3 Bewezen Strategieën voor een Succesvol Hybride Manufacturing Day 2021 Evenement

Hoewel vrijdagen altijd een reden zijn om te vieren, is de eerste vrijdag van oktober een die het MEP National Network^TM besonders aan het hart ligt, want dit jaar is vrijdag 1 oktober Manufacturing Day (MFG Day)!

De organisatie van uw MFG Day-evenementen is de afgelopen 18 maanden aanzienlijk veranderd. Veiligheid als prioriteit, capaciteitsbeperkingen van locaties en verminderde zakelijke reizen hebben echte uitdagingen gecreëerd voor de organisatie van productiebeurzen, conferenties, fabrieksrondleidingen en andere traditionele fysieke evenementen. Hele dag (of weeklang) virtueel programmeren is niet altijd de juiste oplossing, gegeven de korte aandachtsspanne van het publiek, de behoefte van deelnemers aan connectie en netwerken, en "Zoom-vermoeidheid." Waarom dan een hybride evenement organiseren met zowel fysieke als virtuele aspecten? Door zowel fysieke als virtuele ervaringen te combineren in een hybride evenement, leggen u de basis voor verhoogde participatie en grotere regionale en nationale aanwezigheid.

Hybride Evenementen

Het creëren van een succesvol hybride evenement vereist meer dan een Zoom-vergaderlink. Het omvat het bewust nadenken over manieren om de ervaringen voor alle deelnemers te verrijken. Wat werkt voor een fysiek evenement, vertaalt zich niet altijd naar uw virtuele publiek. Een succesvol hybride evenement vereist het balanceren van vergelijkbare behoeften op verschillende manieren. Als u een hybride evenement overweegt voor uw MFG Day-viering, hier zijn drie manieren om ervoor te zorgen dat iedereen met een positieve ervaring vertrekt.

1. Houd Deelnemers Betrokken

De sleutel tot elk geweldig evenement is het bieden van geweldige content, zoals het bepalen van gevraagde onderwerpen en het presenteren van dynamische sprekers. Echter, met hybride evenementen is dit alleen niet voldoende, omdat beide publieken deze dingen anders zullen ervaren. Hier zijn enkele snelle tips:

• Wees je bewust van de lengte van de content. Virtuele aandachtsspannen zijn vaak korter dan fysiek. Houd dit in gedachten bij het maken van uw schema. Heroverweeg de sequentie van achterelkaar volgende evenementen en brek dichte presentaties op met momenten voor publieksbetrokkenheid, zoals polls of het vragen aan het publiek of ze het eens zijn met een gemaakt punt.
• Overweeg verlichting en audio. Slechte verlichting, microfoonterugkoppeling, ruisende achtergrondopstellingen en andere elementen kunnen afleidend of afschrikkend zijn voor virtuele deelnemers. Plan voldoende tijd voor hybride sessies om de verlichting en audio van de locatie te testen voor virtuele deelnemers. Virtuele deelnemers op audio en video mute zetten tijdens panelen en virtuele panelleden vragen zichzelf op mute te zetten wanneer ze niet spreken, helpt distracties te elimineren.
• Blijf op schema. Zorgen dat programma's op tijd lopen is nooit belangrijker geweest. Thuiswerkflexibiliteit betekent dat virtuele sprekers en deelnemers meer verplichtingen kunnen hebben. Vertragingen in starttijden of gasten langer houden dan gepland, kan uw sprekers en publiek laatmaken voor hun volgende vergadering. Bovendien kunnen verschillende tijdzones problemen opleveren voor remote sprekers en gasten. De treinen op tijd laten rijden helpt uw publiek betrokken te houden en niet naar de klok te kijken.
• Test logistiek voor locatieveranderingen. Als een deel van uw schema vereist dat deelnemers de locatie veranderen, zoals een fabrieksrondleiding, bedenk van tevoren manieren om uw online deelnemers mee te nemen. Als dat niet mogelijk is, overweeg dan het uit uw schema te halen of alternatieven te vinden voor diegenen die niet fysiek aanwezig zijn.

