Automatiseringsstrategieën die de COVID-19-respons in diverse sectoren versterkten

Hoe automatisering organisaties hielp om te gaan met drastische vraagveranderingen

Deze blogpost bevat reële voorbeelden van UiPath-klanten die automatisering inzetten om te reageren op de drastische veranderingen in vraag tijdens de COVID-19-pandemie. De voorbeelden zijn gegroepeerd per sector.

Publieke sector

Generatie van lockdown ePasses voor essentiële dienstenpersoneel in India tijdens de piek van COVID

De stedelijke gemeentelijke autoriteit in India moest de verplaatsing van essentiële diensten en bezorgpersoneel van diverse dienstverleners (Amazon, 1mg, Flipkart, Zomato, Swiggy, enz.) machtigen tijdens de piek van de pandemie. Het proces verliep als volgt: eerst stuurden managers van dienstverleners bulklijsten met essentieel personeel naar staatliche instanties voor goedkeuring van lockdown ePasses. Vervolgens gaf de staatsinstantie curfew-passes uit aan aangewezen personeelsleden.

Oplossing

De gemeentelijke autoriteit werkte samen met het Urban Transformation Team van EY India en partner Integra Micro Software Services (P) Ltd om UiPath-robots in te zetten voor het beheren van het werk. De robots haalden benoemde e-mails uit uitgiftelijsten en genereerden automatisch een curfew-pass met de benodigde details in de vereiste sjabloon. Vervolgens vulden de bots een rapport in met het aantal personeelsleden waarvoor passes werden uitgegeven. Hierdoor konden overheidsinstanties het totale aantal geautoriseerde verplaatsingen in hun steden bijhouden en beheren.

Voordelen

• Bewegingsvrijheid voor essentiële dienstenpersoneel tijdens de curfew
• Bulkverwerking van passes
• Entlasting van overbelaste teams van handmatige verwerking
• Zichtbaarheid op stedelijke verplaatsingen

Automatisering van de verzameling van een stroom COVID-patiëntgegevens voor staatsregeringen

Staatsinstanties voerden tijdens de piek van de pandemie op grote schaal COVID-tests uit. In de eerste fase verzamelden veldwerkers en gezondheidspersoneel gegevens van geteste patiënten en eerdere testmonsters. Vervolgens kwamen de patiëntgegevens direct in een gecentraliseerde repository via de nationale autoriteitsportaal. Met de plannen om de testcapaciteit te vergroten, werd de taak om de staatsgegevens van de nationale portal te verzamelen en toe te voegen aan de staatsdatabase een enorme klus. Toen het aantal dagelijkse tests 2.000 overschreed, werd de handmatige verzameling van patiëntgegevens na download als Excel-bestand te tijdrovend.

Oplossing

Na implementatie werd de geteste patiëntgegevens van de nationale autoriteitswebsite gedownload als Excel-bestand. De staatsinstantie creëerde een online webformulier, en een API vulde de patiëntgegevens in, inclusief nieuwe en bestaande patiëntgegevens die bijgewerkt moesten worden. Alle recente gegevens moesten meermaals per dag worden verzameld, evenredig aan het testvolume in de staat.

Het team van Auxiliobits Technologies Pvt Ltd realiseerde deze procesautomatisering waarbij de UiPath-robot patiëntgegevens downloadde van de nationale portal, de records van geteste patiënten ophaalde en deze via een API naar de betreffende staatsportal stuurde. Hierdoor konden staatsinstanties actuele data leveren en actionable insights verkrijgen.

Voordelen

• Real-time data-updates
• 10.000 records verwerkt in minder dan 10 minuten
• Nul fouten

Automatisering van COVID-alerts en monitoring van gequarantaine personen in de districten

Tijdens de piek van COVID voerden de districtautoriteiten intensieve gezondheidsmonitoring uit van gequarantaine personen in elk district. De autoriteiten belden gequarantaine personen en gaven instructies over gezondheidsparameters. Bij gerapporteerde symptomen werd direct een alert naar het gezondheidsteam gestuurd. Elk gezondheidsteam bezocht deze personen, voerde benodigde controles uit en ondernam volgende stappen.

Oplossing

De districtautoriteit creëerde een online formulier dat door het contactcenterteam werd ingevuld voor elke gequarantaine persoon. De gezondheidsparameters werden automatisch verzameld in een online spreadsheet. In plaats van het eerdere handmatige proces, filterde de UiPath-robot de records van symptomatische personen en stuurde de alert direct naar het gezondheidsteam.

Het team van Auxiliobits Technologies Pvt Ltd realiseerde deze automatisering waarmee de robot records van symptomatische personen filterde en deze via een alert naar het betreffende gezondheidsteam stuurde. Hierdoor kon de districtautoriteit snel reageren en werd het proces agieler.

Voordelen

• Real-time data-updates
• Snel en veilig
• Nul fouten

Tijdige verwerking van honderdduizenden welvaartsaanvragen in Roemenië door COVID-lockdown

Op 18 maart 2020 publiceerde de Roemeense regering een noodverordening die werkloosheidsuitkeringen instelde voor burgers wiens werk en inkomen door de COVID-crisis beïnvloed waren. Het Nationaal Agentschap voor Betalingen en Sociale Inspectie (ANPIS) beheerde het aanvraagproces voor zes categorieën begunstigden. ANPIS moest deze urgente activiteit uitvoeren via zijn netwerk van 41 provinciaal vestigingen, zonder extra personeel. Tijdens de eerste tien dagen van elke maand konden getroffene burgers hun aanvragen en benodigde documenten indienen via een online portal (aici.gov.ro). ANPIS-medewerkers moesten elke aanvraag verifiëren, een database aanmaken en deze doorsturen naar een andere afdeling voor betaling. In de eerste helft van mei 2020 ontving ANPIS 110.000 aanvragen voor financiële ondersteuning in heel Roemenië.

Oplossing

UiPath leverde pro bono technische ondersteuning en software robots aan ANPIS voor een onbegeleide automatiseringsoplossing. In mei 2020 hadden 38 provinciaal vestigingen de ondersteuning van een softwarerobot die vier van de zes categorieën begunstigden verwerkte. De robot controleerde de nauwkeurigheid van de intelligente PDF-aanvraag, extraheerde de juiste data naar een database en creëerde individuele mappen met ondersteunende documenten, inclusief voor- en achternamen van elke aanvrager. Bij incorrecte aanvragen stuurde de robot een notificatie met een verzoek om aanvullende documenten.

Voordelen

• Uitsschakeling van langdurig handmatig werk bij verificatie van aanvragen
• Verlaging van verwerkingstijd per aanvraag van geschatte 15 minuten tot onder één minuut
• UiPath-robots verwerkten 100 aanvragen per uur, 24/7

Tijdige aanpassing van een COVID-sjabloon voor essentiële geneesmiddelen toen honderden farmaceutische bedrijven in de EU met tekortens te maken kregen

De Europese Medicines Agency (EMA), in samenwerking met de farmaceutische industrie en EU-lidstaten, lanceerde op 17 april 2020 de eerste fase van haar verbeterde monitoringsysteem. Dit systeem was ontworpen om voorraadtekorten van cruciale geneesmiddelen in ziekenhuis-IC's in de EU voor de behandeling van COVID-patiënten te voorkomen en te mitigeren. Elk farmaceutisch bedrijf vestigde een enkel contactpunt dat alle huidige en verwachte tekorten van essentiële IC-geneesmiddelen aan de EMA rapporteerde. Tijdige bewustwording van potentiële tekorten en een breed overzicht van beschikbaarheid op EU-niveau vergemakkelijkten betere distributie en versnelden goedkeuringen voor verhoogde productiecapaciteiten om levens te redden. Om te helpen met rapportage, creëerde de EMA initieel een sjabloon die door honderden bedrijven die IC-geneesmiddelen produceerden en commercialiseerden in de EER/EU moest worden ingevuld.

Oplossing

UiPath leverde pro bono technische ondersteuning voor een onbegeleide automatisering voor drie afzonderlijke taken. Ten eerste zorgde de softwarerobot ervoor dat elk farmaceutisch bedrijf een aangepaste sjabloon ontving, vooraf ingevuld met de subset geneesmiddelen die in de huidige projectfase werden getraceerd, en uitsluitend de geneesmiddelen die door het betreffende bedrijf werden geproduceerd of gecommercialiseerd. Ten tweede verzamelde de robot de informatie van de enkelvoudige contactpunten naar de EMA en werkte een primair bestand bij. Daarnaast verzamelde het tekortnotificaties en uploadde deze naar een ander primair bestand.

