Automatiseringsstrategieën die de respons op COVID-19 in alle sectoren hebben versterkt

Deze blogpost bevat praktijkvoorbeelden van UiPath-klanten die automatisering gebruiken om te reageren op drastische verschuivingen in de vraag.

Voorbeelden zijn gegroepeerd per sector, en in deze volgorde:

1. Publieke sector

2. Gezondheidszorg

3. Financiële diensten

4. Verzekering

5. Overheid

7. Transport

8. Alle andere sectoren

Publieke sector

Lockdown van het genereren van ePass voor personeel van essentiële diensten in India tijdens de piek van COVID

Het stadsbestuur van India moest tijdens de piek van de COVID-pandemie de verplaatsing van essentiële diensten en bezorgers van verschillende dienstverleners (Amazon, 1mg, Flipkart, Zomato, Swiggy, enz.) autoriseren. Het proces verliep als volgt:eerst stuurden de managers van de dienstverlener een bulklijst met essentieel personeel naar overheidsinstanties voor het genereren van goedkeuring voor de Lockdown ePass. Vervolgens heeft het Staatsagentschap dienovereenkomstig een avondklok uitgegeven aan aangewezen personeel.

Oplossing

De gemeente werkte samen met het Urban Transformation Team van EY India en partner Integra Micro Software Services (P) Ltd om UiPath Robots op te zetten om het werk te helpen beheren. De robots haalden e-mails met naam uit uitgiftelijsten en genereerden automatisch een avondklokpas met de nodige details in het vereiste sjabloon. De bots vulden vervolgens een rapport in met details over het aantal personeelsleden aan wie de passen waren afgegeven. Hierdoor konden overheidsinstanties het totale aantal mensen met toestemming voor verplaatsingen in hun steden volgen en beheren.

Voordelen

• Mogelijkheid tot verplaatsing van personeel van essentiële diensten rond de avondklok

• Bulksgewijs verwerkte passen

• Verlost gestresste teams van handmatige verwerking

• Zichtbaarheid om stadsbewegingen te volgen

Het automatiseren van het verzamelen van een grote hoeveelheid COVID-patiëntgegevens voor deelstaatregeringen

De staatsautoriteiten voerden tijdens de piek van de pandemie op grote schaal krachtige COVID-tests uit op patiënten. In het eerste deel van het proces verzamelden grondpersoneel en gezondheidswerkers gegevens over geteste patiënten en eerdere testmonsters. Vervolgens gingen de patiëntgegevens rechtstreeks naar een gecentraliseerde opslagplaats via het portaal van de Nationale Autoriteit. Nu de deelstaatregering van plan is de COVID-testen op te voeren, werd de taak om de staatsgegevens van de website van de Nationale Autoriteit te verzamelen en deze vervolgens toe te voegen aan de database van de deelstaatregering een enorme onderneming. Naarmate het aantal patiënttests toenam tot meer dan 2.000 tests per dag, werd de handmatige taak van het verzamelen van dagelijkse patiëntgegevens na het downloaden als Microsoft Excel-blad van het portaal van de Nationale Autoriteit te tijdrovend.

Het team van de staatsautoriteiten wilde een snelle automatisering bewerkstelligen waarbij testgegevens van COVID-patiënten automatisch worden gedownload van het portaal van de nationale autoriteit en vervolgens in bijna realtime van het portaal van de deelstaatoverheid naar de database worden overgebracht. De gegevens die in de database van de deelstaatregering worden verzameld, zouden de staat vervolgens helpen snelle, realtime beslissingen te nemen en de handelwijze dynamisch te veranderen, afhankelijk van de testresultaten van de patiënt.

Oplossing

Nadat de automatisering was geïmplementeerd, werden de gegevens van de geteste patiënten gedownload van de website van de Nationale Autoriteit in de vorm van een Excel-sheet. De staatsautoriteit maakte vervolgens een online webformulier en een API vulde de patiëntgegevens in, waaronder nieuwe patiëntgegevens en oude patiëntgegevens die moesten worden bijgewerkt. Alle nieuwste patiëntgegevens moesten meerdere keren per dag worden verzameld. De hoeveelheid patiëntgegevens was evenredig met het testvolume in de staat.

Het team van Auxiliobits Technologies Pvt Ltd creëerde snel deze procesautomatisering waarmee de UiPath-robot de patiëntgegevens downloadde van het portaal van de Nationale Autoriteit, vervolgens de gegevens van geteste patiënten ophaalde en die patiëntgegevensrecords via een API naar het betreffende staatsoverheidsportaal stuurde. Dit heeft de overheidsautoriteiten geholpen bijgewerkte gegevens te leveren en bruikbare inzichten te verwerven.

Voordelen

• Realtime gegevensupdates

• 10.000 records verwerkt in minder dan 10 minuten

• Geen foutenpercentage

Het automatiseren van COVID-waarschuwingen en het monitoren van in quarantaine geplaatste personen in het staatsdistrict

Tijdens de piek van COVID voerde de districtsautoriteit in elk van haar districten krachtige gezondheidszorgmonitoring uit van in quarantaine geplaatste personen. De autoriteiten belden uitgaande mensen in quarantaine en instrueerden hen om de juiste gezondheidszorgparameters te volgen. Voor mensen in quarantaine die COVID-symptomen meldden, werd onmiddellijk een waarschuwing verzonden naar het zorgteam. Elk zorgteam bezocht deze mensen, voerde de nodige gezondheidscontroles uit en ondernam de volgende stappen als onderdeel van de COVID-respons. Dit uitgebreide ‘COVID-strijdersteam’ heeft zich in deze periode enorm ingespannen om essentiële antwoorden te bieden.

Het team van de districtsautoriteiten wilde een snelle automatisering om dit proces te ondersteunen. Idealiter zou de waarschuwing voor mensen die symptomen melden bij het contactcenterteam zo vroeg mogelijk op geautomatiseerde wijze aan het relevante zorgteam kunnen worden doorgegeven. Dit kan de kritische reactietijden helpen verkorten.

Oplossing

De districtsautoriteit heeft een onlineformulier gemaakt dat door het team van het contactcentrum voor elke in quarantaine geplaatste persoon werd ingevuld. Vervolgens werden de zorgparameters automatisch verzameld in een online blad. In plaats van het voorafgaande handmatige proces pakte de UiPath-robot de gegevens van symptomatische mensen op en stuurde de waarschuwing rechtstreeks naar het zorgteam.

Het team van Auxiliobits Technologies Pvt Ltd creëerde snel deze automatisering waarmee de UiPath-robot de gegevens van de symptomatische mensen filterde en oppikte, en deze gegevens vervolgens via een waarschuwing naar het betreffende zorgteam stuurde. Hierdoor kon de districtsautoriteit snel reageren en werd het proces flexibeler.

Voordelen

• Realtime gegevensupdates

• Snel en veilig

• Geen foutenpercentage

Tijdige verwerking van honderdduizenden bijstandsaanvragen in Roemenië, als gevolg van de door COVID veroorzaakte lockdown

Op 18 maart 2020 vaardigde de Roemeense regering een noodverordening uit die werkloosheidsuitkeringen instelde ter ondersteuning van burgers wier baan en inkomen waren getroffen door de COVID-crisis. Het Nationaal Agentschap voor Betalingen en Sociale Inspectie (ANPIS) beheerde de claimprocedure voor zes categorieën begunstigden die in aanmerking kwamen voor financiële steun. ANPIS moest deze urgente activiteit uitvoeren via zijn netwerk van 41 provinciale afdelingen, zonder extra personeel. Gedurende de eerste tien dagen van elke maand konden getroffen burgers hun verzoeken en het benodigde papierwerk indienen op een online portaal (aici.gov.ro). ANPIS-medewerkers moesten elke aanvraag verifiëren, een database aanmaken en deze voor betaling naar een andere afdeling sturen. In de eerste helft van mei 2020 ontving ANPIS 110.000 verzoeken om financiële steun in heel Roemenië.

