Onderhoud, Productie en Financië Overbruggen: 4 Bewezen Stappen voor Betere Communicatie

De sleutel tot het verbeteren van communicatie tussen afdelingen is eigenlijk heel simpel: wederzijds begrip en alignment.

Het klinkt voor de hand liggend. Maar in de praktijk kan het uitdagend zijn.

Als u in onderhoud of productie of financies werkt, dan bent u betrokken bij assetbeheer. En omdat assetbeheer ieders zaak is, betekent dit dat iedereen betrokken moet zijn en werken naar gemeenschappelijke doelen. De ISO 55001 eisen stellen dat het wat, wanneer, hoe, en wie van communicatie bepaald moet worden. Het is makkelijk te zien dat het vaak een strijd kan zijn om andere afdelingen te begrijpen, dus hier zijn 4 eenvoudige stappen die uw organisatie kan ondernemen om de magie te laten gebeuren.

1. Doelen delen.
2. Relaties opbouwen.
3. Cross-functionele teams vormen.
4. Communicatiemiddelen gebruiken.

Maar eerst, een snel woord over rivaliteit.

U werkt waarschijnlijk in een afdeling. U ervaart waarschijnlijk rivaliteit met een andere afdeling, toch? Op regelmatige basis? Zelfs interdepartementale conflicten? Toenemende ronden e-mailtennis. Vies kijken bij de watercooler. Gefluister en spot in de hal. De andere afdeling 'onder de bus gooien' bij de wekelijkse vergadering. Dit is niet ongebruikelijk volgens een studie. U kunt er wohl wel voor argumenteren dat het menselijke natuur is. U zet mensen in 'teams' en ze willen natuurlijk de anderen overtreffen – de rivalen – zelfs als ze voor hetzelfde bedrijf werken.

Het is een lastige zaak om te elimineren, rivaliteit. Maar uiteindelijk verspilt het tijd en dollars.

Maar wat is het probleem tussen onderhoud, productie en financies? Als u in proces- of productie-industrieën werkt, heeft u waarschijnlijk deze dingen gehoord:

Financiën: Waarom moet de onderhoudsmanager de duurste mechanische afdichtingen kopen? Er zijn genoeg goedkopere beschikbaar? Begrijpen ze winst en verlies niet?

Onderhoud: Het is ridiculus. We plannen en scheduelen de onderhoudsdag, dan gaat productie en annuleert het. Weer! Ze zeiden gisteren in de vergadering niets.

Productie: Waarom insisteert financies op het kopen van goedkope verpakking uit het buitenland? Het verpest de verpaktmachine elke twee dagen. Ze snappen de druk niet waar we onder zitten. Heeft onderhoud iemand die het kan repareren?

Herkenbaar?

Dit is waarom senior organisatorisch management positieve departementale relaties moet bevorderen om gedeelde en gemeenschappelijke doelen. Krijg de mensen aan het praten en zet ze in cross-functionele teams op elk mogelijk moment.

Laten we kijken naar de vier eenvoudige maar cruciale stappen naar betere communicatie, begrip en alignment tussen onderhoud, productie en financies.

1. Doelen delen

Het is cruciaal om verschillen te overwinnen en succes te behalen. Dit begint met het vinden van gemeenschappelijke grond, en een goed beginpunt is het vinden van gemeenschappelijke doelen. In de context van assetbeheer, moeten alle afdelingsdoelen afgeleid worden van het algehele organisatieplan:

Dit betekent dat hoewel afdelingen hun eigen doelen, objectieven en taken zullen hebben, alles moet afgeleid worden van het organisatieplan, dwz. de gedeelde set doelen waar iedereen een 'line of sight' van heeft. Dit creëert de gewenste alignment.

Een voorbeeld van een onderhoudsdoel dat traditioneel 'beïnvloedt' productie is geplande downtime om preventief onderhoud (PM) uit te voeren. Dit is vaak een misalignment en de oorzaak van wrijving tussen de twee. Productie zit onder druk om de cijfers te halen. En als het achterloopt, ziet het PM's als iets dat uitgesteld kan worden naar een ander moment. Onderhoud ziet PM's als essentieel voor het behoud van assetprestaties, dwz. om de cijfers te halen. Onderhoud en Productie moeten het plan overeenkomen en vast houden en het moet afgeleid zijn van het Organisatieplan.

2. Relaties opbouwen

Deze stap nemen betekent mensen aan het praten krijgen en vaak betekent dit informeel. Mensen moeten leren kennen. Wat is het nut als het productieteam en het onderhoudsteam in verschillende gebouwen zitten en zelden elkaar zien? En als het financiëteam 100% remote werkt? Hier zijn enkele ideeën die uw organisatie kan implementeren:

Teamlunches: Bestel ab en toe pizza's en frisdranken. Het kan helpen een informeel gesprek te bevorderen. Misschien plannen na een projectafsluiting of onderhoudsstopperiode.