Voordelen

• Eliminatie van langdurige, foutgevoelige handmatige taken zoals sjabloonaanpassing en informatieverzameling uit meerdere bronnen
• Verlaging van bijwerkingstijd van geschatte 40 dagen handmatig werk tot net meer dan zeven uur
• Gewaarborgde vertrouwelijkheid en datasegregatie, omdat bedrijven alleen toegang hadden tot informatie relevant voor hun organisatie

Bots hielpen de Indiase staatsgezondheidsdienst gegevens te verzamelen over duizenden gequarantaine burgers

Volgens nationale wet moest de Indiase staatsgezondheidsdienst regelmatig gegevens bijwerken op de COVID Gequarantaine Mensen Nationale Gezondheidsportal. Dit omvatte inkomende reizigers van de afgelopen twee tot drie maanden en eerste contacten van COVID-positieve personen. Het compileren van de data was tijdrovend en vereiste veel handmatige inspanning gezien het grote aantal gequarantaine personen per staat.

Oplossing

De staatsgezondheidsdienst onderzoekt UiPath-robots om de data over gequarantaine personen te distribueren. De bots zouden data ophalen uit staatelijke respons-Excelsheets en de uitgebreide records bijwerken op de COVID-19 Gequarantaine Mensen Nationale Gezondheidsportal. Partners Rise Tech Software Pvt Ltd en Integra Micro Software Services (P) Ltd werkten samen om deze impactvolle automatisering te leveren.

Deze automatisering zou de staat helpen overbelaste teams te entlasten en de Nationale Gezondheidsdienst sneller zichtbaarheid geven op het aantal gequarantaine personen, zodat ze agieler konden plannen en reageren.

Voordelen

• Real-time zichtbaarheid in kritieke data
• Entlasting van teams van handmatig werk
• Eliminatie van verwerkingsfouten

Lokale regeringen hadden een dashboard nodig om inspanningen te coördineren bij monitoring van lokale uitbraken

Tijdens de hoogte van de COVID-pandemie was een snelle reactie op verzoeken om hulp en informatie vitaal voor lokale regeringen. Vanwege gebrek aan integratie tussen gemeentebesturen was de mogelijkheid om dringende verzoeken te volgen en erop te reageren moeilijk, wat verwarring en vertragingen veroorzaakte die de gezondheid van burgers beïnvloedden.

Oplossing

Een regering in Zuid-Amerika bouwde een control room dashboard gevoed met data verzameld door UiPath-robots van 65 gemeentelijke locaties. UiPath-robots konden inloggen op publieke websites, data extraheren en classificeren, en in het dashboard invoeren. De transparantie van de data hielp bij het prioriteren van reacties en het mobiliseren van ondersteuning, zoals het distribueren van persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM) naar cruciale locaties.

Voordelen

• Prestatietransparantie van lokale autoriteiten
• Snellere reactietijd op publieke behoeften

De General Services Administration (GSA) moest versnelling van infectiegegevensverzameling om gevallentellingen te beheren

De General Services Administration (GSA) beheert kantoorruimte in ongeveer 9.600 gebouwen in de Verenigde Staten. Om de spreiding van COVID binnen de organisatie te volgen, moest geografische input gecorreleerd worden met het aantal infecties per county om een kaart van de COVID-dreiging binnen de eigendommen op te bouwen. Initieel werd dit door medewerkers gedaan, maar naarmate het virus zich in de VS uitbreidde, moest de informatie meer dan één keer per dag worden bijgewerkt, wat de werkdruk van al gerekte werknemers vergrootte.

Oplossing

Een UiPath-robot is ontworpen om data te aggregeren en meerdere keren per dag een rapport uit te geven. De bot logt in op geografische informatiesystemen (GIS) en verzamelt informatie over de gebouwen die GSA beheert in de VS. Vervolgens, door gebouwen te koppelen aan het county-infectieaantal, verbetert het de kaart van infectiespreiding binnen GSA.

Voordelen

• Snellere dataverzameling
• Updates in real-time
• Verminderde foutenratio

Automatisering ter vergemakkelijking van Franse autorisatie voor werknemersreizen voor wie niet thuis kon werken

Tijdens de piek van de pandemie waren Franse bedrijven verplicht door de overheid vastgestelde formulieren in te vullen om te rechtvaardigen waarom alle werknemers die niet thuis konden werken, naar het werk of voor werk moesten reizen. Bedrijven worstelden om formulieren tijdig in te vullen, omdat elk formulier tot 12 velden data, een handtekening en een bedrijfsstempel vereiste. Werknemers die reisten zonder gecertificeerde formulieren riskeren boetes van 150 euro voor de eerste overtreding, en tot 1.500 euro bij herhaling.

Oplossing

De automatisering nam een Excel-bestand met werknemersgegevens en vulde de door de overheid vereiste formulieren in, waardoor de proces tijd verminderde tot slechts 10 seconden per werknemer. Bedrijven konden formulieren handmatig tekenen en stampen (wettelijke redenen), of dit proces ook automatiseren, wat de voltooiingstijd verder verlaagde.

Voordelen

• Verminderde handmatige werkdruk
• Versnelde taken
• Meer geautoriseerde reizigers op de weg
• Eliminatie van boetes voor reizigers

De toename in Supplemental Nutrition Assistance Program (SNAP)-aanvragen veroorzaakte verwerkingsvertragingen, wat degenen in nood beïnvloedde

Het wekelijkse aantal SNAP-aanvragen steeg met ongeveer 6.400 aanvragen en groeide door naarmate de COVID-crisis dieper werd. Er was risico op vertraagde uitkering van voordelen aan degenen die het hardst getroffen waren.

Voordat automatisering geïmplementeerd werd, bedroeg de verwerkingstijd 30-35 minuten. Naarmate de vraag tijdens de piek van de crisis verder opliep, stonden staten zware boetes te wachten voor fouten bij handmatige verwerking.

Oplossing

De automatisering verwerkte aanvragen in iets meer dan vijf minuten (van 30-35 minuten handmatig). Menselijke fouten daalden naar nul. Na drie weken opschaling kon de automatisering tot 1.000 aanvragen per dag aan.

Voordelen

• Verkorte verwerkingstijd
• Menselijke fouten gereduceerd tot nul
• Voorkoming van zware boetes voor staten door verwerkingsfouten
• Tijdige ontvangst van voordelen door aanvragers

Geschapen zichtbaarheid om monitoringtools te beveiligen voor remote federale werknemers

Tijdens de COVID-lockdown moesten Amerikaanse federale werknemers thuiswerken en hadden geen toegang tot belangrijke monitoringtools die geblokkeerd werden door de beveiligingsinfrastructuur. Toegang geven aan alle thuiswerkende werknemers was niet haalbaar, omdat dit medewerkers zonder zichtbaarheid op infrastructuurproblemen of belangrijke applicatiestatussen zou achterlaten.

Oplossing

De federale organisatie bouwde een softwarerobot die regelmatig screenshots maakte van belangrijke monitoringtools en deze als bericht in Microsoft Teams plaatste. Dit gaf remote werknemers de noodzakelijke zichtbaarheid in monitoringtools die ze anders niet konden benaderen.

Voordelen

• Gaf remote werknemers zichtbaarheid
• Mogelijk gemaakt remote werken
• Hield het bedrijf draaiende zoals gewoonlijk

Agrosuper gaf 12.000 werknemers commutepasses, wat hun reizen naar het werk tijdens quarantaine vergemakkelijkte

Agrosuper is een voedingsmiddelenbedrijf gewijd aan "altijd dingen beter doen." Tijdens de quarantaine moest het bedrijf essentiële werknemers aan het werk houden om een kritieke voedselvoorziening te handhaven. Maar het bieden van veilige en gratis transit om 12.000 werknemers te helpen commuteren naar productiefaciliteiten en kantoren was niet eenvoudig.

Oplossing

Een begeleide robot werd geïmplementeerd die een rapport van huidige werknemers uit SAP SuccessFactors ophaalde, ze classifyerde en de informatie op de overheidswebsite invoerde om passes te verkrijgen voor ongeveer 12.000 werknemers. De robot emailde de passes vervolgens naar de werknemers en hun leidinggevenden.

Zonder automatisering zou deze taak zes personen meerdere dagen hebben gekost. Maar met een robot liep het in slechts vijf uur, wat werknemers vrijmaakte om zich te richten op wichtigere taken.

Voordelen

• Snel en veilig
• Bedrijfscontinuïteit
• Verbeterde werknemerservaring

Gezondheidszorg

Mater Hospital Dublin automatiseerde COVID-testresultaten, wat uren van verpleegkundigen aan rapportage aan Infectiepreventie en -controle (IPC) bespaarde

Op COVID-testlocaties tijdens de hoogte van de pandemie moesten testresultaten in verschillende systemen worden gelogd en gerapporteerd aan de IPC (of regionaal equivalent). Administratief werk nam tot 50% van de tijd van verpleegkundigen in beslag, en was een vooral lastig proces. Het proces dateerde uit 2003 tijdens de SARS-uitbraak en vereiste dat clinici inlogden op het laboratoriumsysteem, ziektecodes extraheerden, vervolgens via een VPN inlogden op een .NET-dataplatform en resultaten handmatig invoerden. In typische weken nam één verpleegkundige twee uur in beslag voor resultateninvoer. Tijdens de COVID-piek moesten resultaten echter dagelijks worden gerapporteerd, en niet alleen voor positieve gevallen, maar voor elke test, wat drie uur per dag in beslag nam.

