Het verschil tussen persoonlijke en zakelijke workflowautomatisering (en waarom u beide nodig hebt)

Nu automatisering een prioriteit wordt voor C-suite-leiders, heeft het verhaal dat opkomt een spleet in het midden. We hebben het allemaal over automatisering, maar sommigen van ons hebben het over persoonlijke automatisering – op het niveau van het individu. En sommigen van ons hebben het over automatisering van de zakelijke workflow, verspreid over vele afdelingen en functies, vaak in de backoffice.

Beide soorten automatisering staan ​​centraal in een volledig geautomatiseerde onderneming™, maar het discours is verwarrend geworden. En focussen op slechts het ene of het andere type beperkt hoe groot we kunnen denken over automatisering. We moeten het gesprek herformuleren om meer holistisch te spreken over hoe automatisering digitale transformatie kan stimuleren.

Hoe zijn we hier gekomen?

Waarom is het discours op deze manier geëvolueerd? Vooral vanwege de bevestigingsbias. Verkopers, analisten en verslaggevers hebben de neiging om de ene kant van de markt beter te kennen of te bedienen dan de andere, dus praten ze er meer over op een manier die hun mening ondersteunt. Het verschil, evenals de combinatie, ga ik in dit bericht uitleggen.

Het korte en lange werk automatiseren

Een nuttig mentaal model dat we kunnen gebruiken om hierover na te denken, is het fenomeen van de lange-staartdistributie.

Aan de ene kant worden veel van de automatiseringen van de zakelijke workflow top-down geselecteerd door een centre of excellence (CoE). Ze komen vaak voor en het automatiseren ervan heeft een grote impact. Denk aan automatiseringen zoals het afsluiten van de boekhouding in de boekhouding, of patiëntenbeheer in de zorg. Ze zijn de korte staart van automatiseringsideeën.

Aan de andere kant is er een breed scala aan automatiseringen die persoonlijker en individueel kleiner van opzet zijn, zoals een financieel analist die onderzoek doet naar een specifiek bedrijf en dagelijkse rapporten genereert met gegevens uit meerdere systemen. Maar als je ze bij elkaar optelt, vormen deze persoonlijke automatiseringen samen een veel groter werkvolume dat dagelijks gebeurt. Dit is de lange staart van automatiseringsmogelijkheden. In een vorig artikel schreef ik hier uitgebreider over.

Automatiseringen van persoonlijke en zakelijke workflows vergelijken

Het kan handig zijn om eerst de kenmerken van de twee soorten automatisering naast elkaar te bekijken, en dan zullen we op elk in meer detail ingaan. U kunt op de onderstaande tabel klikken om deze in meer detail te bekijken.

Automatisering van zakelijke workflow

Laten we wat verder ingaan op workflowautomatiseringen op ondernemingsniveau. Het is handig om te onthouden dat de moderne onderneming steeds meer een reeks digitale workflows is. In de kern zijn die workflows vaak gegevens die tussen applicaties worden verplaatst. We hebben eerder voorbeelden gegeven van boekhouding en patiëntenbeheer, maar er zijn doorgaans duizenden van deze terugkerende processen die voortdurend plaatsvinden binnen een organisatie.

Aangezien deze processen minder vaak veranderen, zou het logisch zijn dat dit soort workflows allemaal al programmatisch geautomatiseerd waren. Maar dat zijn ze niet. De systemen zijn losgekoppeld en de traditionele benadering om ze te integreren via klassieke ontwikkelingsprojecten is gewoon te duur voor de meeste workflows. Dus mensen stappen in om de leemte op te vullen.