Oplossing

UiPath bood ANPIS pro bono technische ondersteuning en softwarerobots aan voor een onbeheerde automatiseringsoplossing. In mei 2020 kregen 38 provinciale afdelingen de steun van een softwarerobot die vier van de zes categorieën begunstigden verwerkte. De robot verifieerde de nauwkeurigheid van de intelligente PDF-documenttoepassing en extraheerde de juiste gegevens in een database. Vervolgens creëerde het individuele mappen met de ondersteunende documenten, waarin de voor- en achternaam van elke aanvrager stonden. Als de aanvraag onjuist was, bracht de robot de aanvragers hiervan op de hoogte en vroeg om aanvullende documenten.​

Voordelen

• Een einde gemaakt aan langdurig handmatig werk bij de verificatie van applicaties

• De verwerkingstijd van elke aanvraag is teruggebracht van naar schatting 15 minuten naar minder dan een minuut

• UiPath Robots verwerkte 100 aanvragen per uur en werkte 24/7

Tijdige aanpassing van een template voor essentiële COVID-geneesmiddelen nu honderden farmaceutische bedrijven in de Europese Unie met tekorten kampen

Het Europees Geneesmiddelenbureau (EMA) heeft, in samenwerking met de farmaceutische industrie en de lidstaten van de Europese Unie (EU), op 17 april 2020 de eerste fase van zijn verbeterde monitoringsysteem gelanceerd. Dit systeem is ontworpen om tekorten aan cruciale geneesmiddelen die op de intensive care-afdelingen van ziekenhuizen (ICU’s) in de hele EU worden gebruikt voor de behandeling van COVID-patiënten te voorkomen en te beperken. Als onderdeel van het nieuwe systeem heeft elk farmaceutisch bedrijf één enkel contactpunt opgericht dat aan het EMA alle huidige en verwachte tekorten aan essentiële ICU-geneesmiddelen rapporteerde. Tijdig bewustzijn van potentiële tekorten aan medicijnen en een breed beeld van wat er op EU-niveau beschikbaar was, vergemakkelijkten een betere distributie en versnelden de goedkeuringen voor verhoogde productiecapaciteiten om levens te helpen redden. Om te helpen bij de rapportage creëerde het EMA in eerste instantie een sjabloon dat moest worden ingevuld door honderden bedrijven die IZ-geneesmiddelen produceren en op de markt brengen in de Europese Economische Ruimte/Europese Unie.

Oplossing

UiPath bood pro bono technische ondersteuning aan voor een onbeheerde automatisering die voor drie afzonderlijke taken werd ingezet. Ten eerste zorgt de softwarerobot ervoor dat elk farmaceutisch bedrijf een op maat gemaakt sjabloon ontvangt, waarbij het sjabloon vooraf wordt ingevuld met de subset van medicijnen die in de huidige fase van het project zullen worden gevolgd, en uitsluitend de medicijnen die door het betreffende bedrijf worden geproduceerd of op de markt gebracht. Bij de volgende stap verzamelt de softwarerobot de informatie die door de afzonderlijke contactpunten aan het EMA wordt verstrekt en werkt hij een primair bestand bij. Bovendien verzamelt het tekortmeldingen en uploadt deze naar een ander primair bestand.​

Voordelen

• Lange, foutgevoelige handmatige taken geëlimineerd, zoals het aanpassen van sjablonen en het verzamelen van informatie uit meerdere bronnen

• De updatetijd is teruggebracht van naar schatting 40 dagen handmatig werk naar iets meer dan zeven uur

• Garandeerde de vertrouwelijkheid en scheiding van gegevens, omdat bedrijven alleen toegang hadden tot informatie die relevant was voor hun organisatie

Bots hielpen het Indiase ministerie van Volksgezondheid bij het verzamelen van gegevens over duizenden in quarantaine geplaatste burgers

Volgens de nationale wetgeving moest het Indiase ministerie van Volksgezondheid regelmatig de gegevens op het COVID Quarantined People National Health Portal bijwerken. Dit omvatte alle inkomende reizigers die in de afgelopen twee tot drie maanden arriveerden en alle eerstelijnscontacten van een COVID-positieve persoon. Het verzamelen van de gegevens was tijdrovend en vergde veel handmatige inspanning, gezien het grote aantal mensen dat in elke staat in quarantaine werd geplaatst.

Oplossing

Het State Health Department onderzoekt UiPath Robots om zijn gegevens over in quarantaine geplaatste mensen te verspreiden. De bots zouden gegevens ophalen uit Excel-antwoordbladen voor de hele staat en de uitgebreide gegevens van in quarantaine geplaatste mensen bijwerken op een COVID-19 Quarantined People National Health Portal. Partners Rise Tech Software Pvt Ltd en Integra Micro Software Services (P) Ltd werkten samen om deze impactvolle automatisering te realiseren.

Deze automatisering zou de staat helpen de overwerkte teams te ontlasten die deze activiteit moeten uitvoeren. En het zou de National Health Department sneller dan voorheen een beter inzicht geven in het aantal in quarantaine geplaatste mensen, zodat ze flexibeler konden plannen en reageren.

Voordelen

• Geef realtime inzicht in kritieke gegevens

• Verlos teams van handmatig werk

• Verwerkingsfouten beëindigen

Lokale overheden hadden een dashboard nodig om de inspanningen voor het monitoren van lokale uitbraken te coördineren

Tijdens het hoogtepunt van de COVID-pandemie was een snelle reactie op verzoeken om hulp en informatie van cruciaal belang voor lokale overheden. Vanwege het gebrek aan integratie tussen de gemeentehuizen was het moeilijk voor lokale overheden om urgente verzoeken op te volgen en erop te reageren, waardoor verwarring en vertragingen ontstonden die gevolgen hadden voor de gezondheid van burgers.

Oplossing

Een regering in Zuid-Amerika bouwde een controlekamerdashboard dat werd gevoed door gegevens die waren verzameld door UiPath Robots vanaf 65 stadhuislocaties. UiPath Robots konden inloggen op openbare websites, gegevens extraheren en classificeren en deze in het dashboard invoeren. De transparantie van gegevens hielp bij het prioriteren van reacties en het mobiliseren van ondersteuning, zoals het distribueren van persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM's) naar belangrijke locaties.

Voordelen

• Prestatietransparantie van lokale overheden

• Snellere responstijd voor publieke behoeften

De General Services Administration (GSA) moest de verzameling van infectiegegevens versnellen om het aantal gevallen te kunnen beheren

De General Services Administration (GSA) beheert kantoorruimte in ongeveer 9.600 gebouwen in de Verenigde Staten (VS). Om de verspreiding van COVID binnen de organisatie te volgen, moest de geografische input worden gecorreleerd met het aantal infecties in elke provincie, zodat een kaart van de COVID-dreiging binnen de organisatie kon worden samengesteld. In eerste instantie werd dit gedaan door het personeel, maar naarmate het virus zich over de VS verspreidde, moest de informatie meer dan één keer per dag worden bijgewerkt, wat het werk van de toch al overbelaste werknemers nog verder uitbreidde.

Oplossing

Een UiPath-robot is ontworpen om gegevens te verzamelen en meerdere keren per dag een rapport uit te brengen. De bot logt in op geografische informatiesystemen (GIS) en verzamelt informatie over de gebouwen die GSA in de VS beheert. Vervolgens verbetert hij, door gebouwen te matchen met het aantal infecties in de provincie, de kaart van de verspreiding van infecties binnen GSA.

Voordelen

• Snellere verzameling van gegevens

• Updates in realtime

• Lager foutenpercentage

Automatisering om de Franse autorisatie van werknemersreizen te vergemakkelijken voor degenen die niet vanuit huis konden werken

Tijdens het hoogtepunt van de pandemie moesten Franse bedrijven door de overheid verplichte formulieren invullen waarin werd gerechtvaardigd waarom alle werknemers die niet thuis konden werken, naar hun werk moesten komen of voor hun werk moesten reizen. Bedrijven hadden moeite om de formulieren op tijd in te vullen, omdat voor elk formulier maximaal twaalf gegevensvelden, een handgeschreven handtekening en een bedrijfsstempel nodig waren. Werknemers die zonder gecertificeerde formulieren reisden, kregen boetes van 150 euro voor hun eerste overtreding, en tot 1500 euro voor herhaalde overtredingen.

