Hoe u kunt pleiten voor automatisering bij uw CFO (deel drie)

Deze serie artikelen is een diepe duik in een gesprek dat plaatsvindt in bestuurskamers over de hele wereld:hoe groot en hoe snel kunnen we gaan met automatisering? Chief Financial Officers (CFO's) erkennen terecht dat automatisering waarde oplevert en de meesten hebben al op een bepaald niveau geïnvesteerd in robotic process automation (RPA). Maureen Fleming, een IDC-analist die softwarerobots volgt, zei:"Ik heb met niemand gesproken die niet aan automatisering doet als een manier om competitiever en veerkrachtiger te worden." Gartner meldde onlangs in een persbericht dat de uitgaven voor RPA vanaf 2020 met bijna 20% zullen toenemen, tot $ 1,89 miljard in 2021.

En toch...

Er is geen universele overeenstemming over hoe te communiceren en de waarde van automatisering te meten. Dit is problematisch, want als mensen niet weten hoe ze waarde moeten beschrijven, aarzelen ze om meer financiering te vragen. Dit artikel biedt een automatiseringswaardekader waarmee u uw CFO met vertrouwen en overtuiging kunt inschakelen om goedkeuring te krijgen voor het volgende financieringsniveau op uw reis naar een volledig geautomatiseerde onderneming™.

Begin met het einde voor ogen:de cashflowprojectie

Om uw CFO te helpen bij het nemen van deze investeringsbeslissingen, zijn gegevens en een doordachte analyse nodig over het nu investeren van contant geld om in de toekomst meer geld te genereren. Het onderstaande voorbeeld toont een conservatief versus agressief scenario voor een investering in een breed transformatieprogramma waar automatisering een belangrijke rol speelt.

Eerst zal een CFO naar dit model kijken en meteen zien dat de financiële prognoses zijn om in jaar 5 een instroom van $ 25 miljoen tot $ 40 miljoen te genereren. Om de vraag te beantwoorden "hoe snel is de organisatie klaar om de door automatisering beloofde waarde waar te maken?” de CFO zal snel merken dat de waarderealisatie in jaar 1 begint. In dit voorbeeldmodel begint de positieve kasinstroom in jaar 2.

CFO's weten dat investeringen nodig zijn om concurrentievoordeel te creëren. De CFO kan gemakkelijk het antwoord vinden op "hoeveel zal het kosten om dit vermogen te 'opstaan'" door te kijken naar jaar 0 en hoeveel het kost om het programma in de loop van de tijd te ondersteunen door de vijfjarige investeringsstijging te volgen. Uiteraard beschikt u over alle ondersteunende details van die investering, inclusief kosten voor mensen, software, advies, technologie-infrastructuur en verandermanagement. Het creëren van een voorspelbare kostenstructuur is belangrijk voor de CFO.

Het automatiseringswaarderaamwerk

Hier komt het automatiseringswaardekader om de hoek kijken. De waarde die in jaar 5 wordt geleverd, is $ 80 miljoen tot $ 115 miljoen in het model. Dit zal voorspelbaar leiden tot de vraag:"hoe zeker zijn wij dat we de geprojecteerde waarde kunnen leveren?”

Veel mensen maken de fout om de CFO financieringsbeslissingen voor te leggen die alleen zijn gebaseerd op een beoordeling van de totale operationele kosten (TCO), of wat ik 'niveau 1' noem. De CFO wil dat de hele organisatie waarde levert, niet alleen IT en de totale eigendomskosten.

Door productiviteitsvoordelen (niveau 2) en de impact op de bedrijfseffectiviteit (niveau 3) te ontdekken en te waarderen, neemt de kans op financiering aanzienlijk toe. Uiteindelijk wil de CFO de raad van bestuur en de CEO laten zien dat het programma concurrentievoordeel oplevert. De onderstaande afbeelding toont de drie niveaus van automatiseringswaarde in het raamwerk.

Bekijk een grotere versie van deze afbeelding van het automatiseringswaarderaamwerk (gemaakt door UiPath) .

Het is niet zo dat u niet over TCO zou moeten praten - dat zou u wel moeten doen. Je zou niet alleen moeten praten over TCO. Het bereiken van een niveau 1-waarde wordt bereikt wanneer u een handmatige stap vervangt door een RPA-automatisering, waardoor de kosten worden verlaagd, de snelheid wordt verhoogd en het foutenpercentage van die processtap wordt verlaagd. Een niveau 3-waarde wordt echter bereikt wanneer de end-to-end-processen opnieuw worden bedacht, met behulp van automatisering, waardoor de manier waarop het bedrijfsresultaat wordt bereikt fundamenteel verandert.

Overweeg een proces dat begint met de bestelling van de klant in de frontoffice. Wanneer er handmatige stappen zijn in het proces van bestelling tot verzending van grote hoeveelheden, wordt het proces een productiviteitsverlies en vertraagt ​​het de mogelijkheid voor debiteuren om betalingen te innen.

Hieronder ziet u een vereenvoudigde weergave van de processtappen die het end-to-end order-to-cash-proces vormen.

