise business applications voor Synovos.