Onze ISO 9001-reis:documentatie is essentieel

Het documenteren van alle procedures die nodig zijn om te voldoen aan de ISO 9001-vereisten is een essentieel onderdeel van het proces. De documentatie van het kwaliteitsmanagementsysteem (QMS) vormt de kern van elke ISO 9001-certificering en is de eerste fase van het werk dat nodig is om naleving te verkrijgen.

Er zijn twee hoofdcriteria met betrekking tot de ISO 9001-documentatie:

1) We moesten ons volledige ISO 9001 QMS documenteren (de ISO 9001-norm bevat precieze vereisten voor de verschillende documenten)

2) We zouden alleen procedures opnemen die we daadwerkelijk binnen ons bedrijf uitvoeren.

Het is noodzakelijk om de ISO 9001-documenten te ontwikkelen; maar we moesten ook in gedachten houden dat alles in de documenten eigenlijk was hoe we onze zaken zouden doen na het bereiken van naleving. Een andere belangrijke factor was om de documentatie zo eenvoudig en efficiënt mogelijk te houden. We wilden onze procedures niet te ingewikkeld maken of de bureaucratie binnen het bedrijf vergroten!

De eigenlijke gemaakte documentatie was:

• Kwaliteitsbeleid
• Kwaliteitshandleiding
• Kwaliteitsprocedures
• Kwaliteitsformulieren
• QMS-trainingspresentatie

Hier is een citaat dat de reden samenvat voor het hebben van documentatie voor kwaliteitsbeheer:

“Twee mannen hakken de hele dag hout. Eén werkte rechtdoor, zonder te stoppen om uit te rusten. Aan het eind van de dag had hij een flinke stapel houtblokken. De andere hakte 50 minuten en nam dan een pauze van tien minuten. Aan het eind van de dag had hij een veel grotere stapel. ‘Hoe kun je meer hakken?’ vroeg de man die continu had gewerkt. Zijn vriend antwoordde:'Toen ik stopte om uit te rusten, heb ik ook mijn bijl geslepen.'” – Onbekend

HDS heeft het ISO 9001-proces doorlopen, zodat iedereen in ons bedrijf altijd weet hoe efficiënt en effectief te werken. We zullen altijd "de bijl slijpen" terwijl we rusten!