Top 5 Risico's van Slecht Contractbeheer en Hoe Ze Te Vermijden

Volgens onderzoek van de International Association for Contract & Commercial Management (IACCM) verliest het gemiddelde bedrijf ongeveer 10% van de jaarlijkse omzet door slechte contractbeheerpraktijken.

In een haast naar groei zien bedrijven zich geconfronteerd met een toegenomen volume aan contracten. Het is een geweldig probleem om te hebben — totdat het een echt probleem wordt. Als er inherente zwaktes in het contractbeheerproces van een organisatie zitten, betekent meer contracten meer kansen dat die zwaktes een issue veroorzaken.

Sommige issues zijn kleine ongemakken, maar andere eindigen in ernstige crises. In 2013 faalde Facebook erin om een schending van contractuele voorwaarden door Cambridge Analytica te detecteren, en de resulterende publiciteit zorgde ervoor dat de koers instortte, met $150 miljard aan marktwaarde die binnen 90 minuten na de winstvoorstelling verdween.

Soms duurt het een crisis voordat leiders de risico's waarderen van opereren zonder een robuust contract lifecycle management (CLM) systeem. Laks toegangscontroles, gemiste deadlines, compliance-falen, inefficiënte goedkeuringsworkflows en ineffectieve rapportage kunnen leidern tot ernstige gevolgen. Slecht CLM kan ook een subtiele, stille erosie van winstgevendheid veroorzaken. Volgens onderzoek van de IACCM verliest het gemiddelde bedrijf ongeveer 10% van de jaarlijkse omzet door slechte contractbeheerpraktijken. Met typische winstmarges rond de 10%, kan zelfs het halveren van deze verlies de winstmarges met 50% verhogen.

Laten we eens nader kijken naar de vijf grote risico's die worden opgedoken door ineffectieve contractprocessen:

1. Laks toegangscontroles

Het lijkt voor de hand liggend dat alleen mensen en entiteiten die toegang tot informatie nodig hebben, die ook moeten hebben, maar veel bedrijven specificeren toegangsbeperkingen niet precies. Excessieve toegang kan leiden tot onoprechte werknemers die informatie mishandelen of weglopen met waardevol IP, prijsinformatie of vertrouwelijke klant- en werknemersgegevens. Ver meer organisaties hebben geleden van datadiefstal door eigen werknemers dan door buitenste hackers.

De beste CLM-software van vandaag voorkomt dit met granulare machtigingscontroles die precise lees- en bewerktoegang per gebruikersgroep bieden, inclusief dynamische filters om de specifieke toegangsbehoeftes van verschillende afdelingen, divisies, teams en werknemersclassificaties aan te pakken. De beste systemen staan uitgebreide configuratie van meerlagige toegangscontroles toe die data veilig compartimenteren om de unieke behoeften van de organisatie te adresseren.

2. Gemiste deadlines

Licentieovereenkomsten beperken meestal de hoeveelheid tijd dat een bedrijf intellectueel eigendom van een andere partij mag gebruiken. Als een bedrijf toestaat dat de overeenkomst verloopt — per ongeluk of exprès — maar het product blijft gebruiken, blootstelt het zich aan aansprakelijkheidsrisico's. Aan de andere kant, als een bedrijf een auto-verlenging instelt en het uit het oog verliest, kan het bedrijf betalen voor een dienst die het niet meer nodig heeft.

Een bedrijf dat IP uitlicentieert, moet ook op de hoogte blijven van deze toegangsvensters. Anders verliest het elke dag opbrengst dat het een contractverloop niet opmerkt. En als het service levert aan klanten die geen geldige ondersteuningscontracten meer hebben, verliest het nog meer.

Sommige contractbeheersystemen helpen actief deze problemen te voorkomen. In tegenstelling tot systemen die alleen repository-functionaliteit hebben, kunnen deze oplossingen proactief contracten volgen en personeel waarschuwen voor aankomende deadlines, zodat de organisatie haar bedrijf kan beschermen en opbrengsten kan optimaliseren.

