Twee belangrijke CMMS-configuratievragen:beantwoord

Er zijn twee vragen die ik vaak krijg als ik praat met nieuwe klanten die bezig zijn met het opzetten van hun eerste CMMS. Ze vragen:"welke assets moet ik opnemen in mijn CMMS?" wat snel wordt gevolgd door "Hoe moet ik de activaboom ordenen?"

Helaas zijn individuele omstandigheden erg belangrijk bij het geven van advies over deze vragen en beginnen de antwoorden vaak met “Het hangt ervan af…”. Laten we eens kijken waar u aan moet denken wanneer u probeert uit te zoeken welke items u in uw CMMS moet opnemen.

Welke items moet u opnemen in uw CMMS?

Er zijn twee belangrijke overwegingen die u zullen helpen bepalen welke items u in uw CMMS wilt opnemen.

• Ten eerste moet uw CMMS functioneel zijn:voor u, uw personeel en uw gastaanvragers.
• Ten tweede zou u zinvolle gegevens uit uw CMMS moeten kunnen halen

Uw CMMS moet functioneel zijn

Optimale functionaliteit treedt op wanneer uw CMMS voldoende middelen heeft zodat uw gebruikers snel het juiste middel kunnen selecteren, zonder overspoeld te worden door details.

In een school zou het bijvoorbeeld verstandig zijn om in elk klaslokaal een "verlichtingssysteem" op te nemen in het CMMS. In dit scenario kan een gebruiker eenvoudig het verlichtingssysteem in klaslokaal A001 selecteren en een technicus opdracht geven om de lamp te vervangen. Omgekeerd zou het onverstandig zijn om elke gloeilamp in elk klaslokaal, omdat een gebruiker het erg moeilijk zou vinden om te zeggen of licht nummer 4 of nummer 5 in klaslokaal A001 is doorgebrand. In ieder geval zal de technicus het klaslokaal bijwonen en vervolgens zoeken naar het kapotte licht om te repareren. Te veel details zijn zinloos als het gaat om de praktische aspecten van het doen van onderhoud.

Kies een niveau van activadetail dat helpt en de mensen die het CMMS gebruiken niet hindert.

Kun je zinvolle gegevens uit je CMMS halen?

Als u zinvolle gegevens uit uw CMMS wilt halen, moet u voldoende details hebben in de middelen die u opneemt. Zonder dit detail kunt u nooit de soorten activa identificeren waaraan u te veel uitgeeft.

Terugkerend naar het schoolvoorbeeld:de individuele klaslokalen zouden niet de meest gedetailleerde troef moeten zijn in het CMMS. Het is verstandig om het verlichtingssysteem voor elk klaslokaal in het CMMS op te nemen, evenals de airconditioning- en verwarmingssystemen. Met deze opstelling is het gemakkelijk om het onderhoudsgeld dat wordt besteed aan verlichting, airconditioning en verwarming voor de hele school te differentiëren.

Samenvattend:u moet de activa gedetailleerd genoeg maken om de kosten te kunnen onderzoeken, maar niet te gedetailleerd zodat een over het algemeen intelligente gebruiker niet gemakkelijk het juiste activum uit een lijst kan kiezen.

Hoe moet ik mijn activaboom ordenen?

Een activaboom is het systeem waarmee uw activa in uw CMMS worden gerangschikt. Ik heb bijvoorbeeld een CMMS voor mijn huis ingesteld. In de activastructuur voor mijn huis is de 'Koelkast' een onderliggende activa van de 'keuken' en de 'keuken' is zelf een onderliggende activa van de 'Mijn huis'.

U dient uw asset tree zo in te stellen dat het voor de mensen die het onderhoud doen gemakkelijk is om de asset te vinden. Als u hierover nadenkt, bedenk dan hoe u zou beschrijven waar u het item kunt vinden als u aan het telefoneren bent. Je zou waarschijnlijk zeggen:"De koelkast in de keuken doet het niet meer". Hiermee wordt duidelijk dat je het niet over de bierkoelkast in de buitengarage hebt. Als uw faciliteit meer dan één activum van hetzelfde type zal hebben, helpt het ook om een ​​naamgevingsconventie voor activa te hebben, zodat er geen dubbelzinnigheid is over naar welk activum wordt verwezen.

Kortom, u moet uw activaboom zo indelen dat u dingen gemakkelijk kunt vinden.

Het hierboven beschreven systeem is prima voor items die stationair zijn, maar hoe zit het met activa zoals voertuigen of laswagens die mobiel zijn en zich op verschillende locaties op verschillende tijdstippen bevinden? Je moet jezelf opnieuw de vraag stellen:"hoe zou ik dit aan de telefoon omschrijven?" Met deze aanpak vindt u waarschijnlijk een leuke manier om uw vermogen in de boom te verzamelen. Uw activastructuur kan bijvoorbeeld al uw voertuigen groeperen als onderliggende activa van "Mobiele vloot", en uw laswagen kan worden gegroepeerd onder "Mobiele werkplaatsgereedschappen". Belangrijk is dat de gebruikers van uw systeem in staat moeten zijn om het item dat ze willen snel en logisch te vinden.

Hoeveel activa moet ik in mijn activastructuur opnemen?

We hebben een analyse gemaakt van het aantal activa dat is opgenomen in de activaboom van bedrijven die ons CMMS met succes hebben geïmplementeerd. We definieerden een succesvol bedrijf als een bedrijf dat zijn CMMS meer dan 2 maanden na de eerste aankoop nog steeds gebruikt en niet is gestopt met het gebruik ervan. De resultaten zijn hieronder weergegeven. Het is heel duidelijk dat een bedrijf met meer dan 25 assets per gebruiker meer succes heeft met hun CMMS-implementatie dan een bedrijf met 25 assets per gebruiker of minder. Het snel toevoegen van 25 of meer middelen is een geweldige manier om ervoor te zorgen dat uw CMMS op de juiste manier van start gaat.