Efficiënte Leveranciers-Onboarding: 5 Bewezen Tips voor een Soepel Proces

Wat is Leveranciers-Onboarding?

Het proces van het verzamelen van gegevens over potentiële leveranciers, het uitvoeren van compliance- en risicoanalyses en het integreren van hen in een platform of supply chain, wordt collectief aangeduid als leveranciers-onboarding. Kortom: het gaat om het creëren van soepele en beheersbare processen om sterke inkoper-leverancierrelaties op te bouwen — relaties die leiden tot verbeterde resultaten voor alle betrokken partijen.

Waarom een Gestructureerde Aanpak Belangrijk is

Het opbouwen van nieuwe leveranciersrelaties kan lastig zijn. Zonder een duidelijke, vastgelegde methodiek voor het onboarden van leveranciers, loopt u het risico de relatie al bij de start te beschadigen. Door deze processen efficiënt en gestroomlijnd in te richten voordat u een nieuwe onboarding start, legt u de basis voor een vliegende start.

Goed ondernemen voort uit goede relaties. Net als u uw klanten verzorgt, moet u dat ook doen met wholesale-leveranciers of elke andere type vendor.

Voordelen van een Functioneel Onboardingproces

Een functioneel onboardingproces vormt de fundamenten van een robuust leveranciersmanagementsysteem en verbetert deze cruciale partnerschappen. Hierbij helpt ook:

• Betere tracking van workflowdata
• Automatisering van basis taken
• Een verbonden werknemersbasis
• Risicoreductie
• Zorgen voor wettelijke compliance
• Verhogen van de return on investment
• Werknemersoptimalisatie in de praktijk brengen
• Reductie van menselijke fouten

Zonder robuust leveranciers-onboarding loopt u op zijn best een productiviteitsdaling tegen; op zijn worst riskeert u schade aan relaties door slecht management, training of begeleiding.

5 Manieren voor een Goed Geplande Leveranciers-Onboarding

1. Ontwikkel een Evaluatie- en Goedkeuringsmethodologie

Bij het opzetten van uw onboardingprocessen moet u eerst nauwkeurige evaluatie- en goedkeuringsprogramma's voor leveranciers ontwikkelen. Een zorgvuldige beoordeling van een nieuwe leverancier is cruciaal om risico's te mitigeren en fraude te voorkomen. Doe dit door workflows te introduceren en te standaardiseren. Zorg ervoor dat uw waarden en standaarden overeenkomen met die van de leveranciers die u onboardt.

U moet sets vragen opstellen die uw zorgen aanpakken, ingedeeld in categorieën zoals milieu-impact, wettelijke eisen, verzekeringsbehoeftes, met wie ze samenwerken en hoe ze dat doen. Zodra u tevreden bent met de antwoorden, wordt het hele proces daarna veel eenvoudiger.

2. Zorg voor Consistentie over Alle Locaties Heen

Veel bedrijven, met name die met internationale activiteiten, gebruiken verschillende, geïsoleerde systemen, vaak met inconsistente leveranciersgegevens. U moet ervoor zorgen dat het onboardingproces, van boven tot onder, uniform is op alle locaties.

Gebruik technologie die u een compleet overzicht geeft van uw leveranciersgegevens en de diensten die zij leveren. Deze data kan naar alle vestigingen en afdelingen worden vertaald. Maak dit de uniforme methodologie om een soepel roll-out te garanderen.

De meest succesvolle onboardingcampagnes zijn gebouwd op een cultuur van communicatie, maar goede communicatie ontstaat niet in een vacuum. Uw processen moeten het eenvoudig maken voor verschillende afdelingen, stakeholders en locaties om toegang te hebben tot vendordata, zodat iedereen handelt op basis van de juiste informatie. Deze stap verhoogt de efficiëntie, mitigeert het risico op vertragingen en bevordert een positieve relatie met de nieuwe leverancier op alle fronten.

3. Creëer een Leveranciersportaal

Als er nog geen bestaat, creëer er dan een voor potentiële leveranciers om hun interesse in samenwerking te registreren. Een voorstel-e-mail raakt namelijk vaak verloren in een overvolle inbox.

Het kan diverse weken tot een paar maanden duren om alle relevante informatie voor een onboardingproces te verzamelen. Het creëren van dit portaal, gecombineerd met een managementapplicatie, versnelt het proces voor beide partijen.

Het portaal moet alle relevante formulieren bevatten, evenals contactgegevens en referenties. Dit verbetert de nauwkeurigheid van de data, vermindert de achterstand en vergroot de zichtbaarheid van het proces.

4. Ken Strategisch Belang Toe

Leveranciers moeten tijdens het onboardingproces worden geëvalueerd op basis van hun belang voor uw bedrijfsvoering. Deze factor moet worden gewogen op basis van urgentie, kosten en moeilijkheidsgraad van de onboarding.

Als een leverancier een direct voordeel biedt, plaatst u ze hoger op de lijst. Als een ander iets biedt wat u wilt, maar niet noodzakelijk nu nodig heeft, dan daalt hun positie.

Het is beste om uw leveranciers te segmenteren op basis van prioriteit tijdens de onboarding, voor betere governance, beheer en relatieontwikkeling. Op die manier kunt u timelines en middelen beter toewijzen terwijl u zich nog steeds richt op de dagelijkse operaties. Al dit kan worden geïntegreerd in het bovengenoemde leveranciersportaal, zodat iedereen betrokken weet waar hij of zij staat.

5. Investeer in de Juiste Technologie

Zelfs de best bedachte processen zullen nooit volledig geoptimaliseerd zijn als ze nog steeds op papier door mensen worden uitgevoerd. Automatisering en kunstmatige intelligentie geven uw processen een boost, verwijderen fouten en maken uw werknemers vrij om zich te richten op taken met hoge toegevoegde waarde, zoals het werven van nieuwe leveranciers of het verbeteren van bestaande relaties. Er is nooit een betere tijd geweest om uw kantoortechnologie te heroverwegen, met de pandemie die iedereen dwingt om in de toekomst anders te denken.

De juiste procurementoplossing kan veel van de kinderziektes die ontstaan bij nieuwe leveranciers-onboarding voorkomen. Door al uw data in de cloud te houden, kunt u deze toegankelijk maken en beheren wie er gebruik van maakt, wat consistente communicatie met de relevante partijen garandeert.

Zet de juiste communicatietools in, zoals VoIP-services voor alle teams en kantoren, om externe communicatie te verbeteren. Zo blijft iedereen op de hoogte en weet iedereen hoe ver het onboardingproces is.

Conclusie

Of het nu gaat om het inhuren van freelancers in retail-onboarding, de toevoeging van een nieuwe leverancier, de applicatieproces van een potentiële partner, of simpelweg het willen weten meer over degenen die met u willen werken: u moet uw onboardingproces stroomlijnen en standaardiseren.

Onthoud om de juiste mensen toe te wijzen om het proces te managen. Automatiseer waar u kunt. Wees niet bang om aan te passen en een plan te creëren dat u door 90% van elk onboardingproces helpt (elke leverancier is iets anders). Stel duidelijke verwachtingen en investeer in de juiste technologie om u te helpen.

Krijg deze vijf tips goed, en het onboarden van nieuwe leveranciers wordt een methodologie die gemakkelijk te implementeren is, en nog gemakkelijker te volgen.

John Allen is director of global SEO bij RingCentral, een wereldwijde UCaaS-, VoIP- en contactcenter-softwareprovider.