Hoe verandermanagementstrategieën bij Cision en Morgan Stanley de adoptie van automatisering stimuleren

Susan Steele, global chief human resources (HR) officer voor Cision, en Katherine Wetmur, international chief information officer (CIO) van Morgan Stanley, waren aanwezig bij FORWARD III, de grootste bijeenkomst van Robotic Process Automation (RPA)-experts en praktijkmensen. Als paneldeelnemers bespraken ze de strategieën voor verandermanagement die hebben bijgedragen aan het succesvol maken van automatisering in hun bedrijf.

Bij veel bedrijven is verandermanagement reactief. Nieuwe technologieën stellen nieuwe uitdagingen en bedrijven reageren en proberen de voordelen van nieuwe tools af te wegen tegen veranderingen die werknemers als ongemakkelijk ervaren.

Het toepassen van automatiseringstechnologieën vereist een andere aanpak

Bedrijven die competitief willen blijven, moeten een ‘automation first’-mindset ontwikkelen. Maar eerst aan automatisering denken, betekent ook het ontwikkelen van proactieve strategieën voor verandermanagement.

De meest angstige medewerkers in staat stellen om RPA te leiden

De eerste visie op automatisering is inspirerend, maar kan abstract zijn voor het dagelijkse werk en de dagelijkse stress. In tegenstelling tot andere technologieën heeft RPA de kracht om volledige taken over te nemen. Dat kan intimiderend zijn.

Bij Cision overwon Steele deze angst met transparantie toen ze "de mensen betrekt wiens rollen rechtstreeks worden beïnvloed door RPA en ze deel uitmaakte van het team dat daadwerkelijk leidt."

Door een team van leiders op te bouwen met mensen die het meest te maken krijgen met automatisering, kreeg Cision een groep krachtige evangelisten.

"Plotseling verdwenen veel van de uitdagingen op het gebied van verandermanagement waarvan we dachten dat we ze misschien hadden gehad."

Haar team veranderde angst in opwinding. Dat gevoel zouden ze dan door de hele organisatie kunnen verspreiden.

Naarmate werknemers zich sterker voelen door softwarerobots, beginnen ze use-cases voor automatisering in hun normale workflows te identificeren. Met een robotic centre of excellence (CoE) om werknemers te begeleiden, kunnen robots nuttig zijn voor werknemers zonder intimiderend te zijn.

Wetmur zei dat de verantwoordelijkheid van een CoE niet zou moeten zijn om "alles te implementeren". In plaats daarvan "moeten zij degenen zijn die de vangrails rond automatisering plaatsen."

Door toezicht te houden op veranderingsbeheer, risicobeheer en beleidsuitdagingen, kan uw CoE "het voor andere mensen gemakkelijk maken om te implementeren wat ze nodig hebben en bredere delen van de organisatie in staat stellen de implementatie af te handelen."

Volgens Wetmur is een kritieke succesfactor het tonen van "hun pad voorwaarts nadat ze een automatisering hebben voltooid" en "het volgende dat ze kunnen doen" daardoor.

Empowerment van medewerkers is geen eenmalige gebeurtenis. Effectief verandermanagement vereist dat organisaties de cirkel sluiten en werknemers laten zien waar ze moeten beginnen, wie ze om hulp kunnen vragen en hoe ze betrokken kunnen blijven.

Idealiter beginnen sommige van die gemachtigde medewerkers ook voor automatisering binnen hun eigen afdelingen te pleiten. Bekijk ons ​​on-demand webinar Automatiseringskampioenen ontdekken met Automation Hub om de kampioenen in uw organisatie te helpen identificeren.

Automatisering verbinden met een geschiedenis van technologische verandering 

Bij Morgan Stanley is technologie altijd essentieel geweest voor zakelijk succes. "Wat er echt gebeurt bij Morgan Stanley," zei Wetmur, "is dat we voortdurend technologie transformeren en meer benutten." Ze benadrukte dat softwarerobots niet alles zijn; ze maken deel uit van de 'technologie-toolkit'.

Automatisering, hoe transformatief het ook mag zijn, moet duidelijk aansluiten bij uw bedrijfsdoelstellingen. Een grondige analyse van uw processen gaat dus vooraf aan de introductie van nieuwe technologieën. In plaats van eenmalige dingen, zoals het automatiseren van individuele taken, blijkt het opnieuw ontwerpen van volledige processen vaak voordeliger.

