Barcode-inventarissystemen begrijpen:hoe ze werken en waarom ze ertoe doen

Marktbeheerder voor vaste activa

Bijgewerkt op 20 november 2024

Inhoudsopgave

• Wat is een streepjescode-inventarissysteem?
• Welke sectoren beheren de voorraad?
• Beperkingen van voorraadmonitoring
• Hulpmiddelen en technologie voor voorraadbeheer
• Voordelen van een effectief streepjescode-inventarissysteem
• Waar u op moet letten in een streepjescode-inventarissysteem
• Hoe u een streepjescode-inventarissysteem implementeert
• Laatste gedachten
• Veelgestelde vragen

Belangrijkste afhaalmaaltijden

Een barcode-inventarissysteem is een digitale methode voor het volgen en beheren van de voorraad met behulp van unieke barcodes om producten te identificeren en te monitoren, waardoor efficiënt scannen, realtime updates en nauwkeurige registratie in de hele toeleveringsketen mogelijk is.

Bedrijven verzamelen, kopen, gebruiken, verplaatsen en distribueren veel producten, goederen en apparatuur. Het volgen van deze items is een voortdurende uitdaging geweest, maar de technologie is geëvolueerd om het werk te vergemakkelijken.  Barcodelabels, scanners en voorraadbeheersystemen helpen organisaties hun fysieke activa beter te volgen. 

Bedrijven willen producten creëren, op de markt brengen en verkopen. Het beheren van de voorraad terwijl artikelen zich verplaatsen van het begin tot de levering, is een essentieel onderdeel van de bedrijfsvoering. In deze gids bespreken we alles wat u moet weten over een barcodeinventarissysteem.

Een barcode-inventarissysteem is een digitale methode voor het volgen en beheren van voorraad waarbij gebruik wordt gemaakt van barcodes, hardware en software om het voorraadbeheer te automatiseren en de nauwkeurigheid, efficiëntie en productiviteit te verbeteren. Dit zijn de belangrijkste componenten en functies van een effectief barcode-inventarissysteem.

1. Streepjescodes:unieke ID's die productinformatie bevatten, zoals stijl, afmetingen en andere details.
2. Hardware:
   • Printers om barcodelabels te produceren
   • Barcodelezers of scanners om informatie te scannen en te uploaden
   • Mobiele apparaten met camera's die kunnen fungeren als streepjescodelezers
3. Software:software voor voorraadbeheer die gegevens van gescande streepjescodes opslaat en categoriseert, waardoor realtime updates en tracking mogelijk zijn.

Het systeem werkt door gegevens te coderen in een reeks verticale balken en spaties die cijfers of tekens vertegenwoordigen. Bij het scannen wordt deze informatie vertaald naar bruikbare gegevens voor voorraadbeheer.

Voordelen van het gebruik van een streepjescode-inventarissysteem zijn onder meer:

• Verbeterde nauwkeurigheid bij het bijhouden van de voorraad
• Realtime updates over voorraadniveaus
• Snellere en efficiëntere voorraadtellingen
• Betere controle over voorraadbewegingen en -locatie
• Minder menselijke fouten bij gegevensinvoer
• Verbeterd vermogen om diefstal en verlies te voorkomen
• Verbeterde orderafhandeling en klanttevredenheid

Een barcodeinventarissysteem kan worden aangepast aan verschillende industrieën en zakelijke behoeften, van winkels tot magazijnen en productiefaciliteiten. Het stelt bedrijven in staat veel handmatige voorraadbeheertaken te automatiseren, wat leidt tot een hogere productiviteit en een nauwkeuriger voorraadbeheer.

Wilt u een GRATIS checklist voor het taggen en volgen van activa?

Klik op de onderstaande knop om een gratis pdf te ontvangen van onze checklist voor activabeheer, die de cruciale vragen bevat die u voor elk taggingproject moet beantwoorden, evenals belangrijke taggingtips, zodat u uw assetmanagementsysteem sneller aan de slag kunt krijgen.

Ontvang de checklist ›

Welke sectoren beheren de voorraad?

