Hoe winnaars van een recessie RPA en Process Mining zullen gebruiken om sterker te worden

Seth Catalli is regionaal vice-president verkoop bij UiPath .

Nu het bedrijfsleven weer opengaat nadat de piek van het nieuwe coronavirus (COVID-19) in 2019 voorbij is en we een voorspelde wereldwijde recessie ingaan, heeft de geschiedenis ons geleerd dat sommige bedrijven er nog sterker uit zullen komen. Deze bedrijven zullen zich kunnen aanpassen aan de voortdurende impact op winst en omzet omdat ze hebben geïnvesteerd in technologie die zorgt voor een hogere productiviteit en operationele efficiëntie.

Volgens de Gartner Predicts 2020:RPA Renaissance Driven by Morphing Offerings and Zeal for Operational Excellence rapport*, "tegen 2024 zullen organisaties de operationele kosten met 30% verlagen door hyperautomatiseringstechnologieën te combineren met opnieuw ontworpen operationele processen."

"Hyperautomatisering bouwt voort op het echte succes dat ten grondslag ligt aan de fenomenale groei van Robotic Process Automation (RPA):gemak van automatisering, snelheid tot resultaten en een nu bewezen manier om kunstmatige intelligentie (AI) toe te passen om de bedrijfsvoering te verbeteren", legt Bobby Patrick uit, chief marketing officer (CMO) bij UiPath.

Hyperautomatisering is geen aparte automatiseringstechnologie. De term verwijst naar het combineren van RPA, AI en andere automatiseringstechnologieën zoals we dat doen in het UiPath end-to-end automatiseringsplatform.

Je zou echter kunnen stellen dat investeringen in hyperautomatisering een luxe zijn die je je niet kunt veroorloven, aangezien de harde realiteit van vandaag is dat veel bedrijven in lonen snijden, werknemers ontslaan en drastische maatregelen nemen om de kosten te verlagen.

Wat moet men doen?

Investeert u in het digitale voordeel dat aantoonbaar voortkomt uit hyperautomatisering of verlaagt u de kosten over de hele linie en bevriest u investeringen om de storm te doorstaan?

Om deze dichotomie op te lossen, kunnen we kijken naar gegevens van onze laatste recessie om te bepalen welke bedrijven sterker uit de recessie zijn gekomen en in staat waren om ontsnappingsprestaties te behalen in vergelijking met hun concurrenten.

Harvard Business Review (HBR) analyseerde financiële gegevens van 4.700 openbare bedrijven in een uitgebreide studie van de Grote Recessie van 2008 en ontdekte dat bedrijven zoals Staples de bedrijfskosten konden beheersen en groter en winstgevender uit de recessie kwamen. In feite verdubbelde Staples de omzet van 1997 tot 2003 en was het ongeveer 30% winstgevender dan zijn aartsrivaal Office Depot in de drie jaar na die recessie.

Uit het HBR-onderzoek blijkt dat er een groep was die zich na de recessie van het peloton losmaakte en het beter deed dan hun concurrenten in de sector met ten minste 10% in termen van omzet- en winstgroei.

Wie waren de winnaars van de recessie?

Hoe verbeteren we de operationele efficiëntie?

Operationele efficiëntie wordt over het algemeen beschouwd als goed beheerde tijd, middelen en fondsen. We inspecteren vaak de productiviteit van de algehele organisatie om het vermogen om de winst te verbeteren te beoordelen. Deze zelfde lens kan worden gebruikt om individuele processen, zoals order-to-cash, van onderaf te bekijken om de operationele marge of winst te verbeteren door de processen goedkoper, beter of sneller uit te voeren. Om de winst te meten die wordt gegenereerd door het verbeteren van de activiteiten, moeten we begrijpen hoe goed de organisatie input in output omzet in drie strategieën op hoog niveau:

• Goedkoper - Hetzelfde voor minder, d.w.z. dezelfde output voor minder input (door de operationele uitgaven, kapitaaluitgaven, enz. te verminderen)

• Beter - Meer voor hetzelfde, d.w.z. meer output behalen (of meer conforme, foutloze processen) voor dezelfde input

• Sneller - Veel meer voor meer, d.w.z. veel meer output bereiken in minder tijd, zelfs als dit meer input vereist (door selectief uit te geven aan technologie, marketing, enz.)

In 2008 waren dit alternatieven die de strateeg als afwegingen had beoordeeld. Tegenwoordig maken organisaties gebruik van hyperautomatisering om die oude regels te overtreden en implementeren ze een mix van alle drie de strategieën om meerdere outputs te stimuleren. Nu wordt verwacht dat traditionele financiële en operationele resultaten, zoals omzet, aantal defecten en klantenaantallen, ook waarde zullen genereren voor zachtere maatregelen zoals klantervaring en meer gemachtigde werknemers. Werknemers zijn altijd de 'grootste troef' van een bedrijf geweest en vertegenwoordigen zowel de belangrijkste kosten en de belangrijkste chauffeur van waarde, dus investeringen in de productiviteit van werknemers hebben een grote impact op financiële statistieken.