Hoe meer u een proces kunt stroomlijnen voordat u robots introduceert, hoe beter het geautomatiseerde proces zal zijn. "Soms vertraagt ​​het je," zei Wetmur, "maar het resultaat is veel beter."

Bij UiPath raden we een gefaseerde aanpak aan over de hele automatiseringslevenscyclus, te beginnen met een wetenschappelijke benadering van het plannen van automatiseringen.

Met tools zoals UiPath Task Mining hoeft het kiezen van de beste processen niet afhankelijk te zijn van een voorgevoel of een tijdrovende studie. In plaats daarvan stelt Task Mining u in staat om beslissingen te nemen op basis van gegevens en ervoor te zorgen dat uw automatiseringsprogramma op een solide basis begint.

Voorbereiden van strategieën voor verandermanagement voor de volgende generatie werknemers

Met programma's zoals UiPath Academic Alliance, zullen de volgende generaties verwachten dat ze softwarerobots gaan gebruiken wanneer de volgende generatie aan het werk gaat.

Gerelateerd lezen:Hoe scholen een robot voor elke leerling mogelijk maken

Uw huidige werknemers verdienen datzelfde voorrecht, al zullen ze wel het een en ander moeten leren. Die bijscholing wordt vaak bijscholing genoemd.

Bedrijven als Amazon investeren honderden miljoenen dollars in bijscholing.

Wetmur zei dat deze bijscholing verder moet gaan dan het aanbieden van een mooie nieuwe tool aan werknemers.

Om volledig te profiteren van automatisering, moeten bedrijven zelfs degenen die verantwoordelijk zijn voor bijscholing bijscholen.

Volgens Steele zou elk bedrijf zich moeten afvragen:"Zijn de HR-functies klaar om deze verandering te leiden en ervoor te zorgen dat deze soepel verloopt?" Meestal, nee. Nog niet.

Uit een Willis Tower Watson-enquête blijkt dat 86% van de HR-teams geen manieren heeft gevonden om werknemers bij te scholen wiens rollen worden beïnvloed door automatisering. Zoals Steele zei:"Er is nog veel meer werk aan de winkel om de mensenkant voor te bereiden."

Met RPA hebben HR-professionals de tijd om dit werk te doen.

Softwarerobots kunnen de repetitieve taken overnemen die HR-professionals kunnen afleiden van het creatieve, mensgerichte werk dat ze liever doen. Het verwerken van ziekteverlof- en vakantieverzoeken, het indienen van onkosten- en vergoedingsrapporten en het in- en uitstappen van medewerkers zijn allemaal ideale use-cases voor softwarerobots.

Bevrijd van die taken kunnen HR-professionals meer tijd besteden aan de interactie met werknemers en aan het ontwikkelen van en deelnemen aan bijscholingsprogramma's die bloeiende, automatiseringsgerichte bedrijven mogelijk maken.

Interne partnerschappen vormen de basis van verandermanagement

Automatisering eerst organisaties hebben verandermanagementstrategieën nodig die passen bij de schaal van hun automatiseringsstrategieën. Dat betekent het vormen van partnerschappen in uw organisatie.

Steele benadrukte dat het ontwikkelen van uw automatiseringsvisie in de eerste plaats afhangt van het ontwikkelen van 'nieuwe partnerschappen'. Wanneer je veranderingen beheert, is het enige dat stabiel moet blijven, je toewijding om met je collega's samen te werken.

Over de CIO van haar organisatie in het bijzonder gesproken, zei Steele:"We zijn nu beste vrienden en zijn lid geworden van de heup. Ik zie dat niet snel veranderen."

Dit zijn het soort hechte samenwerkingsverbanden die verandering mogelijk maken. Naarmate u RPA adopteert en evolueert naar een automatiseringsbedrijf, zullen uw relaties een belangrijke bepalende factor zijn voor uw succes.

Heb je het horen van marktleiders zoals Cision, Morgan Stanley en Blue Cross Blue Shield op FORWARD III gemist? Ontvang ons gratis evenementenpakket om te zien hoe 's werelds beste bedrijven verandermanagementstrategieën ontwikkelen met automatisering in gedachten.