Retailers, fabrikanten, magazijnen, distributeurs en logistieke bedrijven merken dat het beheer van deze systemen de kern van hun activiteiten is. Maar vrijwel elk bedrijf moet de producten bijhouden die het aan anderen verkoopt, of de apparatuur en andere goederen die essentieel zijn voor zijn activiteiten:

• Zorgorganisaties verzamelen apparatuur die nodig is om patiënten te behandelen en te huisvesten terwijl de zorgverleners zorg verlenen.
• Olie- en gasbedrijven moeten ervoor zorgen dat hun producten van de raffinaderij naar hun uiteindelijke bestemming stromen.
• Nutsbedrijven investeerden biljoenen dollars in energiecentrales en slimme netwerken om energie van de bron naar de bestemming te transporteren.
• Telecom- en kabelbedrijven legden bedrading en een breed scala aan netwerkapparatuur aan die klanten netwerktoegang biedt en de gewenste inhoud overdraagt.
• Overheids- en civiele entiteiten maken gebruik van apparatuur en inventaris die nodig is voor politie, brandweer en gemeentelijke instanties.
• Defensie is een gebied waar gespecialiseerde uitrusting nodig is om de missie te voltooien en die moet worden gevolgd voor de veiligheid en beveiliging.
• Onderwijs begint met de faciliteiten waar de lessen worden gegeven en omvat alle apparatuur en benodigdheden in het gebouw, zoals sportuitrusting, studieboeken en computers.

Het zijn dus niet alleen detailhandelaren, magazijnen, fabrikanten en distributeurs die nauwkeurige voorraadtellingen moeten bijhouden en een effectief barcode-inventarissysteem nodig hebben. Elke onderneming heeft materialen die ze tot op zekere hoogte moet volgen.

Beperkingen van voorraadmonitoring

Het monitoren van de inventaris is belangrijk omdat het goed doen ervan organisaties op veel manieren helpt, maar bedrijven blinken zelden uit op dit gebied. Dit werk kan over het hoofd worden gezien omdat het management zich richt op de kernactiviteiten en niet op de interne logistiek.

Bovendien vinden bedrijven het proces om vele redenen vaak tijdrovend en frustrerend. Traditioneel beheerden organisaties hun voorraad handmatig. Ze voerden informatie in met potlood en papier of in een Excel-spreadsheet, en sommigen hebben mogelijk papieren etiketten gemaakt die ter plekke zijn afgedrukt.

Vervolgens voerde het bedrijf regelmatig voorraadtellingen uit om er zeker van te zijn dat de tracking- en spreadsheetmethoden met papier en potlood enigszins accuraat waren. Het proces was tijdrovend en leverde nauwkeurige informatie op gedurende slechts een korte periode (of helemaal niet), in principe onmiddellijk nadat een telling was voltooid.

Bovendien maken mensen soms fouten, vooral bij het tellen en volgen van honderden, duizenden en tienduizenden producten. Als gevolg hiervan werd voorraadbeheer al snel een grote productiviteitsverlies. Medewerkers besteedden er veel tijd aan, maar creëerden geen onberispelijke administratie. Bij het oplossen van problemen om de hoofdoorzaak van een discrepantie te achterhalen, moest soms het hele proces worden herhaald.

Het volgen van producten is altijd al complex geweest en wordt nog complexer naarmate specialisten opkwamen op gebieden als supply chain management. Maar omdat verschillende bedrijven in de supply chain verschillende computersystemen gebruiken, bleef er een gebrek aan zichtbaarheid bestaan.

Bovendien is het goederenverkeer meer verspreid geraakt. Kleine en grote bedrijven kunnen hun waren lokaal, in de directe omgeving, door het hele land en zelfs wereldwijd verkopen. Terwijl ze uitbreiden naar nieuwe markten, moeten ze ervoor zorgen dat ze de lokale richtlijnen volgen.

Hierdoor wordt opslagruimte vaak misbruikt. Een bedrijfsruimte of magazijn is gevuld met veel items:displayrekken, spandoeken, stands, literatuur, benodigdheden, winkelinrichting en goederen in verschillende stadia van montage. Ze zijn vaak verspreid over de opslagfaciliteiten en zijn niet efficiënt gehuisvest. 