Oplossing

De oplossing is een automatisering waarbij een Excel-bestand met werknemersgegevens werd gebruikt en de door de overheid verplichte formulieren werden ingevuld, waardoor de procestijd werd teruggebracht tot slechts 10 seconden per werknemer. Bedrijven zouden formulieren met de hand kunnen blijven ondertekenen en afstempelen (om juridische redenen), of dit proces ook kunnen automatiseren, waardoor de tijd die nodig is om elk formulier in te vullen nog verder wordt verkort.

Voordelen

• Verminderde handmatige werklast

• Versnelde taken

• Meer geautoriseerde reizigers op pad

• Boetes voor reizigers geëlimineerd

De toename van aanvragen voor het Supplemental Nutrition Assistance Program (SNAP) veroorzaakte vertragingen in de verwerking, wat gevolgen had voor mensen in nood

Het wekelijkse aantal SNAP-aanvragen steeg met ongeveer 6.400 aanvragen en bleef groeien naarmate de COVID-crisis zich verdiepte. Er bestond een mogelijkheid voor een vertraagde verdeling van de uitkeringen aan degenen die het zwaarst getroffen waren door deze crisis.​

Vóór de implementatie van automatisering bedroeg de verwerkingstijd van applicaties 30-35 minuten. Terwijl de vraag tijdens het hoogtepunt van de crisis bleef stijgen, kregen staten te maken met hoge boetes voor fouten die werden gemaakt tijdens de handmatige verwerking.

Oplossing

De automatisering kon applicaties in iets meer dan vijf minuten verwerken (een daling van 30-35 minuten als dit handmatig werd gedaan). Het percentage menselijke fouten is gedaald tot nul. Na drie weken opvoeren kon de automatisering tot wel 1000 aanvragen per dag verwerken.

Voordelen

• Kortere verwerkingstijd​

• Het percentage menselijke fouten is teruggebracht tot nul

• Voorkomen dat staten worden bestraft met hoge boetes vanwege verwerkingsfouten

• Aanvragers ontvingen tijdig een uitkering

Zichtbaarheid gecreëerd om monitoringtools voor externe federale medewerkers te beveiligen

Tijdens de COVID-lockdown moesten Amerikaanse federale medewerkers vanuit huis werken en hadden ze geen toegang tot belangrijke monitoringtools die werden geblokkeerd door de beveiligingsinfrastructuur. Het was niet haalbaar om alle thuiswerkende medewerkers toegang te geven, omdat het personeel dan geen zicht zou hebben op infrastructuurproblemen of belangrijke applicatiestatussen. 

Oplossing

De federale organisatie bouwde een softwarerobot die regelmatig schermafbeeldingen maakte van belangrijke monitoringtools en deze als bericht bijvoegde in Microsoft Teams. Dit gaf externe medewerkers het broodnodige inzicht in de monitoringtools waartoe ze anders geen toegang zouden hebben.

Voordelen

• Geef medewerkers op afstand zichtbaarheid

• Werken op afstand ingeschakeld

• Het bedrijf bleef zoals gewoonlijk draaien

Agrosuper heeft voor 12.000 werknemers woon-werkpassen uitgegeven, waardoor ze tijdens quarantaine gemakkelijker naar hun werk kunnen komen

Agrosuper is een voedingsbedrijf dat zich toelegt op ‘het altijd beter doen’. Tijdens de quarantaine moest het bedrijf essentiële werknemers aan het werk houden om een ​​cruciale voedselvoorziening op peil te houden. Maar het was niet eenvoudig om veilig en gratis vervoer te bieden zodat 12.000 werknemers naar de productiefabrieken en kantoren van het bedrijf konden pendelen.

Oplossing

Er werd een bewaakte robot geïmplementeerd die een rapport van de huidige werknemers uit SAP SuccessFactors haalde, deze classificeerde en de informatie op de overheidswebsite invoerde om passen te verkrijgen voor ongeveer 12.000 werknemers. Vervolgens e-mailde de robot de passen naar de arbeiders en hun bazen.

Zonder automatisering zou deze taak zes mensen meerdere dagen hebben gekost. Maar het liep met een robot in slechts vijf uur, waardoor werknemers zich konden concentreren op belangrijkere taken.

Voordelen

• Snel en veilig

• Bedrijfscontinuïteit

• Verbeterde werknemerservaring

Zorg

Mater Hospital Dublin automatiseerde de COVID-testresultaten, waardoor verpleegkundigen minder uren besteedden aan rapportage aan Infection Prevention and Control (IPC)

Op COVID-testlocaties moesten tijdens het hoogtepunt van de pandemie de testresultaten in verschillende systemen worden geregistreerd en gerapporteerd aan de IPC (of het regionale equivalent). Administratief werk nam tot 50% van de tijd van verpleegkundigen in beslag en was een bijzonder omslachtig proces. Het proces ontstond in 2003 tijdens de SARS-uitbraak en vereiste dat artsen moesten inloggen op het laboratoriumsysteem, ziektecodes moesten extraheren en vervolgens een Virtual Private Network (VPN) moesten gebruiken om in te loggen op een .NET-gegevensplatform en daar handmatig de resultaten moesten invoeren. In normale weken had een verpleegkundige twee uur nodig om de resultaten in te voeren. Tijdens het hoogtepunt van COVID moesten de testresultaten echter dagelijks worden gerapporteerd. En dit gold niet alleen voor positieve gevallen, maar voor elke test, en duurde drie uur per dag.

Oplossing

Er zijn UiPath-robots gemaakt die zich hebben aangemeld bij het laboratoriumsysteem, de juiste ziektecode hebben geselecteerd en het testresultaat hebben ingevoerd. De informatie kon in een fractie van de voorgaande tijd worden verwerkt, waardoor de afdeling infectiebeheersing drie uur per dag en 18 uur per week kon worden bespaard.

Met een robot voor elke verpleegkundige benadering bespaarde de afdeling infectiecontrole drie uur per dag, waardoor medisch personeel meer tijd kon besteden aan de zorg voor patiënten dan aan het invullen van papierwerk.

Voordelen

• Bespaarde twee tot drie uur per dag voor een arts

• Gegevens in realtime beschikbaar gemaakt

• Houdt kritische werknemers aan het werk

• Verbeterde werknemerservaring

• Versnelde operationele efficiëntie

Medicaid valideren voor pasgeborenen, zodat ze hun gezondheidsvoordelen niet verliezen

In een groot ziekenhuis in New York City werkten meer dan twintig gezondheidszorgbeheerders aan het onderzoeken, verifiëren en wijzigen van het verzekeringsidentificatiedocument (ID) van pasgeborenen in het door de staat gevestigde Medicaid om ervoor te zorgen dat er geen gat in de totale zorg ontstond. Dit proces was van cruciaal belang omdat het ervoor zorgde dat ouders geen financiële lasten hoefden te dragen om gezondheidszorg te ontvangen. Het zorgde er ook voor dat zij, evenals hun pasgeboren baby, alle inbegrepen voordelen van Medicaid ontvingen.

Oplossing

Het ziekenhuis besloot dit proces te automatiseren met een softwarerobot. De robot begon met het routeren van Medicaid-waarschuwings-e-mails naar een gedefinieerde groepsmap en pakte vervolgens de bijbehorende pdf uit. Met behulp van optische tekenherkenning (OCR) en intelligente tekenherkenning (ICR) werden vervolgens de standaard PDF-gegevens geëxtraheerd en bevestigd door het patiëntprofiel van de pasgeborene te controleren. De verzekerings-ID werd vervolgens automatisch bijgewerkt in de Medicaid-database en alle aantekeningen en platformonafhankelijke workflows werden gesloten. Als er een uitzondering in het proces was, werd er een taak in de workflow aangemaakt voor handmatige interventie.