Oplossing

UiPath-robots werden gecreëerd die inlogden op het laboratoriumsysteem, de juiste ziektecode selecteerden en het testresultaat invoerden. De informatie kon in een fractie van de vorige tijd worden verwerkt, wat de infectiecontroleafdeling drie uur per dag en 18 uur per week bespaarde.

Met een robot-per-verpleegkundige benadering bespaarde de infectiecontroleafdeling drie uur per dag, waardoor medisch personeel meer tijd kon besteden aan patiëntenzorg in plaats van formulieren invullen.

Voordelen

• Bespaarde twee tot drie uur per dag voor een clinicusr
• Maakte data real-time beschikbaar
• Hield kritieke werknemers aan het werk
• Verbeterde werknemerservaring
• Versnelde operationele efficiëntie

Valideren van Medicaid voor pasgeborenen, om te zorgen dat ze hun gezondheidsvoordelen niet verliezen

Een groot ziekenhuis in New York City had meer dan 20 gezondheidsadministratieve medewerkers die werkten aan het onderzoeken, verifiëren en wijzigen van de verzekeringsidentificaties van pasgeborenen naar staatsgebaseerde Medicaid om te zorgen dat er geen gat was in de totale zorg. Dit proces was vitaal omdat het ervoor zorgde dat ouders geen financiële last hoefden te dragen voor gezondheidszorg. Het zorgde er ook voor dat zij, evenals hun pasgeborene, alle inbegrepen voordelen van Medicaid ontvingen.

Oplossing

Het ziekenhuis besloot dit proces te automatiseren met een softwarerobot. De robot begon met het routeren van Medicaid-waarschuwings-e-mails naar een gedefinieerde groepsmap, vervolgens extraheerde het de bijbehorende PDF. Met optische tekenherkenning (OCR) en intelligente tekenherkenning (ICR) werd de standaard PDF-data geëxtraheerd en bevestigd door het patiëntenprofiel van de pasgeborene te controleren. De verzekerings-ID werd vervolgens automatisch bijgewerkt in de Medicaid-database, en alle notities en cross-platform workflows werden gesloten. Bij een uitzondering in het proces werd een taak in de workflow aangemaakt voor handmatige tussenkomst.

Voordelen

• Werknemers heringeset op hogere prioriteit taken
• Reductie in downstream days sales outstanding (DSO)

Geautomatiseerde telehealth-registratie voor de grote toestroom nieuwe patiënten gedreven door COVID

Om de spreiding van COVID te beheersen, moedigde een gezondheidsbedrijf patiënten aan om zich aan te melden voor telehealth-diensten en zelfdiagnoses uit te voeren. Voor de automatisering werd patiëntonboarding handmatig gedaan door contactcentrummedewerkers, terwijl verpleegkundigen zich richtten op patiëntinteracties. Maar gezien de verwachte significante toename in aanvragen, moest deze werkbelasting efficiënter worden aangepakt.

Oplossing

Het gezondheidsbedrijf implementeerde een onbegeleide robot om een webformulier te beheren dat patiënten automatisch registreerde voor hun telehealth-platform.

Wanneer een verzoek werd ingediend, werd het in de wachtrij gezet in de Dispatcher. De Performer logde de data in, die werd geverifieerd. Na voltooiing werd de patiënt onboarded voor telehealth-diensten.

Het casemanagementproces was volledig geautomatiseerd, wat een significant bedrag aan clinici-tijd per dag bespaarde.

Voordelen

• Heringesette artsentijd om te focussen op patiëntenzorg
• Casemanagementproces geautomatiseerd
• Handmatige follow-ups op status geminimaliseerd
• Verbeterde efficiëntie

Versnelde werving van vrijwilligers en gepensioneerde gezondheidsprofessionals om te helpen in de strijd tegen COVID

Bijna 50.000 vrijwilligers meldden zich aan ter ondersteuning van nationale inspanningen om de COVID-crisis te managen. Deze vrijwilligers reageerden op de oproep van de overheid om hulp van gepensioneerde gezondheidsprofessionals.

Handmatig scannen van hun aanvragen vereiste significante middelen en liep het risico een knelpunt te worden.

Prescreening (om referenties, strafregisters, etc. te controleren) was een cruciaal deel van het inschrijvingsproces en onboarding moest snel gebeuren. Een snelle reactie was in zo'n crisis imperatief.

Oplossing

Softwarerobots werden gecreëerd om te helpen met de zware HR-klus.

Ze werden gebruikt om het screening- en achtergrondcontroleproces uit te voeren, aanvraagdata in het HR-systeem te uploaden, en afdelingen en derden te informeren dat de persoon klaar was voor onboarding. Die afdelingen begonnen dan met het leveren van beveiligingspassen, trainingsmaterialen, enz.

De robots werden ook gebruikt om vrijwilligers aan verschillende taken toe te wijzen en zelfs een dagelijks rapport aan crisiseenheden te leveren voor toezicht.

Voordelen

• Gemiddelde verwerkingstijd van vrijwilligers gedaald van vijf dagen tot slechts vier uur
• Handmatige datainvoer gereduceerd met 35%
• Verbeterde nauwkeurigheid van records en rapportage-informatie

Nauwkeurig volgen van medisch personeelsgezondheid tijdens de piek van COVID

Vanwege de ansteckelijke aard van COVID was nauwkeurig monitoren van de gezondheid van medisch personeel noodzakelijk op de hoogte van de pandemie. Gezondheidssystemen moesten symptomen, ziektefasen en andere data volgen voor geïnfecteerden, evenals gezonde werknemers bijhouden om hun veiligheid te prioriteren. Het rapport moest in real-time worden bijgewerkt, zonder de belasting op personeel dat al onvermoeibaar werkte te verhogen.

Oplossing

Een UiPath-robot werd ingesteld om de gezondheid van het ziekenhuispersoneel bij te houden. Het logde details over werknemers die besmet waren met COVID, die in quarantaine moesten, en die in goede gezondheid bleven.

Deze robot maakte efficiënte verdeling van middelen en tijdige hulp mogelijk voor zowel medisch personeel als patiënten.

Voordelen

• Verminderde handmatige fouten
• Real-time updates geleverd
• Gewaarborgde werknemersveiligheid

Versnelde drive-thru COVID-testing toen het testvolume enorm groeide

De Centers for Disease Control (CDC) toezichtten de goedkeuring van organisaties om testlocaties te worden kort na de uitbreiding van COVID in de VS. Hierbij laboratoria, apotheken, ziekenhuizen en andere faciliteiten. De vraag was immens, wat resulteerde in lange rijen van mensen die wachtten op tests. COVID-testprotocol vereiste dat een patiënt geregistreerd werd en correct gelabelde testkits had voor afname en rapportage.

Met socialeafstandsregels moest een remote registratie-admin valideren of de patiënt nieuw of bestaand was, en ze registreren in de Epic Electronic Medical Record (EMR). De registratie-admin moest ook het testlabel printen op een van 10 remote printers aan de frontline. Dit handmatige proces, in combinatie met per ongeluk verkeerde printerrouting, voegde toe aan de gemiddelde zes uur wachttijden.

Oplossing

Een van de grootste ziekenhuizen in de VS implementeerde een begeleide robot in slechts 48 uur. Het nam patiëntgegevens, controleerde of ze al patiënt waren in de Epic EMR via een Citrix-omgeving, registreerde de patiënten, en selecteerde de juiste printer voor labelcreatie. Terwijl dit proces een mens twee tot drie minuten kostte, voerde de UiPath-robot het in slechts 14 tot 16 seconden uit.

Voordelen

• Versnelde dringend benodigde COVID-testing
• Bespaarde acht tot negen minuten per patiënt, wat optelt bij duizenden verwerkingen
• Beëindigde kostbare handmatige fouten
• Hield kritieke werknemers aan het werk
• Verminderde ziekenhuisachterstanden

Verzekeringsmaatschappijen implementeerden automatisering om een piek in belvolume aan te pakken

Tijdens de hoogte van de pandemie hadden ongeveer 90% van de verzekeringsmaatschappijen niet de mogelijkheid om COVID-claims te adjudiceren.

Daarom werden, toen een patiënt kwam voor een COVID-test of behandeling, ongeveer 90% van hun claims geweigerd, en de patiënt gedwongen om bloedtests zelf te betalen (meestal rond $2.000).

Dit probleem belandde bij de contactcentra van verzekeringsmaatschappijen, die al te maken hadden met een hoog belvolume.

