Zeven stappen om gegevensbeheer voor uw onderneming te beheersen

Met de toenemende eisen van klantgerichte merkaanwezigheid en digitaal uitgezonden productlanceringen, worden ondernemingen tegenwoordig vaak geconfronteerd met hindernissen als gevolg van slechte gegevensverwerking. Veel bedrijven, vooral internationale ondernemingen, hebben tegenwoordig veel afzonderlijke applicaties en systemen (d.w.z. ERP, CRM en SCM) waar gegevens snel gefragmenteerd, gedupliceerd en verouderd kunnen raken.

Als de gefragmenteerde gegevens niet zorgvuldig worden beheerd, kunnen ze leiden tot een verkeerde afstemming van de divisies en suboptimale besluitvorming. In een dergelijk scenario vinden ondernemingen het steeds moeilijker om nauwkeurige antwoorden te geven op de meeste fundamentele vragen over prestatiestatistieken of KPI's. Dit veroorzaakt aanzienlijke wegversperringen in het groeipad van het bedrijf. Master data management (MDM) kan helpen om in deze behoefte te voorzien door informatieconsolidatie en daardoor een 'single source of truth' te bieden.

Hoe kan MDM helpen?

MDM ondersteunt een aantal use-cases voor ondernemingen voor producten, klanten, winkels/locaties, werknemers, leveranciers, digitale activa en meer. Het centraliseert en beheert kritieke gegevensactiva zoals productgegevens, activagegevens, klantgegevens, locatiegegevens, enz. en verbetert hun consistentie en kwaliteit. MDM biedt mogelijkheden voor gegevensbeheer, gegevensmodellering, gegevensbeheer, hiërarchiebeheer, kwaliteit/semantiek, workflow en meer. Het is ook een hulpmiddel bij het effectief analyseren van gegevens, het beveiligen van de informatie van belanghebbenden en het stroomlijnen van de infrastructuur voor resultaten. MDM-initiatieven leiden tot het elimineren van datasilo's, verbeterde datakwaliteit, gemakkelijke databewerkingen, betere datacompliance, kosten- en tijdbesparing en weloverwogen besluitvorming.

Het uitvoeren van een MDM-project is echter geen plug-and-play-game. Het heeft een vooruitziende blik en precisie nodig om de MDM-strategie te integreren en de respectieve oplossingen in het bestaande organisatorische raamwerk aan te nemen om bedrijfswaarde te realiseren en groei te versnellen.

Bedrijfsleiders moeten zich wagen aan het MDM-traject, omdat het voor een langere periode alle interne en externe gegevensstromen van de organisatie kan opvangen. Het moet in alle stadia duidelijk en nauwkeurig worden uitgevoerd, inclusief het bepalen van de strategie, het bepalen van KRA's, het implementeren en schalen met minimale overgangsrimpels. Daarom is het raadzaam om een ​​sterkere basis voor gegevensverwerking te hebben en een paar voorwaarden te controleren om er zeker van te zijn dat uw MDM-project echt waarde oplevert.

Deze zeven basisstappen zijn een must voor MDM-succes.

1. Evaluatie en vaststelling van doelstellingen. Aangezien MDM-implementatie meer een programma is dan alleen een project, is het gebaat bij een strategie. Begin met het vaststellen van een duidelijke visie en doelen die u met MDM wilt bereiken en analyseer vervolgens de technology stack die daarvoor nodig is.

Tips :Beantwoord vragen als:

• Wat moet er gebeuren en in welke volgorde?
• Welke middelen zijn nodig?
• Hoeveel budget is er nodig om alles op schema te houden?

2. Plannen met de organisatiecultuur, technologie en budget in gedachten. Zodra u de doelstellingen en het rendement heeft bepaald dat u van MDM verwacht, is de volgende stap het afronden van een implementatieplan dat rekening houdt met de organisatiecultuur, het huidige technologische raamwerk en kostenoptimalisatie. Dat omvat het definiëren van MDM-businesscases (bij voorkeur tool-onafhankelijk) en gericht op potentiële voordelen.

Tips :

• Verzamel alle verspreide gegevens. Begin met het identificeren van gegevensbronnen en verzamel waardevolle informatie die essentieel is voor uw organisatie.
• Transformeer de gegevens. Zoals elk datagerelateerd initiatief is MDM haalbaar wanneer de omvang van uw datasets voortdurend toeneemt. U kunt records consolideren en silo's elimineren met inspanningen voor gegevensmodernisering, zoals migraties van mainframe naar cloudtoepassingen. Door onjuiste of dubbele datasets tijdens de migratie te laten vallen, vermindert u de administratieve en verwerkingsbelasting die nodig is voor uw MDM-initiatief op het nieuwe platform.
• Maak een standaard metadatalaag. Dit vergemakkelijkt het delen van informatie over al uw beheer- en analyseplatforms. Het maakt uw gegevensverzameling en aanvraagproces efficiënter.