Voordelen

• Medewerkers zijn opnieuw toegewezen aan taken met een hoge prioriteit

• Vermindering van het aantal downstream-dagen uitstaande verkopen (DSO)

Geautomatiseerde telezorgregistratie voor de grote toestroom van nieuwe patiënten gedreven door COVID

Om de verspreiding van de COVID-19-crisis tegen te gaan, moedigde een gezondheidszorgbedrijf patiënten aan om zich aan te melden voor telezorgdiensten en zelfdiagnoses uit te voeren. Voordat de automatisering werd geïmplementeerd, werd de onboarding van patiënten handmatig gedaan door medewerkers van het contactcentrum, terwijl verpleegkundigen zich concentreerden op patiëntinteracties. Maar omdat het bedrijf een aanzienlijke toename van het aantal applicaties verwachtte, moest deze werklast op een efficiëntere manier worden aangepakt.

Oplossing

Het zorgbedrijf zette een onbeheerde robot in om een webformulier te beheren waarmee patiënten automatisch werden geregistreerd voor hun telezorgplatform.

Wanneer een aanvraag werd ingediend, werd deze in de wachtrij geplaatst in de Dispatcher. Vervolgens logde de Performer de gegevens in, die werden geverifieerd. Eenmaal voltooid, werd de patiënt aan boord gebracht voor telezorgdiensten.

Het casemanagementproces was volledig geautomatiseerd, waardoor artsen elke dag een aanzienlijke hoeveelheid tijd bespaarden.

Voordelen

• De tijd voor artsen wordt opnieuw toegewezen om zich op de patiëntenzorg te concentreren

• Casebeheerproces geautomatiseerd

• Minimaliseerde handmatige follow-ups van de status

• Verbeterde efficiëntie

Versnelde werving van vrijwilligers en gepensioneerden in de gezondheidszorg om te helpen in de strijd tegen COVID

Bijna 50.000 vrijwilligers hebben zich aangemeld om de nationale inspanningen te ondersteunen om de COVID-crisis te helpen beheersen. Deze vrijwilligers reageerden op de oproep van de regering om hulp van gepensioneerde gezondheidswerkers.

Het handmatig scannen van hun applicaties vergde aanzienlijke middelen en dreigde een knelpunt te worden.

Prescreening (om inloggegevens, strafregisters, enz. te controleren) was een cruciaal onderdeel van het inschrijvingsproces en de onboarding moest snel gebeuren. In zo'n crisis was een snelle reactie absoluut noodzakelijk.

Oplossing

Er zijn softwarerobots gemaakt om te helpen bij de zware personeelsstijging.

Ze werden gebruikt om het screening- en antecedentenonderzoek uit te voeren, sollicitatiegegevens naar het HR-systeem te uploaden en om afdelingen en externe partijen te vertellen dat de persoon klaar was om te worden aangenomen. Deze afdelingen zijn vervolgens begonnen met het verstrekken van veiligheidspassen, trainingsbenodigdheden, enz.

De robots werden ook gebruikt om vrijwilligers aan verschillende taken toe te wijzen en zelfs dagelijks rapport uit te brengen aan crisiseenheden voor toezicht.

Voordelen

• De gemiddelde verwerkingstijd van vrijwilligers daalde van vijf dagen naar slechts vier uur

• Verminderde handmatige gegevensinvoer met 35%

• Verbeterde nauwkeurigheid van registratie- en rapportage-informatie

De gezondheid van medische medewerkers nauwlettend volgen tijdens de piek van COVID

Vanwege de besmettelijke aard van COVID was het op het hoogtepunt van de pandemie noodzakelijk om de gezondheid van het medisch personeel nauwlettend in de gaten te houden. Gezondheidssystemen moesten de symptomen, ziektestadia en andere gegevens bijhouden van degenen die met het virus waren geïnfecteerd, en ook gezonde werknemers in de gaten houden om prioriteit te geven aan hun veiligheid. Het rapport moest in realtime worden bijgewerkt, zonder dat dit de druk op het personeel, dat toch al onvermoeibaar aan het werk was, zou vergroten.

Oplossing

Er werd een UiPath-robot opgezet om de gezondheid van de medewerkers van het ziekenhuis in de gaten te houden. Het registreerde details over werknemers die besmet waren met COVID, degenen die in quarantaine moesten en degenen die in goede gezondheid bleven.

Deze robot zorgde voor een efficiënte verdeling van middelen en tijdige hulp voor zowel het medisch personeel als de patiënten.

Voordelen

• Minder handmatige fouten

• Biedt updates in realtime

• Gegarandeerde veiligheid van medewerkers

Versnelde drive-thru COVID-tests naarmate het aantal tests enorm groeide

De Centers for Disease Control (CDC) hielden toezicht op de goedkeuring van organisaties om testlocaties te worden, kort nadat COVID zich over de VS verspreidde. Dit omvatte laboratoria, apotheken, ziekenhuizen en andere faciliteiten. De vraag bij deze faciliteiten was enorm, wat resulteerde in lange rijen mensen die wachtten op tests. Het COVID-testprotocol vereiste dat een patiënt geregistreerd was en over correct geëtiketteerde testkits beschikte voor verzameling en rapportage.

Nu de sociale afstandsregels van kracht waren, moest een registratiebeheerder op afstand valideren of de patiënt nieuw of bestaand was, en deze registreren in het Epic Electronic Medical Record (EMR). De registratiebeheerder moest ook het testlabel afdrukken op een van de tien externe printers aan de frontlinie. Dit handmatige proces, in combinatie met onbedoelde printerroutering, zorgde voor een stijging van de gemiddelde wachtrijen van zes uur.

Oplossing

Een van de grootste ziekenhuizen in de VS heeft in slechts 48 uur een bewaakte robot opgezet en ingezet. Er waren patiëntgegevens nodig, er werd via een Citrix-omgeving gecontroleerd of ze al patiënt waren in de Epic EMR, de patiënten werden geregistreerd en op de juiste manier de juiste printer geselecteerd voor het maken van labels. Terwijl een mens twee tot drie minuten nodig had om dit proces uit te voeren, voerde de UiPath-robot het uit in slechts 14 tot 16 seconden.

Voordelen

• Versnelde hoognodige COVID-testen

• Een besparing van acht tot negen minuten per patiënt, wat optelt als er duizenden worden verwerkt

• Een einde gemaakt aan kostbare handmatige fouten

• Houdt kritische werknemers aan het werk

• Terugdringen van de ziekenhuisachterstanden

Verzekeringsmaatschappijen hebben automatisering geïmplementeerd om een piek in het belvolume op te vangen

Tijdens het hoogtepunt van de pandemie had ongeveer 90% van de verzekeringsmaatschappijen niet de mogelijkheid om over COVID-claims te oordelen.

Toen een patiënt arriveerde voor een COVID-test of behandeling, werd daarom ongeveer 90% van zijn claims afgewezen en werd de patiënt gedwongen om eventuele bloedtesten vooraf te betalen (die doorgaans ongeveer $ 2.000 kosten).

Dit probleem trof uiteindelijk de contactcentra van verzekeringsmaatschappijen, die al te maken hadden met een groot aantal oproepen.

Oplossing

Een door de overheid gefinancierd gezondheidszorgsysteem in Europa bouwt een auditrobot om claimgegevens te onderzoeken. Dit zou mensen moeten helpen een directer beeld te krijgen van of ze in aanmerking komen voor toegang tot verzekeringsgeld voor hun bloedtesten.

