Hoe u business-IT-afstemming bereikt voor automatiseringssucces

De financiële organisatie van Applied Materials, 's werelds grootste bedrijf in halfgeleider- en displayapparatuur, stond voor een moeilijke taak. Het bedrijf groeide snel en de financiële organisatie moest niet alleen gelijke tred houden, maar moest het bedrijf ook meer ondersteuning bieden voor zakenpartners en analyses. Eén probleem:ze moesten het bijhouden zonder enige materiële verhoging van de financiële middelen.

Op het recente Reboot Work Festival legden Junaid Ahmed, Corporate Vice President (VP) of Finance van Applied Material, en Ted Hanson, VP IT, uit hoe ze dit probleem hadden aangepakt.

Hun oplossing:ze hadden automatisering nodig, en wel snel. Veel organisaties benaderen dit probleem misschien lauw en introduceren nieuwe technologieën en processen stukje bij beetje en in een ijzig tempo. Niet Applied Materials, omdat ze grootschalige, snelle robotprocesautomatisering (RPA) zagen als een middel om in korte tijd de broodnodige extra bandbreedte voor financiële organisaties te creëren. Deze aanpak stelde Finance in staat om (vanaf het begin) een holistisch beeld te schetsen van de impact die automatisering zou kunnen hebben op het bedrijf en om een ​​strategie en roadmap te ontwikkelen om die visie te bereiken. Een sleutel tot schaalvergroting en duurzaamheid met automatisering is een sterke afstemming tussen business en IT vanaf het allereerste begin.

Applied Materials behaalde automatiseringssucces op een schaal en met een snelheid waar de meeste bedrijven jaloers op zouden zijn, omdat ze vanaf de eerste dag all-in gingen.

Zaken en IT van bovenaf op elkaar afstemmen

Applied Materials begreep het belang van up-front business- en IT-afstemming en had dit als best practice ingezet via eerdere Agile finance-transformatieprojecten die waren voltooid voordat het automatiseringsprogramma werd gestart. Dit omvatte het op elkaar afstemmen van een sterke chief financial officer (CFO) en chief information officer (CIO) en de respectievelijke leiderschapsteams of de inspanning, en dat bleek van groot belang.

Voortbouwend op hun eerdere ervaring vormde Applied Materials een multifunctioneel team van financiën en IT. Ahmed en Hanson benadrukten dat afstemming vanaf het begin aanwezig was en moest zijn. Het kleine team, samengesteld uit financiën en IT, nam de tijd om zich eerst te concentreren op het onderzoeken van RPA-technologie en het beoordelen van de mogelijkheden van de toonaangevende RPA-leveranciers. Vervolgens voerden ze hun eigen veldonderzoek uit via referentiegesprekken met andere financiële organisaties om de levensvatbaarheid en effectiviteit van RPA te bestuderen.

Business-IT afstemming kan moeilijk te bereiken zijn, en soms zelfs moeilijker te onderhouden. Junaid concentreerde zich op drie dingen die zijn team deed om op één lijn te blijven:

1. Ze nodigden IT in een vroeg stadium uit, zodat iedereen de zakelijke doelen en strategiebehoeften kon begrijpen. Ze brachten met name IT-leiders binnen die kennis en invloed hadden op IT-gebied.

2. Ze realiseerden zich meteen dat er RPA-gerelateerde kennislacunes zouden zijn, vooral met betrekking tot IT-infrastructuur, beveiliging en andere processen die IT en financiën omvatten. Ze zorgden ervoor dat ze wisten "wat ze niet wisten" en werkten vervolgens om deze kritieke kennislacunes op te vullen via implementatiepartners en de RPA-platformleverancier.

3. Intern begonnen ze vanuit een sterke basis tussen financiën en IT door de juiste gerelateerde ervaring in te brengen in het Automation Program-team om de RPA-implementatie te vergemakkelijken.

Dit niveau van business-IT-alignering vloeide door de organisaties heen. Met deze drie tactieken kregen ze een uitgebreide afstemming binnen de IT-organisatie. Dit omvatte het infrastructuurteam, het applicatieteam, het identiteitsbeheerteam, het informatiebeveiligingsteam, de interne auditorganisatie, de juridische afdeling en het ecosysteem van de IT-serviceprovider.

Beweeg groot en snel om duurzaamheid te bereiken

Duurzaamheid was een ster voor de financiële en IT-teams sinds ze begonnen met plannen. Ze ontdekten, in tegenstelling tot wat sommige traditionele bedrijven misschien denken, dat de beste weg naar duurzaamheid via vroege schaalvergroting was. Ze versnelden hun tijdlijn en wilden aanzienlijke hoeveelheden nieuwe capaciteit creëren. Om groot en snel te gaan, moesten zowel de financiële als de IT-teams een stapje terug doen en nadenken over de impact die ze echt wilden hebben met RPA. Dit gaf hen het perspectief dat ze nodig hadden om een ​​basis te leggen voor stabiliteit en duurzaamheid.

De wortels van dit project lagen in de behoefte van de financiële organisatie om snel veel capaciteit te creëren. Zonder schaal zou de investering van tijd en geld het gewoon niet waard zijn.

