Beheersing van vastgoedbeheer:belangrijkste voordelen en best practices

Facility Management Marktleider

Bijgewerkt op 30 september 2024

Inhoudsopgave

• Wat is vastgoedbeheer?
• Waarom is vastgoedbeheer belangrijk?
• 11 beste praktijken voor het beheer van vastgoedactiva
• Het beheer van vastgoedactiva automatiseren met software
• Het beheer van vastgoedactiva begint met effectieve labeling

Belangrijkste afhaalmaaltijden

Effectief beheer van vastgoedactiva omvat het strategisch kopen, volgen, onderhouden en optimaliseren van de fysieke vastgoedactiva van een organisatie om de kosten te beheersen, de efficiëntie te verhogen en het rendement op de investering te maximaliseren.

Het is geweldig voor een bedrijf om te beschikken over veelgevraagde producten, bekwaam personeel en een gestroomlijnde toeleveringsketen. Maar toch moeten ondernemingen alle activa binnen hun organisatie beheren om de kosten onder controle te houden en efficiënter te kunnen werken. En ja, dit omvat ook het hebben van een strategie voor uw duurste bezittingen:uw eigendom.

Dit omvat al het onroerend goed dat uw bedrijf koopt, zoals kantoorgebouwen, voertuigen en fabrieken. Als bedrijf heeft elk bezit dat u bezit het potentieel voor optimalisatie. Je moet vastgoed strategisch kopen en beheren om een maximale ROI te behalen, maar in een markt vol stijgende kosten en tekorten is het nog nooit zo lastig geweest om aan vastgoedbeheer te doen.

Ontdek wat vastgoedbeheer is, waarom het zo belangrijk is en de beste werkwijzen waarmee u het maximale uit uw vastgoedbeheerpraktijken kunt halen.

Property asset management is een subset van asset management als geheel. Met regulier activabeheer volgen organisaties alle activa die eigendom zijn van het bedrijf. Dit omvat zowel materiële activa, zoals voertuigen, als immateriële activa, zoals software.

Property asset management heeft alles te maken met het beheren van de fysieke eigendommen van een organisatie die zij gebruikt om het bedrijf draaiende te houden. Het houdt zich grotendeels bezig met het onderhoud van faciliteiten, maar ook met het analyseren van hoe waardevol en efficiënt deze activa zijn in het genereren van inkomsten voor het bedrijf.

Property asset management kijkt dus niet alleen naar de operationele kosten, maar richt zich ook op kostenbesparende maatregelen, zodat de organisatie zonder compromissen met een kleiner budget kan opereren.

Elk bedrijf is anders, maar het beheer van vastgoedactiva omvat doorgaans het volgen van activa zoals:

• Uitrusting
• Voertuigen
• Elektronica zoals tablets en printers
• Kantoorruimte
• Fabrieken
• Utility-infrastructuur
• Systemen in gebouwen, zoals brandalarm en HVAC

Vaker wel dan niet huren organisaties die zich bezighouden met vastgoedbeheer ook een vastgoedbeheerder in om toezicht te houden op het hele proces. Dit is een toegewijde medewerker die bedrijfseigendommen beheert en ook wel ‘gebouwbeheerder’ wordt genoemd. De gebouwbeheerder inventariseert alle eigendommen, houdt bij wat er is gekocht, vervangt verouderd onroerend goed en helpt de organisatie het onderhoud bij te houden.

Op basis van de behoeften van de organisatie kan een vastgoedbeheerder:

• Budget voor nieuwe vastgoedactiva
• Eigendom nemen van eigendommen
• Integreer vastgoedactiva in de dagelijkse workflow van de organisatie
• Beheer nutsvoorzieningen en huurcontracten
• Toezicht houden op preventief en correctief onderhoud
• Optimaliseer werkstations en kantoorindelingen
• Organiseer de beveiliging, schoonmaakdiensten of parkeren

In wezen kijkt het beheer van vastgoedactiva naar de waarde van een onroerend goed en alle materiële activa binnen dat onroerend goed. Het is een proces dat vaak over het hoofd wordt gezien en dat veel voordelen biedt voor organisaties op het gebied van kostenbesparingen en productiviteit.

Wilt u een GRATIS checklist voor vermogensbeheer?

Klik op de onderstaande knop om een gratis pdf te ontvangen van onze checklist voor activabeheer, die de cruciale vragen bevat die u voor elk taggingproject moet beantwoorden, zodat u uw onderhoudstracking- of faciliteitsbeheersysteem sneller aan de slag kunt krijgen.

