Belangrijke overwegingen voor het beheren van door COVID-19 veroorzaakte commerciële eisen

Aangezien de economische gevolgen van COVID-19 fabrikanten en hun leveranciers over de hele wereld blijven beïnvloeden, worden veel bedrijven geconfronteerd met aanzienlijke financiële tegenwind.

Bedrijven die met dergelijke moeilijkheden te kampen hebben, zullen vaak zoeken naar manieren om extra waarde uit hun toeleveringsketen te halen of de kosten naar beneden te drukken, vooral wanneer er sprake is van een onevenwicht in de onderhandelingsmacht die in het voordeel is van de klant.

Dergelijke inspanningen vallen over het algemeen in twee categorieën uiteen:commerciële concessies en aansprakelijkheidsclaims. In dit artikel worden beide categorieën onderzocht en wordt een algemeen overzicht gegeven van enkele belangrijke overwegingen waarmee leveranciers rekening moeten houden wanneer ze dergelijke verzoeken van hun klanten ontvangen.

Commerciële concessies

De eerste categorie bestaat uit verzoeken — of in sommige gevallen verzoeken — voor commerciële concessies. Hoewel over de commerciële voorwaarden van een leveringscontract moet worden onderhandeld, is dit artikel gericht op verzoeken om een ​​bestaande regeling tussen de partijen te wijzigen, niet op besprekingen die mogelijk plaatsvinden over nieuwe contracten of nieuwe zaken.

Dergelijke verzoeken kunnen vele vormen aannemen. Klanten kunnen bijvoorbeeld vragen om prijsverlagingen, langere betalingstermijnen of vrijstelling van minimale afnameverplichtingen. Hoewel deze verzoeken vele vormen kunnen aannemen, is het gemeenschappelijke kenmerk dat ze allemaal gemeen hebben dat ze de status-quo veranderen op een manier die de klant ten goede komt ten koste van de leverancier, hetzij door de betalingen aan de leverancier te verminderen, hetzij door kosten of risico te verschuiven naar de leverancier.

Bij ontvangst van een verzoek om een ​​commerciële concessie moeten leveranciers eerst naar hun contracten kijken om er zeker van te zijn dat ze de respectieve rechten en plichten van de partijen volledig begrijpen. Hoewel de meeste contracten eenzijdige wijzigingen van commerciële voorwaarden niet toestaan, zijn bepalingen die dergelijke wijzigingen in sommige omstandigheden mogelijk maken niet ongehoord, met name in gevallen waarin het contract is gebaseerd op de standaardvoorwaarden van een klant.

Als de toepasselijke contracten de klant toelaten om de gevraagde wijziging in de relatie eenzijdig door te voeren, kunnen de opties van de leverancier beperkt zijn. Het feit dat een klant ter ondersteuning van zijn verzoek verwijst naar bepaalde bepalingen van het contract, betekent echter niet dat de leverancier de klant op zijn woord moet geloven. De leverancier moet er nog steeds voor zorgen om het contract te herzien en te bevestigen of de bepalingen in kwestie duidelijk de rechten ondersteunen die de klant claimt, of dat de leverancier redenen heeft om de claim te betwisten.

Ook als het betreffende contract de klant geen duidelijk recht geeft op de gevraagde concessie, betekent dit niet noodzakelijk het einde van de discussie. Andere overwegingen en vormen van hefboomwerking zullen vaak een rol gaan spelen, aangezien leveranciers het "grote geheel" van de klantrelatie moeten overwegen. Zelfs als een leverancier de strijd wint en met succes het verzoek van de klant om concessies weerstaat, kan de leverancier de spreekwoordelijke oorlog verliezen als zijn succes hem uiteindelijk zaken kost.

Bijvoorbeeld, in situaties waarin de klant de mogelijkheid heeft om het bedrijf gemakkelijk van middelen te voorzien — hetzij omdat hij zaken doet op basis van een reeks kortetermijnovereenkomsten of omdat het contract de klant een recht op vroegtijdige beëindiging biedt — kan de klant mogelijk gemakkelijk een leverancier vervangen die niet bereid is te voldoen aan herziene commerciële voorwaarden die zijn concurrenten mogelijk wel willen aanbieden. Leveranciers van vervangbare 'commodities' kunnen bijzonder kwetsbaar zijn voor dergelijke middelen.

Een dergelijk onmiddellijk verlies van zaken is wellicht minder zorgwekkend voor leveranciers wier producten op korte termijn moeilijker te verkrijgen zijn, hetzij vanwege de contractvoorwaarden, hetzij vanwege andere belemmeringen voor het verstrekken van middelen, zoals intellectuele-eigendomsrechten of lange doorlooptijden/ hoge kosten voor middelen. Maar zelfs leveranciers van wie de producten moeilijk te vinden zijn, kunnen op middellange tot lange termijn omzet mislopen als ze uit de gratie raken bij een klant en nieuwe contracten of een toekomstige contractverlenging mislopen.

