Conferentie-etiquette:hulpmiddelen om uw volgende branche-evenement te overleven

Michael keek ernaar uit om zijn eerste brancheconferentie bij te wonen. Hij ging zijn derde jaar in de boekhouding in en wilde de juiste mensen ontmoeten en op de hoogte blijven van trends in de sector. Helaas was hij niet voorbereid op zijn conferentie. Hij wist niet wat hij mee moest nemen, dus in plaats van iemand om hulp te vragen, pakte hij alleen vrijetijdskleding in. Er was een avondmaal en hij rende door de stad op zoek naar een huur smoking.

Michael vergat ook de nieuwste bedrijfsbrochures mee te nemen en gaf uiteindelijk al zijn visitekaartjes weg voor het einde van de driedaagse conferentie. Hoewel hij sommige van deze problemen kon overwinnen, lieten ze hem gestrest en angstig achter, en hij kon niet genieten. Michael beloofde de volgende keer beter voorbereid te zijn.

Conferenties, beurzen, seminars en vergaderingen moeten geweldige leerervaringen zijn en ook leuk. De opleiding en connecties zullen natuurlijk gebeuren, maar er zijn een paar "etiquette"-tips die u zullen helpen het meeste uit uw evenementen te halen. Volg deze en vermijd gênante of zelfs kostbare fouten. Hier zijn enkele richtlijnen:

1) De openingsreceptie

· Voorafgaand aan het bijwonen van de conferentie, doe je huiswerk en bedenk wie je de komende dagen wilt ontmoeten en zien. Blader door het welkomstpakket en markeer alle namen van mensen die je graag zou willen zien. Maak er bij aankomst je missie van om te netwerken met de uitgelichte deelnemers.

· Kom niet zo hongerig dat je de bar en het eetgedeelte aanvalt zodra je aankomt. Netwerken is het moment om elkaar te ontmoeten en te begroeten, en daarna te eten en te drinken. Ongeveer een half uur voor de openingsreceptie een snack halen. Maak er iets lichts maar vullends van, zoals een appel of een smoothie. Dan zul je tijdens de openingssessie niet verhongeren. Het doel van dit evenement is om mensen te ontmoeten en te begroeten, wat moeilijk kan zijn als je een drankje en een bord bij je hebt.

· Als u alleen bent begin bij de netwerk- of openingssessie met het benaderen van een ander individu of een kleine groep van twee tot drie personen. Het kan lastig zijn om een ​​grotere groep te benaderen, omdat het moeilijker is om in te breken en een één-op-één gesprek te beginnen. Vraag na je eerste gesprekken je nieuwe contacten om iets met je te drinken of ontmoet je bij het buffet voor eten.

· Beweeg door de kamer . Als je iemand ontmoet, stel jezelf dan voor, wissel visitekaartjes uit, praat, plan eventueel een ander tijdstip in om af te spreken, of een tijd voor een gesprek als je terugkomt op kantoor. Schud de hand als je weggaat, bedank ze en ga dan verder met de volgende persoon.

2) Algemene sessies of educatieve sessies

· Kom naar de sessie voorbereid met notebookpapier en pennen. Als je vergeten bent om wat mee te nemen, kun je misschien een notitieblok vinden in je hotelkamer of bij de receptie, maar het is beter om van tevoren voorbereid te zijn.

· Niet gebruiken twee of drie zetels omhoog. Ga meteen naar binnen en ontmoet een nieuw iemand die naast je zit. Stel jezelf voor. Geniet van hun gezelschap voordat de spreker begint. Kom vroeg, ga voorin zitten en leer zoveel als je kunt.

· Dit is een tijd leren. Als je met een praatgrage deelnemer bent, vertel hem dan beleefd dat je graag na de sessie wilt praten. Wees beleefd, oprecht en vastberaden. Vertel het ze meteen aan het begin van het gesprek. Als je te lang wacht om iets te zeggen, kun je verslaafd raken aan het gesprek en zal het ongemakkelijker zijn om eruit te komen.

· Respecteer de spreker. Als spreker kan het frustrerend zijn om voor een groep op een podium te staan ​​en te beseffen dat de aanwezigen met elkaar aan het chatten zijn. Als je een gesprek moet voeren of moet bellen, verlaat dan uit respect de kamer.

3) Netwerkevenementen

· Breng honderden van uw visitekaartjes. Uw doel moet zijn om elkaar te ontmoeten en hopelijk zaken terug te brengen naar uw bedrijf. Raak niet halverwege de beurs op.

· Begin en eindig elk gesprek met een handdruk. Sta altijd op als je iemand ontmoet om de hand te schudden.

· Een praatje maken is gemakkelijk, zelfs als je verlegen bent. Vraag mensen naar wanneer ze zijn aangekomen, hun reizen, hun woonplaats, het weer; praten over de conferentie, beurs of de sprekers. Deze onderwerpen openen het gesprek; vermijd gewoon emotionele onderwerpen zoals politiek of religie.

· Stel mensen vragen over zich. Mensen praten graag, vooral over zichzelf. Ze zullen zelfs de foto's van hun kinderen en huisdieren tevoorschijn halen. Luister oprecht naar elk gesprek en je zult merken dat je een blijvende verbinding maakt.

· Draag uw naambadge . In plaats van een sleutelkoord te gebruiken, waardoor de badge bijna niet te lezen is, kunt u deze op uw kleding vastzetten, bij voorkeur aan de rechterkant (het is gemakkelijker te lezen als u de hand schudt).

4) The Final Night Closing Gala

· Dit is meestal een Eet aan tafel, dus onthoud de basis:stel jezelf voor aan iedereen aan tafel. Reik niet over de tafel om handen te schudden. Sta op en beweeg rond de tafel, of ontmoet iedereen voordat je gaat zitten.

· Gebruik de code:BMW. Dit is een makkelijke manier om te onthouden welk gebruiksvoorwerp van jou is. Van links naar rechts betekent het Brood en Boterbord aan de linkerkant, Maaltijd is het midden, Water (en alle drankjes) aan de rechterkant. Als je gaat zitten, pak dan meteen je servet en leg het op je schoot. Denk eraan, als het in het koffiekopje of in je waterglas zit, verwijder dan degene aan je rechterkant. Als iemand je bord met brood en boter afpakt, vraag dan het bedienend personeel om een ​​ander bord, leg het brood op je bord of eet geen brood.

· Eet niet tot iedereen aan uw tafel wordt bediend. Als je wacht op een speciale maaltijd, laat iedereen dan weten dat het oké is om te beginnen met eten omdat je maaltijd laat zal zijn.

· Dit zijn de etiquette basisprincipes waarmee u een comfortabele en leuke tijd zult hebben op uw volgende brancheconferentie.

Over de auteur:

Colleen A. Rickenbacher is expert op het gebied van zakelijke etiquette en auteur van "Wees op uw beste zakelijk gedrag", en de aanstaande, "Wees op uw beste culturele gedrag." Ze helpt klanten zich te onderscheiden door het verbeteren van omgangsvormen, imago en communicatieve vaardigheden. Met haar eerdere ervaring met het plannen van evenementen en haar vaardigheden in etiquette, helpt Colleen bedrijven zoals FedEx, Microsoft en Marriott hun imago op te poetsen voor meer winst.