Het wijzigingslogboek van Master eMaint:uw audittrail voor nauwkeurig volgen van bedrijfsmiddelen

Een wijzigingslogboek binnen CMMS-software (gecomputeriseerd onderhoudsbeheersysteem) is een essentieel concept voor onderhoudsprofessionals, met praktische implicaties.

Het wijzigingslogboek, ook wel de Audit Trail genoemd, is een stapsgewijze registratie waarmee de gebruiker gegevens tot aan de bron kan traceren. Met dit soort chronologische geschiedenis ontstaat documentair bewijs van de hele reeks activiteiten die van invloed zijn op een specifiek asset, operatie, procedure of gebeurtenis.

Het wijzigingslogboek binnen de eMaint CMMS-software kan een belangrijke rol spelen bij het uitvoeren van audits, vooral omdat regelgeving in verschillende sectoren strikte principes en procedures vereist voor het opslaan en volgen van elektronische gegevens voor auditdoeleinden. De farmaceutische industrie moet zich bijvoorbeeld houden aan de Good Automated Manufacturing Practice (GAMP) richtlijnen. Op dezelfde manier moet de Amerikaanse Food and Drug Administration (FDA) zich houden aan de Titel 21 CFR Part 11-regelgeving over elektronische documenten die als betrouwbaar en betrouwbaar worden beschouwd.

De Wijzigingslogtabel van eMaint is een unieke functie die in uw account kan worden geconfigureerd en waarmee u de vastgelegde wijzigingen in een formulier of tabel kunt zien. In het bijzonder documenteert het Wijzigingslogboek de aangebrachte wijzigingen, de oude en nieuwe waarden, de datum en tijd waarop de wijzigingen zijn aangebracht en de gebruiker die de wijziging heeft aangebracht. Hoewel deze configuratie meestal wordt toegepast op de tabel Werkorders, kan deze ook worden gebruikt voor andere tabellen die u selecteert.

Hulp nodig bij het implementeren van het wijzigingslogboek in uw account? Kijk aan het einde van dit artikel met wie u contact kunt opnemen.

Het wijzigingslogboek toevoegen aan uw gerelateerde tabellen

Zodra u het Wijzigingslogboek heeft, kunt u de informatie ervan bekijken in een “gerelateerde tabel” aan de hoofdtabel waaraan deze is toegevoegd. Met andere woorden:als u het Wijzigingslogboek aan de tabel Werkorders toevoegt, wordt het een gerelateerde tabel voor de tabel Werkorders. Op dezelfde manier zou het, als het aan de tabel Activa wordt toegevoegd, een tabel worden die gerelateerd is aan uw Activa.

Als het wijzigingslogboek niet wordt weergegeven als onderdeel van uw gerelateerde tabellen, moet u het toevoegen. Om dit te doen, navigeert u naar uw hoofdtabel, in het onderstaande voorbeeld Werkorders. Klik op Werkorders in het hoofdmenu en ga naar de Recorddetails van een werkorder.

Beweeg de muis over het tabblad Optie en selecteer 'Gerelateerde tabellen beheren'.

Daar ziet u de gerelateerde tabel met de naam ‘Wijzigingslogboek’ aan de linkerkant van ‘Beschikbare tabellen’. Klik op de “plus”-knop om het wijzigingslogboek toe te voegen aan de onderkant van de lijst “Display” aan de rechterkant. De volgorde van de tabellen is op dit moment niet belangrijk.

Als u wilt dat het Wijzigingslogboek een eigen tabblad binnen uw record heeft, in plaats van dat het wordt weergegeven met alle gerelateerde tabellen, gaat u terug en beweegt u de muis opnieuw over de vervolgkeuzelijst Opties en selecteert u 'Recordtabbladen beheren'. Dit tabblad bepaalt waar uw tabel met betrekking tot het wijzigingslogboek wordt weergegeven in relatie tot uw andere tabbladen en gerelateerde tabellen voor werkorders.

In het onderstaande voorbeeld hebben we het “Wijzigingslogboek” verplaatst van de kant “Beschikbare tabellen” naar de kant “Recordtabbladen”, zodat het een eigen tabblad werd, samen met recorddetails en gerelateerde tabellen.

Nadat u dit heeft gedaan, ziet u het tabblad 'Wijzigingslogboek' bovenaan de record.

Eenmaal in het Wijzigingslogboek kunt u de gegevens laden en alle wijzigingen bekijken die in dat record zijn aangebracht.

U kunt ook zien dat de naam van het veld is gewijzigd, de oude waarde in dat veld, de nieuwe waarde in het veld, de datum en tijd waarop de wijziging is aangebracht en de naam van de gebruiker die de wijziging heeft aangebracht.

Om de details van het implementeren van het Wijzigingslogboek in uw account te bespreken, kunt u contact opnemen met uw eMaint Customer Success Manager op (239) 241-1362 ext. 2 of e-mail [e-mailadres beveiligd] .