Ontvang de checklist ›

Waarom is vastgoedbeheer belangrijk?

Vastgoedactiva zijn een kapitaalinvestering in uw bedrijf. Elk kantoor, werkplaats, fabriek of pijpleiding die u installeert, heeft echte waarde voor het bedrijf. Maar elk inkomengenererend bezit heeft geld nodig om effectief te kunnen functioneren, en daarom is het beheer van vastgoedactiva zo belangrijk.

Met de juiste aanpak kan vastgoedbeheer organisaties helpen:

• Ontdek inefficiënties :Door uw eigendommen te beheren en apparatuur te volgen, kunt u identificeren wat niet werkt. Misschien komt u er bijvoorbeeld achter dat uw HVAC-systeem niet efficiënt is en dat het uw bedrijf jaarlijks duizenden dollars kost. U zult het nooit weten zonder de juiste gegevens te verzamelen, en vastgoedbeheer helpt u daarbij.
• Houd betere gegevens bij :Waar zijn al uw eigendommen? Met het beheer van vastgoedactiva kan uw team beter bijhouden wat u bezit en wat de waarde ervan voor het bedrijf is. Weet wat u heeft, waar alles is en hoeveel meer u uit uw bezittingen kunt halen met vastgoedbeheer.
• Optimaliseer kantoorruimte :Het huren van kantoorruimte kan $ 23 of meer per vierkante meter kosten. Kantoorruimte is belangrijk, maar het kan uw bankrekening snel leegmaken als u niet elke centimeter ruimte optimaliseert. Vastgoedbeheer helpt u erachter te komen hoeveel ruimte u nodig heeft en hoe u er de meeste waarde uit kunt halen.
• Behoud medewerkers :Werknemers hebben de juiste hulpmiddelen nodig om hun werk te kunnen doen. Goed beheerde faciliteiten zorgen ervoor dat werknemers tevreden en productief zijn terwijl ze aan het werk zijn, wat de retentie kan verbeteren. En als u in een fabriek werkt, kan consistent beheer van vastgoedactiva ervoor zorgen dat uw werknemers veilig kunnen werken, waardoor het beheer van vastgoedactiva een must is voor fabrikanten.
• Bespaar geld :Van ongebruikt vloeroppervlak of verticale ruimte tot inefficiënte gebouwen:er zijn veel kosten verbonden aan vastgoedactiva. Maar als u uw activa in de loop van de tijd bijhoudt, kunt u de gegevens gebruiken om creatieve oplossingen voor dure problemen te vinden. Als u zich bijvoorbeeld realiseert dat de zon op uw gebouw schijnt, kunt u proberen zonnepanelen te installeren om de koelingskosten te compenseren. Met vastgoedbeheer aan uw zijde kunt u kosten besparen met een aanpak die echt werkt.

11 beste praktijken voor het beheer van vastgoedactiva

Vastgoedbeheer heeft duidelijk voordelen voor organisaties, maar hoe kunt u meer rendement halen uit het volgen van activa? Elke organisatie is anders, maar deze 11 best practices kunnen u helpen meer geld te besparen en tegelijkertijd een beter inzicht te krijgen in de vastgoedactiva die uw bedrijf ondersteunen.

1. Rechtvaardig elke uitgave ten opzichte van de winst

Sommige bedrijven kopen activa als waardeopslag, maar hoe waardevol zijn uw vastgoedactiva eigenlijk? Elk item dat u koopt, moet worden gerechtvaardigd door de opbrengsten die door dat item worden gegenereerd.

Voordat u iets aanschaft, moet u zich het volgende afvragen:

• Op welk punt ben je break-even?
• Wat zijn de totale eigendomskosten?
• Hoe gaat u de aankoop van dit item financieren?
• Wat zijn de kosten voor het onderhoud van dit onroerend goed?
• Hoeveel werknemers moeten we inhuren om dit item te beheren?

Het is verleidelijk om meer middelen aan uw organisatie toe te voegen, maar laat de opwinding niet de overhand krijgen. Zorg ervoor dat extra middelen echt nodig zijn en dat u over de capaciteit beschikt om deze op de lange termijn te onderhouden.

2. Protocollen voor vastgoedbeheer maken

Of het nu om uw HVAC op kantoor gaat of om het koelsysteem in uw fabriek, documentatie is uw beste vriend. Het beheer van onroerend goed kan vaak worden teruggebracht tot bruikbare checklists die u met uw medewerkers kunt delen als nuttige naslagwerken, zodat u goed voor uw bezittingen zorgt.

