CMMS-oplossingen evalueren:5 must-checkfuncties die verder gaan dan de kosten

Het oude gezegde ‘Je krijgt waar je voor betaalt’ gaat zeker op als het gaat om een geautomatiseerd onderhoudsbeheersysteem (CMMS), ook wel bekend als enterprise asset management (EAM)-software. Met deze programma's kunnen bedrijven onderhoudsactiviteiten die verband houden met apparatuur, voertuigen of faciliteiten plannen, plannen, beheren en volgen. Het gebruik van een CMMS helpt organisaties de levensduur van assets te verlengen, te voldoen aan compliance- en veiligheidsnormen, het voltooiingspercentage van het werk te verbeteren en uiteindelijk de onderhoudskosten te verlagen.

Maar niet alle CMMS worden op dezelfde manier gemaakt (of verkocht). Sterker nog, de prijs voor dezelfde functionaliteit kan enorm variëren. Omdat de aanschaf en implementatie van een CMMS een investering is, is kostentransparantie van cruciaal belang bij het uitvoeren van het selectieproces. Dit is de belangrijke eerste stap om te begrijpen waarom een CMMS niet alleen op basis van de prijs moet worden gekozen. Zonder een prijsbeschrijving vooraf kunt u te maken krijgen met verborgen kosten voor diensten zoals training en ondersteuning. En niemand houdt van verrassingen als het om de facturering gaat.

Hier leest u waar u op moet letten om ervoor te zorgen dat u een goede investering doet.

1. CMMS-implementatie en training

Naar schatting 80% van de CMMS-integraties voldoet niet aan de verwachtingen, omdat de leverancier niet was uitgerust om training en ondersteuning na de verkoop te bieden. Daarom is het belangrijk om een aanbieder te selecteren die ondersteuning biedt vóór, tijdens en na de implementatie.

Zoek naast de installatie zelf ook naar robuuste trainingsopties, adviesdiensten en accountbeheer die passen bij uw planning en voorkeuren. De beste aanbieders bieden klanten toegang tot persoonlijke instructie, gebruikersconferenties, online leerportals, implementatie- en adviesdiensten, en maandelijkse webinars en workshops.

Ontdek ten slotte of de training de functionaliteit van uw volledige systeem bestrijkt of alleen het softwareaspect. De ideale aanpak biedt end-to-end training over processen om ervoor te zorgen dat gebruikers begrijpen waarom ze iets in het systeem moeten doen. Het maakt gebruik van diepgaande, op rollen gebaseerde voorlichting over wat er van mensen in verschillende banen wordt verwacht.

2. CMMS op locatie of in de cloud

De keuze tussen een Software-as-a-Service (SaaS)-oplossing of een oplossing op locatie is een belangrijke overweging bij het kiezen van CMMS. Het SaaS-model, ook wel cloudgebaseerd genoemd, biedt doorgaans lagere totale eigendomskosten (TCO) en een sneller rendement op de investering (ROI) dan traditionele, on-premise software.

Dankzij een cloudgebaseerd systeem kunnen onderhoudsmanagers en technici ook altijd en overal informatie bekijken en invoeren. Of u nu op een werkplek in de faciliteit bent of onderweg met een smartphone, gegevens die in de cloud zijn opgeslagen, zijn altijd beschikbaar. SaaS-modellen bieden vaak verschillende abonnementsniveaus, zodat uw organisatie kan selecteren welk niveau het beste voor u werkt, met de mogelijkheid om in de toekomst te upgraden en te schalen.

SaaS-oplossingen zijn ook sneller te implementeren. Bovendien hoeft de IT-afdeling zich geen zorgen te maken over softwareverbeteringen, omdat updates geautomatiseerd en in realtime door de ontwikkelaar worden uitgevoerd. Cloudgebaseerde oplossingen zorgen voor veel minder downtime van het systeem als gevolg van softwareonderhoud.

De optie op locatie is nog steeds haalbaar als de software moet worden gebruikt in sterk beveiligde en gecontroleerde dataomgevingen. Dit brengt echter de extra overhead van intern onderhoud en ondersteuning met zich mee. Hoewel je misschien een lokaal CMMS-systeem tegenkomt dat in eerste instantie goedkoper is dan een SaaS-oplossing, kan het zijn dat je op de lange termijn meer uitgeeft.