Eén fout in het assetmanagement veroorzaakt grote schade aan de toeleveringsketen, het productieproces en de levering. Wanneer zich problemen voordoen, wordt het werk uitgesteld en soms moet alles tot stilstand komen omdat het team niet verder kan komen wanneer elke fase in het proces afhangt van de voltooiing van de vorige stap.

Andere rimpeleffecten ontstaan. Teams worden opgehouden bij één project, waardoor de voltooiing of levering van producten aan andere klanten wordt vertraagd. Bedrijven moeten de benodigde benodigdheden opnieuw bestellen. Ze haasten zich vaak om de achterstand in te halen en maken andere fouten, waardoor uiteindelijk de kwaliteit en effectiviteit van hun werk afneemt. Ze ronden het ene project te laat af en beginnen ook met het volgende project achter op schema. Frustratie en stress bouwen zich op, waardoor een gespannen werkomgeving ontstaat.

Voorraadtellingen zijn onnauwkeurig. Als de bestelling van een klant vertraging oploopt, nemen de klachten bij de klantenservice toe en wenden klanten zich tot concurrenten. Te veel voorraad legt beslag op opslagruimte – en kapitaal. In wezen sijpelen de inefficiënties door in de toeleveringsketen en hebben ze een negatieve impact op partners, detailhandelaren, dienstverleners, consumenten en uiteindelijk belanghebbenden.

Maar voorraadbeheer wordt veel eenvoudiger dankzij de technologische vooruitgang. Oplossingen zoals streepjescodelabels en itemtags en tags voor voorraadbeheer helpen bedrijven meer inzicht en controle over hun goederen te krijgen.

Een barcodelabel is een visuele weergave van een artikel. Meestal bevat de code cijfers, letters en symbolen, waarbij de tekens in zwart en wit zijn gecodeerd.

Een barcode-inventarissysteem wijst een afzonderlijke identificatiecode toe aan elk product of apparaat. Als gevolg hiervan kan een bedrijf verschillende datapunten aan het getal koppelen, waaronder de leverancier, productafmetingen, gewicht en zelfs variabele gegevens, zoals hoeveel er op voorraad zijn. 

Het identificatienummer wordt opgeslagen in een database en het systeem gebruikt scanners om te documenteren en bij te houden waar het item naartoe gaat, of het is gebruikt en andere gegevens. Door de jaren heen zijn er een aantal standaarden ontstaan die vastleggen hoe de codes zijn opgebouwd en wat ze betekenen, zodat de scanners begrijpen waar ze naar kijken en wat ze zien.

De technologie is verbeterd en intelligenter geworden. Tegenwoordig beschikken bedrijven over meer informatie dan ooit tevoren. Samen met de basisinformatie over activa-identificatie komt de geschiedenis ervan, inclusief onderhoud en reparaties, de oorspronkelijke leverancier, de huidige locatie en de geplande locatie ervan.

Een ander pluspunt is dat barcodelabels zich hebben aangepast aan de omstandigheden in de echte wereld. Ze houden nu rekening met variabelen, zoals blootstelling aan barre weersomstandigheden, bijtende stoffen en chemicaliën. Als gevolg hiervan zijn er verschillende soorten barcodelabels ontstaan voor verschillende gebruiksscenario's:

