Fabrikanten: Waarom Cloudadoptie Cruciaal Is voor Concurrentievoordeel

Voor veel organisaties gaat de cloud nog steeds om opslag en back-up. Voor organisaties die verder kijken, kan de cloud transformationeel zijn, waardoor bedrijven effectief kunnen concurreren op een markt gedomineerd door grote corporaties.

Waarom beginnen met crediteurenadministratie?

Traditioneel ontvangen fabrikanten een groot aantal leveranciersfacturen. Het handmatig verwerken van facturen kost veel tijd en middelen, zowel menselijke als financiële. Bovendien is het moeilijk om consistent totale nauwkeurigheid te bereiken tijdens handmatige processen, omdat er altijd een kans op fouten is.

Deze complexiteit wordt versterkt in de moderne productieomgeving, waar facturen in verschillende formaten uit diverse locaties binnenkomen. Facturen komen nu op papier, via online systemen, per e-mail en als PDF's binnen. Gecompliceerde handmatige processen kunnen de doorlooptijd naar meer dan 14 dagen duwen, wat risico's op late betalingsboetes met zich meebrengt en de kans op vroegbetalingskortingen en betere leveranciersrelaties laat vervallen.

Hoewel grotere bedrijven statistisch slechter zijn in het op tijd betalen van facturen, hebben ze het beschikbare geld en de financiële mogelijkheden om late betalingsboetes te absorberen. Dit geldt niet voor de vele organisaties die minder toegang hebben tot betrouwbare en consistente financiering en minder contanten op hand hebben om kosten te absorberen. Effectief crediteurenbeheer bestrijdt dit probleem, voorkomt beschadigde relaties met leveranciers die toekomstige afspraken kunnen weigeren als ze een bedrijf onbetrouwbaar vinden.

Het succes van een productiebedrijf hangt af van de effectiviteit van productielijnen. Het automatiseren van administratieve processen vrijwaart middelen die gebruikt kunnen worden in andere waardevolle diensten, zoals het lokaal houden van productie en het verminderen van de noodzaak tot outsourcing. Waar productie al verdeeld is over verschillende wereldwijde kantoren, kunnen facturen lokaal worden geüpload, automatisch verwerkt en centraal beheerd vanaf de hoofdkantoor.

Het leggen van de automatiseringsfundamenten met crediteurenadministratie stelt een organisatie in staat om te beginnen met het kernproces, voordat het wordt uitgebreid naar de gehele financiële processuite. Fabrikanten kunnen vervolgens verkooporder-, leveringsbon- en inkoopverzoekverwerking automatiseren. Het op deze manier opbouwen van financiële suite-automatisering maximaliseert zowel productiviteit als return on investment.

Hoe kan de cloud helpen?

De cloud is de infrastructuur waar een applicatie of programma op veel verschillende computers tegelijkertijd kan draaien. Hoewel het kan verwijzen naar andere typen netwerken, verwijst cloud computing normaal gesproken naar het internet. In die zin kan een bedrijf toegang bieden tot software, maar deze opslaan op hun centrale server in plaats van de klant een fysieke kopie te geven. Klanten kunnen de software dan benaderen en gebruiken door verbinding te maken met het internet en in te loggen op de beveiligde server. Dit is het Software as a Service (SaaS)-model.

Omdat software op de centrale server van de provider draait, hoeft de klant de software niet op hun computer op te slaan en uit te voeren, wat geheugen op de computer vrijmaakt en de prestaties verbetert.

Cloud-crediteurenadministratie

Het gebruik van cloud-gebaseerde SaaS om de back-office crediteurenfunctie te automatiseren, maakt adoptie van een complete oplossing voor factuurcapture en -verwerking mogelijk met minimale IT-bemoeienis of investering in extra hardware en software.

De meest effectieve oplossingen halen data automatisch uit documenten, begrijpen het verschil tussen (bijvoorbeeld) tekst die een adres of bedrijfsnaam is en een inkoopordernummer. Door de extractie van deze informatie te automatiseren, kunnen fabrikanten facturen automatisch koppelen aan inkooporders en leveringsbonnen. Waar alle relevante documenten beschikbaar zijn en de informatie overeenkomt, kan de software facturen voor betaling verwerken en de informatie veilig samen in de cloud opslaan.

Fabrikanten zijn nu beter dan ooit in staat om zakelijke processen volledig te automatiseren. Historisch zijn dure extra hardware, software en infrastructuur vanaf het begin vereist, wat uitgebreide procesautomatisering exclusief beschikbaar maakte voor grote organisaties. Het SaaS-model stelt zelfs kleinere fabrikanten in staat om dezelfde resultaten te behalen zonder de initiële investering en met een extrem snelle implementatietijd. Binnen een paar weken kunnen managers facturen extern goedkeuren, zelfs buiten het kantoor.

Voor veel organisaties zal het verplaatsen van zakelijke procesautomatisering naar de cloud de beveiliging verbeteren. Het waarborgen van de beveiligings- en redundantieniveaus die een SaaS- of cloudserviceprovider heeft, is met lokale infrastructuur extreem duur. Daardoor kan de overstap van een lokale IT-opstelling naar een cloud-gebaseerde dienst de beveiliging verbeteren en de zakelijke efficiëntie drijven.

Fabrikanten positioneren voor groei

Naast het verwerken van facturen, het beheren van betalingen, het plannen van kasstroom en het handhaven van supply chain-vloeibaarheid, moeten fabrikanten een effectief papieren spoor voor audits waarborgen. Het gebruik van cloudfunctionaliteit stelt bedrijven in staat om financiële functies te stroomlijnen en de tijd die nodig is om compliance te waarborgen drastisch te verminderen. Cloud-automatiseringsdiensten stellen bedrijven van elke grootte in staat om elke factuur te scannen zodra deze binnenkomt, wat direct zorgt voor een veilig online opgeslagen kopie. Cloud-gebaseerde factuursystemen positioneren fabrikanten voor groei, waardoor ze kunnen profiteren van flexibele inzet van middelen en de mogelijkheid om zakelijke activiteiten efficiënt te schalen. Tijdbesparingen van 75 procent voor de financiële functies zijn gebruikelijk, met name voor bedrijven met veel leveranciers die meer dan 5.000 facturen per jaar verwerken.

Factuurverwerking neemt niet meer de waardevolle tijd van beslissers in beslag. Managers kunnen zich in plaats daarvan richten op het kleine aantal uitzonderingen dat de software identificeert. Deze kunnen van overal worden goedgekeurd: op een smartphone, pc of tablet. In plaats van waardevolle kantoortijd te besteden aan stapels facturen te verwerken, zijn managers vrij om het bedrijf te laten groeien, leveranciersrelaties te verbeteren en te concurreren met de beste op de markt.

Onderzoek van ReadSoft liet zien dat 77 procent van fabrikanten geloofde dat groei werd tegengehouden door handmatige verkooporderverwerking, met 61 procent van bedrijven die nog steeds papier verkooporders ontvingen die handmatig verwerkt moesten worden. Door het kernproces van crediteuren te automatiseren, worden organisaties voor groei gepositioneerd door technologie. Het is dan een duidelijke en eenvoudige stap naar verkooporderautomatisering en een reductie van 42 procent in de vertraging van verkoopordervervultijd.