Hoe Uw CFO Te Overtuigen Te Investeren In Automatisering: Een Strategische Gids

Stel u voor dat u dertig minuten heeft met uw chief financial officer (CFO) om de business case voor een automatiseringstechnologie te presenteren. De investering zal in de miljoenen dollars zijn. U heeft uw huiswerk gedaan en heeft brede steun binnen de organisatie. Uw mindset is dat u niet voor een IT-project advocateert, u advocateert voor bedrijfstransformatie die IT-componenten heeft.

Om bewustwording te creëren vóór de vergadering, heeft u de CFO externe benchmarks van peer-bedrijven en het McKinsey Digital-rapport gegeven dat laat zien dat geautomatiseerde processen de "primaire drijfveren van productiviteit" worden.

Toch kan ik getuigen dat het intimiderend kan zijn om presentator te zijn in die situaties. Laten we het eerlijk zeggen, u heeft niet dezelfde financiële expertise als de CFO, maar u moet een technologie-investering vertalen naar een specifiek financieel resultaat.

Dit artikel is het eerste in een driedelige serie die mensen helpt die pleiten voor een investering in automatisering binnen hun organisatie. Deel één (dit artikel), zal focussen op hoe en wanneer u de CFO betrekt.

Hoe De CFO Te Betrekken

Stap één in het advoceren voor automatisering met uw CFO is om uw publiek te kennen. Het is belangrijk om te begrijpen door welk lens uw CFO kijkt bij het nemen van investeringsbeslissingen. Om dit beter te begrijpen, sprak ik onlangs met UiPath CFO Ashim Gupta om zijn perspectief te verkrijgen.

In de video hieronder praat hij over hoe de verschillende achtergronden van CFO's hun besliscriteria zullen beïnvloeden:

• Diegenen die uit een controllership- of accounting-achtergrond komen, zullen neigen om te denken over governance en risico geassocieerd met het programma
• Diegenen die van de operatieskant van het bedrijf komen, zullen denken over hoe efficiëntie in het bredere business te drijven met het programma
• Diegenen die uit de financial planning and analysis (FP&A)-ranks zijn gekomen, willen de data die gebruikt wordt in de assumpties inspecteren en de variabelen in het return on investment (ROI)-model onder druk zetten

Ongeacht de achtergrond van de CFO, zijn alle CFO's bezorgd over omzetgroei, kostenbeheersing en risico. Bij het betrekken van de CFO, zou u goed doen de automatiseringsinvestering in die termen te framen.

Wanneer De CFO Te Betrekken

Automatisering is een enterprise-brede capaciteit. Zeldzaam zal de CFO de enige beslissemaker zijn. Gezien het gewicht van deze beslissingen, zijn er vaak een dozijn of meer mensen met significante invloed op de investering.

Ik heb drie fasen waargenomen die mijn klanten typisch doorlopen bij het betrekken van hun CFO (getoond in het diagram hieronder). Het begint met bewustwording creëren en vervolgens steun voor het programma orchestreren over veel mensen in business en IT om consensus te bereiken.

De CFO maakt eerst een toezegging aan het programma door automatisering in het jaarlijkse budgetteringsproces op te nemen. Later, na een evaluatie geleid door business- en IT-stakeholders, neemt de CFO of een aankoopcommissie de beslissing om de investeringsgelden vrij te maken.

Bron: UiPath

Onderschat niet de waarde die u persoonlijk aan deze automatiseringsreis toevoegt door het proces door elke fase te leiden om tot een beslissing te komen.

U bent wat ik een "mobilizer" noem omdat u waarschijnlijk gekozen bent door een team van project-enthousiastelingen voor uw vermogen om een budget te creëren waar er geen is. Als zodanig, wie beter dan u om voor dit project te vechten door elke vraag die de drie fasen markeert (uitgelegd in meer detail hieronder)?