• Folie Metalphoto® Etiketten zijn bedekt met een antiaanbaklaag om verf, zuren, sterke bijtende stoffen en andere chemicaliën af te stoten.
• Stijve Metalphoto®-labels zijn ontworpen om de zwaarste omstandigheden te weerstaan, worden gebruikt voor trackingtoepassingen binnen en buiten en gaan vaak tientallen jaren mee.
• Premium polyesterlabels zijn ontworpen om activa binnenshuis, zoals kantoorapparatuur, duidelijk te markeren en te identificeren. 
• Verzegelde polyesterlabels omvatten glanzende witte zelfklevende polyesterlabels die een “VOID”-bericht op het asset laten zien en wanneer het label van het contactoppervlak wordt verwijderd. Ze houden gevoelige items duidelijk gemarkeerd en veilig.
• Tweedelige polyesterlabels voorzien van een bijbehorend ID-nummer om aan de administratie van een bedrijf toe te voegen.
• Vernietigbare vinyllabels zijn zo ontworpen dat ze moeilijk – bijna onmogelijk – in één stuk te verwijderen zijn. Het etiket breekt als er mee wordt geknoeid. 
• Vinyllabels en tags werken goed voor interieurlabels.
• Verwijderbare plastic labels zijn biaxiaal georiënteerde polypropyleenlabels die zijn voorzien van een verwijderbare applicatiekleefstof die netjes kan worden verwijderd of verplaatst.

Naast de vele keuzes werken leveranciers samen met klanten om barcodelabels te maken voor hun unieke toepassingen. Camcode werkte bijvoorbeeld samen met Displays2go om op maat gemaakte polyester reklabels voor hun magazijn te ontwikkelen. Naast standaard stellinglabels bedachten de twee een oplossing voor het eenvoudig scannen van hoge en lage stellingen. In plaats van dat medewerkers zich moesten bukken om bij zeer lage rekken te komen of zich moesten uitstrekken om hogere rekken te bereiken, gebruikten ze een dubbel etiketsysteem.

In dit geval had een racklabel een bepaalde kleur en een pijl die naar beneden wijst voor een lager niveau en een andere kleur met een pijl die naar boven wijst voor de hogere niveaus. De etikettering maakte het voor medewerkers gemakkelijk om te scannen en leidde tot minder fouten omdat de verschillende kleuren de verschillende niveaus duidelijk identificeerden.

Voordelen van een effectief barcodeinventarissysteem

Het markeren van apparatuur met streepjescodes en het inzetten van scanners en voorraadbeheersoftware is een goede zakelijke beslissing. Er zijn tientallen voordelen verbonden aan het implementeren van een uitgebreid barcodeinventarissysteem om het volgen van activa te stroomlijnen en het voorraadbeheer te versterken:

Locatietracking verbeteren

Uiteindelijk is het doel van deze technologieën om meer inzicht te krijgen in de bedrijfsworkflows. Barcodetags verbeteren het voorraadbeheer door de tracking en nauwkeurigheid van de voorraad te vergroten.

Verbeter de rapportage

Tegenwoordig verzamelen bedrijven meer informatie dan ooit tevoren. Op zichzelf heeft het verzamelen van gegevens weinig waarde. Maar zodra voorraadgegevens in een centrale database zijn opgeslagen, krijgen bedrijven een vrijwel eindeloos aantal mogelijkheden om deze te benutten.

Het exporteren van gegevens naar een spreadsheet voor geavanceerde analyse in een ander programma is bijvoorbeeld eenvoudig gedaan. Individuen kunnen activa op categorie sorteren en de verwachte versus werkelijke levensduur analyseren. Ze kunnen die informatie gebruiken om te bepalen welke apparatuur van de leverancier superieur is. Financiële projecties worden nauwkeuriger omdat ze gebaseerd zijn op welke activa gedurende een bepaalde periode vervangen moeten worden of aanzienlijk onderhoud nodig hebben. Kortom, de overvloed aan gegevens binnen handbereik zorgt voor betere besluitvorming.

Automatiseer handmatige processen 

Voorraadbeheer is een groot pijnpunt voor veel organisaties, waar verouderde processen en handmatige documentatie het proces vertragen. Barcode-inventaristags maken het mogelijk veel voorraadprocessen te automatiseren die anders tijdrovend en inefficiënt zijn. Geautomatiseerde processen ontlasten werknemers van vaak repetitief, alledaags werk, waardoor ze veel tijd besparen die ze kunnen besteden aan activiteiten met meer toegevoegde waarde. Automatisering vermindert ook menselijke fouten in de documentatie.