Voordelen

• Behandel claims efficiënter

• Minder telefoontjes met betrekking tot COVID-verzekeringsclaims

• Handhaaf een hoog niveau van klanttevredenheid en -ervaring

Een aanzienlijke versnelling om een levensvatbaar COVID-vaccin te produceren was van cruciaal belang

Terwijl onderzoeks-, ontwikkelings- en testcycli versnelden als gevolg van unieke omstandigheden aan het begin van de pandemie, moesten farmaceutische bedrijven testgegevens sneller en vaker dan ooit tevoren verwerken in systemen en teams.

Oplossing

Een toonaangevende kanshebber voor de ontwikkeling van een COVID-vaccin voert discussies over het automatiseren van de invoer van klinische testgegevens tussen systemen en teams met RPA.

Voordelen

• Help het bedrijfskritische werk te versnellen

Zorgverleners hebben 138.000 uur bespaard in hun Revenue Cycle Management (RCM)-bedrijf, waardoor hun achterstand is verkleind

Vanwege een slechte ervaring met outsourcing van bedrijfsprocessen (BPO), werd het proces voor het aanvragen van contant geld voor deze aanbieder weer intern overgenomen en bemand om alle commerciële en Medicare-claimaanpassingen te beheren. Piekvolumes zorgden vaak voor een achterstand, waardoor twee tot drie uur per week overwerk en weekendwerk nodig waren. Vanwege interoperabiliteitsbeperkingen tussen de bank en het Epic Electronic Medical Records (EMR)-systeem was handmatige extractie van elektronische gegevensuitwisseling (EDI) vereist voor een aanzienlijk volume aan contante aanpassingen.

Oplossing

In slechts zes weken tijd heeft de zorgaanbieder het proces opnieuw ontworpen om met RPA te beginnen. Het gebruikte EDI-activiteit om contante gegevens te extraheren en orkestreerde vervolgens robots om aan de piekvraag te voldoen. Vervolgens werd het proces geïmplementeerd en geschaald over twee cashteams, wat resulteerde in realtime aanpassingen van 98% van de claims in Epic EMR. Deze oplossing resulteerde in een verbetering van drie dagen in Days Sales Outsourcing (DSO) en 138.000 bespaarde uren die werden herverdeeld naar werkweigeringen en tegoeden.

Voordelen

• Verbetering van de DSO

• Geautomatiseerd proces om tijd te besparen

• Voldeed aan vraagpieken

Een wereldwijd gezondheidszorgbureau centraliseerde gegevens uit gebieden die getroffen zijn door COVID

Deze organisatie werkte de klok rond om updates over de pandemie van over de hele wereld te centraliseren en te verwerken. Er kwam informatie binnen uit meer dan vijftig landen en vijf talen, en beslissingen moesten snel en accuraat worden genomen.

Oplossing

Met een filtersysteem verwerkten de robots informatie afkomstig uit het Midden-Oosten, Afrika en enkele gebieden van de Gulf Cooperation Council (GCC). UiPath Robots verzamelde gegevens uit vijf verschillende systemen en centraliseerde de informatie in één enkele bron.

Voordelen

• Minder handmatige fouten

• Standaardisatie

• Snellere resultaten

• Realtime updates

Enorme inspanningen voor het inhuren van gezondheidszorg in het begin van de coronacrisis, vertraagd door administratieve stappen

Een overheidsinstantie is vanwege de COVID-crisis begonnen met een ambitieuze wervingsactie op alle gebieden van de gezondheidszorg. Er werd een nationale oproep tot actie gestuurd naar iedereen met ervaring in de gezondheidszorg die beschikbaar was om te werken, en ruim 24.000 mensen reageerden.​

Voordat ze werden aangenomen, moesten alle kandidaten eerst een politieonderzoek doorlopen, en de instelling moest bevestigen dat hun dienstverband in het verleden nooit was beëindigd. Nadat deze stappen waren voltooid, konden ze doorgaan naar de volgende aanvraag. De stappen werden handmatig uitgevoerd, wat resulteerde in aanzienlijke vertragingen bij het aannemen van potentiële kandidaten.

Oplossing

Een oplossing met botfunctie vereenvoudigt de controleprocessen (politieonderzoek en eerdere arbeidsstatus), waardoor het gemakkelijker wordt om kandidaten te valideren.​ De bot kan kandidaten 10x sneller verwerken dan een mens.

Voordelen

• Versnelde het wervingsproces

• Er werd bestaand personeel vrijgemaakt om zich te concentreren op de volgende fases van het wervingsproces

Door de orderachterstand konden de noodzakelijke medische voorraden de magazijnen van het ziekenhuis niet bereiken

Toeleveringsketens van ziekenhuizen kochten een aanzienlijke hoeveelheid medische benodigdheden om aan de door COVID gecreëerde vraag te voldoen. Het volume was tien tot twintig keer zo hoog als normaal, waardoor het inkoopteam onder druk kwam te staan. Hierdoor konden ziekenhuizen niet voldoende voorraad voor hun producten inkopen.

Oplossing

Een groot ziekenhuis in Canada gaat automatisering gebruiken om bestellingen en voorraad in realtime in evenwicht te brengen, waardoor achterstanden en vertragingen worden vermeden bij het leveren van producten aan de juiste ziekenhuisopslagruimte voor kritisch gebruik.

Voordelen

• Verminder de inkoopachterstand

• Vergroot de nauwkeurigheid van voorraadbeheer

• Zorg voor een goede voorraad van de benodigde benodigdheden

Handmatige gegevensinvoer zorgde voor lange cyclustijden bij de patiëntdiagnostiek​

This healthcare provider uses a mobile survey to complete its initial diagnoses for patients. The information from the survey needed to be entered into two core platforms, CareLink and Vivify, by more than 20 data entry specialists. The specialists then used the care data to predict potential diagnosis. At the time, there was no API integration between the healthcare platforms.

Solution

With help from UiPath, the provider automated the process to free up the data entry specialists to work on other related activities, while also significantly reducing the time it took to predict a potential diagnosis.​

Benefits

• Quicker patient diagnoses

• Freed up specialists for other tasks

• Reduced cycle times

Staff reductions driven by COVID created delays in claim and payment processing

60% of a large dental organization was furloughed due to inactivity during the height of the COVID crisis. This left mission-critical processes unmanaged. The dental organization’s claims process was manual, and personnel were no longer available to execute. On top of that shortfall, finance and revenue cycle management completely stopped, impacting cash flow.​

Solution

The dental organization is starting to use automation to keep their claims process and Revenue Cycle Management running. With attended automation, they will take the details of a claim from a spreadsheet and check its status via a common exchange portal. The status will then be updated in the spreadsheet and used to track incoming payments, prioritizing larger pending claims.

Benefits

• Prevent payment backlogs

• Resume claim processing and cash flow

Healthcare provider operating at full capacity struggled to keep up with inquires​ from concerned customers

This healthcare provider’s contact centers and other communication channels were on the verge of breakdown due to the high volume of incoming calls and inquiries from members concerned about COVID symptoms. Members were seeking care as well as basic healthcare information.​

Solution

The provider is exploring how software automation can help alleviate pressures on their contact centers. Automation can easily parse through data in multiple systems and intelligently extract targeted info about preexisting conditions of the member population and collate emails to millions of customers and members, thus providing essential information such as eligible health benefits, nearest testing locations, prescriptions and tips on staying healthy.

Benefits

• Provided timely patient care

• Delivered important health information to members

• Reduced volume of inquiries

• Lessened pressure on call centers

Financial Services

Automation of 800,000 inbound applications for CARES Act, a 50x increase from normal levels

On March 27, 2020, the U.S. government announced the Paycheck Protection Program (PPP) to help small businesses impacted by COVID.

As part of the Coronavirus Aid, Relief, and Economic Security Act (CARES), the PPP provided $349 billion in loans to businesses with less than 500 employees during the height of the COVID crisis. Lenders started accepting applications on April 3, 2020, and faced operational challenges in processing all of them.

Solution

In the first several weeks after the PPP announcement, UiPath helped two of the top three U.S. banks automate their loan issuance. The automation extracts borrower information from loan forms (PPP forms, Internal Revenue Service forms, etc.) performs detailed loan verification checks, then submits data into Small Business Administration's (SBA) portal. This action resulted in instant underwriting approval.

