Digitale procedure-ontwerp: eenvoudig, efficiënt en betrouwbaar

Procedures zijn onder de belangrijkste elementen van het industriële documentatiesysteem. Elk van hen fungeert als referentiepunt voor de betrokken werknemers en het is hun vermogen om hen te leiden dat hun efficiëntie op hun respectieve posities bepaalt. Het is dus door ervoor te zorgen dat ze goed ontworpen procedures hebben, dat bedrijven zich in de juiste condities brengen om de gestelde doelen te bereiken.

Maar procedures schrijven is een redelijk complex en gespecialiseerd werk. Deze taak omvat veel inspanning wat betreft het verzamelen van de benodigde informatie, het creëren van het document zelf en het bijwerken ervan. En in deze 3 activiteiten biedt digitale technologie aanzienlijke ondersteuning. Laten we zien hoe de digitalisering van procedure-ontwerp het makkelijker en sneller maakt met toegewezen tools...

Informatie gemakkelijker verzamelen

In de industrie als in andere velden, om een actie of een reeks acties correct uit te voeren, hebt u een referentiedocument nodig; het is de procedure. Zonder zo gedetailleerd te zijn als de werkwijze, stelt het de gebruiker in staat om zijn werk in overeenstemming met standaarden, regelgevende eisen, kwaliteitseisen en eventueel vooraf vastgestelde deadlines te doen. Er zijn procedures voor onderhoud, non-conformiteitscontrole, archivering, producttracerbaarheid en interne audit, om er maar een paar te noemen. Echter, om procedures op te stellen, is het noodzakelijk om vooraf alle informatie die erin moet worden opgenomen te verzamelen. Hiervoor zijn de tools van nieuwe technologieën waardevol. Dankzij specifiek ontwikkelde modules, is het makkelijker en sneller om de benodigde data te zoeken, in te voeren en te classificeren, zodat ze daarna georganiseerd kunnen worden en het schrijfproces kan beginnen. Het is duidelijk dat het uitvoeren van deze missie op een computer en tablet veel praktischer en minder tijdrovend is dan het op papier doen, met de traditionele methode.

Creatie van de procedure-inhoud: snelheid en eenvoud dankzij het digitale tool

Eenmaal de data verzameld, kan de procedure ontwikkeld en geschreven worden. Hier opnieuw maakt digitale zaken minder tedereus terwijl de mogelijkheden worden uitgebreid dankzij de functionaliteiten die geboden worden door software die vergeleken kan worden met mind mapping. Het is mogelijk om visuele en interactieve procedures te produceren in de vorm van logigrammen, bestehend uit symbolen, connectors en andere grafische elementen die de uit te voeren acties, hun volgorde, alsook de te bereiken resultaten voorstellen.

Wat het opstellen van procedures betreft, laat de ISO 9001 standaard volledige vrijheid van vorm, mits de documenten in kwestie aan de volgende eisen voldoen: eenvoud, beknoptheid, geschiktheid van inhoud voor de gebruiker, structuur en organisatie.

Digitale werkinstructies softwareoplossingen, zoals wij ontwikkelen bij Picomto, maken het makkelijk en snel om procedures in slechts een paar klikken te creëren.

Digitale technologie voor een betere update van de procedure

Het is niet genoeg om procedures goed te schrijven en ze op een intelligente manier te formaliseren. Zoals elk industriëel document, zijn ze onderhevig aan regelmatige verbetering. Procedures boosten door ze bij te werken naarmate werknemers informatie rapporteren, is een direct deel van een continue verbeteringsproces en een kwaliteitsbenadering, voor optimale klanttevredenheid.

Effectieve procedures schrijven betekent ook ze te confronteren met de realiteit in het veld, correctieve actie te ondernemen wanneer nodig.

Waarom branchspecifieke software en deze standaarden gebruiken?

Bij Picomto ontwikkelen we onze digitale werkinstructies oplossing in naleving van industriële regelgeving (ISO 9001, FDA, GMP etc...) en met als doel:

• Een duidelijke en efficiënte procedure in een paar minuten creëren met een toegewijde creatietool
• Duidelijke en onambigue procedures raadplegen voor technici
• Een tool bieden om velddataverzameling te vereenvoudigen en te vergemakkelijken

Er zijn natuurlijk andere use cases voor het gebruik van toegewijde software. Aarzel niet om contact op te nemen met onze specialisten.