Vergeet niet om uw protocollen in de loop van de tijd bij te werken. Het is onwaarschijnlijk dat mensen uw SOP's zullen gebruiken als ze vijf jaar verouderd zijn, dus zorg ervoor dat u uw protocollen minstens één keer per jaar opnieuw bekijkt.

3. Samenwerken met boekhouding en leiderschap

Vastgoedbeheer kan niet in een vacuüm plaatsvinden. Er moet een team van besluitvormers samenkomen om activa goed te beheren. Vaker wel dan niet moeten vastgoedbeheerders CEO's en managers ontmoeten, evenals de boekhouding.

Omdat een groot deel van het beheer van onroerend goed neerkomt op inkomsten, waardering, waardevermindering en andere fiscale implicaties, is het altijd een goed idee om een accountant aan tafel te hebben. Ze kunnen organisaties helpen de kosten van vastgoedactiva op de meest efficiënte manier af te schrijven, dus neem nooit beslissingen over deze activa zonder eerst een CPA te raadplegen.

4. Investeer in routineonderhoud

Net als uw auto of huis hebben ook fysieke bezittingen zoals uw kantoorgebouw regelmatig onderhoud nodig. Reactief onderhoud zal altijd nodig zijn, maar het is een goed idee om ook proactieve onderhoudsplannen te implementeren.

Proactief onderhoud zorgt ervoor dat uw vastgoedactiva in de loop van de tijd in topconditie blijven. Hoewel u niet elke onverwachte storing kunt voorkomen, kan proactief onderhoud de verstoringen aanzienlijk verminderen. Volg de richtlijnen van de fabrikant om te investeren in de algehele gezondheid van uw bedrijfsmiddelen. Dit omvat onder meer het maken van een plan voor het onderhouden van:

• Printers
• Daken
• Ongediertebestrijding
• Parkeren
• Diepgaande reiniging
• Noodsystemen
• HVAC
• Vensters
• Loodgieterswerk

5. Label belangrijke activa

U hoeft waarschijnlijk geen itemlabels aan hele gebouwen toe te voegen, maar ID-labels voor eigendommen zijn een handig hulpmiddel voor het volgen van fysieke activa en systemen binnen een gebouw.

Als u bijvoorbeeld meerdere HVAC-systemen in uw gebouw heeft die op verschillende tijdstippen zijn geïnstalleerd, vereisen deze waarschijnlijk verschillende onderhoudsschema's. In plaats van dat alle HVAC-systemen hetzelfde onderhoudsschema volgen, maken duurzame asset-tags het voor uw facilitair personeel gemakkelijk om verschillende assets te onderscheiden.

De duurzame assetlabels van Camcode gaan lang mee en stellen uw team in staat om met één druk op de knop onmiddellijk informatie te krijgen. Met barcodelabels en asset-tags die zijn ontworpen om te voldoen aan de behoeften van verschillende behoeften op het gebied van het volgen van vastgoedactiva, van CMMS-labels tot asset-tags voor facility management, beveiligingslabels en manipulatiebestendige barcode-tags, en labels die zijn ontworpen voor gebruik in ruwe omgevingen, biedt Camcode de tools voor het volgen van activa die u nodig hebt om een sterke basis te leggen voor effectief beheer van vastgoedactiva.

Met tags voor vastgoedactiva die worden betaald met onderhoudsbeheersoftware zoals software voor preventief onderhoud, CMMS-software of software voor facilitair beheer, kunnen werknemers de streepjescode of QR-code scannen om de geschiedenis van een activa te bekijken. Etikettering is een must als u misverstanden wilt verminderen en meer geld wilt besparen op het onderhoud van bedrijfsmiddelen.

6. Wees bekend met uw eigendommen

Hoe vaak kijkt u fysiek naar uw vastgoedvermogen? Als u een multinational leidt, kan het lastig zijn om een ​​beeld te krijgen van uw bezittingen. Toch is het een goed idee om grote vastgoedbezittingen minstens één keer per jaar te inspecteren. Een snelle inspectie zal u helpen bepalen wat eventueel praktijkbeheer nodig heeft.

7. Focus op toekomstige rendementen, niet op kortetermijnkosten

Vastgoedbeheer draait om het kijken naar de toekomst. Het is verleidelijk om te streven naar kostenbesparingen op de korte termijn om uw kwartaal-KPI's te behouden, maar kortetermijndenken is gevaarlijk voor vastgoedactiva.