Clubs/teams creëren: Hoe zit het met een bedrijfsvoetbal- of basketbalteam? Er zijn zoveel opties om verschillende mensen samen te brengen.

Kwartaalretraites: Teambuilding evenementen voor groepsprobleemoplossing of simpelweg getaways voor de senior teamleiders van onderhoud, productie en financies. Deze kosten geld maar leveren langetermijn sterkere relaties en doelbereiking op. En dat is een sterker bottom line.

3. Cross-functionele teams vormen

De beste tijd om dit te doen is op een assetbeheerproject. Bijvoorbeeld, de introductie of upgrade van een nieuwe productielijn. Dit is een geweldig voorbeeld van wanneer teams gevormd moeten worden uit verschillende afdelingen: productie, onderhoud, financies, projecten, inkoop, gezondheid en veiligheid, en anderen. Maar het punt is dat het als een professioneel project moet worden gedraaid en beheerd. Hier zijn de cruciale stappen om een succesvol cross-functioneel team te vormen:

1. Identificeer de benodigde expertise voor een succesvolle uitkomst. Het is niet goed om de 1e-jaars leerling verantwoordelijk te maken voor het ontwikkelen van het onderhoudsplan.
2. Selecteer de juiste personages – u hebt teamspelers nodig. Leiders, werkbijen, en alles ertussenin. Geen team vol ego's.
3. Zorg voor kwalitatief leiderschap - het project zal een leercurve voor allen zijn, maar zorg dat u ervaren projectleiders hebt die het sturen.
4. Wees helder over elk teamlid's doel. Verwarring kost.
5. Creëer een teamhandvest: consensus en akkoord over doelen. Onthoud, 'de line of sight'?
6. Stel een specifiek budget in.
7. Creëer projectschema's en plannen en zorg dat iedereen te allen tijde zichtbaarheid heeft.
8. Creëer communicatielijnen en een communicatieplan.

4. Communicatiemiddelen gebruiken

Of op een project of niet, wat zijn de tools die we kunnen gebruiken om onderhoud, productie en financies samen te brengen om effectief te communiceren? Gelukkig voor u, er zijn er genoeg:

Intranet & fora – Een open repository van informatie waar financies zakelijke financiële prestaties kunnen uploaden; productie doelen en compliance kan tonen, en onderhoud KPI's voor werkbeheer en beschikbaarheid kan demonstreren. Fora zijn bijzonder goed voor kennisoverdracht tussen afdelingen.

Digitale nieuwsbrieven – Deze vervangen de oude papieren kopieën. Bezorgd per e-mail, is het een geweldige manier om snel informatie aan alle afdelingen in een organisatie over te brengen. Geweldig voor het presenteren van case studies: productie introduceert nieuwe herbruikbare verpakking; onderhoud upgrade naar een nieuw EAM of CMMS; financies bevestigt financiering voor een nieuwe productielijn.

Digitale signalering –. Deze borden zijn programmeerbaar en kunnen allerlei afdelingsupdates tonen en zijn een geweldige alternatief voor nieuwsbrieven voor wie niet achter een computer werkt: technici en operators bijvoorbeeld.

Collaboratietools – Er zijn er veel zoals Google Meet en Docs, Teams, enz. Deze tools staan afdelingen en teams toe om in real-time te collaboreren door bestandsdeling, app-deliging, videobellen en stemmen, en zelfs instant messaging. Een geweldige plek om cross-departementale informatie te delen.

EAM/ CMMS – In plaats van geïntegreerd te zijn en de problemen die daaruit volgen, kunnen deze functies ingebouwd zijn in een ERP-systeem. Dit stelt een enkele bron van informatie voor financies en onderhoud in. Grotere kostenbewustwording wordt bereikt doordat de software niet gesiloëerd is van de ERP, en de synchronisatie tussen de twee stelt verhoogde productiviteit en eenvoudigere communicatie in. Bovenop al dit, zijn analytics en KPI's gemakkelijk te communiceren aan allen – of dat nu assetbeschikbaarheid, open werkorders of MTBF is.

Dus, dit zijn vier eenvoudige stappen om de communicatie tussen onderhoud, productie en financies te verbeteren en, in feite, elke afdeling in uw organisatie in de context van assetbeheer. Communicatie - zoals cultuur - kan organisaties maken of breken.

Zoals iemand ooit zei, 'teamwork makes the dream work'.