Oplossing

Een publiek gefinancierd gezondheidssysteem in Europa bouwt een audit-robot om claimsdata te onderzoeken. Dit zou mensen een meer directe blik moeten geven op hun aanspraak op verzekeringsgeld voor hun bloedtests.

Voordelen

• Claims efficiënter afhandelen
• Minder oproepen met betrekking tot COVID-verzekeringsclaims
• Handhaving van een hoog niveau van klanttevredenheid en -ervaring

Significante versnelling om een levensvatbare COVID-vaccin te produceren was cruciaal

Onderzoek, ontwikkeling en testcycli versnelden door unieke omstandigheden aan het begin van de pandemie, waardoor farmaceutische bedrijven testdata sneller en vaker dan ooit over systemen en teams moesten verwerken.

Oplossing

Een topkandidaat voor de ontwikkeling van een COVID-vaccin is in gesprek over het automatiseren van klinische testdatainvoer over systemen en teams met RPA.

Voordelen

• Helpt versnellen van missiekritiek werk

Gezondheidszorgaanbieder bespaarde 138.000 uur in hun Revenue Cycle Management (RCM), wat hun achterstand verminderde

Vanwege een slechte ervaring met business process outsourcing (BPO), werd het kastoepassingsproces voor deze aanbieder terug naar in-house gehaald en bemand om alle commerciële en Medicare-claimcorrecties te managen. Piekaanvragen creëerden vaak een achterstand, wat twee tot drie uur wekelijkse overwerk en weekendwerk dwingend maakte. Vanwege interoperabiliteitsbeperkingen tussen de bank en het Epic EMR-systeem, was handmatige EDI-extractie vereist voor een significant volume kascorrecties.

Oplossing

In slechts zes weken herontwierp de gezondheidsaanbieder het proces om te beginnen met RPA. Het gebruikte EDI-activiteit om kasdetails te extraheren, orchestreerde robots om piekvraag te halen, en implementeerde en schaalde het proces over twee kasteams, wat resulteerde in real-time correcties van 98% van claims in Epic EMR. Deze oplossing resulteerde in een verbetering van drie dagen in Days Sales Outsourcing (DSO) en 138.000 uur bespaard en heringeset om weigeringen en credieten te verwerken.

Voordelen

• Verbetering in DSO
• Geautomatiseerd proces om tijd te besparen
• Piekvraag aangepakt

Een mondiale gezondheidsorganisatie centraliseerde data uit door COVID getroffenen gebieden

Deze organisatie werkte non-stop om updates over de pandemie wereldwijd te centraliseren en te verwerken. Informatie kwam uit meer dan 50 landen en vijf talen, en beslissingen moesten snel en accuraat worden genomen.

Oplossing

Met een filtersysteem verwerkten de robots informatie uit het Midden-Oosten, Afrika en enkele Golfcooperatieraadsgebieden (GCC). UiPath-robots schrapten data uit vijf verschillende systemen en centraliseerden de informatie in één enkele bron.

Voordelen

• Verminderde handmatige fouten
• Standaardisatie
• Snellere resultaten
• Real-time updates

Massale wervingsinspanning in gezondheidszorg aan begin van COVID vertraagd door administratieve stappen

Voordat ze aangenomen konden worden, moesten alle kandidaten eerst een politie-screening doorlopen, en de instantie moest bevestigen dat ze nooit eerder ontslagen waren. Zodra deze stappen voltooid waren, konden ze doorgaan naar de volgende applicatie. De stappen werden handmatig gedaan, wat resulteerde in significante vertragingen bij het aannemen van potentiële kandidaten.

Oplossing

Een bot-geïntegreerde oplossing vereenvoudigde de controleprocessen (politie-screening en eerdere werkstatus), waardoor validatie van kandidaten makkelijker werd. De bot kan kandidaten 10x sneller verwerken dan een mens.

Voordelen

• Versnelde het wervingsproces
• Vrijgemaakt bestaand personeel om te focussen op de volgende fasen van het wervingsproces

Bestelachterstand verhinderde dat noodzakelijke medische voorraden de ziekenhuisopslag bereikten

Ziekenhuisketens kochten een significant bedrag medische voorraden om de door COVID gecreëerde vraag te halen. Volume was 10-20x hun normale niveaus, wat druk uitoefende op het inkoopteam. Dit verhinderde dat ziekenhuizen voldoende voorraad voor hun producten konden inkopen.

Oplossing

Een groot ziekenhuis in Canada zal automatisering gebruiken om orders en voorraad in real-time te balanceren, waardoor achterstanden en vertragingen in het leveren van producten aan de juiste ziekenhuisopslag voor kritisch gebruik vermeden worden.

Voordelen

• Inkoopachterstand verminderen
• Nauwkeurigheid van voorraadbeheer verhogen
• Noodzakelijke voorraden correct aanleveren

Handmatige datainvoer creëerde lange cyclus tijden in patiëntendiagnostiek

Deze gezondheidsaanbieder gebruikt een mobiele enquête voor initiële diagnoses. De informatie uit de enquête moest in twee kernplatforms, CareLink en Vivify, worden ingevoerd door meer dan 20 datainvoerspecialisten. De specialisten gebruikten de zorgdata om potentiële diagnoses te voorspellen. Op dat moment was er geen API-integratie tussen de gezondheidsplatforms.

Oplossing

Met hulp van UiPath automatiseerde de aanbieder het proces om de datainvoerspecialisten vrij te maken voor andere gerelateerde activiteiten, en de tijd om een potentiële diagnose te voorspellen significant te verminderen.

Voordelen

• Snellere patiëntendiagnoses
• Specialisten vrijgemaakt voor andere taken
• Cyclus tijden verminderd

Personeelsvermindering door COVID creëerde vertragingen in claim- en betalingsverwerking

60% van een grote tandartsorganisatie werd vrijgesteld door inactiviteit tijdens de hoogte van de COVID-crisis. Dit liet missiekritieke processen onbeheerd. Het claimsproces was handmatig, en personeel was niet meer beschikbaar om uit te voeren. Bovendien stopten financieel beheer en revenue cycle management volledig, wat de kasstroom beïnvloedde.

Oplossing

De tandartsorganisatie begint automatisering te gebruiken om hun claimsproces en Revenue Cycle Management draaiende te houden. Met begeleide automatisering halen ze de details van een claim uit een spreadsheet en controleren de status via een gemeenschappelijke uitwisselingsportal. De status wordt dan bijgewerkt in de spreadsheet en gebruikt om inkomende betalingen te volgen, met prioriteit voor grotere openstaande claims.

Voordelen

• Betalingachterstanden voorkomen
• Claimverwerking en kasstroom hervatten

Gezondheidsaanbieder die op volle capaciteit opereerde, worstelde om bij te komen met informatieverzoeken van bezorgde klanten

De contactcentra en andere communicatiekanalen van deze gezondheidsaanbieder waren op het punt van instorting door het hoge volume aan inkomende oproepen en verzoeken van leden bezorgd over COVID-symptomen. Leden zochten zorg alsook basale gezondheidsinformatie.

Oplossing

De aanbieder onderzoekt hoe softwareautomatisering de druk op hun contactcentra kan verlichten. Automatisering kan gemakkelijk door data in meerdere systemen parsen en intelligent gerichte info over voorbestaande aandoeningen van de ledenpopulatie extraheren en e-mails aan miljoenen klanten en leden samenstellen, waardoor essentiële informatie wordt verstrekt zoals in aanmerking komende gezondheidsvoordelen, dichtstbijzijnde testlocaties, recepten en tips om gezond te blijven.

Voordelen

• Tijdige patiëntenzorg geboden
• Belangrijke gezondheidsinformatie aan leden geleverd
• Volume verzoeken verminderd
• Druk op callcenters verlicht

Financiële dienstverlening

Automatisering van 800.000 inkomende aanvragen voor CARES Act, een 50x toename ten opzichte van normale niveaus

Op 27 maart 2020 kondigde de Amerikaanse regering het Paycheck Protection Program (PPP) aan om kleine bedrijven getroffen door COVID te helpen.

Als onderdeel van de Coronavirus Aid, Relief, and Economic Security Act (CARES), voorzag het PPP $349 miljard in leningen aan bedrijven met minder dan 500 werknemers tijdens de hoogte van de COVID-crisis. Leninggevers begonnen op 3 april 2020 met het aanvaarden van aanvragen en confronteerden operationele uitdagingen bij het verwerken ervan.

Oplossing

In de eerste weken na de PPP-aankondiging hielp UiPath twee van de top drie Amerikaanse banken hun leninguitgifte te automatiseren. De automatisering extraheert leningsaanvragerinformatie uit leningsformulieren (PPP-formulieren, IRS-formulieren, enz.), voert gedetailleerde verificatiecontroles uit, en stuurt data naar de portal van de Small Business Administration (SBA). Deze actie resulteerde in directe underwriting-goedkeuring.

