Hoe u uw baas (en hun baas) ervan kunt overtuigen dat u een CMMS nodig heeft

Maak kennis met Justin…

Justin is manager materieel en inkoop bij een industrieel baggerbedrijf. Zijn apparatuur is niet betrouwbaar. Zijn team is lang niet zo efficiënt als ze zouden moeten zijn. Het onderhouden van zijn machines kost veel te veel.

Maar Justin weet hoe hij dit allemaal moet oplossen:creëer betere processen en zorg voor de tools voor zijn team om ze te implementeren.

Hij werpt de oplossing, maar hij is stilgelegd. Er is geen geld voor. Justin en zijn team moeten het doen met hun oude, disfunctionele systemen.

Een niet zo kleine verkeersdrempel

Dit verhaal heeft een happy end, maar het is het bewijs van een veelvoorkomend probleem:Onderhoud verliest vaak de strijd om het budget.

Als je bloeddruk stijgt, ben je waarschijnlijk te vaak Justin geweest (of Justin gezien). Maar dat betekent niet dat alle hoop verloren is.

Bekijk hoe Justin omging met de verkeersdrempel van zijn onderhoudsteam

Lees meer

Een strijdplan

Dit artikel bereidt je voor om je visie op een nieuwe en verbeterde onderhoudsoperatie te verkopen aan je baas, hun baas en iedereen met sleutels van de kluis.

We richten ons specifiek op het verkrijgen van het startsein voor een CMMS, aangezien nieuwe technologie vaak de hoogste ROI oplevert, maar met het grootste prijskaartje en verandering in de bedrijfscultuur.

Meer informatie nodig over het kopen van een CMMS? Bekijk onze CMMS-kopersgids

Ontvang je gids

Inhoudsopgave

1. Vijf voordelen van een CMMS waar bedrijfsleiders om geven
2. Vier dingen die besluitvormers zullen haten aan uw CMMS-project (en hoe ze van gedachten kunnen veranderen)
3. Negen vragen om jezelf te stellen bij het voorbereiden van een CMMS
4. Uw pitch afronden

Vijf voordelen van een CMMS waar bedrijfsleiders om geven

U moet de taal van bedrijfsleiders spreken om hun aandacht te trekken. Er zijn vijf gebieden waar besluitvormers het meest om geven. Een CMMS kan in elk daarvan een rol spelen.

1. Waar besluitvormers om geven:groei

De status-quo windt bedrijfsleiders niet op. Volgens een onderzoek van PWC zegt 81% van de CEO's van industriële productie dat groei van het bedrijf bovenaan hun takenlijst staat.

Groei betekent meer geld voor het bedrijf, maar het betekent ook een groter stuk van de taart krijgen dan concurrenten. Dit is een trefzekere formule voor succes op de lange termijn.

Hoe een CMMS daarbij helpt

Twee woorden:efficiëntie en betrouwbaarheid.

Meer produceren en minder verspillen is de zekerste weg naar groei. Een van de nuttigste kenmerken van een CMMS is de mogelijkheid om u te helpen bij het plannen en optimaliseren van preventief en op conditie gebaseerd onderhoud en andere geavanceerde strategieën. Dit leidt tot gezondere machines die meer produceren met een hogere kwaliteit. Het vermindert ook uitvaltijd, overbevoorrading en verspilling van middelen.

2. Waar besluitvormers om geven:kosten

"De eerste vraag die u waarschijnlijk wordt gesteld, is:'Hoeveel geld zal het besparen en waar?" zegt Stuart Fergusson, senior manager sales engineering van Fiix, over het pitchen van een CMMS.

Met uitgaven altijd in de gedachten van bedrijfsleiders, is het duidelijk dat elke grote investering in technologie ergens anders in het bedrijf kostenbesparingen zal moeten opleveren.

