CMMS-oplossingen evalueren: 5 essentiële functies naast kosten

Hoe u een solide investering in CMMS doet

Het oude gezegde "Wat je betaalt, krijg je" geldt zeker voor een computerized maintenance management system (CMMS), ook wel enterprise asset management (EAM) software genoemd. Deze programma's stellen bedrijven in staat om onderhoudsactiviteiten te plannen, managen en bijhouden die verband houden met apparatuur, voertuigen of faciliteiten. Het gebruik van een CMMS helpt organisaties de levensduur van assets te verlengen, compliance- en veiligheidsstandaarden te halen, de werkorder-voltooiingsgraad te verbeteren en uiteindelijk onderhoudskosten te verlagen.

Maar niet alle CMMS-systemen worden gelijk gemaakt of verkocht. De prijs voor dezelfde functionaliteit kan enorm variëren. Omdat aankoop en implementatie van een CMMS een investering is, is kostentransparantie cruciaal bij het selectieproces. Dit is de belangrijke eerste stap om te begrijpen waarom een CMMS niet alleen op prijs gekozen mag worden – zonder vooraf beschrijving van prijzen kunt u worden geconfronteerd met verborgen kosten voor diensten zoals training en support.

Hier is waar u op moet letten om een goede investering te garanderen.

1. CMMS-implementatie en training

Geschatte 80% van de CMMS-implementaties voldoen niet aan de verwachtingen omdat de leverancier niet uitgerust was om post-sale training en support te bieden. Daarom is het belangrijk om een leverancier te kiezen die hulp biedt vóór, tijdens en na de implementatie.

Naast de opzet zelf, zoek robuuste trainingsopties, adviesdiensten en accountmanagement die passen bij uw planning en voorkeuren. Top-leveranciers bieden toegang tot persoonlijke instructie, gebruikersconferenties, online leerportalen, implementatie- en consultancydiensten, en maandelijkse webinars en workshops.

Tot slot, ontdek of de training de functionaliteit van uw complete systeem dekt of alleen het softwareaspect. De ideale aanbieding biedt end-to-end training over processen zodat gebruikers begrijpen waarom ze iets in het systeem moeten doen. Het gebruikt diepgaande, rolgebaseerde educatie over wat er van mensen in verschillende functies verwacht wordt.

2. On-premise of cloud-based CMMS

Kiezen tussen een Software-as-a-Service (SaaS)-oplossing of een on-premise-oplossing is een belangrijke overweging bij het selecteren van CMMS. Het SaaS-model, ook wel cloud-based genoemd, biedt doorgaans een lagere totale eigendomskost (TCO) en een snellere return on investment (ROI) dan traditionele on-premise-software.

Een cloud-systeem stelt onderhoudsmanagers en technici in staat om informatie overal en te allen tijde te bekijken en in te voeren. Of behind een werkplek in de faciliteit of op de weg met een smartphone, data in de cloud is altijd beschikbaar. SaaS-modellen bieden vaak verschillende abonnementsniveaus, zodat uw organisatie kan kiezen wat het beste past, met de optie om in de toekomst te upgraden en te schalen.

SaaS-oplossingen zijn ook sneller te implementeren. Bovendien hoeft de IT-afdeling zich geen zorgen te maken over softwareverbeteringen, omdat updates geautomatiseerd en in realtime door de ontwikkelaar worden uitgevoerd. Cloud-oplossingen betekenen veel minder downtime van het systeem door softwareonderhoud.

De on-premise-optie is nog steeds geldig wanneer de software gebruikt moet worden binnen zeer beveiligde en gecontroleerde data-omgevingen. Dit brengt echter de overhead van intern onderhoud en support met zich mee. Hoewel u misschien een on-premise CMMS vindt dat initieel goedkoper is dan een SaaS-oplossing, kunt u op de lange termijn meer uitgeven.

3. Flexibiliteit en gebruiksgemak in een CMMS

U zult veel meer bereiken als u kunt werken zoals u wilt. Zoek een flexibel systeem dat u in staat stelt formuliervelden en lay-outs te configureren, aangepaste rapporten en dashboards te bouwen, data te filteren en sorteren, en prioritaire items te volgen. Het zou ook een drag-and-drop gebruikersinterface (UI) moeten bevatten. Een eenvoudige en intuïtieve UI maakt het beheren van onderhoudsactiviteiten makkelijk voor elk team en verhoogt de adoptiepercentages.

Haal meer uit uw CMMS en verbeter hoe de gezondheid van apparatuur wordt gemonitord door data uit diverse bronnen en apparaten te aggregeren en integreren. Het incorporeren van data van verschillende apparaten vergemakkelijkt de overdracht, verlaagt foutgevoelige handmatige invoer en stelt snellere en betere onderhoudsbeslissingen mogelijk. Uiteindelijk moet de CMMS de capaciteit hebben om te integreren met machinedata die actionable, event-gestuurde processen biedt – iets wat u misschien niet krijgt als u uw CMMS selecteert op basis van prijs alleen.

4. Het mythe van gratis CMMS-software

Sommige leveranciers claimen dat hun CMMS "gratis" is, maar rekenen vervolgens kosten voor telefoon- en e-mailsupport, hostingkosten, extra gebruikers en andere diensten. Bij het evalueren van een CMMS is het begrijpen van de TCO en potentiële ROI essentieel. Succesvolle implementatie mag niet uitsluitend op prijs berusten. Zonder juiste support en training is de kans op succesvolle CMMS-implementatie veel kleiner.

Hoewel het gebruik van een Excel-spreadsheet voor onderhoudsbeheer een goedkopere optie is, kan het snel omslachtig en moeilijk te beheren en doorzoeken worden. En Excel kan geen geautomatiseerde herinneringen en meldingen bieden zoals een CMMS-systeem. Ongeplande downtime is een zekerheid als u pas hoort van een probleem aan een machine wanneer het te laat is. Tussen gespoede onderdelen, arbeidskosten en achterblijven op uw productieschema – het kan erg duur worden.

Onthoud: Als u het in Excel kunt doen, kunt u het in een CMMS veel beter doen.

5. Ga verder dan CMMS-software

In plaats van uw CMMS-keuze te baseren op prijs, zoek een bedrijf dat een uitgebreid onderhoudsoplossing biedt – niet alleen software. Voor starters moet een holistische oplossing onbeperkte support, accountmanagement, online en persoonlijke training, en professionele diensten omvatten. Het ideale systeem zal ook:

• Onderhoudspersoneel helpen nauwkeurigere falendata te verzamelen
• Werkuitvoeringsprocessen automatiseren
• Onderhoudskosten registreren voor slimme budgetteringsbeslissingen
• Werknemers in staat stellen om eenvoudig onderhoud te plannen en in te plannen
• Kritieke en/of kapitaal reserveonderdelen aanwijzen, garantiëinformatie bijhouden, en processen voor apparatuursherstel en -restauratie bieden
• Belangrijke KPI's meten, zoals machinedowntime (of juist uptime), arbeid, prestaties, wrench time, falen en Pareto-data
• Informatie binnen handbereik van de technicus plaatsen

Voor meer informatie over het selecteren van een Computerized Maintenance Management System, bekijk 5 Common Mistakes Made When Selecting CMMS.

Meer dan 150.000 gebruikers wereldwijd vertrouwen op eMaint CMMS om substantiële ROI te behalen, met meer dan 92% van klanten die jaar na jaar verlengen. Sluit u aan bij de duizenden die vertrouwen op eMaint om storingen te voorspellen, downtime te elimineren en betrouwbaarheid te verbeteren. Plan een demo om het in actie te zien.