Zoals u in de onderstaande use case kunt zien, omvat een proces voor verzekeringsclaims 10 stappen en wordt het 100% gestuurd door een persoon. Maar als je automatisering op het proces toepast, wordt het hele proces teruggebracht tot vijf stappen, waarbij de robot er drie overneemt. En met hetzelfde aantal mensen vergroot je de capaciteit. Dit maakt mensen vrij om meer werk te verwerken en de meer complexe en mensgerichte taken met grotere zorg uit te voeren. Bovendien wordt de workflow minder vatbaar voor fouten en veel veerkrachtiger in het licht van veranderende bedrijfsomstandigheden, waardoor de risico's in het bedrijf aanzienlijk worden verminderd.

Gebruikssituatie:Verwerking van verzekeringsclaims

Door zijn aard stroomlijnt automatisering bedrijven op een fundamenteel niveau. Dit is een gerealiseerde digitale transformatie.

Voor de automatisering van zakelijke workflows is het absoluut essentieel dat u samenwerkt met een 'automation first'-leverancier met diepgaande expertise en specialisatie in deze technologie. McKinsey schat:"Ongeveer 60% van de beroepen heeft ten minste 30% van hun activiteiten die geautomatiseerd kunnen worden." Op die schaal en diepte heb je een partner met expertise nodig.

Bovendien hebt u een leverancier nodig met een uitgebreid netwerk die u kan voorzien van technologische knowhow en die u kan koppelen aan partners met branche- en geografische expertise.

Automatiseringen van zakelijke workflows zijn meestal de eerste die een bedrijf nastreeft, omdat de voordelen zo duidelijk zijn.

Als bedrijven zich echter alleen op de korte staart concentreren, zullen ze waarschijnlijk laaghangend fruit pakken en snel daarna stoppen. Er is echter nog veel werk op het persoonlijke niveau, en dat is waar we vervolgens naar toe gaan voor massale schaal in het automatiseringsprogramma.

Persoonlijke automatisering

Persoonlijke automatisering betekent het adopteren van ‘een robot voor elke persoon™’ in het bedrijf. Het betekent werknemers helpen hun werk gedaan te krijgen door ze uit te breiden met een robot die de repetitieve taken in hun dagelijkse werk op zich neemt. Bedrijven kunnen persoonlijke automatiseringen maken en distribueren naar werknemers of hen de kracht geven om een ​​persoonlijke automatisering te bouwen om unieke taken zelf aan te pakken. Als we terugkijken naar de lange staart van automatisering, kunnen deze persoonlijke automatiseringen een aanzienlijke schaal opleveren en een grootschalige ROI opleveren.

UiPath werkt samen met baanbrekende klanten op dit gebied en we hebben ontdekt dat veelvoorkomende soorten persoonlijke automatisering werknemers helpen met werk dat in vijf hoofdcategorieën valt:plannen, onderzoeken, actie ondernemen, gegevens beheren en persoonlijke productiviteit.

Deze kunnen behoorlijk verschillen, per branche en rol. Bij een verzekeringsmaatschappij kan een verzekeraar bijvoorbeeld een persoonlijke automatisering gebruiken om gegevens uit systemen van derden te extraheren om risico's te beoordelen. Een relatiebeheerder bij een verzekeringsmaatschappij kan een persoonlijke automatisering opzetten om gegevens te valideren en af ​​te stemmen in een klantrelatiebeheersysteem (CRM). Een schadebehandelaar kan met een robot werken om snel actie te ondernemen om een ​​klantincident op te lossen.

Met robots aan hun zijde krijgen mensen het werk sneller gedaan en krijgen ze de tijd om zich te concentreren op het werk dat ze beter doen dan robots (omgaan met complexiteit, associaties maken, omgaan met abstractie). Mensen kunnen werk overdragen aan robots, of ze kunnen zij aan zij werken met robots. Medewerkers kunnen ook gebeurtenisgestuurde automatiseringen instellen, zodat robots kijken naar dingen die op de desktop gebeuren. Wanneer zich een gebeurtenis voordoet (bijvoorbeeld een medewerker logt in op een systeem en onderneemt een actie), gaan robots automatisch aan de slag. Er zijn veel manieren waarop mensen met robots kunnen werken om hun dagelijkse werk te ondersteunen. Het resultaat is een hogere productiviteit, meer betrokkenheid van medewerkers en lagere foutenpercentages.