Hoe een CMMS daarbij helpt

We hebben gekeken naar de kosten en ROI van CMMS-software, maar als u op zoek bent naar een paar snelle cijfers (met dank aan ReliabilityWeb), zijn hier een paar die uw baas wakker maken en opmerken:

• Een verlaging van 5%-15% van de totale onderhoudskosten door beter workflowbeheer
• Kostenbesparingen tot 20% door geoptimaliseerde voorraad en inkoop
• Een reductie van 20% in downtimekosten door verbeterde productiviteit en toewijzing van middelen

Joe Netherland, onderdelenmanager bij Liberty Oilfield Services, heeft deze kostenbesparende voordelen persoonlijk gezien. Voordat het een CMMS kreeg, zou het team van Joe enorme hoeveelheden voorraad missen, met enorme, onnodige kosten tot gevolg. Met een CMMS kon Joe dit probleem oplossen door elk onderdeel dat ze gebruikten te documenteren.

"Nu zijn deze driemaandelijkse inventarissen non-events", zegt Joe. "Onze CFO vertelde ons dat het dollarcijfer nu zo klein is dat we ons geen zorgen hoeven te maken."

3. Waar besluitvormers om geven:mensen

Het vinden en vasthouden van de juiste mensen is iets waar veel bedrijfsleiders zich zorgen over maken. Volgens een onderzoek van KPMG maakt meer dan 75% van de CEO's zich zorgen over het aannemen van werknemers met de juiste vaardigheden.

Dat aantal is geen verrassing, aangezien het gemiddeld 33% van het jaarsalaris van een werknemer kost om een ​​vervanger in dienst te nemen, om nog maar te zwijgen van de tol die het personeelsverloop eist van de bedrijfscultuur, efficiëntie en innovatie.

Hoe een CMMS daarbij helpt

"De grootste uitdaging voor de onderhoudsindustrie is het gebrek aan geschoolde arbeidskrachten aan de horizon", zegt Stuart. "Zonder die vaardigheden zal apparatuur niet zo betrouwbaar zijn als fabrikanten ze nodig hebben."

Helaas lost CMMS-software deze crisis niet op. Maar het kan de impact van de omzet (die al meer dan 20% bedraagt ​​in de branche) nu en in de toekomst helpen verminderen. Een CMMS slaat alle kennis en informatie over assets, onderdelen, workflows en meer op één plek op. Nieuw onderhoudspersoneel kan sneller aan boord komen en de steile leercurve overslaan. Met CMMS-integraties kunnen onderhoudsgegevens ook worden gedeeld met andere afdelingen, zodat ze niet in de steek worden gelaten als de omzet uw team treft.

4. Waar besluitvormers om geven:informatie

Gegevens zijn ongelooflijk waardevol. In feite is het misschien wel de meest waardevolle hulpbron op aarde. Het helpt uw ​​bedrijf elke beslissing te optimaliseren, problemen te voorzien en erop voor te bereiden voordat ze bedrijfsmoordenaars worden. Kortom, bedrijfsleiders willen meer data, ze willen het sneller en ze willen er een winnende strategie van kunnen maken.

Hoe een CMMS daarbij helpt

Een CMMS helpt uw ​​onderhoudsteam om meer informatie te verzamelen en ervoor te zorgen dat deze nauwkeurig, georganiseerd en nuttig is.

Onderhoudssoftware neemt alle informatie die u al verzamelt en maakt het gemakkelijker om te loggen en te vinden, vooral omdat technici activageschiedenissen, werkorders, auditlogboeken en meer in hun zak kunnen hebben met mobiele CMMS-apps. CMMS-integraties betekenen ook dat uw software verbinding kan maken met activasensoren en andere gegevensverzamelaars, zoals PLC's en SCADA-systemen. Het is een probleemloze manier om nauwkeurige gegevens te krijgen over de staat en prestaties van activa.

Combineer dit met geautomatiseerde rapportage en je hebt een superkrachtige analysetool aan je bedrijf toegevoegd. Met voldoende gegevens en de juiste processen kan die informatie worden gebruikt om storingen te voorspellen, de inkoop van onderdelen te optimaliseren, kosten te besparen, de prestaties van de apparatuur te verbeteren en meer.