Deze oplossing bood de nodige verlichting door de doorvoer van het proces te vergroten. Een van de banken zag bijvoorbeeld een reductie van 90% in de tijd die nodig was om leengegevens naar de SBA te uploaden.

Voordelen

• Directe capaciteitsuitbreiding
• Ideaal voor een gefragmenteerd technologielandschap
• Nauwkeurigheid in SBA-aangiftes
• Hielp kleine bedrijven
• Versnelde back-office operaties

Toename in klachten door financiële uitdagingen tijdens de hoogte van COVID

Een financiële dienstverlener ontving een toegenomen aantal klachten van klanten over financiële uitdagingen en zorgen veroorzaakt door de COVID-pandemie. Met verminderd personeel en toegenomen volumes, had het bedrijf een manier nodig om klachten in lijn met regelgeving te bevestigen.

Oplossing

Automatisering hielp het bedrijf om de bevestiging van klantenklachten sneller en efficiënter te managen. Het werkt als volgt: een softwarerobot stuurt eerst een brief naar klanten ter bevestiging van ontvangst van klachten. Vervolgens koppelt het klantgegevens aan een datum en tijd om de relevante communicatie te triggeren.

Deze oplossing houdt klanten op de hoogte, voldoet aan regelgevende eisen en vermijdt boetes.

Voordelen

• Zorgde dat klachten tijdig bevestigd worden
• Hield klanten op de hoogte
• Voldeed aan Verenigd Koninkrijk regelgevende eisen

Een stroom kleine-ondernemings schadeclaims creëerde een verwerkingsachterstand die regeringen worstelden aan te pakken

Veel kleine bedrijven dienden claims in en informeerden regulators over verliezen door de COVID-pandemie toen de crisis opduikte. Operationele capaciteitsbeperkingen overstegen back-office operaties.

Oplossing

Vijf bots werden ingezet om overhead-taken van claims-adjudicators te verminderen, zodat back-offices zich op claimsverwerking konden richten. Bots werden in 40 uur ontwikkeld en geïmplementeerd om eerst een claim aan te maken, vervolgens de bevestigingsbrief aan de verzekerde onderneming te genereren en te versturen. De bots gingen 200-250 transacties per dag aan net op de piek van de lockdown. Alle "COVID-19 First Notice of Loss" gerelateerde transacties werden door de bots afgehandeld, waardoor vertraagde oplossingen vermeden werden die klanttevredenheid negatief zouden beïnvloeden.

Voordelen

• Versnelde claimsverwerking
• Verlichtte achterstand
• Verminderde claim reactietijd
• Hielp kleine bedrijven

Wereldwijde markten ervoeren extreme piekvolumes kort na de uitbraak van COVID

Wereldwijde markten ervoeren een grote piek in handelsvolumes gedreven door de COVID-pandemie. In maart 2020 zag de S&P 500 een gemiddelde dagelijkse volumetoename van ongeveer 300% ten opzichte van de voorgaande maand, met enkele extreme volumedagen die een 600% toename benaderden. Deze toename in handelsvolume verhoogde de last op operatieteams om de handelsactiviteit van hun klanten te ondersteunen.

Oplossing

Een UiPath Financial Services-klant kon de toegenomen eis aan hun operaties aanpakken door automatisering die vóór de pandemie in productie was geplaatst. Voor die gebieden die de grootste piek in activiteit zagen - met name trade allocaties en reconciliaties - kon additionele robotcapaciteit worden geïmplementeerd om continue efficiëntie tijdens piekperiodes te garanderen.

Voordelen

• Gewaarborgde bedrijfscontinuïteit tijdens een transactiepiek
• Handhaafde een hoog niveau van klanttevredenheid
• Verhoogde capaciteit
• Verbeterde werknemerservaring

Verzekeringen

Gemandateerde lockdowns creëerden een piek in federale/staats verlofaanvragen, en verzekeraars worstelden om bij te komen

Vanwege gemandateerde schoolsluitingen en federale/staats quarantaines op de piek van COVID, vroegen veel werknemers in het "Group Benefit"-zaken claims aan conform de Family Medical Leave Act (FMLA). De verzekeringsgroep die deze claims ontving, verwachtte een stroom van 300-400 claims per dag.

Oplossing

De verzekeringsgroep implementeerde vijf bots om een claim uit een gemeenschappelijke wachtrij op te halen en geschiktheid te controleren. De bots hielpen bij claimcreatie, validatie, en goedkeuring/afwijzing van verzoeken, inclusief terug-naar-werk kennisgevingen, briefgeneratie en reacties.

Voordelen

• Back-office overhead verminderd
• Claims snel verwerkt
• Geschikte werknemers heringesteld (terug-naar-werk)
• Achterstand verminderd

Bezorgde klanten die belden over annuleringen en wijzigingen creëerden volume-uitdagingen bij een reisleverzekeringsbedrijf

Een reisleverzekeringsagentschap werd overstroomd door een onbeheersbaar volume verzoeken kort na COVID de VS trof. Sommige klanten wilden weten of ze gedekt waren voor het geval ze het virus opgelopen, anderen wilden een claim indienen.

Het proces voor het indienen van een claim was lang en vervelend voor klanten. Ze moesten hun polis goed begrijpen, formulieren handmatig bijwerken, en met een agent spreken als extra stap.

Oplossing

Een web-gebaseerde oplossing werd snel geïmplementeerd voor klanten om polisinformatie te bekijken, wijzigingen aan te brengen, claims in te dienen, en in real-time met een agent te spreken als ze verdere assistentie nodig hadden. Ingevoerde informatie en wijzigingen werden automatisch geëxtraheerd uit hun online betrokkenheden, bijgewerkt met andere data, en doorgegeven aan een agent voor resolutie.

Voordelen

• Verbeterde klantervaring
• Verkorte call center wachttijden
• Verminderde stappen in het proces

Een toegenomen aantal medewerkers moest virtueel werken tijdens de hoogte van COVID, en robots hielpen thuiswerkpakketten bestellen

In de eerste weken na de mondiale uitbreiding van COVID, ervoer een verzekeringsmaatschappij een enorme volumetoename door de chaos. Bestellingen liepen op, vooral in Remote Access Services (RAS), noodzakelijk om thuis te kunnen werken. Er waren 2.800 transacties in januari 2020, 4.065 in februari, en 11.925 tot 19 maart.

Met meer en meer mensen thuiswerkend, explodeerde het aantal bestellingen. Het bedrijf had niet de capaciteit om bestellingen handmatig en tijdig te vervullen.

Oplossing

Het verzekeringsbedrijf creëerde zeven robots om massale ServiceNow-transacties te ondersteunen, inclusief RAS en Enterprise Mobility Services (EMS). Hun teams kunnen nu hun klanten remote bedienen.

Voordelen

• Gewaarborgde bedrijfscontinuïteit
• Medewerkers in staat gesteld om thuis te werken

Een verzekeringsmaatschappij moest haar werknemers uitrusten om remote te kunnen werken

Op dit moment is het duidelijk dat COVID de manier waarop we werken heeft ontwricht. Bedrijven die aan het begin van de pandemie geen efficiënte processen hadden voor thuiswerken (WFH), worstelden om ze tijdig op te zetten. Dit tekort beïnvloedde productiviteit, veroorzaakte vertragingen, en zette meer druk op werknemers die deze veranderingen moesten implementeren.

Oplossing

UiPath-robots werden gebruikt om processen te automatiseren die werknemers in staat stelden om thuis te werken. De bots vergemakkelijkten eenvoudige, foutloze registratie van nieuwe apparatuur, stelden gebruikers in voor virtuele particuliere netwerken (VPN's), en koppelde werknemers-ID's aan het registratienummer van de recent aangeschafte apparatuur.

Voordelen

• Snellere installaties
• Verminderde druk op werknemers
• Verminderde handmatige fouten

Overheid

Meer dan 100.000 Vlaamse ondernemers aanvroegen financiële steun tijdens de COVID-crisis in België, wat overheidsmedewerkers overstroomde

Op 13 maart 2020 lanceerde de Vlaamse regering in België de "COVID Hinderpremie" om Vlaamse bedrijven met financiële moeilijkheden door de mondiale pandemie te steunen. Dit voordeel was gericht op ongeveer 600.000 actieve ondernemers in de regio die in financiële nood konden verkeren, dus een veilig en snel proces was essentieel.

In een record van 10 werkdagen bouwde het Vlaams Agentschap voor Innoveren en Ondernemen (VLAIO), samen met hun IT-partner DXC, een webapplicatie om aanvragen te registreren. Binnen zes dagen na de lancering had het platform meer dan 70.000 aanvragen voor financiële steun geregistreerd, wat een significante achterstand creëerde voor VLAIO-medewerkers om geldigheid te verifiëren en aanvragen goed te keuren of af te wijzen.