Ahmed ontdekte dat hun focus op schaal hen dwong om goed na te denken over de automatiseringsoplossingen die voor hen beschikbaar waren. Omdat ze wisten dat de impact groot zou zijn, kozen ze niet de eerste oplossing die ze zagen. In plaats daarvan onderzochten ze het landschap en kozen de meest geschikte. Ze adviseerden met name dat andere organisaties niet alleen ijverig zijn met het automatiseringsplatform, maar ook met de infrastructuur voor klantenondersteuning en het partnerecosysteem. En wat betreft het kiezen van een implementatiepartner, benadrukte Ahmed vooral ervaring. Volgens hem wil je iemand die "been there, done that" is geweest.

Het grote-beeldperspectief hielp ook de IT-kant. Hanson legde uit dat IT een holistische kijk op de vereiste automatiseringsinfrastructuur, ontwikkelings- en ondersteuningsprocessen, controles, schaling en prestaties vereist om groot en snel te kunnen gaan.

De ervaring van IT leerde hen dat een beperkt perspectief buiten de poort zou kunnen resulteren in meerdere iteratieve cycli van incrementele infrastructuur en procesveranderingsverloop naarmate meer applicaties en processen in de RPA-vouw werden gebracht. Een smal plan dat zich bijvoorbeeld alleen op SAP richt, kan belangrijke fundamentele overwegingen missen waarmee rekening moet worden gehouden voor andere toepassingen zoals e-mail en Microsoft SharePoint. Een groter zicht zorgde echter voor tactisch en strategisch succes.

Geef prioriteit aan snelheid boven standaardisatie

Organisaties die automatisering implementeren, staan ​​vaak voor wat een duidelijk gedefinieerde keuze lijkt:standaardiseer uw bedrijfsprocessen en automatiseer vervolgens, of automatiseer zoals het is. Applied Materials heeft een derde manier gevonden.

Applied Materials koos voor standaardisatie door middel van automatisering. Het standaardiseren van processen in grote bedrijven is moeilijk omdat het complex en tijdrovend is. Niemand heeft echt de tijd om het voor elkaar te krijgen, zelfs als het belangrijk is, en zelfs als mensen aangeven dat ze het willen.

Applied Materials begon met het verzamelen van alle belanghebbenden die relevant zijn voor een specifieke use case. Ze vertelden de belanghebbenden dat ze hun processen zouden automatiseren zoals ze zijn en vertelden hen ook dat dit hun kans was om naar standaardisatiemogelijkheden te kijken. Als beloning boden ze automatisering aan. In plaats van bijvoorbeeld drie automatiseringen voor drie teams, motiveerden ze de stakeholders om te standaardiseren. Als ze zouden standaardiseren, zouden die drie teams sneller kunnen worden geautomatiseerd omdat er maar één automatisering nodig zou zijn voor de drie nu gestandaardiseerde processen.

Ahmed benadrukte hoe belangrijk het was om snelheid voorop te stellen. Standaardisatie is nuttig, maar het is een groot risico om standaardisatie een voorwaarde voor automatisering te maken. Het oprichten van die barricade kan de uitvoering bemoeilijken en het uiterst belangrijke momentum vertragen dat RPA-projecten nodig hebben om te slagen.

Houd het momentum vast door de voordelen te benadrukken

Het voorstellen van RPA en het inzetten van uw eerste softwarerobots zijn momenten waarop uw organisatie waarschijnlijk het meest enthousiast is over RPA. De uitdaging is om het momentum vast te houden en te versnellen na die vroege opwinding. Applied Materials ontdekte dat de beste manier om het momentum te vergroten was om tastbare voordelen voor te leggen aan invloedrijke belanghebbenden.

Gerelateerde lees: Hoe RPA binnen uw organisatie te evangeliseren

Applied Materials volgde een fundamenteel principe:als mensen voordelen zien, willen ze meedoen. Als zodanig leggen ze speciale nadruk op het selecteren van hoogwaardige use-cases die substantiële voordelen zouden opleveren. Het bedrijf wist dat hun vroege gebruiksscenario's de toon zouden zetten voor de rest van het automatiseringsprogramma.

Deze vroege, hoogwaardige use-cases hadden de beoogde resultaten. Het RPA-team heeft processen ingevoerd om gegevens te verzamelen en statistieken en dashboards te produceren die het aantal geautomatiseerde transacties en de bespaarde uren bijhielden. Deze statistieken leverden bewijspunten voor de waarde die RPA bood. De bewijspunten zorgden op hun beurt voor meer aantrekkingskracht voor automatisering binnen de financiële organisatie, evenals voor een sterke interesse van andere organisaties binnen Applied Materials.

Business-IT afstemming is de basis voor een ambitieus RPA-initiatief

Het belang van business-IT-alignment kan niet genoeg worden benadrukt. Applied Materials had het schijnbaar onmogelijke doel om meer te doen met minder, maar dankzij hun benadering van automatisering zijn ze daarin geslaagd.

De lessen hier zijn de moeite waard om te onthouden, juist omdat ze niet voor de hand liggend zijn. Traditionele organisaties kunnen voorzichtig en langzaam naderen. Het vooruitzicht om een ​​volledig geautomatiseerde onderneming™ te worden, vereist echter meer ambitie. Voor Applied Materials betekende dat snel schakelen, groots opschalen en prioriteit geven aan duurzaamheid.

Op het Reboot Work Festival hoorden we van nog veel meer ambitieuze klanten en partners. Als je het hebt gemist, zorg dan dat je nog steeds toegang hebt tot de opnames (eenmaal geregistreerd voor toegang vind je de opgenomen sessie van Applied Materials in de Grote Tent op het virtuele festivalterrein).

En zorg ervoor dat je bent ingeschreven voor onze volgende evenementen die je gezien moet hebben.