Processen ontwerpen voor robots versus mensen

Welke rol spelen de robots wanneer uw organisatie een nieuw proces creëert?

Van wat ik in de loop van mijn carrière bij tientallen organisaties heb zien werken, hebben bedrijfsleiders nieuwe werknemers aangenomen of aannemers aan boord om nieuwe processen op te zetten. In het verleden was dit de snelste manier om de bal aan het rollen te krijgen en het resultaat te leveren waarvoor het nieuwe proces was gemaakt.

Tot op heden wordt robotic process automation (RPA) traditioneel gebruikt om de stappen te imiteren die mensen uitvoeren in bestaande processen. Dat biedt een groot aantal doelkansen. Het is laaghangend fruit en het is waar de meeste organisaties de levensvatbaarheid van RPA zullen bewijzen, aangezien ze het proces voor en na RPA kunnen vergelijken.

De echte, onbenutte kans die nu voor ons ligt, is het ontwerpen van geheel nieuwe processen die robots kunnen uitvoeren - vrij van de ontwerpbias die inherent is aan ons allemaal dat processen 'de stappen zijn die iemand zal doen'.

Tegenwoordig ontwerpen we nieuwe processen met menselijke beperkingen. Morgen zullen we processen ontwerpen die alleen worden beperkt door externe afhankelijkheden.

Ontwerpen met beperkingen? Ja. We zijn allemaal mensen en we hebben beperkingen. Processen die mensen implementeren zijn ontworpen rond deze zeer reële limieten en zelfs risico's. Dit komt tot uiting in hoe Service Level Agreements (SLA's) worden gedefinieerd, kwaliteitscontrolestappen (zoals beoordelingen en goedkeuringen) worden uitgevoerd en hoe we rolverantwoordelijkheden definiëren.

Die beperkingen gelden niet voor processen die op dag 1 zijn geautomatiseerd. Softwarerobots maken geen typefouten, hebben geen vrije wil, werken in een sneller en consistenter tempo (d.w.z. geen onderbrekingen van telefoongesprekken) en kunnen in momenten tijdens de een volumestroom.

Als dit allemaal waar is, waarom zouden we dan een proces voor mensen ontwerpen en dan, kort daarna, robots dezelfde stappen laten uitvoeren? We bouwen in op de noodzaak om die overgangsfase van mens naar robot te hebben. Eentje waarvan ik zou zeggen dat het niet nodig is.

We moeten het proces voor de robots vooraf ontwerpen om deze overgangsfase te vermijden, en de creatieve talenten van medewerkers benutten om strategische initiatieven en waardevollere inspanningen na te jagen.

Als je dat nog niet hebt gedaan, wil je misschien praten met de teams binnen je organisatie die belast zijn met het ontwerpen of opnieuw ontwerpen van processen. En vraag hen om een ​​robotzwembaan in hun procesflows op te nemen.

Voortdurende verbetering, operationele uitmuntendheid, bedrijfsarchitectuur en oplossingsarchitectuur zijn slechts enkele van de meest voorkomende typen teams binnen organisaties die vanaf dag 1 goed moeten weten wanneer, waarom en hoe processen met robots moeten worden ontworpen.

Werk om te delegeren aan robots

Ik weet zeker dat u processen en stappen kunt bedenken die uw organisatie zou kunnen nemen om risico's te beperken, een soepelere ervaring voor klanten te creëren of zelfs het werk voor werknemers minder stressvol te maken. Het probleem is dat we vaak niet de mensen beschikbaar hebben om ons op deze activiteiten te concentreren. En zelfs als we dat doen, zijn de taken te triviaal en te eentonig om door iemand te worden uitgevoerd. Dit is de ideale plek voor softwarerobots.

U kunt een geheel nieuw proces of een reeks stappen ontwerpen waarmee de robot begint te presteren om deze pijnpunten of kansen in de organisatie te verlichten.

Nadat ik een procesautomatiseringsteam had geleid, vond ik kansen bij mijn zakelijke kiezers om robots te gebruiken om stappen uit te voeren die mensen niet op dezelfde schaal uitvoerden. We waren in staat om robots te gebruiken om 's ochtends 'check-outs' uit te voeren op de meest bedrijfskritieke systemen (intern en derde partij) door in te loggen via de front-end om er zeker van te zijn dat er absoluut geen probleem was dat zou kunnen leiden tot bedrijfsvertragingen of downtime. Dit was spelveranderend om snel problemen te identificeren. En als er een probleem was, konden de medewerkers zich concentreren op escalaties om de service te herstellen in plaats van door te gaan met de resterende check-outs. Ik weet dat dit een supereenvoudig en kleinschalig voorbeeld is van het gebruik van robots om een ​​geheel nieuw proces uit te voeren, maar ik zou graag willen dat u groter denkt.

Uw organisatie creëert voortdurend nieuwe processen. Misschien is het de introductie van een nieuwe regelgeving waaraan u zich moet aanpassen of een nieuw product dat u snel op de markt probeert te brengen.

Of misschien is het gewoon de introductie van een nieuw bedrijfssysteem of leverancier in uw omgeving.

Ze vereisen allemaal dat uw organisatie bepaalt "hoe we dit gaan doen" en vervolgens een reeks stappen ontwerpt om dit voor elkaar te krijgen.

Mijn advies? Creëer die robotzwembaan.