Op drukke momenten wilden ongeveer 800 gebruikers tegelijkertijd hun premie aanvragen. Op de eerste dag was er zelfs een piek van 20.000 gelijktijdige gebruikers. Een digitale wachtrij zorgde ervoor dat het systeem niet overbelast raakte. Gebruikers in de wachtrij wisten hoe lang ze moesten wachten, meestal onder de 15 minuten.

Oplossing

Verschillende dagen na de lancering van de webapplicatie, begon een UiPath-robot diverse databases te controleren om te zien of de aanvrager gerechtigd was op compensatie. De robot gebruikte de Vlaamse Toegangs- en Gebruikersbeheersystemen om aanvragen automatisch goed te keuren of af te wijzen.

Voordelen

• Een enorme achterstand aan aanvragen werd in enkele dagen opgeruimd, zodat ondernemers in nood snel gesteund werden
• Handmatig werk voor VLAIO-medewerkers verlicht
• In minder dan twee weken werden alle 114.000 geregistreerde verzoeken opgeruimd in samenwerking tussen VLAIO-medewerkers en de UiPath-robot

Overheidsorganisaties worstelden om personeelsgezondheid te monitoren tijdens de hoogte van COVID en doorgaan met opereren

Overheidsinstanties hebben tijdens de huidige pandemie nog meer werk. Alle personeelsleden monitoren en bepalen of ze gezond genoeg zijn om van het kantoor te werken, of beter thuiswerken, creëert een enorme dagelijkse overhead die vroeger niet bestond.

Oplossing

Een UiPath-partner bouwde een oplossing voor zijn overheidscliënten die een dagelijkse gezondheidsenquête verstuurt met vragen als 'is uw lichaamstemperatuur normaal of boven 38°C/98°F?' en een wekelijkse enquête met vragen over sociale afstand en reizen.

De enquêteresponsen worden gereduceerd tot een risicoscore die helpt bij de beslissing of een persoon van een kantoor kan werken of niet.

Voordelen

• Gewaarborgde personeelsgezondheid en -veiligheid
• Zichtbaarheid op personeelslocatie (remote vs. kantoor)
• Verminderde overhead kosten & werkdruk

Banken moesten digitale processen voor klanten mogelijk maken tijdens de piek van COVID

De massive uitbreiding van COVID verminderde het aantal mensen dat fysiek contact maakte met bankagenten. Banken moesten meer digitale diensten en oplossingen adopteren om hun klanten te blijven bedienen.

Oplossing

Wanneer een klant de bank hun identiteitsdocument (ID) stuurt, gebruikt de automatisering een combinatie van optische tekenherkenning (OCR), natuurlijke taalverwerking (NLP), en robotische procesautomatisering (RPA) om het verzoek te verwerken. De bot scant de e-mail, leest de ID ongeacht formaat, en controleert op verschillen met bestaande informatie opgeslagen in het customer relationship management (CRM) systeem.

Dit proces was al in de pipeline voor deze bank. Gegeven de context van COVID, maakte het CoE deze specifieke implementatie een prioriteit.

Voordelen

• De klant hoeft niet naar de bank voor data-updates
• De bank bespaart tijd bij verwerking van de data
• Helpt de bank digitaliseren

Handmatige verzameling van bevestigde COVID-gevallen werd te zwaar voor deze militaire tak

Een grote militaire tak werd belast door het handmatige proces van het verzamelen van de lijst met bevestigde positieve gevallen van elk van de individuele gardisten, en het consolideren van de data om rapporten en dashboards op te bouwen.

Oplossing

De militaire tak bouwde een reeks automatiseringen om data te consolideren over elk van de individuele gardisten, zodat ze gecombineerde rapporten sneller konden opbouwen.

Voordelen

• Operationele kosten verminderd
• Nauwkeurigere gezondheidsmonitoring

Transport

Tremende toename in back-office wachtrijen voor vluchtannuleringen en wijzigingen

De plotselinge uitbraak van COVID had een grote impact op een Nederlandse luchtvaartmaatschappij. Vanwege beperkingen op internationale reizen en lagere passagiersvraag, annuleerde het bedrijf veel vluchten en moest een passende oplossing regelen voor alle openstaande tickets.

Oplossing

Om de last op personeel te verlichten, zette de luchtvaartmaatschappij UiPath en haar partner Ciphix in, die in slechts 16 werkurren een relevante automatisering ontwikkelden.

De automatisering bepaalt eerst of een vluchtannulering in de juiste wachtrij zit, verwerkt dan het verzoek en annuleert het ticket volgens een set vooraf gedefinieerde bedrijfsregels.

De automatisering kan opschalen of afschalen tijdens pieken in annuleringsverzoeken door simpelweg robots toe te voegen of te verwijderen.

Voordelen

• Bespaarde meer dan 3.000 uur back-office werk in de eerste 14 dagen
• Snellere documentverwerking

Verwerken van een grote toename in voucher-aanvragen voor Scandinavian Airlines (SAS)

De plotselinge uitbraak van COVID had een grote impact op Scandinavian Airlines. Vanwege beperkingen op internationale reizen en lagere passagiersvraag, moest het bedrijf veel vluchten annuleren en vouchers uitreiken aan tickethouders.

Tegelijkertijd werd hun call center overstroomd met informatieverzoeken. Het bedrijf had een snelle manier nodig om vouchers uit te reiken.

Oplossing

Om de last op personeel te verlichten, creëerde SAS zes automatisering en implementeerde drie bots binnen 24 uur om hoge volumes voucher-aanvragen, annuleringen, en uitgebreide boekingen aan te pakken.

De robots helpen nu contactcentrumvertegenwoordigers meer te begrijpen over de openstaande verzoeken, wat hen in staat stelt om beter te communiceren met klanten.

Voordelen

• Bespaarde meer dan 10.000 uur back-office werk in de eerste 14 dagen
• Zorgde voor een uitstekende klantervaring
• Ruimde back-office achterstanden op

Luchtvaartmaatschappij contactcentra overstroomd door annuleringsverzoeken

Vanwege de door COVID veroorzaakte beperkingen, annuleerden veel mensen hun reisplannen in 2020. Autoriteiten adviseerden mensen om remote te werken en sociale interacties te minimaliseren. Als gevolg werd een grote luchtvaartmaatschappij getroffen toen een massaal aantal annuleringsverzoeken hun contactcentra bereikte. Verzoeken moesten snel, efficiënt en veilig worden behandeld, maar het contactcentrumpersoneel was overstroomd.

Oplossing

Met verminderde capaciteit in hun contactcentrum, gebruikte de luchtvaartmaatschappij UiPath om agenten sneller data te laten ophalen met begeleide automatisering. UiPath Forms en back-office automatisering ondersteunden deze inspanning.

Voordelen

• Snellere call triage proces
• Snellere routing naar geschikte agenten
• Verminderde gemiddelde call handling time (AHT)
• Verbeterde klantervaring

De reisbranche worstelde tijdens COVID met minder klanten en werknemers

In de afgelopen jaren heeft COVID mensen beperkt in reizen tussen naties. Een grote luchtvaartmaatschappij reduceerde hun vluchtcapaciteit drastisch tot historisch lage niveaus, wat hun resultaat aantastte. De luchtvaartmaatschappij ondernam ook steile acties zoals het bieden van onbetaald verlof voor een deel van hun werknemers wereldwijd.

Oplossing

De luchtvaartmaatschappij was in staat om begeleide en onbegeleide automatisering te implementeren binnen haar financiële en administratieve, supply chain, human resources, en IT-afdelingen om bedrijfscontinuïteit te garanderen met minder werknemers. Geïdentificeerde proceskansen omvatten bemanningsschema's, operatieve controle, bagageafhandeling, boeking, facturering en afwikkeling, en netwerkplanning.

Voordelen

• Gewaarborgde bedrijfscontinuïteit
• Handhaafde een hoog niveau van klanttevredenheid
• Operationele kosten verminderd
• Operationele efficiëntie

Detailhandel

Automatisering hielp Human Resources (HR) om een massaal aantal ziekteverlofverzoeken aan te pakken vanwege COVID

Een van de top detailhandelsbedrijven in Frankrijk registreerde een enorm volume aan ziekteverlofverzoeken over al hun afdelingen door de COVID-crisis.

De HR-afdeling confronteerde een probleem met het sorteren van de door hun werknemers ingediende documenten in de juiste categorieën, zoals ziekteverlof, werkongelukken, of andere HR-documenten, die lagere prioriteit hadden op dat moment.

Oplossing

Het bedrijf automatiseerde twee fasen van dit proces. De eerste betreft het analyseren en classificeren van documenten met hulp van optische tekenherkenning (OCR).

De tweede fase extraheert relevante werknemersinformatie, zoals verlofdatums, en voegt deze toe aan hun HR-systemen.

Deze automatisering hielp de HR-afdeling zich te richten op het zorgen voor hun werknemers tijdens de piek van de pandemie in plaats van documentatie te verwerken.