Naast het risico om toekomstige zaken te verliezen als ze weigeren in te gaan op de eisen van klanten, moeten leveranciers overwegen welke andere problemen er in de relatie kunnen zijn en of de leverancier deze in zijn voordeel kan draaien. Als de leverancier bijvoorbeeld te maken krijgt met mogelijke claims van zijn klant (zie onderstaande bespreking), kan hij mogelijk handelsovereenkomsten sluiten over commerciële concessies voor een vrijwaring van dergelijke claims. Als alternatief, als de leverancier biedt op nieuwe contracten met de klant, kan de leverancier de overeenkomst over commerciële concessies gebruiken om een ​​voordeel te behalen bij het binnenhalen van nieuwe contracten, zoals een recht van laatste weigering. In beide gevallen is het een beste praktijk om ervoor te zorgen dat een dergelijke overeenkomst wordt teruggebracht tot een passend schrijven - niet vertrouwen op de goodwill van de klant of een ongeschreven afspraak of overeenkomst. Deze minder tastbare garanties zijn vaak niet juridisch afdwingbaar en missen duurzaamheid als herinneringen vervagen en werknemers het bedrijf verlaten.

Klantclaims

Los van verzoeken om commerciële overwegingen zijn situaties waarin een klant een bevestigende juridische claim kan hebben voor op herstel gebaseerde gebrekkige (of vermeende gebrekkige) prestaties door de leverancier. Dergelijke claims kunnen verschillende vormen aannemen. Enkele van de meest voorkomende problemen zijn echter vaak garantieclaims voor defecte producten, vertragingen bij de levering of tekortkomingen in de jaarlijkse productiviteitsbesparingen. In betere tijden hebben klanten misschien voorbij dergelijke problemen gekeken of ze op een laag pitje gezet, voor de gezondheid van de relatie. In minder gunstige tijden kunnen sommige klanten dergelijke claims echter beschouwen als een middel om extra dollars van hun leveranciers te krijgen en hun eigen winst te verbeteren. Dergelijke problemen kunnen met name zorgen baren wanneer ze worden aangestuurd door inkoopmanagers of leidinggevenden bij de klant die mogelijk te maken krijgen met interne druk om hun persoonlijke statistieken voor het kwartaal of het jaar te versterken.

Pogingen van een klant om dergelijke historische claims te vervolgen, kunnen aanvullende problemen met zich meebrengen die mogelijk niet aanwezig zijn bij het afhandelen van andere claims die op een snellere basis worden ingediend. Leveranciers kunnen bijvoorbeeld worden belemmerd in hun vermogen om zich tegen dergelijke claims te verdedigen als gevolg van toegenomen moeilijkheden bij het verzamelen van de benodigde informatie. Met het verstrijken van de tijd vervagen herinneringen, gaan medewerkers verder en zijn documenten mogelijk niet meer beschikbaar. Hoewel dezelfde problemen ook van invloed kunnen zijn op de informatie waarover de klant beschikt om zijn claim te staven, kunnen ze bijzonder acuut zijn voor een leverancier die probeert vast te stellen waarom hij niet wettelijk verantwoordelijk is voor een product dat mogelijk is gebroken of anderszins defect is geraakt, tijdens gebruik.

Niet alle problemen die zich voordoen bij een oude claim vormen echter een nadeel voor de leverancier. De wet erkent de moeilijkheden die kunnen bestaan ​​bij het verdedigen tegen dergelijke claims en biedt leveranciers vaak aanvullende juridische verdedigingen. In het geval van contracten die betrekking hebben op de verkoop van goederen, vereist artikel 2-607 van de Uniform Commercial Code (die in alle 50 staten is vastgesteld) bijvoorbeeld dat kopers "binnen een redelijke termijn" na ontdekking de schending, of anders alle rechtsmiddelen verbeurd waarop het anders recht had kunnen hebben. Hoewel wat een "redelijke termijn" is om een ​​kennisgeving in te dienen, ter discussie staat, kunnen leveranciers, als een klant de inbreuk niet adequaat op de hoogte heeft gesteld toen een probleem zich voordeed, aanvoeren dat de klant zijn claim nu niet kan uitoefenen.

Naast eventuele kennisgevingsvereisten, leggen de meeste rechtsgebieden een verjaringstermijn op die vereist dat claims binnen een bepaalde periode worden ingediend, ongeacht of de kennisgeving is gedaan toen het probleem zich voor het eerst voordeed. De hoeveelheid tijd die is toegestaan ​​onder de toepasselijke verjaringstermijn varieert sterk, afhankelijk van het rechtsgebied en het type claim. In het geval van contracten voor de verkoop van goederen die vallen onder het Uniform Commercial Code, is de verjaringstermijn echter doorgaans vier jaar.

Naast juridische verdedigingen kunnen er aanvullende, minder tastbare zaken zijn die in het voordeel van de leverancier zijn. Hoewel het op geen enkele manier een absolute regel is, kunnen historische beweringen vaak van onzekere waarde zijn. Simpel gezegd, de meeste claims waarin de leveranciersverantwoordelijkheid duidelijk is, worden tijdens de bedrijfsvoering opgelost en blijven niet jaren op de spreekwoordelijke plank liggen voordat ze aan de orde worden gesteld. Naast de verdiensten moeten leveranciers rekening houden met de motieven van de klant. Als de primaire motivatie van een klant voor het indienen van een claim lijkt te zijn gebaseerd op een poging om de financiële prestaties te verbeteren, kan de leverancier de claim mogelijk oplossen met een hogere korting als hij bereid is de claim snel op te lossen.

Alle geschillen moeten worden behandeld in het licht van de specifieke contracten en omstandigheden. De problemen die in dit artikel worden gepresenteerd, vertegenwoordigen echter belangrijke overwegingen waarmee leveranciers en klanten rekening moeten houden wanneer ze proberen de impact van COVID-19 op hun commerciële relaties te beheersen.

Nicholas Ellis is advocaat bij Foley &Lardner LLP.