Balansactie: Transparante Werknemersmonitoring in de Post‑COVID-tijdperk

Met de aankomst van de COVID-19-crisis kwamen wijdverspreide sluitingen van bedrijven, en daarmee een ongekende verspreiding van werknemers die naar huis gestuurd werden om te werken. Voor veel zenuwachtige managers en executive, was de uitdaging ervoor te zorgen dat hun teams op schema waren met hun werk, operaties functioneerden, en waardevolle data veilig bleef. Hoe kan werknemersprestatie gehandhaafd worden?

Technologie biedt oplossingen om bij te houden wanneer werknemers aan hun werkstations waren, start- en eindtijden, en zelfs de lengte van hun pauzes. Maar is dit een juiste benadering? Invasieve monitoring kan een tegenovergesteld effect hebben van wat beoogd is, productiviteit verminderen.

Zie ook: Thermische Scanning Robot Kon In Ziekenhuizen Worden Geïmplementeerd

"Zelfs voordat Covid-19 een ongekend aantal mensen naar huis stuurde om te werken, rampen werkgevers hun inspanningen op om werknemersproductiviteit te monitoren," schrijft Reid Blackman in Harvard Business Review. Enquêtes toonden aan dat ongeveer de helft van de corporaties elektronisch werknemersactiviteit monitoren. Met de plotselinge golf in thuiswerken, "zijn werkgevers overgebleven met de vraag hoeveel werk er eigenlijk gaande is. De vrees voor productiviteitsverlies, gemengd met de verschrikking van massaal dalende opbrengsten, heeft veel leiders aangemoedigd hun werknemersmonitoringsinspanningen op te schroeven."

Deze plotselinge migratie — en privacy-implicaties — bekommert privacy-professionals die reageren op een studie van EY en iApp. toen gevraagd om de top privacy-uitdagingen te identificeren die voortvloeien uit COVID-19, was het begrijpen van privacy-vereisten geassocieerd met werknemers remote werk de top-keuze, gekozen door ongeveer de helft (49%) van de respondenten.

Er zijn zelfs maatregelen gaande voor het monitoren van werknemers die terugkeren naar het kantoor, rapporteert de Wall Street Journal. Deze omvatten het gebruik van thermische camera's om lichaamstemperaturen te monitoren en sensoren om sociale distancing te monitoren.

Voor nu, omvatten kwesties die managers tegenkomen met iedereen thuiswerkend onduidelijke productiviteit en accountability, afbraak in teamcommunicatie en samenwerking, verhoogde cyberbeveiligings- en datacompliance-risico's, werknemersisolatie en mentale wellness, en moeilijkheid het bereiken en handhaven van werk-leven-balans. "Zonder het voordeel van face-to-face begeleiding doorheen een projectlifecycle, kunnen remote werknemers worstelen met dagelijkse tijdmanagement en taakprioritering," relatert een ebook van ActivTrak, een leverancier in de werknemersmonitoring-ruimte. "Dit kan leiden tot inefficiënte workflows, gemiste deadlines, en andere kostbare gevolgen voor de organisatie. Vanwege het gebrek aan in-persoon face-time, hebben remote werknemers vaak minder interacties met hun managers en teamleden. Dat kan, op zijn beurt, leiden tot verminderde zichtbaarheid in hun prestaties of potentiële workflow-knelpunten. Om aan te passen, hebben managers nieuwe strategieën en technologieën nodig die deze zichtbaarheid kunnen bieden."

Veel leveranciers bieden tools die "stealth monitoring, live video feeds, toetsenbordtracking, optische karaktermherkenning, toetsaanslag-opname, of locatietracking" gebruiken, observeert Blackman. Dit omvat zelfs willekeurige schermopnames, of toetsenbordactiviteiten opnemen. Bedrijven die tools implementeren als onverfijnde productiviteitsinstrumenten, kunnen echter hun inspanningen backfire zien. "Ondanks de gemakkelijke beschikbaarheid van opties, komt monitoring met echt risico voor de bedrijven die het najagen," zegt Blackman. "Surveillance dreigt vertrouwen tussen werkgevers en werknemers te ondermijnen."

Terwijl ActivTrak elektronische monitoringstools aanbiedt, steunen de auteurs van zijn ebook open, ondersteunende beleid en communicatie om vertrouwdelijke remote-relaties te bouwen. De auteurs van het boek aanbevelen data-analytics als een benadering om "remote werknemersworkflows te beoordelen en gidsen, evidence-based kansen voor verbeteringen." Net zo belangrijk, dringen ze aan werknemers en werkgevers "om te begrijpen dat ze allemaal in dit samen zitten, en gedeelde verantwoordelijkheden hebben' om remote werk productief te maken. Remote-werkbeleid-essentiëlen moeten duidelijk gedefinieerde verwachtingen omvatten rond werkuren en het handhaven van productiviteitsniveaus, alsmede veilig en veilig zijn waar werk gebeurt."

Metrieken zijn nog steeds essentieel, maar Blackman adviseert dat ze zorgvuldig geselecteerd worden. "Cijfers aan dingen toevoegen is makkelijk, net als snelle oordelen maken op basis van numerieke scores die uitgespuugd worden door een stuk software. Dit leidt tot zowel onnodige surveillance als slecht gevormde beslissingen," waarschuwt hij. "Als je erop besteht werknemers te monitoren, zorg ervoor dat wat je volgt relevant en noodzakelijk is. Simpelweg de hoeveelheid e-mails geschreven of gelezen monitoren, is bijvoorbeeld geen betrouwbare indicator van productiviteit."

Krijg ieders input over welke metrieken echt er toe doen — van wervingsmanagers tot supervisors tot "degene die eigenlijk gemonitord worden," zegt Blackman. Het is ook cruciaal dat bedrijven "transparant zijn met je werknemers over wat je monitoren en waarom. Deel en pakket van het respecteren van iemand is dat je de tijd neemt om open en eerlijk met hen te communiceren. Vertel je werknemers wat je monitoren en waarom. Geef hen de kans om feedback te geven. Deel de resultaten van de monitoring met hen en, cruciaal, bied een systeem waarmee ze beslissingen over hun carrière beïnvloed door de verzamelde data kunnen aanvechten."

Vertrouwen is een band die pijnstakend gebouwd moet worden, en gemakkelijk verloren kan gaan. Op een moment dat management uit zicht is, is vertrouwen de leidende kracht die organisaties draaiende zal houden.