Blauwdruk in 5 stappen voor het maken van de beste werkorders in zijn klasse

Het internet staat vol met artikelen over best practices en advies voor alles onder de zon. Maar best practices zijn niet altijd de beste als ze in het echte leven worden toegepast, waar de omstandigheden vaak niet ideaal zijn.

Bij advies over het aanmaken van werkorders is het niet anders. Dit advies mag geen one-size-fits-all oplossing zijn. In plaats daarvan zou het als leidraad moeten dienen om u te helpen gepersonaliseerde werkorders op te stellen die passen bij de unieke workflows, prioriteiten en het team van uw instelling.

We hebben een handleiding gemaakt waarin de vijf fasen van de volwassenheid van werkorders worden beschreven, zodat u uw onderhoudsprogramma kunt ontwikkelen met een snelheid die zinvol is voor uw team.

Leer hoe u werkorders van begin tot eind kunt samenstellen

Fase 1:bouwen aan een solide basis

Deze fase heeft tot doel goede gewoonten op te bouwen om waardevolle en nauwkeurige gegevens vast te leggen. Eenvoud is in deze fase het sleutelwoord. Het is de beste manier om ervoor te zorgen dat uw team elke nieuwe werkordersjabloon of workflow die u maakt, gebruikt.

Wat u in deze fase in uw werkorders moet opnemen:

• Geef het vereiste onderhoudstype, de status en de belangrijkste prioriteiten van de werkorder op.
• Definieer een voorgestelde voltooiingsdatum. Door een datum in te stellen, krijgt u inzicht of uw team uw werk op tijd voltooit of voldoet aan de auditrichtlijnen.

Hoe u uw werkordergegevens in deze fase kunt gebruiken:

In deze fase krijgt u inzicht in hoeveel reactief onderhoud u uitvoert en waar dit plaatsvindt. U kunt deze gegevens gebruiken om vast te stellen wat ervoor zorgt dat uw team reactief is in plaats van proactief. U zult bijvoorbeeld merken dat voor veel van uw reactieve werk een aannemer nodig is. U kunt overwegen iemand in te huren die over de vaardigheden van een aannemer beschikt, om daar preventief werk van te maken.

Fase 2:Werkorders gemakkelijk herhaalbaar en referentiebaar maken

Het doel van deze fase is om de juiste stappen, instructies en visuele hulpmiddelen op te nemen om het voltooien van werkorders eenvoudiger te maken. U kunt er ook voor zorgen dat relevante voltooiingsnotities en vervolgbeelden beschikbaar zijn voor toekomstige onderhoudswerkzaamheden of training van technici.

Wat u in deze fase in uw werkorders moet opnemen:

• Maak een schriftelijke takenlijst. Dit is handig als u vergelijkbare activa heeft die dezelfde reparaties vereisen. Het bespaart tijd bij het beslissen welke werkzaamheden moeten worden uitgevoerd voor gepland of preventief onderhoud en standaardiseert deze reparaties. Controleer deze lijsten regelmatig om er zeker van te zijn dat ze nog steeds relevant zijn voor het werk dat wordt gedaan.
• Door handleidingen, afbeeldingen, diagrammen en andere bronnen aan werkorders toe te voegen, kunnen technici die niet bekend zijn met de taken, precies begrijpen wat er moet worden gedaan en hoe het eindproduct eruit moet zien.

Hoe u uw werkordergegevens in deze fase kunt gebruiken:

Deze fase biedt de mogelijkheid om met ervaren technici te spreken om te documenteren wat ze doen. U kunt deze informatie gebruiken om een ​​stapsgewijze takenlijst met visuele hulpmiddelen en diagrammen te maken. Uiteindelijk bouw je een solide onderhoudsbibliotheek op met taken, checklists en diagrammen waar nieuwe en bestaande technici en aannemers snel naar kunnen verwijzen.

Fase 3:Arbeidsuren begrijpen

Het is geweldig om te weten hoeveel werkorders zijn voltooid. Maar het kan moeilijk zijn om onderhoudstaken te plannen zonder te weten hoeveel uur aan elke taak wordt besteed. Met de acties in deze fase kunt u nauwkeurige gegevens verzamelen over hoe uw team zijn tijd besteedt, zodat u inzicht krijgt in de arbeidskosten en hoe u tijdrovend werk efficiënter kunt maken.

Wat u in deze fase in uw werkorders moet opnemen:

• Creëer een plek waar u de arbeidsuren kunt registreren voor alle technici, operators en aannemers. Dit kan handmatig worden gedaan, maar het vereist wel dat werknemers eerlijk zijn over het aantal uren dat ze rapporteren.
• Geef de verwachte uren op voor elke taak in de werkorder, zodat u weet welke uren vertraging veroorzaken. Dit geeft technici ook een idee van hoe lang elke taak zou moeten duren, zodat ze prioriteiten kunnen stellen voor hun werk.

