Digitale transformatie versnellen:introductie van het automatiseringsvliegwiel

Als iemand die het geluk heeft om tijd door te brengen met de automatiseringsleiders van grote bedrijven, heb ik eennieuwe trend opgemerkt ontstaan.

Op dit moment praten ze over hoe ze hun automatiseringsprogramma's kunnen schalen buiten de meest voor de hand liggende procesknelpunten waarvan bewezen is dat RPA echt is. Veel bedrijven weten echter niet hoe ze systematisch een systeem moeten ontwerpen om te ontdekken wat ze vervolgens moeten automatiseren.

Maar er is een nieuwe manier om automatisering te beheren die u kan helpen de kloof te overbruggen en een zelfvoorzienend programma te creëren. In dit bericht begeleid ik je door het concept van het 'automatiseringsvliegwiel' en help ik je te begrijpen hoe het de innovators helpt hun programma's sneller op te schalen.

Het vliegwielconcept is de laatste jaren populair geworden in de bedrijfsliteratuur. Het bekendste voorbeeld is misschien wel het Amazon-vliegwiel, dat het bedrijf in 2001 in kaart heeft gebracht. Zoals beschreven in het boek van Brad Stone, The Everything Store .

Het ziet er ongeveer zo uit:

Bron

Het automatiseringsvliegwiel is een soortgelijk patroon dat beschrijft hoe de consumptie van automatisering leidt tot nieuwe ideeën voor automatisering, en uiteindelijk de creatie van automatiseringen door eindgebruikers die het programma voeden en nog sneller aan het vliegwiel draaien. Door dit te doen, is er nog meer momentum voor automatisering naarmate het meer wijdverbreid raakt in de organisatie.

Hier is een weergave van hoe het automatiseringsvliegwiel eruitziet.

Dit is slechts het laatste frame met alle elementen bij elkaar. Bekijk de video - deze laat u zien hoe u deze op uw bedrijf kunt toepassen. Kom dan terug naar de post en ik zal in meer detail uitleggen wat er gebeurt.

Oké, laten we dit stap voor stap doornemen.

Stap 1:Het centre of excellence (CoE) bouwt automatiseringen

Het vliegwiel begint met een top-down benadering met gecentraliseerde automatisering van teambuilding voor het bedrijf als geheel. Automatiseringen worden gekozen op basis van de omvang van de impact en de ROI die ze hebben in de hele organisatie.

De processen die voor automatisering worden geselecteerd, kennen veelal bekende knelpunten. Ze komen meestal vaak voor, hebben een lage variantie in de uitvoering en zijn gemakkelijk te automatiseren. Deze vormen van automatisering zijn het laaghangende fruit voor de CoE. Ze zijn van grote waarde.

Het proces om te bepalen welke taken moeten worden geautomatiseerd, omvat meestal een soort ROI-analyse. In het verleden gebeurde dit vaak in een spreadsheet. Tegenwoordig gebruiken klanten de UiPath Automation Hub, die alle tools bevat die nodig zijn om automatiseringsideeën te analyseren.

Een eenvoudig voorbeeld van een top-down automatisering is de factuurverwerking. Het betalen van een leveranciersfactuur is een veel voorkomende taak - het gebeurt misschien tienduizenden keren per maand. Het werk heeft weinig toegevoegde waarde en het is routine.

Niemand vindt het leuk om facturen te verwerken, maar het is een klus die moet worden gedaan. De CoE berekent de waarde van elke potentiële automatisering en rangschikt ze om te beslissen waaraan moet worden gewerkt.

Deze vroege procesautomatiseringen zijn doorgaans onbeheerde automatiseringen. Automatiseringen zonder toezicht draaien vaak op de achtergrond zonder enige interactie van de gebruiker, maar ze brengen het vliegwiel in beweging.

Stap 2:De CoE biedt automatisering aan medewerkers

Vervolgens maken bedrijven bewaakte automatiseringen. Deze worden via UiPath Assistant aan de desktops van medewerkers geleverd. De automatiseringen worden in gang gezet door of samen met de medewerker gewerkt.

Stel je bijvoorbeeld een contactcenter voor waar zodra een agent met een klant begint te praten, een robot door de verschillende systemen beweegt om alle informatie over de klant te verzamelen (bijvoorbeeld hun laatste aankoop, huidige verzendstatus). Vóór RPA moesten agenten in veel verschillende systemen werken terwijl ze met een klant praatten om deze gegevens naar voren te brengen, maar met een bewaakte automatisering kan een robot het allemaal voor hen doen.

Stap 3:Medewerkers gebruiken automatisering

Eenmaal verspreid, beginnen de medewerkers de automatiseringen gewoon te gebruiken.

Werken met robots leidt doorgaans tot een openbaringsmoment voor medewerkers. Voorafgaand aan deze ervaring waren ze misschien bang voor softwarerobots of begrepen ze niet hoe ze met automatisering moesten werken. Maar zodra ze beginnen te zien hoe automatiseringen hun leven gemakkelijker maken, beginnen ze ze gemakkelijker over te nemen.

Wat er vervolgens gebeurt, is hoe het vliegwiel vaart begint te krijgen.

Stap 4:Medewerkers dienen ideeën in bij de CoE

Zodra werknemers begrijpen hoe automatisering werkt en hoe automatisering een deel van hun werk beter maakt, willen ze er meer van. Ze willen automatiseringen voor andere onderdelen van hun werk. Ze zien dat niemand is ontslagen (robots hebben hun baan niet overgenomen), dus voelen ze zich op hun gemak en beginnen ze ideeën te delen voor processen die geautomatiseerd kunnen worden.

