Het is tijd om uw S&OP-, data- en planningssystemen te verbeteren

Voor onze jaarlijkse klantenconferentie in maart hebben we onze agenda herzien om ons te concentreren op de planningsuitdagingen van de wereldwijde COVID-19-pandemie. Dit jaar stonden klantpresentaties bol van taal als 'commerciële overschrijvingen', 'filtering van uitzonderlijke vraag' en 'schijnvraag'. Al deze termen beschrijven nooduitzonderingen die een optimale symbiose tussen mens en geautomatiseerde planningssystemen vereisen.

"Optimale symbiose" klinkt als iets dat iedereen zou willen, maar wat is er eigenlijk voor nodig om dit te bereiken?

S&OP-volwassenheid. Onze klanten zijn het er bijna unaniem over eens dat dit aan de menselijke kant een collaboratieve, cross-functionele planning en besluitvorming vereist. Zonder uitzondering hebben degenen die die symbiotische relatie hebben bereikt, processen zoals verkoop- en operationele planning (S&OP, of varianten zoals IBP, of SIOP, of SOE) ingevoerd.

Vooral tijdens een crisis is het hebben van een vaststaand S&OP-proces van belang. Wanneer de spanningen hoog oplopen, kunnen persoonlijke agenda's, vooroordelen en tijdsdruk het oordeel van de besluitvorming van een enkele persoon of een afgezonderd team vertekenen. Ter vergelijking:de checks and balances die inherent zijn aan het S&OP-proces helpen bij het genereren van plannen die betrouwbaar en solide zijn en optimale bedrijfsresultaten opleveren.

Om succesvol door een crisisperiode te komen, moet u echter veel verder gaan dan wat Gartner definieert als Stage 2-volwassenheid. Het is in wezen een "inside-out" proces van het verzamelen van historische gegevens uit verschillende bronnen, het consolideren ervan in een spreadsheet en het houden van een maandelijkse vergadering om overeenstemming te bereiken over het operationele leveringsplan. Maar om het hoofd te bieden aan een zich ontvouwende en ongekende situatie als COVID-19, kun je niet aanbodgestuurd zijn of vertrouwen op de geschiedenis. Je moet op zijn minst in fase 4 zijn, met een 'outside-in'-proces om vraagsignalen te kunnen lezen en ervan te leren om nauwkeurige voorspellingen te doen.

Om de uitzonderingen die zich voordoen bij crises het hoofd te bieden, moet u ook een grote verscheidenheid aan belanghebbenden bij S&OP betrekken. Het inschakelen van marketing creëert bijvoorbeeld kansen om vraagvormende activiteiten te introduceren, zoals promoties om overtollige voorraadsituaties aan te pakken. Door de ontwikkeling van nieuwe producten (NPD) te betrekken, kan het team beslissen of het nieuwe artikelen moet lanceren om klanten in een crisis te ondersteunen, en ook de impact hiervan op de vraag, strategische inkoop en operationele en logistieke capaciteit te meten.

Gegevensvolwassenheid. Laten we, voordat we het over systemen hebben, teruggaan naar de basis en het hebben over gegevenshygiëne. Als u in een crisis terechtkomt met vuile gegevens die bevooroordeeld, onnauwkeurig, onjuist gesegmenteerd of in het verkeerde formaat zijn, zult u de situatie nooit vooruitlopen. Er zijn gewoon te veel complexiteiten om op te lossen als er eenmaal een crisis aan de gang is. Hier zijn slechts een paar scenario's waarmee onze klanten te maken hebben gehad tijdens COVID-19, die allemaal afhankelijk zijn van goede gegevenshygiëne om de besluitvorming te begeleiden:

• Planning voor bederfelijke voedingsmiddelen en medicijnen die gekoeld moeten worden vervoerd en bewaard.
• Hoe je alle klanten van dienst kunt zijn wanneer sommigen aan het hamsteren zijn - of, waarschijnlijker, 'een beetje extra' kopen.
• Het minimaliseren van veroudering en verspilling als gevolg van knelpunten in een just-in-time supply chain.
• Voorzie in tekorten aan materialen en afgewerkte producten van "verre herkomst".
• Wijzigingen in het distributienetwerk en verkoopkanalen; bijvoorbeeld het gebruik van gesloten winkels of 'dark stores' als minimagazijnen om de sterke stijging van de onlineverkopen op te vangen.
• Hoe te plannen om terug te keren naar 'normaal'.

In een crisis zie je echt de voordelen van een breed scala aan gegevensbronnen, gesegmenteerd op vraagsignaal en afwijkingspatroon, dat in je planning wordt meegenomen. Dit houdt in dat we verder gaan dan traditionele bedrijfsgegevensbronnen en externe, causale informatie opnemen, zoals weersvoorspellingen, klantsentiment in feeds van sociale media en locatiegegevens. Hoe meer diverse gegevensbronnen u in uw planning kunt integreren, hoe nauwkeuriger uw voorspellingen zullen zijn.