3. Flexibiliteit en gebruiksgemak in een CMMS

Je krijgt veel meer gedaan als je kunt werken zoals jij wilt werken. Zoek naar een flexibel systeem waarmee u formuliervelden en lay-outs kunt configureren, aangepaste rapporten en dashboards kunt bouwen, gegevens kunt filteren en sorteren en prioriteitsitems kunt volgen. Het zou ook een gebruikersinterface (UI) met slepen en neerzetten bevatten. Een eenvoudige en intuïtieve gebruikersinterface maakt het beheren van onderhoudsactiviteiten eenvoudig voor elk team en verhoogt de acceptatiegraad.

Haal meer uit uw CMMS en verbeter de manier waarop de gezondheid van apparatuur wordt bewaakt door gegevens uit verschillende bronnen en apparaten samen te voegen en te integreren. Het opnemen van gegevens van verschillende apparaten verlicht de last van de overdracht, vermindert de foutgevoelige handmatige invoer en maakt snellere en betere onderhoudsbeslissingen mogelijk. Uiteindelijk zou het CMMS de mogelijkheid moeten hebben om te integreren met machinegegevens, wat bruikbare, gebeurtenisgestuurde processen oplevert, iets wat u misschien niet krijgt als u uw CMMS alleen op prijs selecteert.

4. De mythe van gratis CMMS-software

Sommige providers beweren dat hun CMMS “gratis” is, maar brengen u vervolgens kosten in rekening voor telefonische en e-mailondersteuning, hostingkosten, extra gebruikers en andere diensten. Bij het evalueren van een CMMS is het begrijpen van de TCO en potentiële ROI essentieel. Succesvolle implementatie mag niet uitsluitend afhangen van de prijs. Zonder de juiste ondersteuning en training is de kans op een CMMS-implementatie veel kleiner.

Hoewel het gebruik van een Excel-spreadsheet voor het beheer van onderhoud een goedkopere optie is, kan het snel omslachtig en moeilijk te beheren en te doorzoeken worden. En Excel kan geen geautomatiseerde herinneringen en meldingen bieden zoals een CMMS-systeem dat wel kan. Ongeplande stilstand is een zekerheid als u pas iets over een probleem met een machine hoort als het te laat is. Door de versnelde onderdelen, de arbeidskosten en het achterlopen van uw productieschema kan het erg duur worden.

Onthoud:als u het in Excel kunt doen, kunt u het veel beter in een CMMS doen.

5. Ga verder dan CMMS-software

In plaats van uw CMMS-beslissing te baseren op de prijs, kunt u beter op zoek gaan naar een bedrijf dat een uitgebreide onderhoudsoplossing biedt, niet alleen maar software. Om te beginnen moet een holistische oplossing onbeperkte ondersteuning, accountbeheer, online en persoonlijke training en professionele diensten omvatten. Het ideale systeem zal ook:

• Help onderhoudspersoneel nauwkeurigere storingsgegevens te verzamelen
• Automatiseer werkuitvoeringsprocessen
• Registreer onderhoudskosten voor slimmere budgetteringsbeslissingen
• Laat werknemers eenvoudig onderhoud plannen en inplannen
• Kritische en/of belangrijke reserveonderdelen aanwijzen, garantie-informatie bijhouden en processen aanbieden voor het opknappen en restaureren van apparatuur
• Meet belangrijke KPI's, zoals machine-downtime (of beter gezegd uptime), arbeid, prestaties, sleuteltijd, storingen en Pareto-gegevens
• Plaats informatie binnen het bereik van de technicus

Voor meer informatie over hoe u een geautomatiseerd onderhoudsbeheersysteem selecteert, bekijkt u 5 veelgemaakte fouten bij het selecteren van CMMS .

Meer dan 150.000 gebruikers wereldwijd vertrouwen op eMaint CMMS om een substantiële ROI te behalen, waarbij meer dan 92% van de klanten jaar na jaar verlengt. Sluit u aan bij de duizenden die vertrouwen op eMaint om storingen te voorspellen, downtime te elimineren en de betrouwbaarheid te verbeteren. Plan een demo om hem in actie te zien.