Een recent voorbeeld van een klant onderstreept dit punt. De chief financial officer (CFO) van een hightech, productiebedrijf stond voor de kamer op om een ​​nieuw RPA-initiatief voor het bedrijf te starten en verklaarde:"Dit gaat niet om de robots, het gaat om de mensen. Dit is een bijscholingsinvestering in medewerkers en ik hoop dat dit uiteindelijk ook onze klantervaring ten goede zal komen.”

De CFO legde verder uit dat ze te veel mensen en te hoge kosten hebben om kleine bestellingen uit te voeren. Door de kleine orderprocessen te stroomlijnen en dat werk te verschuiven naar softwarerobots, kunnen hun mensen zich concentreren op het bieden van een betere ervaring aan de belangrijkste klanten.

Hyperautomatiseringstechnologieën, zoals RPA, task mining en process mining, zijn hulpmiddelen die tijdens de laatste recessie niet beschikbaar waren voor leiders. Winnaars van de recessie deze keer zullen deze technologie gebruiken om gedurfde beslissingen te nemen over waar ze selectief de kosten kunnen verlagen - hetzelfde gebruiken voor minder strategie - maar ook kiezen waar ze in de aanval gaan met veel meer voor meer strategie.

Het is tijd om te automatiseren

Laten we ons een scenario voorstellen waarin de CFO van de bovengenoemde fabrikant heeft verklaard dat hij op zoek is naar ideeën van werknemers om meer winst te genereren. U denkt dat u uw factuurverwerking misschien kunt automatiseren en verspillend herwerk kunt elimineren dat de productiviteit van werknemers met 5% of meer zou kunnen verhogen, maar het is moeilijk om de punten te verbinden tussen uw idee en de prioriteiten van uw CFO.

Je verkent het idee met je robotic Center of Excellence (CoE)-team. Het CoE-team analyseert gegevens van uw bedrijfssystemen met UiPath Process Mining om te bepalen wat er moet worden geautomatiseerd.

U kunt nu voor het eerst uw factuurproces visualiseren. Het proces (zoals hieronder weergegeven) begint met Factuur ontvangen, controleert en keurt vervolgens taken goed, voordat het uiteindelijk eindigt met Factuur betalen. Het vergrote deel van de afbeelding toont een negendaags knelpunt in de cyclustijd, wat een aanslag is op de productiviteit en vertelt ons dat automatisering op dit gebied het proces zou kunnen versnellen.

De eerste fase van het project maakt gebruik van UiPath-robots als digitale assistenten om de aanvraaggegevensactiviteit te automatiseren, terwijl alles daartussenin nog handmatig is. Het beeld verandert (zie hieronder) na deze automatiseringspilotfase en de resultaten zijn veelbelovend. We zien dat de activiteit Factuur verwerken nu voor 24% geautomatiseerd is en dat de doorlooptijd al is teruggebracht van negen dagen naar zeven dagen.

Aangemoedigd door het vroege succes, besluit u om de activiteit Factuur verwerken volledig te automatiseren en de hieronder getoonde doorlooptijd is gedaald tot een sensationele 34 minuten . Het heeft ook enkele downstream-effecten, zoals een lichte stijging tussen de eindcontrole van de factuur en de betalingsfactuur, die u blijft volgen via UiPath Process Mining (zie hieronder).

Dit is een voorbeeld van de 'veel meer voor meer'-strategie voor operationele efficiëntie terwijl u investeert in hyperautomatisering om een ​​snellere, foutloze cyclustijd te leveren.

Reken maar

Laten we aannemen dat de marges of bedrijfswinsten van uw business unit 10% van de personeelskosten bedragen. Dit creëert een hefboompunt van 1:10 voor verbeteringen van de productiviteit van medewerkers tot bedrijfswinst die geld kan genereren voor uw CFO.

U doet snel wat rekenwerk (zie tabel) en uw CFO is enthousiast over het financiële voordeel dat een verbetering van de productiviteit van uw medewerkers met 5% de bedrijfswinst in uw business unit met 50% verhoogt. Uiteraard moedigt de CFO u enthousiast aan om door te gaan met uw automatiseringstraject om de vervolgactiviteit Final Check of Invoice hierna te automatiseren.

Het is tijd om te automatiseren!

Deze keer zullen de winnaars sterker uit de recessie komen door RPA en process mining samen te gebruiken.

Voor meer informatie over UiPath Enterprise RPA Platform en UiPath Process Mining bekijk ons ​​on-demand webinar of neem contact op met ons verkoopteam .

*Gartner voorspelt 2020:RPA Renaissance gedreven door Morphing-aanbiedingen en ijver voor operationele uitmuntendheid, Stephanie Stoudt-Hansen, Frances Karamouzis, Arthur Villa, Saikat Ray, Rob Dunie, Nicole Sturgill, Laurie Shotton, Derek Miers, Fabrizio Biscotti, 10 december 2019