3. Compliance-falen

Bedrijven besteden aanzienlijke middelen aan problemen als wilde uitgaven en regelgevingscompliance. Maar in veel gevallen komen mensen toch tekort in het nakomen van contractuele verplichtingen. Zoals Facebook ontdekte, is het incorporeren van manieren om compliance met contractvoorwaarden te volgen net zo cruciaal. Een goed doordacht CLM-systeem vereist dat contracten specifieke voorwaarden voldoen naarmate ze door het goedkeuringsproces gaan en kan ook gebeurtenissen en acties loggen zodra ze plaatsvinden, wat compliance-documentatie automatiseert.

Voor regelgevingscompliance helpt een CLM-oplossing bij het auditen van lopende contracten om te zorgen dat ze de juiste clausules hebben met betrekking tot dataprivacy, arbitrage, confidentialiteit of andere regelgeving die het bedrijf beïnvloedt. Het juridische team kan automatisch worden genotificeerd om eventuele gaten te vullen, de contracten bij te werken met de juiste taal en derde partijen te contacteren.

Voor operationele compliance helpt een CLM-oplossing ervoor te zorgen dat contracten prestatieverplichtingen duidelijk definiëren die het systeem kan volgen en managen. Een simpel voorbeeld is betalingstermijnen: hoewel de meeste bedrijven betalingstermijnen in contracten hebben met boetes voor het missen van de deadline, faalt veel erin om die late betalingen te volgen, laat staan de boetes af te dwingen. Aan de leverantorkant is een van de meest voorkomende vormen van operationele non-compliance overbetalen door niet bij te houden van volume- of andere kortingen die in het contract zijn onderhandeld. Geautomatiseerd CLM voorkomt beide issues.

4. Inefficiënte goedkeuringsworkflow

Goedkeuringsworkflow-issues kunnen deals vertragen en zelfs vernietigen. Als een goedkeurder op vakantie is of een tijdskritieke e-mail niet ziet, kan het tijdgevoelige deals van de rails halen. Zelfs als er geen expliciete tijdsdeadline is, veroorzaken goedkeuringsknelpunten storingen in dealstromen die leiden tot frustratie en verloren business.

Een robuust contractbeheersysteem vermindert wrijving door complexe contractgoedkeuringsrouting te automatiseren, inclusief sequentiële, parallelle en conditionele goedkeuringen. De beste systemen sturen intelligent aan, routen en escaleren goedkeuringsverzoeken om ervoor te zorgen dat een onopgemerkte e-mail of vakantie het proces niet tot stilstand brengt. Het is de digitale tijdperk, dus juridische e-handtekeningcapaciteit geboden door integraties met DocuSign en Adobe Sign zijn niet langer optioneel.

Een goed voorbeeld van een bedrijf dat wrijving in zijn goedkeuringsworkflow en contractbeheerproces als geheel vermindert, is golfbedrijf TaylorMade. Met meer dan 6.000 hooggevoelige contracten om te managen, bevat het CLM-systeem van het bedrijf automatische notificatie van contractuele wijzigingen, service level agreements en compliance-vereisten. Juristen kunnen inloggen vanaf hun mobiele apparaten om contracten te reviewen, commentaar te geven en ze digitaal te tekenen in minuten, zodat contracten zonder vertraging door de goedkeuringscyclus kunnen vorderen.

5. Ineffectieve rapportage

Leiders hebben bedrijfsspecifieke, KPI-gedreven rapportages nodig die hen vooruitlopend waarschuwen voor potentiële problemen voordat ze rampen worden. Veel contractbeheersoftware benadrukt de repository of content management-functie. Het probleem met deze aanpak is dat als data niet actief wordt omgezet in actiegerichte rapportages, kwetsbaarheden ongedetecteerd blijven tot er een probleem is.

In tegenstelling biedt de beste CLM-software volledig configureerbare rapportages over bedrijfseigenaren. Bijvoorbeeld, het juridische team wil misschien het algehele risicoprofiel van alle contracten zien en problematische vlaggen, het operationele team wil misschien zien hoe contracten door de lifecycle bewegen en obstakels markeren, en sales-leiders kunnen geïnteresseerd zijn in aankomende omzetkansen en belangrijke contracten die voor verlenging openstaan.

 

Geschreven door Colin Earl, CEO van Agiloft, Inc.