5. Waar besluitvormers om geven:beveiliging

We hebben allemaal de verhalen gehoord van grote bedrijven die worden gehackt. Het is een nachtmerrie die geen enkele bedrijfsleider wil meemaken. In feite noemde 20% van de CEO's in dit onderzoek cyberbeveiliging als een van hun top vijf van zorgen. Elk project met de toegevoegde bonus van betere beveiliging zal met open armen worden ontvangen.

Ontvang hier een sjabloon voor het afstemmen van zakelijke doelen op onderhoudsdoelen

Hoe een CMMS daarbij helpt

Cloudgebaseerde CMMS-software maakt het beveiligen van uw onderhoudsgegevens een makkie. Het vergrendelt al uw gegevens op beveiligde servers met back-ups, waardoor het risico op verlies van zowel fysieke als digitale gegevens wordt geëlimineerd.

Justin, de volhardende onderhoudsprofessional uit ons verhaal, werkt in orkaangebied en weet uit de eerste hand hoe cloudgebaseerd CMMS de broodnodige beveiliging kan bieden.

"Als een orkaan mijn gebouw raakt en wegvaagt", zegt Justin, "ben ik al mijn gegevens kwijt."

Het opslaan van uw gegevens in een cloudgebaseerd CMMS is de beste manier om ervoor te zorgen dat onderhoud geen zwakke schakel is als het om beveiliging gaat.

Bekijk 20 van de grootste voordelen die een CMMS biedt

Lees meer

Vier dingen die besluitvormers zullen haten over uw CMMS-project (en hoe ze van gedachten kunnen veranderen)

Laten we de feiten onder ogen zien:het gaat niet allemaal van een leien dakje bij het pitchen van een CMMS. Door je voor te bereiden op bezwaren voordat ze naar voren worden gebracht, kun je een nee in een ja veranderen.

De meeste bedrijfsleiders zullen u niet vertellen dat een project niet genoeg waarde heeft. In plaats daarvan zullen ze je vertellen dat er niet genoeg geld voor is. Laat dit je niet naar beneden halen. Als de ROI hoog genoeg is, wordt het geld gevonden.

Hier zijn een paar tips om de waarde van een CMMS te laten zien:

1. Leg het probleem uit en wees specifiek. Laat ze bijvoorbeeld zien wat een recente storing het bedrijf heeft gekost en hoe dit met software had kunnen worden voorkomen.
2. Vergroot de winst. Pak de potentiële voordelen en versterk ze. Als een grote storing één keer per maand werd voorkomen, hoeveel productiever zou uw bedrijf dan in een jaar kunnen zijn?
3. Laat de opening zien. Bewijs dat uw problemen niet kunnen worden opgelost met de tools, het budget, de mensen en de processen die u al heeft. Waar zijn de hiaten die alleen een CMMS kan opvullen?

Een CMMS zal grote voordelen opleveren, maar hoe lang duurt het om ze te krijgen? Een jaar? Drie jaar? Meer? Een bedrijfsleider zal het willen weten.

Voordat u het idee van een CMMS naar een besluitvormer brengt, is het een goed idee om een ​​routekaart voor het project te maken met belangrijke mijlpalen. Identificeer quick wins, langetermijndoelen, KPI's en benchmarks. Uw routekaart hoeft niet definitief te zijn, maar u moet wel een goed idee hebben van welke gebieden u snel het beste rendement opleveren.

Brainstorm over enkele obstakels om snelle waarde en strategieën te zien om ze te overwinnen. Als het verplaatsen van uw gegevens naar een CMMS u bijvoorbeeld veel tijd gaat kosten, overweeg dan hoe een CMMS-provider u een deel van dat werk uit handen kan nemen.

In een perfecte wereld zou je het CMMS uitrollen, het personeel zou het omarmen en de waarde zou binnenkomen. Helaas leven we niet in een perfecte wereld.

Grote technische projecten komen onderweg meestal een of twee (of tien) obstakels tegen. Deze verkeersdrempels kunnen de productiviteit vertragen, groei belemmeren en de bedrijfscultuur verzuren. Knijp dit probleem in de kiem door ervoor te zorgen dat de belangrijkste belanghebbenden vanaf het begin bij het project betrokken zijn en er een CMMS-kampioen wordt aangesteld. Dit zal niet elke hapering wegnemen, maar het verzekert bedrijfsleiders dat de cultuur niet wordt doorbroken voordat het project van start gaat.