3. Onboarding in het hele systeem. Het succes van alle MDM-initiatieven hangt sterk af van continue samenwerking. Aangezien het MDM-platform zelf interageert met mensen, teams en divisies, is interconnectiviteit een must. Het in dienst nemen van de mensen die bij MDM betrokken zijn, zoals bedrijfseigenaren, master data stewards en software architecten, kan het programma naar succes katapulteren.

Verschillende afdelingen moeten op dezelfde pagina staan, zodat gegevens op geen enkel punt in de waardeketen scheef staan. MDM biedt een centraal, geconsolideerd overzicht tussen eenheden zoals logistiek en supply chain, verkoop en marketing, HR, financiën, administratie, enz., en maakt continue samenwerking tussen deze teams mogelijk. Dat gezegd hebbende, is gemakkelijke toegang tot gegevens en training over MDM-richtlijnen van het grootste belang om de productiviteit te verhogen en iedereen op de hoogte te houden.

4. Technologie-architectuur selecteren. Er moet een compilatie van businesscases worden gebruikt om te bepalen welke kritische capaciteiten door een voorgestelde tool moeten worden geleverd. Bovendien zijn er meerdere MDM-platforms en -oplossingen op de markt met verschillende varianten en functies. Er zijn Customer Data Integration (CDI)-tools voor het beheren van klantstamgegevens en Product Information Management (PIM)-tools voor het beheren van de productstamgegevens. Met duidelijkheid over doelstellingen en rendementen, kunt u snel bepalen welke het beste bij uw behoefte passen. Het combineren van MDM-technologie met bestaande IT-architectuur en bedrijfsecosystemen kan technische hefboomwerking bieden die naadloze integratie ondersteunt.

Tips :

• Koop of bouw tools om de hoofdlijsten te maken door de brongegevens op te schonen, te transformeren en samen te voegen. De toolset moet het proces van het vinden en oplossen van problemen met de gegevenskwaliteit ondersteunen en verschillende gegevensversies en hiërarchieën onderhouden.
• U kunt de oplossingen van één leverancier gebruiken, maar het is raadzaam om de best-of-breed-aanpak te volgen (omdat verschillende gegevens een verschillende behandeling vereisen).

5. Gegevensbeheer en -kwaliteit aanpakken. Naarmate meer en meer gegevens in en uit gaan, wordt het beheersen van de gegevensstroom verplicht. Het loont dus de moeite om basisregels en beleid vast te stellen om uw data-infrastructuur effectief te analyseren, beveiligen en stroomlijnen voor resultaten.

Hoewel volwassen MDM-tools aan deze behoefte voldoen, vereist duurzame data-mastering ook sponsoring van leidinggevenden en commitment van de organisatie om te veranderen en door de politiek te navigeren. Richtlijnen voor gegevensbeheer kunnen het beleid, de principes en kwaliteiten van de organisatie beheren om de toegang tot nauwkeurige en gecertificeerde stamgegevens te bevorderen. Dit is in wezen het proces waarmee een multifunctioneel team de verschillende aspecten van het MDM-programma definieert. Een model met geformaliseerd beleid en procedures voor gegevensbeheer kan de implementatietijd, gegevensexport, audits en schaling helpen verkorten door de kans op fouten te elimineren.

6. Implementatie. Zodra u schone, consistente masterdata en de vereiste toolsets hebt om deze te beheren, moet u deze beschikbaar stellen aan uw applicaties en processen bieden om ze te beheren en te onderhouden. Dit proces omvat een juiste overkoepeling van zakelijke behoeften en technologische beperkingen. U moet de functies aanpassen aan uw bestaande architectuur, de oplossing er naadloos in integreren en vervolgens elk betrokken team trainen in het gebruik ervan.

Om tot een succesvolle MDM-implementatie te komen, moeten veel organisatorische gegevens en systeemgerelateerde uitdagingen worden aangepakt. Zelfs na de implementatie moet je nieuwe applicaties zoals ERP en CRM monitoren, testen en soepel communiceren. Daarom zijn betrouwbaarheid en schaalbaarheid belangrijke overwegingen om mee te nemen in uw ontwerp.

7. Klein beginnen - en groot worden. Het is ook raadzaam om een ​​modulaire aanpak te volgen en niet frontaal in MDM te duiken. Er zijn veel leveranciers en oplossingsfuncties op de markt beschikbaar, en u moet de nul kiezen die het beste bij uw vereisten past. Daarom moet altijd een gefaseerde aanpak worden gevolgd om de schaalbaarheid van het ontwerp te waarborgen, de voortgang te volgen en de ROI te meten. Hoe eerder u de gegevens die u heeft stroomlijnt, beschermt en toepast, hoe sneller uw bedrijf zal groeien.

Tips :

• Je kunt 'quick wins' realiseren door eerst MDM toe te passen op kleinere, eenvoudigere en stabielere datasets.
• Maak een langetermijnplan voor wat je over een jaar of zo graag zou willen zien, op basis van de informatie die je nu hebt.

Shashin Shah is CEO van Pimcore Global Services, een open-source platform voor productinformatiebeheer (PIM/MDM), digitaal activabeheer (DAM), contentbeheersysteem (CMS) en e-commerce.