Onderhoud, productie en financiën overbruggen:4 bewezen stappen om de communicatie tussen afdelingen te verbeteren

De sleutel tot het verbeteren van de communicatie tussen afdelingen is eigenlijk heel simpel:wederzijds begrip en afstemming.

Het klinkt voor de hand liggend. Maar in de praktijk kan het een uitdaging zijn.

Zit je in onderhoud, productie of financiën, dan houd je je bezig met asset management. En omdat vermogensbeheer een zaak van iedereen is, betekent dit dat iedereen betrokken moet zijn en aan gemeenschappelijke doelen moet werken. In de ISO 55001-vereisten staat dat de wat , wanneer , hoe , en wie van de communicatie moet worden bepaald. Het is echter gemakkelijk in te zien dat het vaak lastig kan zijn om andere afdelingen te begrijpen. Daarom volgen hier vier eenvoudige stappen die uw organisatie kan nemen om de magie te laten gebeuren.

1. Deel doelen.
2. Bouw relaties op.
3. Vorm cross-functionele teams.
4. Gebruik communicatiemiddelen.

Maar eerst een kort woordje over rivaliteit.

Waarschijnlijk werk je op een afdeling. Je ervaart waarschijnlijk rivaliteit met een andere afdeling, toch? Op regelmatige basis? Zelfs interdepartementale conflicten? Steeds spannendere rondes e-mailtennis. Vuile blikken over de waterkoeler. Gefluister en grijns in de gang. Bij de wekelijkse vergadering de andere afdeling ‘onder de bus’ gooien. Volgens één onderzoek is dit helemaal niet ongebruikelijk. Je zou waarschijnlijk kunnen beweren dat het de menselijke natuur is. Je plaatst mensen in ‘teams’ en ze willen natuurlijk de anderen – de rivalen – verslaan, zelfs als ze voor hetzelfde bedrijf werken.

Het is moeilijk om rivaliteit te elimineren. Maar uiteindelijk verspilt het tijd en geld.

Maar wat is het probleem tussen onderhoud, productie en financiën? Als u in de proces- of productie-industrie werkt, heeft u deze waarschijnlijk wel eens horen zeggen:

Financiën: Waarom moet de onderhoudsmanager de duurste mechanische afdichtingen kopen? Zijn er genoeg goedkopere beschikbaar? Krijgen ze geen winst en verlies?

Onderhoud: Het is belachelijk. Wij plannen en plan de onderhoudsdag, waarna de productie stopt en deze annuleert. Opnieuw! Ze hebben gisteren tijdens de vergadering niets gezegd.

Productie: Waarom dringt de financiële wereld erop aan goedkope verpakkingen uit het buitenland te kopen? Het verprutst de wikkelmachine om de dag. Ze begrijpen niet de druk waaronder wij staan. Heeft het onderhoud iemand die dit kan repareren?

Klinkt bekend?

Dit is de reden waarom het senior management van de organisatie positieve afdelingsrelaties moet koesteren rond gedeelde en gemeenschappelijke doelen. Zorg ervoor dat de mensen communiceren en plaats ze bij elke gelegenheid in multifunctionele teams.

Laten we eens kijken naar de vier eenvoudige maar cruciale stappen naar een betere communicatie, begrip en afstemming tussen onderhoud, productie en financiën.

1. Deel doelen

Het is van cruciaal belang om verschillen te overwinnen en succes te behalen. Dit begint met het vinden van een gemeenschappelijke basis, en een goed beginpunt is het vinden van gemeenschappelijke doelen. In de context van asset management moeten de doelstellingen van alle afdelingen worden afgeleid van het algemene organisatieplan:

Wat dit dus betekent is dat, hoewel afdelingen hun eigen doelen, doelstellingen en taken zullen hebben, alles moet worden afgeleid van het organisatieplan, dat wil zeggen de gedeelde reeks doelen waar iedereen zicht op heeft. Hierdoor ontstaat de gewenste uitlijning.

Een voorbeeld van een onderhoudsdoelstelling die traditioneel de productie ‘beïnvloedt’ is geplande stilstand om preventief onderhoud (PM) uit te voeren. Dit is vaak een verkeerde uitlijning en de oorzaak van wrijving tussen de twee. De productie staat onder druk om de cijfers te halen . En als het achterloopt, beschouwt het PM's als iets dat een andere keer kan worden uitgesteld. Onderhoud beschouwt PM's als essentieel voor het op peil houden van de prestaties van assets, d.w.z. om de cijfers te halen . Onderhoud en Productie moeten het eens zijn over en zich houden aan het plan en het moet afgeleid zijn van het Organisatieplan.

2. Relaties opbouwen

Deze stap zetten is mensen aan het praten krijgen, en vaak betekent dit informeel. Mensen moeten elkaar leren kennen. Wat heb je eraan als het productieteam en het onderhoudsteam in verschillende gebouwen gevestigd zijn en elkaar zelden zien? En als het financiële team 100% op afstand opereert? Hier zijn enkele ideeën die uw organisatie zou kunnen implementeren:

Teamlunches :Haal af en toe de bestelde pizza's en frisdranken. Het kan helpen om een ​​informeel gesprek te bevorderen. Misschien kunt u dit plannen na een projectafsluiting of onderhoudsstopperiode.