This solution provided much needed relief in terms of increasing the throughput of the process. For example, one of the banks saw a 90% reduction in time taken to upload loan data into SBA. 

Read the whole loan application automation story on our blog, or check out The Lab Consulting Group’s post for an alternative breakdown.

Benefits

• Instant capacity expansion

• Ideal for a fragmented technology landscape

• Accuracy in SBA filings

• Helped small business owners

• Sped up back-office operations

Increased number of complaints due to finance challenges during the height of COVID

A financial services company received an increased number of complaints from customers about financial challenges and concerns caused by the COVID pandemic. With reduced staffing and increased volumes, the company needed a way to acknowledge customer complaints in-line with regulations.

Solution

Automation helped the company manage its acknowledgement of customer complaints quicker and more efficiently. It works like this—a software robot first sends a letter to customers acknowledging receipt of complaints. It then pairs customer details with a date and time to trigger the relevant communication. 

This solution keeps customers up-to-date, while meeting regulatory requirements and avoiding any fines.

Benefits

• Ensured complaints are acknowledged on time

• Kept customers up to date

• Followed United Kingdom regulatory requirements

A surge in small business loss claims created a processing backlog that governments struggled to handle

Many small businesses raised claims and notified regulators of losses due to the COVID pandemic when the crisis was first emerging. Operating capacity constraints overwhelmed back office operations.

Solution

Five bots were leveraged to reduce overhead tasks required of claims adjudicators, allowing back offices to focus on claims processing. Bots were developed and deployed in 40 hours to first create a claim, then generate and send the acknowledgement letter to the insured business. The bots started handling 200–250 transactions per day right at the peak of lockdown. All "COVID-19 First Notice of Loss" related transactions were handled by the bots, thereby avoiding any delayed resolutions, which would have negatively impacted customer satisfaction.

Benefits

• Accelerated claims processing

• Alleviated backlog

• Reduced claim response time

• Assisted small businesses

Global markets experienced extreme spikes in volume soon after the breakout of COVID

Global markets experienced a major spike in trading volumes driven by the COVID pandemic. For example, in March 2020, the S&P 500 saw an average daily volume increase of around 300% over the prior month, with some extreme volume days approaching a 600% increase. This surge in trading volume increased the burden on operations teams to support the trading activity of their customers.

Solution

A UiPath Financial Services client was able to address the increased demand on their operations by leveraging automations placed into production prior to the pandemic. For those areas that saw the greatest spike in activity—particularly trade allocations and reconciliations—additional robot capacity was able to be deployed to guarantee continued efficiency during spike periods.

Benefits

• Guaranteed business continuity during a spike in transactions

• Maintained a high level of customer satisfaction

• Increased capacity

• Improved employee experience

Insurance

Mandated lockdowns created a spike in federal/state leave requests, and insurers struggled to keep up

Due to mandated school closings and federal/state quarantines at the peak of COVID, many employees in the "Group Benefit" business asked for claims per the Family Medical Leave Act (FMLA). The insurance group receiving these claims expected a surge of 300–400 claims per day.

Solution

The insurance group deployed five bots to pick up a claim from a common queue and check eligibility. The bots helped with claim creation, validation, and approval/denial of requests, including return to work notices, letter generation, and responses.

Benefits

• Reduced back office overhead

• Processed claims quickly

• Reinstated eligible employees (return-to-work)

• Reduced backlog

Concerned customers calling about cancellations and changes created volume challenges at a travel insurance company

A travel insurance agency’s call center was inundated by an unmanageable volume of requests soon after COVID hit the U.S. Some customers wanted to know if they were covered in case they got the virus, while others looked to submit a claim.

The process for submitting a claim was long and tedious for customers. They had to understand their policy well, manually update forms, and speak to an agent as an additional step.

Solution

A web-based solution was quickly implemented for customers to view policy information, make changes, submit claims, and speak to an agent in real time if they required further assistance. Inputted information and changes were automatically extracted from their online engagements, updated with other data, and passed on to an agent for resolution.

Benefits

• Improved customer experience

• Reduced call center wait times

• Reduced steps in the process

An increased number of staff was required to work virtually during the height of COVID, and robots helped order work-from-home kits.

In the first few weeks after COVID spread across the globe, one insurance company experienced a huge volume increase due to the chaos. Orders ramped up, especially in Remote Access Services (RAS), which was necessary to be able to work from home. There were 2,800 transactions in January 2020, 4,065 transactions in February, and 11,925 transactions up until March 19th.

With more and more people working from home, the number of orders exploded. The company didn't have the capacity to be able to fulfill the orders manually and in a timely fashion.

Solution

The insurance company created seven robots to support massive Service Now transactions, including RAS and Enterprise Mobility Services (EMS). ​Their teams can now serve their customers remotely.​

Benefits

• Ensured business continuity 

• Enabled staff to work from home

One insurance company needed to equip its employees to be able to work remotely

At this point, it's obvious that COVID has disrupted the way we work. Companies that didn't have efficient processes in place to enable work from home (WFH) at the beginning of the pandemic struggled to set them up in time. This shortfall impacted productivity, caused delays, and put more pressure on employees that needed to implement these changes.

Solution

UiPath Robots were used to automate processes that enabled employees to WFH. The bots facilitated an easy, error-free registration of new equipment, set up users for virtual private networks (VPNs), and associated employee IDs with the registration number of the recently-bought equipment.

Benefits

• Faster setups

• Eased pressure on employees

• Reduced manual errors

Government

Over 100,000 Flemish entrepreneurs applied for financial support during the COVID crisis in Belgium, overwhelming government employees

On March 13, 2020, the Flemish government in Belgium launched the "COVID Nuisance Premium" to support Flemish companies facing financial difficulties due to the global pandemic. This benefit was addressed to approximately 600,000 active entrepreneurs in the region that might have been in financial distress, so a safe and rapid process was essential.

In a record 10 working days, the Flemish Agency for Innovation and Entrepreneurship (VLAIO), along with their IT partner DXC, built a web application to register the requests. Within six days after the launch, the platform had registered more than 70,000 applications for financial support, which created a significant backlog for VLAIO employees to verify validity and approve or reject the applications.

At busy times, about 800 users wanted to apply for their premium at the same time. On the first day, there was even a peak of 20,000 simultaneous users. A digital queue made sure that the system wasn't overloaded. Users in the queue knew how long they had to wait, which was usually under 15 minutes.

Solution

Several days after the the web application went live, a UiPath Robot began checking various databases to see whether the applicant was entitled to compensation. The robot used the Flemish Access and User Management Systems to automatically approve or reject the requests.

Benefits

• A huge backlog of applications was cleared in a matter of days, ensuring that entrepreneurs in need were swiftly supported

• Alleviated manual work for VLAIO employees

• In less than two weeks, all 114,000 registered requests were cleared in a collaboration between VLAIO employees and the UiPath Robot

Government organizations struggled to monitor staff health during the height of COVID and continue operating

Government agencies have even more work to do during today’s pandemic. Monitoring all staff members and determining if they’re healthy enough to work from the office, or are better to work from home, creates a huge daily overhead that never existed before.

Solution

A UiPath partner built a solution for its government customers that sends out a daily health survey with questions like ‘is your body temperature normal or above 38°C/98°F?’ as well as a weekly survey with questions on social distancing and travel.

The survey responses are reduced into a risk score that helps make the decision on whether a person can work from an office or not.

Benefits

• Ensured staff health and safety

• Visibility on staff location (remote vs. office based)

• Reduced overhead cost &workload

Banks needed to enable digital processes for customers during the peak of COVID

The massive spread of COVID reduced the number of people making physical contact with bank agents. Banks had to adopt more digital services and solutions to continue serving their customers.