Het op grote schaal uitvoeren van een effectieve robot voor elke persoon vereist training, management en bestuur. Wanneer u persoonlijke automatisering zonder structuur inzet, riskeert u wildgroei aan automatisering. Chief information officers (CIO's) zijn bekend met de pijn van technologische wildgroei. Volgens het Blissfully SaaS-trendrapport van 2019 gebruiken bedrijven gemiddeld 137 unieke SaaS-apps, een stijging van 30% ten opzichte van 2018. Persoonlijke automatisering zonder governance creëert hetzelfde effect rond het automatiseringsprogramma. Het is dus van cruciaal belang dat wanneer u begint met het inschakelen van persoonlijke automatiseringen, u ervoor zorgt dat u de juiste beheertools uitrolt.

Hier is een geweldig klantonderzoek naar hoe dentsu gebruikmaakt van persoonlijke automatisering door hun visie op een robot uit te rollen voor elke persoon binnen het bedrijf.

De UiPath-visie van een volledig geautomatiseerde onderneming maakt gebruik van beide soorten automatisering.

Het laatste punt om te overwegen bij het begrijpen van de twee soorten automatisering is dat het niet genoeg is om goed te zijn in persoonlijke automatisering of automatisering van zakelijke workflows. Je moet in beide goed zijn.

De UiPath-visie van de volledig geautomatiseerde onderneming is dat ons automatiseringsplatform niet alleen elk type mogelijk maakt, maar ook de kloof overbrugt en ze naadloos verbindt om hun voordelen te vergroten.

Deze holistische benadering heeft voordelen die verder gaan dan de meer universele voordelen van minder systemen, betere overdracht van vaardigheden en duidelijkere ondersteuningslijnen bij toepassing op automatisering. Het verbetert de resultaten gedurende de gehele automatiseringslevenscyclus. Om enkele voorbeelden te geven:

• Een overzicht van zowel persoonlijke automatisering als zakelijke workflows is een goudmijn voor het bepalen van de volgende beste automatiseringsdoelen.

• Bij de implementatie kunt u de laatste mijl tussen zakelijke workflows en persoonlijke efficiëntie overbruggen door mensen in staat te stellen snel de unieke persoonlijke taken te automatiseren die onvermijdelijk nodig zijn om nieuwe zakelijke workflows te voeden.

• U kunt de potentiële distributie van die automatiseringen sturen op basis van waarde en risico. Als ze vergelijkbare waarde kunnen leveren aan anderen, kunnen de automatiseringen op de juiste manier worden gedistribueerd of zelfs worden geïntegreerd in toekomstige versies van een zakelijke workflow. Of u kunt ervoor zorgen dat persoonlijk ontwikkelde automatiseringen precies dat blijven:alleen beschikbaar voor de auteur, maar indien nodig met gecentraliseerde controleerbaarheid.

• Meer in het algemeen kunt u eenvoudig een enkel beeld krijgen van de interactie van elke gebruiker met elke workflow, en kleur toevoegen aan al het bovenstaande.

De keuze tussen persoonlijke automatisering en automatisering van zakelijke workflows hoeft u niet te maken. Baanbrekende bedrijven erkennen dat u met een holistische visie op automatisering sneller de transformerende voordelen van automatisering kunt behalen die de productiviteit van eindgebruikers en de ROI van het bedrijf omvatten.

Als je dit artikel leuk vond, zorg er dan voor dat je met ons meedoet voor de komende UiPath Live tonen. Mis je kans niet om UiPath CEO Daniel Dines te horen praten over zijn visie op de volledig geautomatiseerde onderneming (en hij zal vragen van het publiek beantwoorden):

Speciale dank aan Geoff Anderson, Anastasia Milgramm, Christopher George en Kate McDaniel voor hun samenwerking, brainstorming en bijdragen aan dit bericht.