• Waarom iets? De case voor iets anders doen begint met de financiële kosten van geen verandering aanbrengen. Om u voor te bereiden op het bespreken van de voordelen van automatisering met de CFO, probeer deze vraag alleen in Microsoft Excel te beantwoorden. Gebruik een spreadsheet om het verhaal van de "voor vs. na automatisering" verbeteringen via getallen te vertellen. Uitleggen waarom de status quo niet goed genoeg is, kan ook geankerd worden in klant- en werknemerervaringsgetallen die zichtbaar zullen zijn in enquêtes en net promoter scores (NPS).
• Waarom nu? Zoals het diagram hierboven wijst, is fase twee waar u de meeste invloed zult hebben om de beslissing van de CFO te beïnvloeden. Hoe goed u argueert dat een automatiseringsprogramma urgent is om nu te overwegen, zal u in staat stellen executive sponsoring te veiligstellen, ervoor te zorgen dat het automatiseringsprogramma afgestemd is op de bredere strategie, en een budgetregel te zich te verzekeren.
• Waarom dit? Er is een hoge waarschijnlijkheid dat er andere projecten al in spel zijn die om dezelfde resources concurreren en dezelfde business case maken. Een zekere manier om CFO-steun te verliezen is een opaak beeld van de toekomstige staat na de investering in automatisering. De CFO wil een helder beeld van het geprojecteerde bedrijfsresultaat – typisch uitgedrukt in omzet, kosten, en/of risico – en waarom dit prioriteit moet hebben over concurrerende projecten.

Mik Op Drie Horizonnen Van Waarde

Een veelvoorkomende valkuil in robotic process automation (RPA) is denken dat een snelle ROI berekend kan worden in een paar geselecteerde processen. Dit leidt tot een proces-voor-proces financieringsbenadering waarbij elke automatisering ROI moet rechtvaardigen. Ik heb gezien dat deze benadering snel vervalt in een verwarrende verzameling van losstaande projecten met een brede reeks stakeholders. Gevolgelijk stagneert het RPA-programma, of mislukt helemaal.

Hoe het RPA-programma gefinancierd wordt, zal de pace van innovatie beïnvloeden.

Ik zie succesvolle mobilizers binnen bedrijven een "noordster" visie zetten van een digitale assistent software robot voor elke werknemer vanaf het begin. Vervolgens leveren ze een roadmap met mijlpalenn van waarde geassocieerd met deze ambitie, zodat de CFO kan beslissen om 'groot te gaan' en agressief te resourcen of door elk investeringsniveau meer conservatief te werken.

Ik raad aan om drie horizonnen van innovatie aan de CFO uit te leggen door de stakeholders te benoemen die zullen profiteren van RPA. Naarmate u elke stakeholdergroep bereikt en RPA waarde levert op dat niveau, kan het programma mikken op de volgende horizon.

De meest ambitieuze bedrijven beginnen in deze volgorde om de organisatie te dwingen om 'groot te gaan' vanaf het begin met:

• Globale proces-eigenaren die kwaliteit en compliance verbeteren voor complexe processen die over veel afdelingen, business units en regio's strekken. Dit kan beginnen in één deel van het end-to-end proces, zoals order management binnen order-to-cash. Maar het zal snel upstream en downstream van het startpunt bewegen.
• Gedeelde diensten-eigenaren die efficiëntie verbeteren voor doorloop van high-volume transacties. Dit kan het automatiseren van processen omvatten die vroeger in een business process outsourcing-regeling zaten.
• Business unit-leiders die gehele functies binnen hun afdelingen automatiseren en de productiviteit van elke werknemer verhogen met een digitale assistent.

Deze ambities worden ondersteund door een automatiseringsoperatiemodel dat een stuurcommissie vestigt. De stuurcommissie biedt governance in het beschermen van de investering van de CFO om ervoor te zorgen dat bedrijfsleiders de beloofde ROI op elke horizon bereiken.

Deel twee van deze serie zal dieper ingaan op de drie vragen die in uw CFO's hoofd zullen zijn wanneer u de waarde van automatisering presenteert: hoe snel krijg ik die waarde, hoe zeker zijn we dat we deze waarde kunnen bereiken, en hoeveel zal het me kosten. U wilt het lezen als u op zoek bent naar een zekere manier om het volledige potentieel voor automatisering binnen uw organisatie uit te leggen en een tastbare roadmap om dat potentieel te bereiken.

Lees verder: Hoe U Automatisering Kunt Voordragen Aan Uw CFO (Deel Twee)