Thuiswerken: De permanente transformatie van IT-inkoop

De COVID-19-pandemie bracht een thuiswerkbevel met zich mee om te voldoen aan de vereisten voor sociale distancing. De veranderingen die door de pandemie teweeggebracht zijn, zijn hier om te blijven en zullen zich manifesteren in een nieuwe normaliteit in de post-pandemische wereld.

De inkoopfunctie was tijdens deze crisis in de schijnwerpers. Bedrijven kijken naar hun inkoopteams om veerkracht in hun ketens te bouwen en samenwerking met werknemers en andere stakeholders te verbeteren.

IT-industrieën werden aanzienlijk beïnvloed tijdens de pandemie. De uitgaven van IT-industrieën groeiden met een samengestelde jaargroei van ongeveer 4,323% in 2020 toen de wereldwijde werkgelegenheid nachtelijk naar een thuiswerkbevel shiftte.

De inkoopfunctie in IT-industrieën is overwegend indirect en verantwoordelijk voor het inkopen van benodigdheden voor dagelijkse operaties.

De rol van de inkoopfunctie in IT-industrieën werd verder versterkt door het thuiswerkbevel dat door de pandemie gekocht werd. Eenmaal verantwoordelijk voor het waarborgen dat alle kantoren goed uitgerust waren om dagelijkse operaties uit te voeren, is het inkoopteam verantwoordelijk voor het ondersteunen van de interne klanten van de organisatie en hen in staat te stellen om vanuit hun huizen te werken.

Lange-termijn veranderingen

Het is meer dan een jaar geleden dat IT-bedrijven volledig zijn overgeschakeld op het thuiswerkmodel. Sindsdien hebben de inkoopteams van deze bedrijven een groot deel van de negatieve impact die thuiswerk had op inkoop overwonnen. De korte-termijneffecten omvatten de verlenging van het inkoopproces en tijdsvertragingen in het verwerken van elke inkooporder en inkoopverzoek.

Echter, lange termijn veranderingen die IT-bedrijven omarmden om de complexiteiten veroorzaakt door thuiswerk te hanteren, zijn hier om te blijven, waarvan sommige zijn:

Categoriëverschuiving

Het thuiswerkbevel heeft een significante categoriëverschuiving veroorzaakt voor het inkoopteam van het inkopen van kantoorbenodigdheden naar het ontvangen van werknemersverzoeken op afstand.

De traditionele inkooppraktijken zijn niet uitgerust om deze complexe uitdaging aan te gaan van het voorzien van werknemers met de benodigde benodigdheden op afstand. Bijvoorbeeld, in de pre-pandemische wereld, als een werknemer een storing in hun laptop meldde aan de IT-afdeling, stuurde de IT-afdeling een vraagorder door aan de inkoopafdeling voor benodigdheden om de laptop te repareren, het inkoopteam controleerde beschikbaarheid in voorraad en gaf een inkooporder aan het contactpunt van de leverancier. De computer werd in twee dagen of minder gerepareerd. Na het thuiswerkbevel wordt hetzelfde probleem met de laptop een complex probleem.

Bijvoorbeeld, na het werk-vanaf-huis-bevel, moest Microsofts inkoopteam de indirecte inkoopfunctie die eerder handmatig gedaan werd, heruitvinden om de significante piek in het volume van werknemersverzoeken van 168.000 mensen te hanteren.

Om dit probleem op te lossen, gebruikt Microsoft een geautomatiseerde inkoopfunctie om thuiskantoren voor hun werknemers in te richten, wat 70% van alle werknemersverzoeken in 20 verschillende landen afhandelt.

Uitgaven herprioritering

Wereldwijd lijden bedrijven onder gedempte vraag, zelfs na de piek van de pandemie, vanwege hun investeringsprioriteiten. De implicaties ervan zullen onder andere minder liquiditeit voor bedrijven omvatten die de optimale oplossing via effectieve cashflow-managementpraktijken vereisen.