Zoals u kunt zien, zullen de upstream productiviteitsverbeteringen in front-office omzetactiviteiten ook de productiviteit op de financiële afdeling ten goede komen. Deze Level 2-verbeteringen van automatisering zijn gericht op de statistieken in het onderstaande diagram voor elke afdeling.

Waarde boven TCO

Op het snijvlak van niveau 2 en niveau 3 automatiseringswaarde is een concurrentievoordeel afgeleid van talentoptimalisatie. Een van de redenen waarom automatisering een prioriteit van C-suite is geworden, zijn de tastbare resultaten die het heeft bij het herontwerpen van werk en werknemersactiviteiten. Senior executives noemen een tekort aan talent vaak als een van de grootste bedreigingen voor hun bedrijf, maar ze hebben nog onbenut potentieel binnen het bedrijf. Veel van het dagelijkse werk van hun werknemers omvat repetitieve, waardeloze activiteiten die talent verstikken.

Mensen zijn krachtvermeerderaars en wanneer ze werken aan wat belangrijk is, kunnen ze de verplaatsing van het bedrijf naar nieuwe markten versnellen, nieuwe producten introduceren en een betere klantervaring opbouwen.

Gerelateerde lees: Ontdek hoe robots mensen gelukkiger maken, bedrijven productiever en beter laten werken

Het bovenstaande voorbeeld van een bestelling om te verzilveren is gebaseerd op een echte klant. De Level 3-waarde die ze uiteindelijk konden bereiken, was een betere klantervaring voor hun beste klanten. Door mensen te bevrijden van transactiewerk in omzetoperaties (zoals het beheren van orderblokkeringen) konden ze die rollen transformeren in klantgerichte rollen. De organisatie krijgt nu hogere klanttevredenheidsscores van hun beste klanten vanwege hun high-touch model.

Ontdek hoe andere klanten automatisering gebruiken om hun organisaties te transformeren.

Scenario-analyse

Als we teruggaan naar het voorbeeld aan het begin van dit artikel, wat denkt u dan dat de CFO werkelijk denkt wanneer ze uw kasstroomoverzicht zien? Het zou gemakkelijk voor ons zijn om te geloven dat de CFO denkt:"Oké, dus als ik ongeveer $ 20 miljoen investeer, krijg ik over vijf jaar ongeveer $ 100 miljoen aan waarde." En ons project zou worden goedgekeurd.

Trap echter niet in deze val.

anticipeer in plaats daarvan op bezwaren en wees klaar voor scenario-analyse.

Aangezien u uw waarde van $ 100 miljoen presenteert, is mijn ervaring dat de CFO een reeks scenario's met verwachte waarde ontwikkelt, zoals weergegeven in het onderstaande diagram.

De CFO kan bijvoorbeeld ambities hebben om het voordeel van $ 100 miljoen te overschrijden en een nieuw best-case scenario van $ 120 miljoen op te bouwen (scenario 1). Scenario 2 is dat de CFO een waardevermindering van 40% beschouwt als conservatief bij een projectie van $ 60 miljoen. De onderkant van het bereik dat de CFO zou kunnen overwegen, is geen waarde en een verlies van de initiële investering (scenario 3). Erger nog, als ervaringen uit het verleden de CFO hebben geleerd sceptisch te zijn over waardeprojecties, zou er een scenario 4 in hun hoofd kunnen zijn om $ 30 miljoen te verliezen. Dit is een scenario waarin er geen waarde is, $ 20 miljoen verlies aan initiële investering door het mislukken van een project plus een negatief overloopeffect van $ 10 miljoen.

De geleerde les is dat de scenario's die u presenteert (in dit geval conservatief versus agressief) slechts twee gegevenspunten zijn en zeker niet alle mogelijke uitkomsten vertegenwoordigen. Het is belangrijk om te anticiperen op deze andere scenario's, van het slechtste geval tot het beste geval, en deze aan te pakken.

De volledig geautomatiseerde onderneming

In deel één van deze serie had ik het over de noodzaak om de CFO bewust te maken van de grote visie op automatisering, ruim voordat ik om een ​​financieringsbeslissing vroeg.

U vergroot de kans op financiering voor automatisering door de grote visie te combineren met de bredere afstemming die in deel twee van deze serie artikelen wordt behandeld.

Het automatiseringswaarderaamwerk zal een belangrijk element zijn bij het pleiten voor automatisering bij de CFO. Ik schat dat TCO, of niveau 1-waarde, maximaal 40% van de volledige waarde voor bedrijfsautomatisering vertegenwoordigt.

De resterende waarde komt van productiviteitswinst door repetitieve taken over te dragen aan softwarerobots en het volledige potentieel van mensen te ontketenen. Dit is waar nieuwe mogelijkheden, nieuwe capaciteit en nieuwe kwaliteitsinitiatieven vandaan komen. De Level 3-transformaties zijn vaak afgeleid van deze vrijgekomen bandbreedte die mensen hebben om innovatie te stimuleren. Beheer ze alle drie om een ​​volledig geautomatiseerde onderneming te worden.

Wilt u de interesse van uw CFO in automatisering vergroten? Nodig ze uit om ons virtuele evenement Reboot Work Festival Unplugged for Finance Leaders te bezoeken. Het is nu op aanvraag beschikbaar zodat u het gemakkelijk kunt bekijken.