Solution

When a customer sends the bank their identity document (ID), the automation uses a combination of optical character recognition (OCR), natural language processing (NLP), and robotic process automation (RPA) to process the request. The bot scans the email, reads the ID regardless of format, and checks for differences with existing information stored in the customer relationship management (CRM) system.

This process was already in the pipeline for this bank. However, given the context of COVID, the CoE made this specific implementation a priority.

Benefits

• The customer doesn't need to go to the bank for data updates

• The bank saves time processing the data

• Helps digitize the bank

Manual collection of confirmed COVID cases​ became too burdensome for this military branch

A large military branch was burdened by the manual process of collecting the list of confirmed positive cases from each of the individual guards, and consolidating the data in order to build reports and dashboards.

Solution

The military branch built a series of automations to consolidate data across each of the individual guards, so they could build combined reports faster.​

Benefits

• Reduced operational cost

• More accurate health monitoring

Transportation

Tremendous increase in back-office queues for flight cancelations and amendments

The sudden outbreak of COVID had a large impact on a Dutch airline. Due to restrictions on international travel and lower passenger demand, the company canceled many flights and had to arrange a proper resolution for all outstanding tickets.

Solution

To relieve the burden on staff, the airline employed UiPath and its partner Ciphix who, in just 16 working hours, developed a relevant automation.

The automation first determines if a flight cancelation is in the right queue, then it processes the request and cancels the ticket according to a set of predefined business rules.

The automation can scale up or down during peaks in cancelation requests by simply adding and removing robots.

Benefits

• Saved more than 3,000 hours of back office work in the first 14 days

• Faster document processing

Processing a large increase in voucher requests for Scandinavian Airlines (SAS)

The sudden outbreak of COVID had a large impact on Scandinavian Airlines. Due to restrictions on international travel and lower passenger demand, the company had to cancel many flights and issue vouchers to ticket holders.

Meanwhile, their call center was inundated with inquiries. The company needed a fast way to help issue vouchers.

Solution

To relieve the burden on staff, SAS created six automations and deployed three bots within 24 hours to handle high volumes of voucher requests, cancelations, and extended bookings.

The robots now help contact center representatives understand more about the outstanding requests, enabling them to better communicate with customers.

Benefits

• Saved more than 10,000 hours of back office work in the first 14 days

• Ensured an excellent customer experience

• Cleared back office backlogs

Airline contact centers overwhelmed by cancelation requests

Due to the restrictions caused by COVID, many people canceled their travel plans in 2020. Authorities advised people to work remotely and minimize social interactions. As a result, a major airline's business was impacted when a massive number of cancelation requests hit its contact centers. Requests needed to be addressed quickly, efficiently, and securely, but the contact center staff were overwhelmed.

Solution

With reduced capacity at their contact center, the airline used UiPath to allow agents to pull data faster with attended automations. UiPath Forms and back-office automations supported this effort.

Benefits

• Faster call triage process

• Faster routing to appropriate agents

• Reduced average call handling time (AHT)

• Improved customer experience

The travel industry struggled during COVID with fewer customers and employees

In the last several years, COVID has restricted people from traveling between nations. A major airline drastically reduced their flying capacity to historically low levels, which hurt their bottom line. The airline also took steep actions such as providing unpaid leave for some of their employees worldwide.

Solution

The airline was able to implement attended and unattended automations within its finance and accounting, supply chain, human resources, and IT departments to provide business continuity with fewer employees. Identified process opportunities include crew scheduling, operations control, baggage handling, booking, billing and settlements, and network planning.

Benefits

• Guaranteed business continuity

• Maintained a high level of customer satisfaction

• Reduced operating costs

• Operational efficiency

Retail

Automation helped human resources (HR) handle a massive number of sick leave requests because of COVID

One of the top retail companies in France registered a huge volume of sick leave requests across all their departments due to the COVID crisis.

The HR department faced an issue with sorting the documents submitted by their employees into proper categories, such as sick leave, work accidents, or other HR documents, which were lower priority at the time.

Solution

The company automated two phases of this process. The first involves analyzing and classifying documents with help from optical character recognition (OCR).

The second phase extracts relevant employee information, such as leave dates, and adds it to their HR systems.

These automations helped the HR department focus on taking care of its employees during the peak of the pandemic rather than processing documentation.

Benefits

• Reduced backlogs in processing leave requests

• Allowed HR specialists to focus on their people

Processing applicants for 100,000 new delivery positions driven by a surge in online ordering at the beginning of the pandemic

Amid a surge in online orders driven by the COVID outbreak, one of the biggest online retailers in the U.S. needed to add 100,000 full-time and part-time positions for warehouse and delivery workers in order to keep up with the sudden increase in e-commerce.

To do this, they had to process 800,000 to 1 million job applicants under significant time pressure.

Solution

The retailer bought 10 unattended robots to help with the selection process workload. The process works as follows—first, the robots check if the applicant is a former employee. The bots then check if the applicant is eligible for rehire. Finally, if they are still eligible, the bots kick off a background check.

Benefits

• Faster triage process for applicants

• HR focused on strategic parts of the job

• Increased workforce capacity

• Maintained a high level of customer satisfaction

All Other Industries

Proactive response to the pandemic with data science and robotic process automation (RPA)

The COVID crisis changed the world as we knew it, requiring the need to respond rapidly and prioritize supporting global infrastructure across industries. Sopra Steria, a leading European information technology consulting and digital services company with 45,000 employees, forecasted its future needs in the new era. Whether it's pandemic or environmental cases that will require predictive analysis, the company is prepared to take preventative actions before a major impact occurs again. Their focus is to drive digital technology excellence in operations through intelligent RPA.  

Their journey began in January 2020 when the Sopra Steria RPA CoE initiated a project combining data science with RPA to create technology solutions that can prevent outages and impacts to customers. When the COVID pandemic spread across the planet a few months later, the solution became immediately valuable.

In the banking industry, it's necessary to streamline services for in-person banking and support of digital banking infrastructure, such as servers, storage, networks, and virtualization resources. This ensures the system can scale and ramp up capacity and resources. The ramp-up is based on the usage to optimize the load, while providing flexibility to ramp down capacity or tasks as needed for cost management purposes.

Before COVID, there was a balance between digital banking and in-person banking. However, during a nationwide lockdown where banks reduced staff, resulting in long wait times, customers preferred to manage their finances online. In the case of load scenarios where online services become inaccessible or performance has decreased, customers were the ones to flag the issue. After the system records the issue, a ticket is created, and an engineer goes through the entire process to increase infrastructure resources, such as ramping up server capacity. The complete infrastructure and virtualization reviews are managed by IT employees, who rotate shifts to ensure support is available 24/7. This entire process, from creation to closure, takes roughly one to three days, depending on criticality. This is too long. By the time the infrastructure has the necessary resources, customers have already experienced delays, and the company is exposed to the risk of the site crashing due to limited bandwidth.

In the world of digital banking, there is high demand to ensure infrastructure stability. Every bank's goal is to ensure that customers have a seamless experience.  

Solution

The solution for digital banking transformation requires data science, combined with artificial intelligence (AI) and RPA, to take proactive measures before issues reach customers. Using AI and machine learning models, various news sites, newsletters, and magazines are fetched and aggregated to predict upcoming workloads. The bots collect this information to map out the anticipated impact on the digital banking infrastructure. A machine learning model is leveraged to transform unstructured data into structured data by breaking down articles and sentences in order to perform sentiment analysis. Based on the gathered information, the unattended bot designed with UiPath Studio makes changes to the server console and increases or decreases the infrastructure as per the suggested AI element.

To ensure there is no impact to the customer, the bot executes the jobs during non-business hours, and sometimes during service hours, depending on the criticality state and duration of the forecasted impact. Throughout this automated flow, the load gets transferred from one server to another to achieve an appropriate balance. In the case where the criteria deem that the disaster has been lifted, the alert goes out to the configured bot that normal operations have resumed to support in-person banking. This helps save unnecessary expenses that would otherwise be incurred had the server maintained increased capacity when not required.