Bespaar tijd

De nieuwe mogelijkheden transformeren het productiebeheer van reactief naar proactief. Traditioneel werden bedrijven van achteren bestuurd:ze vertrouwden op historische informatie om de prestaties te begrijpen en veranderingen door te voeren. Nu beheren ze proactief en beschikken ze over de informatie in realtime, zodat ze zich direct kunnen aanpassen.

Stroomlijn voorraadtellingen

Deze nieuwe oplossingen zullen de noodzaak van periodieke voorraadtellingen en audits niet wegnemen, maar ze maken het proces wel eenvoudiger en minder frequent. Zonder voorraadlabels beginnen bedrijven blind aan het proces:ze hebben weinig tot geen inzicht in wat ze gebruiken. Hiermee hoeven ze minder tijd te besteden aan het handmatig tellen van hulpbronnen. In plaats daarvan scannen ze snel hun inventaris en controleren de nauwkeurigheid ervan.

Verbeter het bijhouden van gegevens

Bedrijven moeten gegevens bijhouden voor verschillende complianceregels, zoals financiële en fiscale rapportage. Ze moeten weten hoeveel voorraad ze op verschillende tijdstippen bij de hand hadden. Barcodes verbeteren de zichtbaarheid en verkorten de tijd die nodig is om deze belangrijke details te berekenen.

Verbeter prognoses

Te veel voorraad leidt tot verspilling en verhoogt de overheadkosten voor langdurige opslag. Met labels kunt u gemakkelijk gegevenspunten rond uw voorraad bijhouden en nauwkeuriger een verscheidenheid aan variabelen voorspellen, zoals hoeveel voorraad er nodig is voor de komende paar weken, de volgende maand of het komende kwartaal.

Word winstgevender

Een beter inzicht in de activa biedt bedrijven nauwkeurigere en actuelere beelden van hun materiaalstroom. Ze kunnen indien nodig meer items toevoegen en manieren vinden om de impact van eventuele vertragingen te verzachten. Dankzij de zichtbaarheid kunnen ze hun personeel beter inplannen en het rendement op hun arbeidskosten maximaliseren.

Geavanceerde data-analyse biedt hen nauwkeurige projecties, waardoor ze de systeemkosten verlagen. In wezen verhogen deze mogelijkheden het bedrijfsresultaat door efficiënter gebruik te maken van de bedrijfsmiddelen.

Vanwege de vele voordelen groeit de markt voor barcodescanners:deze werd in 2020 gewaardeerd op $ 6,34 miljard en zal naar verwachting tussen 2021 en 2027 groeien met een CAGR (Compound Annual Growth Rate) van 7,5%, tot bijna $ 10,52 miljard.

Waar u op moet letten in een streepjescode-inventarissysteem

Elk bedrijf heeft een barcode-inventarissysteem nodig. Welke functies zouden ze nodig hebben?

Brede integratie

Barcodesystemen bieden informatie aan een aantal andere toepassingen:productiesystemen, magazijnbeheersystemen en oplossingen voor facilitair beheer. Het systeem moet beschikken over een breed scala aan open Application Programming Interfaces (API's) die verbinding maken met toonaangevende oplossingen.

Eenvoudig te scannen

Het barcodesysteem moet flexibel zijn. De oplossing moet hoekscanning ondersteunen die kan worden gelezen op afstanden van enkele tientallen meters, zoals retroreflecterende streepjescodelabels voor magazijnen.

Hoe u een barcodeinventarissysteem implementeert

Het implementeren van een barcode-inventarissysteem kan een revolutie teweegbrengen in de manier waarop bedrijven hun voorraad beheren, hun activiteiten stroomlijnen en de algehele efficiëntie verbeteren. Deze moderne benadering van voorraadbeheer maakt gebruik van technologie om het volgen te automatiseren, menselijke fouten te verminderen en realtime inzicht te bieden in voorraadniveaus en -bewegingen.