Hoe u uw werkordergegevens in deze fase kunt gebruiken:

De gegevens die u in deze fase verzamelt, helpen u bij het nemen van zakelijke beslissingen op basis van de cijfers die deze beslissingen ondersteunen. Als een apparaat bijvoorbeeld vaak kapot gaat tussen geplande reparaties door, kan het de moeite waard zijn om het apparaat volledig te vervangen.

Ontdek hoe u de inefficiënties in uw onderhoudsschema kunt verwijderen

Fase 4:Onderdelen en kosten bijhouden

In deze fase gaat het erom te begrijpen welke onderdelen worden gebruikt wanneer ze worden gebruikt, en wat ze kosten voor elk activum. Dit zal u helpen de inventarisbehoeften van uw instelling te identificeren en ervoor te zorgen dat de onderdelen die u nodig heeft beschikbaar zijn wanneer u ze nodig heeft.

Wat u in deze fase in uw werkorders moet opnemen:

• U kunt onderdelen volgen door een veld 'Gebruikte onderdelen' in uw werkorders op te nemen, zodat u precies weet wanneer en waar onderdelen worden gebruikt.
• Het vermelden van onderdelen op een werkorder voegt onmiddellijk kosten toe aan de werkorder. Door ervoor te zorgen dat de kosten nauwkeurig worden bijgehouden, kan het leiderschapsteam de kosten voor alle onderhoudsactiviteiten monitoren.
• Door onderdelen te catalogiseren, weet u of een onderdeel uit het magazijn is verplaatst, wat de materiaalkosten en de arbeidskosten zijn. Zodra u zich bezighoudt met het catalogiseren van veelgebruikte onderdelen, kunt u inzicht krijgen in de verbruiksbehoeften van uw instelling.

Hoe u uw werkordergegevens in deze fase kunt gebruiken:

Nu u een beter inzicht heeft in de behoeften aan onderdelenverbruik van uw instelling, kan deze informatie worden gebruikt bij de aanschaf van onderdelen. U ziet welke onderdelen vaak worden gebruikt en welke voorraad moet worden aangevuld. Het helpt u ook om weloverwogen zakelijke beslissingen te nemen over het onderhouden of vervangen van bestaande bedrijfsmiddelen.

Fase 5:Werkordergegevens gebruiken om te anticiperen op mislukkingen

Anticiperen op storingen is lastig. Er zijn veel gegevens nodig om te voorspellen wanneer apparatuur defect kan raken en waarom. Gelukkig zijn er enkele tools die u op uw werkorders kunt toepassen om de gegevens te verzamelen die u nodig heeft om uw onderhoudsstrategieën te verbeteren. Deze elementen geven ook inzicht in hoe storingen uw productie beïnvloeden en hoe dat zich vertaalt naar uw bedrijfsresultaten.

Wat u in deze fase in uw werkorders moet opnemen:

• Voeg foutcodes toe aan reactieve of corrigerende werkorders. Als onderdeel van de standaardisatie van werkorders kan een foutcode worden toegepast op een werkorder, zodat u deze snel kunt raadplegen. Foutcodes kunnen worden weergegeven als cijfers, maar worden vaker geschreven als alfanumerieke acroniemen. Ze zijn gewend om storingen snel te signaleren, zodat deze de nodige aandacht kunnen krijgen. Er zijn veelgebruikte storingscodes in de branche, maar elk bedrijf heeft doorgaans zijn eigen lijst met verschillende soorten storingen.
• Overweeg om routinematig grondoorzaakanalyses (RCA) op te nemen in uw onderhoudsstrategie om het 'waarom' van de storingen in uw faciliteit te achterhalen.
• Dit is waar u ook zou moeten overwegen om de downtime van activa handmatig of met behulp van een geïntegreerde PLC te registreren.

Hoe u uw werkordergegevens in deze fase kunt gebruiken:

Nu deze nieuwe elementen aanwezig zijn, kunt u ook gebruik gaan maken van conditiegebaseerd onderhoud met hoogwaardige meterstandgegevens of runtimegegevens van activa. Wanneer activa defect raken, weet u hoe u deze kunt repareren en kunt voorkomen dat dezelfde storing zich opnieuw voordoet.

Alles wat je zojuist hebt gelezen in vijf zinnen

• Een solide basis voor werkorders begint met het opgeven van de voltooiingsdatum, het onderhoudstype en de status.
• Maak het eenvoudig om naar werkordergegevens te verwijzen (voor zowel nieuwe als bestaande technici) door foto's, diagrammen en andere visuele elementen op te nemen.
• Houd de arbeidsuren bij om te begrijpen hoeveel tijd elke taak in beslag neemt, zodat u nauwkeuriger kunt plannen en wervingsbeslissingen kunt rechtvaardigen.
• Catalogeer onderdelen op werkorders om inzicht te krijgen in welke onderdelen u heeft gebruikt, hoe u ze heeft gebruikt en hoeveel ze u hebben gekost, zodat u kunt plannen en budgetteren met minder onbekende factoren.
• Foutcodes en grondoorzaakanalyse (RCA) zijn uw beste manieren om de reden te vinden waarom een asset kapot is gegaan, zodat u de oorzaak van het falen kunt beperken of elimineren.