“This end-to-end automation solution developed in partnership with UiPath has helped our customers adopt a proactive approach and thus staying one step ahead. This solution is one of many, featuring an AI enabled technological advantage, that helps provide an array of benefits to our customers.” — Mohit Gupta, Director of RPA CoE, Sopra Steria

“We introduced UiPath 4 years ago into our business and to our customers as we are tool agnostic and wanted to select a world-class solution that meets our customers’ needs. Our customers have different requirements, infrastructures, &, budgets, in which we believe UiPath, the leading automation platform provides a simple, intuitive user-friendly experience, and cost efficiency to help with the digital transformation journey for our customers.” - Ankur Bansal, Head of RPA CoE, Sopra Steria

Benefits

• Less than 10 minutes to scale up infrastructure (used to take one to three days)

• 100% manual work reduction, with zero errors

• ~80,000 euro savings (immediate ROI recognized with a simplified solution)

• Retained customer satisfaction and avoided loss of business

Replacing physical documents with digital copies to facilitate remote work imposed extra work on employees

The booking department at a large automotive company used to receive several hundred physical invoices per month via a physical internal mail system. To facilitate remote work, this mail system was replaced with a scanning solution.

After the scanning solution was implemented, the booking department began receiving invoices in the form of digital documents. But, the process still required the digital copies to be printed by the booking department. This extra step added around eight hours per day of extra work to the process.

Solution

Within just one day, the automation center of excellence (CoE) created an automation to help with the process. The automation first checks the mailbox in which the scanned invoices come in. Then, it looks for an attachment and, if present, the attachment is printed.​

To improve the solution further, the CoE is now assessing whether the downstream tasks can be automated as well, so the printing can be avoided altogether.

Benefits

• Around eight hours per day of work saved

• No extra mundane work added for booking department staff​

• Enabled remote work​

Providing RM Education Solutions India employees with internet data usage alerts

After the COVID breakout and resulting lockdown, RM Education Solutions India (RM ESI) facilitated WFH for all its employees, starting March 25, 2020. There were around 300 employees who did not have a proper internet connection at home, so the company sourced over 300 internet dongles (small USB devices that allow you to access the internet) with a daily limit of 3GB of data per person.

But, there were a few employees who were exhausting their daily limit before the end of the day. They were then contacting the IT department to increase their data limit, which was manually fulfilled. This was causing delays and also impacting service delivery.

Solution

RM ESI implemented RPA in 2017 and now uses many bots. With the help of the RPA team, they can use bandwidth from existing robots to check the data usage of the more than 300 employees who were using the dongles. Before, it was manually impossible to log in to over 300 data accounts to check the data balance and proactively increase data limits.

The bots started to execute this process once every four hours to check data usage and report it to IT and the admin help desk. ​This solution helped save production time and cost (from 90,000 Indian rupees to 4,500 Indian rupees).

Benefits

• Cost reduction (from 90,000 Indian Rupees to 4,500 Indian rupees)

• Over 300 data accounts checked once every four hours

• Business continuity

• Improved employee experience

• Customer satisfaction

Ensuring a safe return to a new normal through contract tracing, while maintaining citizen privacy

The pandemic has shown that our familiar environment can change drastically overnight. Thankfully, some countries have begun to recover and are carefully exiting isolation.

As restrictive measures loosen, it becomes the responsibility of everyone to be mindful of their surroundings and prevent the second wave of infection. Contact tracing is an effective prevention method but doing so without disrupting the privacy of citizens is a challenge.

Solution

A design for a contact tracing process that respects privacy has been created with the help of UiPath, Ernst and Young (EY), and Upwire in New Zealand. Any business can register on a secure website to generate a QR code. The QR code then allows customers visiting the business to scan the code and register their presence. The system captures the customer's info—the minimum amount to secure privacy. After scanning it, an SMS is sent to the contact tracing team with the mobile number, plus date and time of the visit. The team can then verify the secure database of confirmed COVID-19 infected patients, and track the geolocations visited.

Benefits

• Privacy-compliant

• Reduce email backlogs

• Safe return of citizens to public places

• Employee health safety

• Scalability

UiPath Robot monitors emails for high-priority COVID cases

During the peak of the COVID pandemic, hospitals and government authorities received many emails related to suspected COVID cases. Officials were required to read and analyze them to identify and classify the cases. This was a time-consuming task that led to delays in distributing critical information. It also left the sender without a timely reply.

Solution

UiPath set up an attended robot that can monitor centralized inboxes where concerned individuals are submitting their symptoms. It extracts relevant info from the emails and the generates a report in a .xls file format.

The automation then flags the information based on defined business rules and sends the reports to an admin for further analysis and action. This way, high-risk individuals can immediately be contacted and informed about next steps.

Benefits

• Accelerated data extraction and reporting

• Reduced email backlogs

• Quick response to the email sender

Processing a 10x increase in sanitizer orders

Due to COVID, a hygienic company had a 10x influx of orders of hand sanitizer. Before the pandemic, their team usually processed the orders in SAP, but couldn't keep up with the spike in demand. The order response teams executed daily updates to 6,000 orders. They had a six hour timeframe in which they needed to process these orders, plus one hour to handle any exceptions.

Solution

The team recently added 20 unattended robots to handle the volume, and they might add more robots in the future to continue to meet a growing market need. The automation team helped order response teams execute daily updates, with the bots speeding up the process to one order per minute.

Benefits

• Companies can now fulfill all requested orders in a timely fashion

• Their product played an important role in stopping the spread of the COVID

• Accelerated operational efficiency

Tracking employee health across a widely distributed workforce

During the peak of COVID, employers needed to keep tabs on their employees' health. Health screenings are one way to keep track of employee health and well-being.

Solution

Over the course of three days, the UiPath team created an attended robot to help employers streamline the screening process by distributing a simple health survey through popular channels like WeChat and Slack. The robot then aggregates the data into a report and distributes the report to HR for review.

See our Health Screening Bot in our marketplace for more use cases.

Benefits

• Kept critical workers working

• Reduced hospital backlogs

• Improved efficiency

UiPath Robot compiled a daily report on COVID updates

Staying updated on the latest developments, news, and updates related to COVID, specifically tailored to your needs and from reliable sources, can prove to be a meticulous, time-consuming task.

Solution

UiPath created a robot that scrapes multiple data sources online and creates customized content based on where you're located. The robot then compiles the data into a daily report and emails you the latest count of COVID cases near you, helps guide you on getting tested, and provides other helpful resources.

Want your daily report? Fill out this form.

Benefits

• Heightened individual awareness of relevant metrics and information

• Saved personal time

A global insurer needed to ensure all its employees were equipped to work remotely

Working from home had not always been available for employees working for this global insurance company. The pandemic has even forced colleagues to switch departments to support critical lines of business. The company needed to purchase more internet bandwidth as soon as possible to avoid delays.

Solution

A UiPath Robot was set up to scan employee post codes, check the home broadband and 4G connectivity in their local area, and ask the employee to provide details on their home package. This allowed the company to evaluate the current situation of each employee and set priorities on where to invest in a package for better connectivity.

Benefits

• Ensured business continuity

• Enabled staff to work from home

• Reduced manual work for employees

• Reduced manual errors

Managing the safe return of people back to COVID-free areas

Conquering COVID has been a hard-fought battle that is still in progress in many parts of the world. The regions that have "won" the fight need to make sure that the pandemic doesn't come back as people return to a more normal lifestyle. Places that draw crowds, such as parks, city centers, schools, business centers, and public transport must be monitored 24/7 to ensure a controlled flow of people returning to normalcy.

Solution

The “Conquer COVID-19 Digital Employee" bot was created by UiPath and Jiangsu DepthsData Technology to monitor pedestrian traffic flow through public areas. The bot analyzes a massive amount of data and compiles a real-time traffic report, issuing warnings when traffic flow is at risk of being too dense.

Benefits

• Mitigated risk of infection

• Reduced manual work for employees

• Reduced manual errors