2. Communiceer Met Alle Deelnemers

Bij de planning van een fysiek evenement is het waarschijnlijk dat u een aangewezen sessiemoderator heeft die elke sessie introduceert, publiekvragen faciliteert en deelnemers helpt hun plaatsen te vinden of hun vragen te beantwoorden. Zorg ervoor dat virtuele deelnemers ook over toegewijde middelen beschikken.

• Wijs een virtuele moderator aan. Een virtuele moderator kan de chat-functie in de gaten houden, helpen bij technische problemen en ervoor zorgen dat online vragen aan de sprekers worden voorgelegd. De virtuele moderator kan ook informatie communiceren die specifiek is voor degenen die op afstand deelnemen.
• Gebruik chat-functies om virtuele deelnemers te betrekken. Remote deelnemers willen deel uitmaken van het gesprek. Stel vragen die gerelateerd zijn aan de content of om meer te leren over het online publiek. Deze feedback kan aan sprekers worden gegeven om ervoor te zorgen dat ze helderheid bieden wanneer nodig of informatie herfocussen op basis van de samenstelling van het publiek.
• Herinner fysieke deelnemers aan hun remote tegenhangers. Vergeet niet om remote deelnemers te "incluseren" door sprekers en fysieke deelnemers eraan te herinneren dat er mensen zijn die off-site deelnemen. Het is een kleine actie die ervoor zorgt dat diegenen in hun thuiskantoor het gevoel hebben dat ze niet vergeten zijn en dat programma's zijn ontworpen met hun aanwezigheid in gedachten.

3. Creëer Gemeenschap

Een van de beste dingen van fysieke evenementen is de mogelijkheid om te netwerken en deel te nemen aan kleinere breakout-sessies. Het niet hebben van deze virtuele opties kan erg frustrerend zijn voor degenen die online deelnemen. Zorg ervoor dat u:

• Virtuele breakout-ruimtes creëert en hun feedback deelt. Gebruik platforms die online breakout-ruimtes toestaan om virtuele deelnemers aan te moedigen hun gedachten te delen of samen te werken aan oplossingen. Zorg ervoor dat de virtuele moderator eventuele feedback uit deze sessies deelt met alle deelnemers of vraag virtuele deelnemers om iemand aan te wijzen als teamleider voor hun sessie.
• Gebruik platforms voor netwerken. Sommige platforms hebben virtuele hangout-ruimtes die "tafels" creëren voor deelnemers om te zitten en te netwerken. Overweeg deze oplossingen te gebruiken en netwerkuur in te plannen. Hierdoor kunnen online deelnemers verbinden met elkaar en met fysiek aanwezigen via hun persoonlijke apparaten. Moedig online deelnemers aan om virtuele visitekaartjes uit te wisselen, nieuwe LinkedIn-verbindingen te maken en de chat-functie te gebruiken om met elkaar te praten, individueel of als groep.
• Gebruik spelletjes om de ijzer te breken. Stel vragen aan deelnemers, zoals wie er vanaf de verste locatie deeltneemt, en geef erkenning of prijzen aan één fysieke en één virtuele deelnemer. Koppel fysieke en virtuele deelnemers in competities om problemen op te lossen of meer over elkaar te leren.
• Breng technologie in om de afstand te overbruggen. Als uw locatie schermen toestaat, overweeg dan uw fysieke deelnemers de mogelijkheid te geven om degenen die virtueel deelnemen te zien, of op hun laptops, of door grotere schermen aan de voorzijde van de zaal te integreren. Als u minder deelnemers en tablets beschikbaar heeft, plaats er dan een op elke fysieke tafel om interactie te faciliteren.

Extra Tip: Zorg Ervoor Dat U Productie Viert!

Ongeacht hoe u besluit uw Manufacturing Day-evenement te organiseren, het allerbelangrijkste is om de bijdragen van de Amerikaanse productiesector te vieren! Als u meer informatie wilt over het organiseren van een hybride evenement, helpt het MEP National Network u graag! Het Netwerk deelt al sinds de oprichting in MFG Day en heeft experts in elke staat en Puerto Rico. Neem contact op met uw lokale MEP Center voor meer informatie.