Voordelen

• Achterstanden in verwerking van verlofverzoeken verminderd
• HR-specialisten in staat gesteld om te focussen op hun mensen

Verwerken van sollicitanten voor 100.000 nieuwe bezorgposities gedreven door een stroom online bestellingen aan het begin van de pandemie

Te midden van een stroom online bestellingen gedreven door de COVID-uitbraak, moest een van de grootste online retailers in de VS 100.000 full-time en part-time posities voor magazijn- en bezorgwerkers toevoegen om bij de plotselinge toename in e-commerce te blijven.

Om dit te doen, moesten ze 800.000 tot 1 miljoen sollicitanten verwerken onder significante tijdsdruk.

Oplossing

De retailer kocht 10 onbegeleide robots om te helpen met de selectieproceswerkbelasting. Het proces werkt als volgt: eerst controleren de robots of de sollicitant een voormalig werknemer is. De bots controleren dan of de sollicitant in aanmerking komt voor heraanneming. Ten slotte, als ze nog steeds in aanmerking komen, starten de bots een achtergrondcontrole.

Voordelen

• Snellere triage proces voor sollicitanten
• HR gefocust op strategische delen van de functie
• Verhoogde werkvoorkapaciteit
• Handhaafde een hoog niveau van klanttevredenheid

Alle overige sectoren

Proactieve reactie op de pandemie met data science en robotische procesautomatisering (RPA)

De COVID-crisis veranderde de wereld zoals we die kenden, wat de noodzaak creëerde om snel te reageren en prioriteit te geven aan het ondersteunen van wereldwijde infrastructuur in alle sectoren. Sopra Steria, een toonaangevend Europees IT-advies- en digitale dienstverleningsbedrijf met 45.000 werknemers, voorspelde zijn toekomstige behoeften in het nieuwe tijdperk. Of het nu pandemie- of milieugevallen zijn die voorspellende analyse vereisen, het bedrijf is voorbereid om preventieve actie te ondernemen voordat een grote impact weer optreedt. Hun focus is het drijven van digitale technologie-excellentie in operaties door intelligente RPA.

Hun reis begon in januari 2020 toen het Sopra Steria RPA CoE een project initieerde dat data science combineerde met RPA om technologieoplossingen te creëren die storingen en impact op klanten kunnen voorkomen. Toen de COVID-pandemie zich enkele maanden later over de planeet verspreidde, werd de oplossing onmiddellijk waardevol.

In de bankensector is het noodzakelijk om diensten voor fysieke bankieren en ondersteuning van digitale bankinfrastructuur, zoals servers, opslag, netwerken, en virtualisatiebronnen, te stroomlijnen. Dit zorgt ervoor dat het systeem kan schalen en capaciteit en bronnen kan opvoeren. De opschaling is gebaseerd op gebruik om de belasting te optimaliseren, terwijl flexibiliteit geboden wordt om capaciteit of taken te verlagen zoals nodig voor kostenbeheer.

Vóór COVID was er een balans tussen digitaal bankieren en fysiek bankieren. Tijdens een landelijke lockdown waarbij banken personeel reduceerden, wat resulteerde in lange wachttijden, wilden klanten hun financiëlen online beheren. In het geval van belastingsscenario's waar online diensten onbereikbaar worden of prestaties dalen, waren klanten degene die het probleem vlagden. Nadat het systeem het probleem registreert, wordt een ticket aangemaakt, en een ingenieur doorloopt het hele proces om infrastructuurbronnen te verhogen, zoals servercapaciteit op te voeren. De complete infrastructuur- en virtualisatiebeoordelingen worden beheerd door IT-medewerkers, die diensten rouleren om 24/7 ondersteuning te garanderen. Dit hele proces, van creatie tot afsluiting, duurt ruwweg één tot drie dagen, afhankelijk van criticaliteit. Dit is te lang. Op het moment dat de infrastructuur de benodigde bronnen heeft, hebben klanten al vertragingen ervaren, en het bedrijf loopt het risico dat de site crasht door beperkte bandbreedte.

In de wereld van digitaal bankieren is er een hoge eis om infrastructuurstabiliteit te garanderen. Elke bank's doel is om ervoor te zorgen dat klanten een naadloze ervaring hebben.

Oplossing

De oplossing voor digitale banktransformatie vereist data science, gecombineerd met kunstmatige intelligentie (AI) en RPA, om proactieve maatregelen te nemen voordat problemen klanten bereiken. Met AI- en machine learning-modellen worden diverse nieuwssites, nieuwsbrieven en tijdschriften opgehaald en geaggregeerd om toekomstige workloads te voorspellen. De bots verzamelen deze informatie om de verwachte impact op de digitale bankinfrastructuur in kaart te brengen. Een machine learning-model wordt gebruikt om ongestructureerde data om te zetten in gestructureerde data door artikelen en zinnen af te breken om sentimentanalyse uit te voeren. Op basis van de verzamelde informatie maakt de onbegeleide bot, ontworpen met UiPath Studio, wijzigingen in de serverconsole en verhoogt of verlaagt de infrastructuur volgens het voorgestelde AI-element.

Om ervoor te zorgen dat er geen impact is op de klant, voert de bot de taken uit tijdens niet-zakelijke uren, en soms tijdens service-uren, afhankelijk van de criticaliteitsstaat en duur van de voorspelde impact. Doorheen deze geautomatiseerde flow wordt de belasting van de ene server naar de andere verplaatst om een passende balans te bereiken. In het geval waarbij de criteria aangeven dat de ramp is opgeheven, gaat de alert naar de geconfigureerde bot dat normale operaties zijn hervat ter ondersteuning van fysiek bankieren. Dit bespaart onnodige kosten die anders zouden worden gemaakt als de server verhoogde capaciteit handhield wanneer niet vereist.

"Deze end-to-end automatiseringsoplossing, ontwikkeld in partnerschap met UiPath, heeft onze klanten geholpen een proactieve aanpak te adoptie en dus een stap vooruit te blijven. Deze oplossing is een van velen, met een AI-geïntegreerd technologisch voordeel, die een reeks voordelen biedt aan onze klanten." — Mohit Gupta, Directeur RPA CoE, Sopra Steria

"We introduceerden UiPath 4 jaar geleden in ons bedrijf en naar onze klanten omdat we tool-agnostisch zijn en een wereldklasse oplossing wilden selecteren die aan de behoeften van onze klanten voldoet. Onze klanten hebben verschillende eisen, infrastructuren, & budgetten, waarin we geloven dat UiPath, het toonaangevende automatiseringsplatform, een eenvoudige, intuïtieve, gebruiksvriendelijke ervaring en kostenefficiëntie biedt om de digitale transformatieries voor onze klanten te helpen." - Ankur Bansal, Hoofd RPA CoE, Sopra Steria

Voordelen

• Minder dan 10 minuten om infrastructuur op te schalen (had eerst één tot drie dagen gekost)
• 100% handmatig werk verminderd, met nul fouten
• ~80.000 euro besparing (directe ROI herkend met een vereenvoudigde oplossing)
• Klantenstevredenheid behouden en verlies van business vermeden

Vervangen van fysieke documenten door digitale copies om remote werk te vergemakkelijken voegde extra werk toe aan werknemers

De boekingsafdeling bij een groot automobielbedrijf ontving vroeger diverse honderden fysieke facturen per maand via een fysiek intern postsysteem. Om remote werk te vergemakkelijken, werd dit postsysteem vervangen door een scanoloplossing.

Na implementatie van de scanoloplossing, begon de boekingsafdeling facturen te ontvangen in de vorm van digitale documenten. Maar het proces vereiste nog steeds dat de digitale copies door de boekingsafdeling werden geprint. Deze extra stap voegde ongeveer acht uur per dag extra werk toe aan het proces.

Oplossing

Binnen slechts één dag creëerde het automatiserings centrum van excellentie (CoE) een automatisering om het proces te helpen. De automatisering controleert eerst de mailbox waar de gescande facturen binnenkomen. Vervolgens zoekt het naar een bijlage en, indien aanwezig, wordt de bijlage geprint.

Om de oplossing te verbeteren, beoordeelt het CoE nu of de downstream taken ook geautomatiseerd kunnen worden, zodat het printen volledig vermeden kan worden.

Voordelen

• Ongeveer acht uur per dag werk bespaard
• Geen extra saai werk toegevoegd voor boekingsafdeling medewerkers
• Remote werk mogelijk gemaakt

Voorziening van RM Education Solutions India werknemers van internet data gebruik alerts

Na de COVID-uitbraak en resulterende lockdown, faciliterde RM Education Solutions India (RM ESI) WFH voor al zijn werknemers, vanaf 25 maart 2020. Er waren ongeveer 300 werknemers die geen goede internetverbinding thuis hadden, dus het bedrijf aanschaftte meer dan 300 internet dongles (kleine USB-apparaten die internettoegang geven) met een dagelijkse limiet van 3GB data per persoon.