Inkoopteams moeten hun inkoopfuncties heruitvinden om uitgaven herprioritering mogelijk te maken door te investeren in technologieën zoals documentcapaciteiten en digitale handtekeningen. Ze worden geconfronteerd met een toename in uitdagingen, specifiek in het behouden van cash-inflow, het omgaan met veranderingen in supply chain-functies, en onvoorspelbare vraagvoorspelling.

Zelfs na de pandemie verzacht, is de vraag waarschijnlijk onderdrukt, en bedrijven kunnen geconfronteerd worden met illiquiditeit. Daarom verantwoord herprioriteren van investeringen in het digitaliseren van inkoopfuncties zoals factuurverwerking maakt facilitatie mogelijk in situaties zoals een pandemie.

Het primaire doel voor inkoopteams van IT-bedrijven voor de komende maanden zal zijn het verhogen van werknemersproductiviteit met versterkte automatisering en technologie. Het inkoopteam moet werkkapitaal en liquiditeit optimaliseren terwijl ze zero-based budgeting adopteren.

Automatisering

De pandemie's thuiswerkbevel heeft de adoptie van geautomatiseerde inkoopoplossingen versneld die al overwogen werden door inkoopleiders. Digitalisering is een essentiële enabler van communicatie en samenwerking tussen verschillende functies van een organisatie nu werken-vanaf-huis de nieuwe normaliteit wordt.

Handmatig honderden werknemersverzoeken voor benodigdheden verwerken is praktisch onmogelijk met het thuiswerkbevel. Een geautomatiseerde inkoopoplossing kan de datazichtbaarheid verbeteren en grotere wendbaarheid in de organisatie en over de uitgebreide supply networks mogelijk maken.

Hoog presterende inkoopafdelingen zijn waarschijnlijk de vroege adopters van inkoopautomatisering. Volgens Deloitte zijn de hoogst presterende CPO's 18 keer waarschijnlijker cloud-inkoopoplossingen te gebruiken en 10 keer waarschijnlijker robotic process automation (RPA) oplossingen te hebben omarmd.

Inkoopteams kunnen cloud-inkoopoplossingen gebruiken om een end-to-end oplossing te bouwen die het werknemersverzoek ontvangt, het matcht met beschikbare itemvoorraad, en automatisch een inkooporder genereert en goedkeurt.

Inkoopautomatisering kan ook gebruikt worden om een ondersteuningssysteem te ontwikkelen dat werknemers en leveranciers die op afstand werken ondersteunt om de tevredenheid van werknemers te verbeteren, wat een cruciale rol speelt in het verhogen van productiviteit tijdens het thuiswerkbevel. Bovendien helpen automatiseringsclouds managers om leveranciers gemakkelijk te managen en fraude te elimineren.

Procesveranderingen

Naarmate het thuiswerkbevel de nieuwe normaliteit wordt, zijn cybersecurity-risico's aanzienlijk toegenomen voor IT-bedrijven.

Bedrijven moeten de kritieke functies bepalen die on-site moeten blijven. Inkoopbeleid en -processen moeten heruitgevonden worden om de nieuwe operationele structuren van IT-bedrijven te ondersteunen. Inkoopteams moeten automatiseringstools benutten om de benodigde procesveranderingen te maken zodat ze on-site werk faciliteren en andere werknemers in staat stellen om vanuit hun huizen te werken.

Inkoopbeleiden moeten herstructurerd worden om meer mensgericht te zijn, aangezien het committen tot meer collectief welzijn kan helpen veerkracht in de supply chain van het bedrijf te bouwen, en daarbij helpen de werknemers die op afstand werken, om algehele zakelijke continuïteit te waarborgen.

De geautomatiseerde inkoopfunctie die eerder gebruikt werd om werknemers thuiskantoren in te richten, kan nu ook gebruikt worden om ondersteuningsstructuren voor werknemers te mobiliseren en ecosysteemveerkracht te waarborgen door leveranciers toegang te geven tot dezelfde ondersteuningsstructuur.

Mohammed Kafil is een inkoopconsulent voor Kissflow Procurement Cloud.