Laten we zeggen dat ik bijvoorbeeld een manager van een afdeling ben en dat de CoE me een robot heeft gegeven om dagelijkse gegevens uit veel systemen te verzamelen en de gegevens te importeren om een ​​rapport te maken in Microsoft Excel. Ik ben dol op mijn Rapportrobot. Ik wil meer robots zoals deze. Ik heb een aantal ideeën die ik deel met mijn CoE.

Nadat de CoE bijvoorbeeld de eerste vijf automatiseringen bij State Auto Insurance Companies had uitgerold, kwamen werknemers terug met een lijst van meer dan honderd ideeën voor automatiseringen ter vervanging van alledaags werk dat ze niet meer wilden doen.

Stap 5:CoE bouwt automatiseringen

Dankzij suggesties van medewerkers heeft de CoE nieuwe ideeën om automatiseringen te bouwen. Ideeën waar ze misschien nooit aan hadden gedacht. Maar het zijn ideeën voor procesautomatisering die een enorm potentieel hebben. De CoE analyseert de automatiseringsideeën en bouwt de ideeën op met de grootste ROI.

Zoals je ziet zijn we weer bij het begin. Ze rollen die automatiseringen uit naar werknemers en het automatiseringsvliegwiel gaat steeds sneller.

Naarmate het automatiseringsvliegwiel sneller begint te draaien, beginnen de voordelen van het programma duidelijk naar voren te komen:

• Verhoogde productiviteit

• Gelukkigere medewerkers

• Meer tevreden klanten

Gezien de waarde en ROI, investeert het bedrijf nog meer in het automatiseringsprogramma en blijft het wiel draaien.

Dan gebeurt er iets verbazingwekkends.

Er is een doorbraak die een andere versnelling naar het vliegwiel activeert. Een deel van de medewerkers raakt zo gecharmeerd van de mogelijkheden van automatisering dat ze zelf aan de slag gaan met procesautomatisering. Ze bouwen automatiseringen om hun eigen persoonlijke workflows te verbeteren. Ze kijken naar de manier waarop ze werken en zien 10 minuten hier, of 20 minuten daar, die kunnen worden bespaard door softwarerobots die het werk voor hen doen.

Stap 6:Burgerontwikkelaars bouwen hun eigen ideeën op

Deze medewerkers – die doorgaans wat technisch onderlegd zijn – staan ​​bekend als burgerontwikkelaars. Ze downloaden UiPath StudioX en beginnen met creëren. StudioX is een tool zonder code die het voor ontwikkelaars van burgers gemakkelijk maakt om hun alledaagse werktaken te automatiseren. Er is niet veel voor nodig om dit te leren. De meeste mensen zijn klaar om te gaan na een enkele dag training.

Nu zijn hun robots geladen met zowel de door het bedrijf geleverde automatiseringen als degene die ze zelf hebben gebouwd. Ze hebben bijvoorbeeld de eerder beschreven automatisering van factuurverwerking, een 'start my day'-automatisering die hen in al hun applicaties inlogt en hun agenda organiseert, en vervolgens een paar kleinere automatiseringen die uniek zijn voor hen.

Stap 7:Dien de code in bij de CoE

Om ervoor te zorgen dat ze veilig zijn, worden de gepersonaliseerde automatiseringen ingecheckt in de CoE.

Stap 8:CoE regelt automatisering

De RvE zal ook andere vormen van governance toepassen. Ze zullen bijvoorbeeld indien nodig functionaliteit toevoegen of tweaken om te matchen met best practices. Ook beoordelen zij het nut van de automatiseringen voor anderen. En hier laten we het automatiseringsvliegwiel nog sneller draaien.

Stap 9:CoE biedt automatiseringen aan medewerkers

Wanneer een burgerontwikkelaar een automatisering creëert die over het bedrijf kan worden verspreid, dan pakt het vliegwiel weer een andere versnelling. De CoE komt met ideeën en automatiseringen voor gebouwen voor iedereen, medewerkers dienen ideeën in voor de CoE om te bouwen en nu heb je ook medewerkers die automatiseringen bouwen.

Dit kan een enorme impact hebben op de organisatie. Nielsen heeft bijvoorbeeld zojuist een automatisering gedistribueerd naar 3.000 werknemers die oorspronkelijk door één werknemer in Polen voor zichzelf was gemaakt.

Op dit punt zoemt het automatiseringsprogramma. Het vliegwielfenomeen helpt een enorm aantal automatiseringsideeën aan het licht te brengen, en de ontwikkeling van robots wordt verspreid over het bedrijf naarmate werknemers in het spel komen door ideeën voor te stellen en hun eigen automatiseringen te bouwen.

Het vliegwiel stelt RPA in staat om de versneller van digitale transformatie te worden, aangezien werk wordt omgezet van handmatige, toepassingsoverschrijdende, door mensen aangestuurde workflows naar gedigitaliseerde, geautomatiseerde workflows die door mensen worden georkestreerd. Het bedrijf is geëvolueerd en de oude manieren van werken zijn verre herinneringen. Het belangrijkste is dat de uitdagingen van het opschalen van automatiseringsprogramma's en het oversteken van de kloof zijn verdwenen. Het houdt zichzelf allemaal in stand.

We zijn hier in dit bericht niet te diep in producten gegraven. In plaats daarvan concentreerden we ons op het concept. Ik kom echter terug met een deel twee dat laat zien hoe het UiPath-platform u kan helpen uw vliegwiel in de juiste versnelling te krijgen.

Klaar om een ​​automatiseringsvliegwiel te creëren in uw bedrijf? Neem contact met ons op om erachter te komen hoe we u kunnen helpen.

Lees volgende :De 4 pijlers van een volledig geautomatiseerde onderneming