Als u bijvoorbeeld op al uw locaties uit eigen zak betaalt voor een nieuw telefoonsysteem, kan het in eerste instantie lijken alsof u geld weggeeft. Maar die kosten vooraf kunnen op de lange termijn zinvol zijn, omdat ze uw eigendommen efficiënter en veerkrachtiger maken.

Vermijd de verleiding om te bezuinigen of innovaties af te wijzen omdat ze vooraf geld kosten. Voor het beheer van onroerend goed moet u investeren in uw bezittingen, zodat ze de tand des tijds kunnen doorstaan. Laat u dus niet tegenhouden om goede langetermijnbeslissingen voor het bedrijf te nemen.

8. Uitbesteden indien nodig

Sommige organisaties beschikken over de interne middelen om vastgoedactiva zelf te beheren. Maar het MKB beschikt vaak niet over die middelen, en dat is oké. Het is heel gebruikelijk dat bedrijven onderhoudstaken voor onroerend goed volgens een vooraf bepaald schema uitbesteden.

In plaats van bijvoorbeeld alle luchtfilters in uw gebouw zelf te vervangen, kunt u een professionele ploeg inhuren die elke maand langskomt om het voor u te doen. Bij twijfel is het goed om lastige taken uit te besteden aan professionals. Na verloop van tijd is het over het algemeen goedkoper om deze taken uit te besteden in plaats van fulltime intern personeel in te huren. Bovendien zorgt dit ervoor dat u nooit te overweldigd raakt om het onderhoud bij te houden.

9. Geef medewerkers meer mogelijkheden

Gebouwbeheerders hebben veel verantwoordelijkheden, maar dat betekent niet dat zij als enige verantwoordelijk zijn voor al uw vastgoedactiva. Iedereen in de organisatie is verantwoordelijk voor de zorg voor uw bezittingen, ook uw medewerkers. Zorg ervoor dat medewerkers regelmatig worden getraind in de beste manieren om met uw bezittingen om te gaan. Dit maakt het werk van uw gebouwbeheerder een stuk eenvoudiger en zorgt ervoor dat u ook meer uit uw onroerend goed haalt.

10. Optimaliseer energierekeningen

De energierekeningen zijn doorgaans gebaseerd op het verbruik en zijn dus laaghangend fruit voor het optimaliseren van uw eigendommen. Controleer uw energierekeningen om te zien hoeveel energie, gas en water elk onroerend goed verbruikt. Als u een merkbare piek ziet, kunt u met uw nutsbedrijf samenwerken om betere tarieven te onderhandelen of met wijzigingen komen om de kosten te verlagen, zoals het installeren van zonnepanelen of toiletten met een laag debiet.

11. Benchmark met gegevens

Benchmarking helpt organisaties in realtime te zien wat normaal is voor elk onroerend goed. U kunt bijvoorbeeld zien dat één locatie goedkoper is dan al uw andere locaties. U kunt de geoptimaliseerde locatie nader bekijken om te zien of u hun processen op uw andere locaties kunt emuleren.

Als u weet wat normaal is, kunt u problemen sneller opsporen. Omdat tijd geld is, kan benchmarking uw bedrijf letterlijk duizenden dollars aan verloren activa en productiviteit besparen.

Het beheer van vastgoedactiva automatiseren met software

Vastgoedbeheer is een must, maar er komt veel informatie bij kijken. Het is onmogelijk om al uw bezittingen nauwkeurig te beheren in een Excel-spreadsheet, en daarom is het zo belangrijk voor organisaties om te investeren in software voor het beheer van vastgoedactiva.

Met de juiste software aan uw zijde kunt u het volgende automatiseren:

• Servicewaarschuwingen
• Rapporten
• Werkorders

Automatisering verwijdert menselijke fouten en vergeetachtigheid uit de vergelijking. Het maakt het ook mogelijk om met minder medewerkers uw vastgoedvermogen te optimaliseren, waardoor de kosten nog verder worden verlaagd.

Het beheer van vastgoedactiva begint met effectieve labeling

Het uiteindelijke doel van vastgoedbeheer is om organisaties te helpen een groter rendement op hun investering te behalen. Volg deze richtlijnen om nog meer waarde te halen uit de activa waarin u al heeft belegd.

Maar u kunt alleen beheren wat u meet, dus hoe kunt u fysieke activa net zo efficiënt meten als immateriële activa? Het begint allemaal met duurzame labels.

Fabrikanten en ondernemingen vertrouwen al jaren op de duurzame asset-trackinglabels van Camcode. Ontdek zelf het verschil:ontvang nu een gratis voorbeeld van Camcode-itemtags om het beheer van uw eigendommen te optimaliseren.