Creëer clubs/teams :Wat dacht je van het opzetten van een bedrijfsvoetbal- of basketbalteam? Er zijn zoveel mogelijkheden om verschillende mensen bij elkaar te brengen.

Dwarsmaandelijkse retraites :Teambuilding-evenementen voor het oplossen van groepsproblemen of gewoon uitjes voor de senior teamleiders van onderhoud, productie en financiën. Deze brengen kosten met zich mee, maar zorgen voor sterkere relaties op de lange termijn en het bereiken van doelen. En dat is een sterker resultaat.

3. Vorm cross-functionele teams

De beste tijd om dit te doen is tijdens een assetmanagementproject. Bijvoorbeeld de introductie of upgrade van een nieuwe proceslijn. Dit is een goed voorbeeld van wanneer teams moeten worden gevormd uit verschillende afdelingen:productie, onderhoud, financiën, projecten, inkoop, gezondheid en veiligheid, en andere. Maar het punt is dat het moet worden uitgevoerd en beheerd als een professioneel project. Dit zijn de cruciale stappen voor het vormen van een succesvol crossfunctioneel team:

1. Identificeer de expertise die nodig is voor een succesvol resultaat. Het heeft geen zin om de eerstejaars leerling verantwoordelijk te laten zijn voor het opstellen van het onderhoudsplan.
2. Selecteer de juiste persoonlijkheden – je hebt teamspelers nodig. Leiders, werkbijen en alles daartussenin. Geen team vol ego's.
3. Zorg voor kwaliteitsvol leiderschap - het project zal voor iedereen een leercurve zijn, maar zorg ervoor dat u ervaren projectleiders heeft die het project aansturen.
4. Wees duidelijk over het doel van elk teamlid. Verwarringskosten.
5. Creëer een teamcharter:consensus en overeenstemming over doelstellingen. Weet je nog, ‘de zichtlijn’?
6. Stel een specifiek budget in.
7. Maak projectplanningen en -plannen en zorg ervoor dat iedereen te allen tijde inzicht heeft.
8. Maak communicatielijnen en een communicatieplan.

4. Gebruik communicatiemiddelen

Of het nu om een project gaat of niet, wat zijn de tools die we kunnen gebruiken om onderhoud, productie en financiën samen te brengen en effectief te communiceren? Gelukkig voor jou zijn er genoeg:

Intranet en forums – Een open opslagplaats van informatie waar financiën de financiële prestaties van bedrijven kunnen uploaden; productie zou doelstellingen en naleving kunnen aantonen, en onderhoud zou KPI's voor werkbeheer en beschikbaarheid kunnen aantonen. Forums zijn vooral goed voor kennisoverdracht tussen afdelingen.

Digitale nieuwsbrieven – Deze vervangen de oude papieren exemplaren. Het wordt per e-mail geleverd en is een geweldige manier om snel informatie over te brengen naar alle afdelingen in een organisatie. Ideaal voor het presenteren van casestudies:productie die nieuwe recyclebare verpakkingen introduceert; onderhoudsupgrade naar een nieuw EAM of CMMS; financiering voor het veiligstellen van de financiering voor een nieuwe proceslijn.

Narrowcasting – . Deze borden zijn programmeerbaar en kunnen allerlei afdelingsupdates tonen en zijn een geweldig alternatief voor nieuwsbrieven voor degenen die niet achter een computer werken:technici en operators bijvoorbeeld.

Samenwerkingstools – Er zijn er veel, zoals Google Meet en Documenten, Teams, enzovoort. Met deze tools kunnen afdelingen en teams in realtime samenwerken door bestanden te delen, apps te delen, video- en spraakoproepen te gebruiken en zelfs instant messaging. Een geweldige plek om informatie tussen afdelingen te delen.

EAM/CMMS – In plaats van te worden geïntegreerd en de problemen die daaruit voortvloeien, kunnen deze functies worden ingebouwd in een ERP-systeem. Hierdoor ontstaat één informatiebron voor financiën en onderhoud. Er wordt een groter kostenbewustzijn bereikt doordat de software niet wordt geïsoleerd van de ERP, en de synchronisatie tussen de twee zorgt voor een hogere productiviteit en eenvoudigere communicatie. Bovendien kunnen analyses en KPI's eenvoudig met iedereen worden gecommuniceerd, of het nu gaat om de beschikbaarheid van activa, openstaande werkorders of MTBF.

Dit zijn dus vier eenvoudige stappen om de communicatie tussen onderhoud, productie en financiën en feitelijk elke afdeling in uw organisatie te helpen verbeteren in de context van asset management. Communicatie kan net als cultuur organisaties maken of breken.

Zoals iemand ooit zei:‘teamwerk zorgt ervoor dat de droom werkt’.