Maar er waren een paar werknemers die hun dagelijkse limiet voor het einde van de dag opgebruikten. Ze contacteerden dan de IT-afdeling om hun datalimiet te verhogen, wat handmatig werd vervuld. Dit veroorzaakte vertragingen en beïnvloedde service delivery.

Oplossing

RM ESI implementeerde RPA in 2017 en gebruikt nu veel bots. Met hulp van het RPA-team kunnen ze bandbreedte van bestaande robots gebruiken om het datagebruik van de meer dan 300 werknemers die de dongles gebruikten te controleren. Vroeger was het handmatig onmogelijk om in te loggen op meer dan 300 data-accounts om het datasaldo te controleren en proactief datalimieten te verhogen.

De bots begonnen dit proces om de vier uur uit te voeren om datagebruik te controleren en te rapporteren aan IT en de admin helpdesk. Deze oplossing hielp productietijd en kosten besparen (van 90.000 Indiase roepies tot 4.500 Indiase roepies).

Voordelen

• Kostenreductie (van 90.000 Indiase roepies tot 4.500 Indiase roepies)
• Meer dan 300 data-accounts gecontroleerd om de vier uur
• Bedrijfscontinuïteit
• Verbeterde werknemerservaring
• Klanttevredenheid

Zorgen voor een veilige terugkeer naar een nieuwe normaliteit via contacttracing, terwijl de privacy van burgers gewaarborgd blijft

De pandemie heeft getoond dat onze vertrouwde omgeving drastisch kan veranderen overnachten. Gelukkig hebben sommige landen begonnen te herstellen en verlaten voorzichtig de isolatie.

Naarmate beperkende maatregelen loslaten, wordt het de verantwoordelijkheid van iedereen om bewust te zijn van hun omgeving en een tweede golf van infectie te voorkomen. Contacttracing is een effectieve preventiemethode, maar dit doen zonder de privacy van burgers te schenden is een uitdaging.

Oplossing

Een ontwerp voor een contacttracing-proces dat privacy respecteert is gecreëerd met hulp van UiPath, Ernst and Young (EY), en Upwire in Nieuw-Zeeland. Elk bedrijf kan zich registreren op een beveiligde website om een QR-code te genereren. De QR-code stelt klanten die het bedrijf bezoeken in staat de code te scannen en hun aanwezigheid te registreren. Het systeem vangt de klantinformatie op - het minimum om privacy te waarborgen. Na scannen wordt een SMS gestuurd naar het contacttracing-team met het mobiele nummer, plus datum en tijd van het bezoek. Het team kan dan de beveiligde database van bevestigde COVID-geïnfecteerde patiënten verifiëren, en de bezochte geolocaties traceren.

Voordelen

• Privacy-compliant
• E-mail achterstanden verminderd
• Veilige terugkeer van burgers naar publieke plaatsen
• Werknemersgezondheid veiligheid
• Schaalbaarheid

UiPath-robot monitort e-mails voor hoge-prioriteit COVID-gevallen

Tijdens de piek van de COVID-pandemie ontvingen ziekenhuizen en overheidsinstanties veel e-mails gerelateerd aan verdachte COVID-gevallen. Functionarissen moesten ze lezen en analyseren om de gevallen te identificeren en te classificeren. Dit was een tijdrovende taak die leidde tot vertragingen in het distribueren van kritieke informatie. Het liet de afzender ook zonder tijdig antwoord achter.

Oplossing

UiPath stelde een begeleide robot in die gecentraliseerde inboxes kan monitoren waar bezorgde individuen hun symptomen indienen. Het extraheert relevante informatie uit de e-mails en genereert een rapport in .xls formaat.

De automatisering vlagt de informatie op basis van gedefinieerde bedrijfsregels en stuurt de rapporten naar een admin voor verdere analyse en actie. Op deze manier kunnen hoog-risico personen onmiddellijk gecontacteerd en geïnformeerd worden over volgende stappen.

Voordelen

• Versnelde data-extractie en rapportage
• E-mail achterstanden verminderd
• Snelle reactie op de e-mail afzender

Verwerken van een 10x toename in handgel-bestellingen

Vanwege COVID had een hygiënebedrijf een 10x instroom van bestellingen van handgel. Voor de pandemie verwerkte hun team de bestellingen meestal in SAP, maar kon niet bijbenen met de piek in vraag. De orderresponseteams voerden dagelijkse updates uit op 6.000 bestellingen. Ze hadden een zes uur tijdsframe waarin ze deze bestellingen moesten verwerken, plus één uur voor uitzonderingen.

Oplossing

Het team voegde onlangs 20 onbegeleide robots toe om het volume aan te pakken, en ze kunnen in de toekomst meer robots toevoegen om een groeiende marktvraag te blijven halen. Het automatiseringsteam hielp orderresponseteams dagelijkse updates uit te voeren, met de bots die het proces versnelden tot één bestelling per minuut.

Voordelen

• Bedrijven kunnen nu alle aangevraagde bestellingen tijdig vervullen
• Hun product speelde een belangrijke rol in het stoppen van de spreiding van COVID
• Versnelde operationele efficiëntie

Volgen van werknemersgezondheid over een breed gedistribueerde werknemerspopulatie

Tijdens de piek van COVID, moesten werkgevers tabs houden op de gezondheid van hun werknemers. Gezondheidsscreenings zijn een manier om werknemersgezondheid en welzijn bij te houden.

Oplossing

In de loop van drie dagen creëerde het UiPath-team een begeleide robot om werkgevers te helpen het screeningproces te stroomlijnen door een eenvoudige gezondheidsenquête te distribueren via populaire kanalen zoals WeChat en Slack. De robot aggregeert de data vervolgens in een rapport en distribueert het rapport naar HR voor review.

Zie onze Health Screening Bot in onze marketplace voor meer use cases.

Voordelen

• Hield kritieke werknemers aan het werk
• Verminderde ziekenhuisachterstanden
• Verbeterde efficiëntie

UiPath-robot compileerde een dagelijks rapport over COVID-updates

Op de hoogte blijven van de nieuwste ontwikkelingen, nieuws en updates gerelateerd aan COVID, specifiek afgestemd op uw behoeften en van betrouwbare bronnen, kan een zorgvuldige, tijdrovende taak zijn.

Oplossing

UiPath creëerde een robot die meerdere online databronnen schraapt en aangepaste content creëert op basis van uw locatie. De robot compileert de data vervolgens in een dagelijks rapport en e-mailt u de laatste telling van COVID-gevallen in uw buurt, helpt u bij het testen, en biedt andere nuttige bronnen.

Wilt u uw dagelijkse rapport? Vul dit formulier in.

Voordelen

• Verhoogd individueel bewustzijn van relevante metrics en informatie
• Persoonlijke tijd bespaard

Een wereldwijde verzekeraar moest ervoor zorgen dat al zijn werknemers uitgerust waren om remote te werken

Thuiswerken was niet altijd beschikbaar voor werknemers van dit wereldwijde verzekeringsbedrijf. De pandemie heeft zelfs colleges gedwongen om afdelingen te switchen om kritieke zakenlijnen te ondersteunen. Het bedrijf moest zo snel mogelijk meer internetbandbreedte aanschaffen om vertragingen te voorkomen.

Oplossing

Een UiPath-robot werd ingesteld om werknemerspostcodes te scannen, de thuisbreedband en 4G-connectiviteit in hun lokale gebied te controleren, en de werknemer om details over hun thuispakket te vragen. Hierdoor kon de bedrijf de huidige situatie van elke werknemer evalueren en prioriteiten stellen waar te investeren in een pakket voor betere connectiviteit.

Voordelen

• Gewaarborgde bedrijfscontinuïteit
• Medewerkers in staat gesteld om thuis te werken
• Handmatig werk voor werknemers verminderd
• Handmatige fouten verminderd

Beheren van de veilige terugkeer van mensen naar COVID-vrije gebieden

COVID overwinnen is een zware strijd die nog steeds gaande is in veel delen van de wereld. De regio's die de "strijd gewonnen" hebben, moeten ervoor zorgen dat de pandemie niet terugkeert naarmate mensen terugkeren naar een meer normaal leefstijl. Plekken die menigten trekken, zoals parken, stadscentra, scholen, bedrijventerreinen, en openbaar vervoer moeten 24/7 gemonitord worden om een gecontroleerde stroom van mensen die terugkeren naar normaliteit te garanderen.

Oplossing

De "Conquer COVID-19 Digital Employee" bot werd gecreëerd door UiPath en Jiangsu DepthsData Technology om voetgangerverkeersstroom door publieke gebieden te monitoren. De bot analyseert een massaal hoeveelheid data en compileert een real-time verkeersrapport, met waarschuwingen wanneer verkeersstroom het risico loopt te dicht te worden.

Voordelen

• Risico op infectie gemitigeerd
• Handmatig werk voor werknemers verminderd
• Handmatige fouten verminderd