De meest voorkomende bron van dit bezwaar is een gebrek aan vertrouwen in de CMMS-provider. Ze vertrouwen de leverancier niet om te doen wat nodig is om succes op de lange termijn te behalen, zoals het helpen van veranderingsbeheer of evolueren om met het bedrijf mee te groeien.

Bouw vertrouwen op in het project door bewijs van succes te tonen. Zoek bijvoorbeeld concurrenten in uw branche die een CMMS gebruiken en resultaten zien. Zoek naar casestudy's van bedrijven die hun bedrijfsvoering hebben verbeterd met onderhoudssoftware. Bedrijfsleiders vertrouwen ook andere bedrijfsleiders. Vind beoordelingen of feedback uit de eerste hand van mensen met vergelijkbare functietitels. Het kan nooit kwaad om via LinkedIn te zoeken of een paar telefoontjes te plegen om deze informatie te krijgen.

Negen vragen die je jezelf moet stellen als je je voorbereidt op het pitchen van een CMMS

Wat gaat het kosten? U weet misschien geen exact aantal, maar u heeft enkele schattingen en opties.

Welk probleem lost het op? Verwijs naar praktijkvoorbeelden van hoe een CMMS het risico kan verminderen en kwantificeerbare voordelen van het oplossen van het probleem kan presenteren.

Wat zijn de alternatieven? Bereid je voor om de beslisser te vertellen waarom ze niet beter zijn.

Hoe lang duurt het om de waarde te zien? Kom aan tafel met een concept van een stappenplan.

Wie krijgt de leiding over het project? Bepaal wie verantwoordelijk is en hoe dit hun andere verantwoordelijkheden zal beïnvloeden. Krijg commitment voor het project van de belangrijkste belanghebbenden.

Hoe zal het project andere delen van de organisatie beïnvloeden? Kijk naar mogelijke voordelen, verstoringen en use cases voor business units buiten onderhoud. Overweeg ook of het CMMS gemakkelijk kan worden gekoppeld aan de andere technologie die uw organisatie gebruikt.

Welke risico's zijn er voor het project ? Bij grote IT-projecten zijn er altijd risico's. Je hoeft alleen maar te weten wat ze kunnen zijn en hoe je je erop kunt voorbereiden.

Hoe sluit dit project aan bij de doelstellingen van uw bedrijf? Dit is je kans om te laten zien dat een CMMS impact kan hebben op de organisatie op het hoogste niveau.

Hoe ga je om met verandering? De sleutel tot softwaresucces is het managen van de verandering die nieuwe technologie met zich meebrengt. Maak een plan om iedereen aan boord te krijgen.

Uw pitch afronden

Herinner je je Justin nog vanaf het begin van dit bericht? Hij leed meer dan een jaar aan een op Excel gebaseerd onderhoudsprogramma voordat hij opnieuw een CMMS gooide. Zijn bedrijf kocht dure nieuwe apparatuur en hij greep zijn kans om te laten zien hoe nieuwe software de ROI op deze activa kon maximaliseren. Deze keer was het anders:hij kreeg groen licht om een ​​CMMS te kopen.

Het duurde niet lang na de invoering van het systeem om verbeteringen op te merken. "[In 90 dagen] zie ik een terugkeer van astronomische proporties, alleen al in termen van een vermindering van de uitvaltijd van projecten", zegt Justin.

“…We hebben een allround systeem, wat inhoudt dat het onze kosten bijhoudt, ons onderhoud bijhoudt, en het was allemaal verpakt in een leuke kleine strik in een werkorder. Dat maakte het allemaal een stuk makkelijker.”

De ervaring van Justin is het bewijs dat een goede voorbereiding je altijd de beste kans geeft om het startsein te geven voor je CMMS-project. Bedrijfsleiders hebben misschien andere prioriteiten, meningen en beperkingen, maar met een solide blauwdruk, buy-in en realistische voordelen komt u een stap dichter bij het realiseren van uw visie op een betere onderhoudsoperatie.