1. Kies het juiste streepjescodetype:
   Bepaal het type streepjescode dat het beste bij uw behoeften past, zoals UPC, QR-codes of branchespecifieke streepjescodes.
2. Selecteer de juiste hardware:
   Investeer in de benodigde apparatuur, waaronder:
   • Barcodeprinters om labels te produceren
   • Barcodescanners of -lezers (handheld, vast of mobiel apparaat)
   • Mobiele computers of apparaten voor gegevensinvoer en scannen
3. Inventarisbeheersoftware implementeren:
   Kies software die kan worden geïntegreerd met uw bestaande systemen (bijvoorbeeld POS, boekhouding) en barcodefunctionaliteit ondersteunt.
4. Barcodes genereren en toewijzen:
   Maak unieke streepjescodes voor elk product, inclusief relevante informatie zoals productdetails, SKU en locatie.
5. Label uw voorraad:
   Print barcodelabels en pas deze toe op al uw producten, zodat u verzekerd bent van een consistente plaatsing en grootte.
6. Stel uw database in:
   Voer productinformatie in uw voorraadbeheersoftware in en koppel deze aan de bijbehorende barcodes.
7. Inventarisatieprocedures instellen:
   Definieer en implementeer gestandaardiseerde processen voor:
   • Inkomende en uitgaande voorraad scannen
   • Voorraadniveaus bijwerken
   • Regelmatige voorraadtellingen uitvoeren
   • Productlocaties beheren
8. Train uw personeel:
   Informeer werknemers over het gebruik van het nieuwe systeem, inclusief de juiste scantechnieken en procedures voor gegevensinvoer.
9. Test en verfijn:
   Voer een proefrun uit met uw nieuwe systeem, identificeer eventuele problemen en breng de nodige aanpassingen aan.
10. Integreren met andere bedrijfsprocessen:
    Verbind uw barcodeinventarissysteem met andere aspecten van uw bedrijf, zoals orderafhandeling, inkoop en financiële rapportage.

Hier is een handige tabel om u door het implementatieproces van een streepjescode-inventarissysteem te leiden.

Stap Actie Beschrijving 1Kies het type barcodeSelecteer UPC, QR-codes of branchespecifieke barcodes2Selecteer hardwareInvesteer in barcodeprinters, scanners en mobiele apparaten3Implementeer softwareKies software voor voorraadbeheer die compatibel is met barcodes en bestaande systemen4Genereer barcodesCreëer unieke barcodes voor elk product met relevante informatie5EtiketteninventarisDruk barcodelabels consistent af en pas deze toe op alle producten6Stel een database inVoer productinformatie in de software in en koppel deze aan bijbehorende barcodes7Stel procedures opDefinieer processen voor het scannen, bijwerken van de voorraad, en voorraadtellingen uitvoeren8Personeel trainen in systeemgebruik, scantechnieken en gegevensinvoer9Testen en verfijnenVoer een proefrun uit, identificeer problemen en breng de nodige aanpassingen aan10Integreer processenVerbind het barcodesysteem met orderafhandeling, inkoop en financiële rapportage

Door deze stappen te volgen, kunt u met succes een barcodeinventarissysteem implementeren dat de nauwkeurigheid, efficiëntie en productiviteit in uw bedrijfsactiviteiten verbetert.

Laatste gedachten

Bedrijven zijn afhankelijk van een grote verscheidenheid aan apparatuur om soepel te kunnen functioneren. Het assortiment omvat artikelen die intern worden gebruikt, maar ook producten die zij aan klanten leveren.

Het volgen van artikelen terwijl ze verschillende cycli doorlopen, was een uitdaging, maar nieuwe barcodeoplossingen stroomlijnen het proces. Ze bieden bedrijven meer inzicht in hun bedrijfsprocessen, verminderen verspilling in de toeleveringsketen en verbeteren de winstmarges, waardoor het bedrijf formidabeler wordt.

Bedrijven missen vaak de expertise die nodig is om deze oplossingen in te zetten en hebben hulp nodig van externe experts. Camcode biedt uitgebreide voorraadbeheerdiensten van een ervaren, toonaangevend team. U krijgt een deskundige analyse van uw toepassingen en vereisten om u te helpen een volledig op maat gemaakte oplossing voor het volgen van activa te ontwikkelen voor een beter voorraadbeheer.

Neem vandaag nog contact op met Camcode voor meer informatie.

Veelgestelde vragen