Planningssystemen. Ten slotte, als u rekening houdt met diverse en big data, kunt u absoluut niet vertrouwen op spreadsheets en ouderwetse planningssystemen die gebaseerd zijn op historische gegevens en gedateerde en simplistische methoden gebruiken, zoals gewogen voortschrijdende gemiddelden. Deze systemen zijn niet geschikt voor de complexiteit van het moderne bedrijfsleven, laat staan ​​een crisis. Het is tijd om ze in een museum te plaatsen!

De heilige graal van S&OP is fase 5, die volgens Gartner "een stap in de richting van algoritmische SCP [supply chain planning] met passende automatisering van de belangrijkste elementen van de besluitvorming omvat." We pleiten er al lang voor om prognoses zo geautomatiseerd mogelijk te maken, zodat mensen die bij de planning betrokken zijn, de tijd krijgen om contextuele kennis van uitzonderlijke en veranderende omstandigheden toe te passen - in sommige gevallen om de prognoses te negeren en aan te passen.

Waarom zou u, met deze extra vrije tijd, niet profiteren van een van de grootste krachten van S&OP:het gebruik van scenarioplannen om 'wat-als'-modellen te creëren van verschillende vraag- en aanbodverstoringen? Op die manier, wanneer de gegevens beginnen te suggereren dat je afdrijft naar een van die scenario's, heb je al een multifunctioneel plan uitgewerkt. Hierdoor kunt u sneller reageren op veranderingen in de markt en haalt u idealiter concurrentievoordeel uit de snellere reactie.

De beste software om S&OP te ondersteunen, maakt gebruik van 'stochastische' of waarschijnlijkheidsvoorspellingsmethoden, die werken als weersvoorspellingssystemen, en een reeks mogelijke uitkomsten bieden, gewogen rond de meest waarschijnlijke.

Hieronder volgen enkele uitzonderlijke COVID-19-planningsverhalen.

Ulabox:tegemoet aan de stijgende vraag naar thuisbezorging van eten. Voor sommige bedrijven zorgde COVID-19 voor een stijging van de vraag. Ulabox, de eerste puur online supermarkt in Spanje, reageerde efficiënt op uitzonderlijke vraagpieken. Het bedrijf was in staat om de impact van veranderingen op verzendtijden, capaciteitsbeperkingen, houdbaarheidsproblemen en andere factoren in zijn multi-echelonomgeving te begrijpen. Door één ding te veranderen - in dit geval de prognose - begrijpt het systeem hoe de voorraad moet worden opgeslagen en waar zich problemen kunnen voordoen. Deze "commerciële override"-mogelijkheid helpt Ulabox het beoogde serviceniveau te bereiken voor al zijn "A-klasse", zelfs in crisisomstandigheden.

Franke:samenwerken om de vraag beter te begrijpen. Franke, een fabrikant van keukenapparatuur gevestigd in Zwitserland, gebruikt geavanceerde planningssoftware in meer dan 50 wereldwijde regio's. Om het S&OP-proces te ondersteunen, maakt het gebruik van verschillende mogelijkheden om verstoring van de toeleveringsketen tot een minimum te beperken, waaronder commerciële overschrijvingen, uitzonderlijke vraagfiltering, het toevoegen van dummy-vraag en het in aanmerking nemen van de gedeeltelijke sluiting van verkoopkalenders. Deze functies hebben Franke in staat gesteld om een ​​nauwkeurigere voorspelling te genereren temidden van extreme vraagveranderingen.

Deze aangepaste prognosewaarden worden gedeeld via een 'samenwerkingshub', waar regionale markten twee dagen de tijd hebben om de aangepaste prognoses voor hun regio's te verfijnen voordat de commerciële overschrijvingen weer in het planningssysteem worden geïmporteerd.

McDonald's Mesoamérica:restaurantuitdagingen aangaan. De impact van COVID-19 op restaurants is aanzienlijk. Voor McDonald's Mesoamérica zijn de belangrijkste uitdagingen de vermindering van het volume en de prognoseonzekerheid. Het team moet ook aan uitzonderlijk hoge serviceniveaus voldoen bij het beheer van bederfelijke producten. Het bedrijf kan alle voorraad per magazijn, locatie en artikel in bijna realtime bekijken. Het kan ook per regio worden geconsolideerd voor categorieën, of het nu gaat om rundvlees, zuivel of bakkerijproducten; in het zuiden of noorden, of in een land of een enkel magazijn.

Het team werkt momenteel aan kortetermijnprognoses. In plaats van te vertrouwen op vier jaar informatie, gebruiken ze twee dagen informatie om de realiteit van COVID-19 te modelleren. Deze tools hebben het bedrijf zeer efficiënt gemaakt bij het nemen van belangrijke beslissingen.

Het bevorderen van de volwassenheid van uw S&OP-, data- en planningssoftware is niet alleen bedoeld om crisissen door te komen. Het maakt uw bedrijf veerkrachtig, concurrerend en klaar voor alles - inclusief het kunnen profiteren van en profiteren van positieve marktveranderingen.

David Barton is algemeen directeur voor Noord-Amerika bij ToolsGroup.