Standing Work Orders Uitgelegd: Admin Overhead Reduceren En Zichtbaarheid Vergroten

Zelfs met moderne, perfect gestroomlijnde workflows, voelt het alsof sommige taken de admin-inspanning niet rechtvaardigen. Moet je vijf minuten besteden aan het genereren van een werkorder voor een terugkerende drieduutijob? Maar als je ze niet in het systeem krijgt, creëer je blind spots in je data en daarna in je budget, na verloop van tijd en zodra je er genoeg van hebt.

De oplossing kunnen standing work orders zijn, waarmee je admin overhead op sommige kleine terugkerende inspecties en taken kunt kappen.

Wat is een standing work order?

Een standing work order is een werkorder die je openzet voor een verlengde periode, soms oneindig, voor routinematige of terugkerende taken die je niet koppelt aan een specifiek activa of stuk apparatuur. In plaats van de taak af te ronden en de werkorder te sluiten, houd je de werkorder open, en werk je het bij elke keer dat je meer werk doet.

Waarom zou je dit doen? Met een standing work order kun je de kosten en geschiedenis van specifieke taken vastleggen, terwijl je ook de algehele werkorderadministratie reduceert. Uiteindelijk krijg je dus evenveel betrouwbare data maar voor minder algehele admin-inspanning.

Standing work orders zijn geweldig voor taken die je niet aan een specifiek activa kunt toewijzen, maar ze zijn nog beter voor wanneer de kosten van de taak minimaal zijn vergeleken met de administratieve kosten van het genereren, toewijzen en afsluiten van een losse werkorder. Standing work orders besparen je tien minuten admin voor een vijfminutenjob.

Wat is een blanket work order?

Veel mensen gebruiken blanket work order en standing work order als synoniemen, maar er zijn kleine-maar-belangrijke verschillen.

Blanket work orders dekken diverse taken, terwijl standing work orders specifieker zijn. Je kunt blanket work orders gebruiken om de kosten van het diverse werk dat het team voltooit vast te leggen, maar niet de details, wat gaten in je onderhoudsbudget laat. Dus uiteindelijk is het belangrijkste verschil tussen standing en blanket work orders dat je de blanket work orders moet vermijden.

Wanneer moet je standing work orders gebruiken?

Je gebruikt standing work orders meestal voor kleine herhalende taken die je misschien niet koppelt aan wat je doorgaans als echt onderhoudswerk ziet, inclusief gereedschapchecks, veiligheids- en trainingvergaderingen, en taken voor klein onderhoud. In deze gevallen is het meestal niet economisch om voor elke taak een nieuwe werkorder aan te maken, dus kun je een standing work order aanmaken die open blijft en vaak wordt bijgewerkt om kosten bij te houden.

Standing work orders kunnen ook handig zijn als de CMMS-oplossing die je gebruikt je niet laat transacties aan individuele activa koppelen. In dat geval kan het opzetten van een standing work order een workaround zijn dat je de kosten laat tracken terwijl je admin overhead reduceert.

Wat zijn de voor- en nadelen van standing work orders?

Een van de hoofddoordelen van standing work orders is dat ze een eenvoudige manier zijn om banale of herhalende taken bij te houden waar je geen compleet historisch record voor nodig hebt. Ze kunnen ook een handige manier zijn om de tijd en geld die je besteedt aan het aanmaken en administreren van werkorders te reduceren, om de efficiëntie van je onderhouds- en voorraadbeheer te verbeteren.

Maar standing orders zijn geen perfecte oplossing, dus je moet je bewust zijn van de veelvoorkomende vallen om ze te vermijden. Een van de hoofduitdagingen is dat standing work orders verloren kunnen gaan tussen de vele correctieve en preventieve werkorders in je backlog. Als resultaat is het mogelijk om te vergeten om standing work orders op een vast schema te sluiten en te vernieuwen.

Net als die "diverse" map in je archiefkast, kan het ook moeilijk zijn om precies te onthouden wat je standing work orders moeten dekken, vooral als ze al jaren openstaan.

Hoe kun je standing work orders effectief gebruiken?

Een simpele rule of thumb voor standing work order voor algemeen onderhoud is om ze te gebruiken voor elke taak die je monteurs 15 minuten of minder kost. De redenering is dat de kosten en tijd om een werkorder aan te maken en te sluiten waarschijnlijk de tijd en kosten van het echte werk overschrijden.

Als je wel een standing work order wilt aanmaken voor deze kleinere jobs, is het belangrijk om regels te stellen. Een manier om regels te maken is om antwoorden te bedenken op de volgende vragen:

• Hoe lang houd je de standing work order open en eligible voor tariefering?
• Wat voor typen onderdelen kun je aan de standing work order tarieferen?
• Wat is het proces voor het sluiten van de werkorder en het openen van een nieuwe aan het einde van het interval?
• Hoe ga je je standing work orders reviewen om te zorgen dat je ze correct gebruikt?

Typisch sluit je standing work orders aan het einde van de maand, maar je kunt ze ook kwartaal sluiten wanneer je financiële periode eindigt, wat helpt om het aantal transacties tegen de werkorder op een beheersbaar niveau te houden.

Hoe kan Hippo CMMS helpen?

Hippo CMMS® stelt je in staat om werkorders overal goed te keuren, genereren, prioriteren, toewijzen, tracken en sluiten, zodat je je standing work orders nooit uit het oog verliest. En omdat alles digitaal is op hetzelfde intuïtieve platform, hoef je je nooit zorgen te maken over het verliezen van papiertjes of het zien van kritieke data verdwijnen in oneindige, losgekoppelde spreadsheets.

Het is makkelijk voor papier- en spreadsheet standing work orders om tussen de kassen te vallen, maar Hippo CMMS trackt alles, zodat je herwerk kunt vermijden en je team verantwoordelijk kunt houden. De schone en makkelijke lay-out maakt alles makkelijk te zien en te begrijpen, terwijl de ingebouwde werkordersjabloonfunctie betekent dat je bestaande instructies makkelijk kunt kopiëren naar nieuwe werkorders. Je krijgt meer sleuteltijd en minder geld uitgegeven aan admin.

Wat is er volgende?

Hippo helpt je graag de oplossing te vinden die het beste bij je past, van het beantwoorden van je vragen over alles wat met onderhoud te maken heeft tot het boeken van een live software-demo.

Management samenvatting

Een standing work order is een werkorder die je openzet voor een verlengde periode, soms oneindig, voor routinematige of terugkerende taken die je niet kunt koppelen aan een specifiek stuk apparatuur. Je gebruikt standing work orders meestal voor kleine jobs zoals gereedschapchecks en algemeen onderhoud, omdat het niet economisch is om voor elke taak een nieuwe werkorder aan te maken.

Een van de hoofddoordelen van standing work orders is dat ze een eenvoudige manier zijn om banale of herhalende taken bij te houden wanneer je geen record nodig hebt. Echter, ze kunnen verloren gaan tussen de vele correctieve en preventieve werkorders in je backlog, en je kunt vergeten ze op een routinebasis te sluiten en te vernieuwen.

Om standing work orders effectiever te gebruiken, moet je regels opzetten, zoals hoe lang de werkorder open moet blijven en wat je er tegen kunt tarieferen. Hippo CMMS werkordersoftware kan helpen omdat het je in staat stelt om al je werkorders, inclusief standing work orders, bij te houden, zodat je eindigt met data gaten in je records en onderhoudsbudget.