Remote werk survival gids: Productiviteit & balans boosten – Deel 1

OK, tenzij u de afgelopen paar maanden volledig off-grid heeft geleefd, zult u bewust zijn dat het hoogst waarschijnlijk is dat u in de nabije toekomst gaat thuiswerken. Echter, uw thuiswerkervaring heeft waarschijnlijk gemengde resultaten, afhankelijk van de samenwerkingstools en corporate infrastructuur die worden geboden. Deze post is een deel in een serie over hoe u het meest uit deze situatie kunt halen, wat hopelijk de weg baant voor een flexibelere manier van werken, zodra de huidige situatie voorbij is.

Als uw bedrijf al is overgestapt op een volledig cloud-gebaseerde oplossing zoals Teams en Office365, dan bent u "home and dry". Hier is alles, bestanden, programma's, data, tools en alles wat u nodig hebt in de cloud. Zolang u een internetverbinding heeft, of thuis, in de trein, in de koffieshop, kunt u inloggen en werken zoals u normaal doet, wat betekent dat het business as usual is.

Een van de kernvereisten voor elke cloud-gebaseerde oplossing is connectiviteit. De meeste van ons zullen thuis zijn, ofwel onze thuisbreedbandverbinding of mobiele hotspot gebruiken. In de meeste gevallen zal remote werken niet dezelfde uitdagingen hebben als werken via het interne corporate, MPLS-gebaseerde netwerk. Wanneer u thuiswerkt, is uw verbinding direct via het internet, waarbij de corporate firewalls, DNS-servers, breakout-punten en eventuele geografische tenant-gerelateerde latentie worden vermeden. Een directe verbinding betekent dat u misschien eigenlijk betere prestaties thuis ervaart (tenzij uw thuisverbinding super traag is) dan u gewend bent op kantoor.

Echter, u kunt merken dat zelfs als u een cloud-gebaseerde samenwerkingstool draait, sommige van uw cruciale data en programma's nog op bestandsservers of interne bestandsdeellijsten staan. Toegang tot deze kan alleen via een VPN-verbinding en u hebt een token nodig (harde token die lijkt op een sleutelhanger of een zachte token, een app op uw smartphone) om te helpen authenticeren tijdens inloggen. Hoewel veilig, kan dit omslachtig zijn, maar u kunt hieromheen werken. De eenvoudigste manier is uw belangrijkste bestanden naar OneDrive (of andere door het bedrijf aanbevolen cloud-gebaseerde opslagoplossing) te verplaatsen, entweder met uw bestandsbeheer of bedrijfs-e-mail. Afhankelijk van hoe lang u verplicht bent om weg van het kantoor te werken, zult u misschien merken dat steeds meer van uw bestanden en data in de cloud opgeslagen zijn.

Sommigen van u zullen realiseren dat uw kantoeromgeving nog steeds intern wordt gedraaid door de IT-afdeling in company-owned on-premise datacentra. Dit is de minst gewenste situatie. U zult via VPN toegang moeten krijgen en uw werkerervaring zal draaglijk zijn, maar niet de meest productieve.

Gelukkig is niet alles verloren. Als u zich in deze situatie bevindt, bieden de meeste cloud-gebaseerde samenwerkingstool-aanbieders tijdsbeperkte toegang tot hun producten. Microsoft en Google zijn de meest recente die dit aanbieden. Worst case is dat u zich als individu aanmeldt en in sommige gevallen een App of Browser Applet downloadt. Dit betekent dat u nog steeds kunt samenwerken, hoewel de ervaring niet zo naadloos zal zijn als een volledig cloud-gebaseerde oplossing, omdat het delen van bedrijfsgegevens misschien niet zo makkelijk, ondersteund of toegestaan is. Maar het is beter dan de alternatief.

De volgende uitdaging hangt af van hoe succesvol het acceptatieprogramma (vaak aangeduid als rollout) van het samenwerkingstool is. De meeste gebruikers met wie ik heb gesproken vertellen me dat ze productiever zouden kunnen zijn als ze de tools beter wisten te gebruiken. Aannemend dat dit voor u geldt, klik op de "Getting Started" gids (Teams of Google). Na het vertrouwd maken met het overzicht, moet u een buddy opzoeken met een collega en enkele van de features uitproberen om vertrouwen op te bouwen in het bedienen van het tool, vergaderingen instellen, het beoogde scherm of programma delen, testopnames, etc. Dit bespaart tijd en恥ずかしさ (en misschien verlies van reputatie) bij het doen voor de echte werk met een waardevolle klant, belangrijke verkoopkans of groter publiek.

De meeste van deze tools hebben specifieke features die afleidingen verbeteren of minimaliseren. Deze kunnen achtergrondvervaging omvatten (handig als u kleding aan de fotoliст hangt of kleine kinderen los zijn) en opname zodat andere collega's de vergaderingen die ze niet konden bijwonen, kunnen inhalen. U moet ook een Team of Google Hangout opzetten om hints en tips te delen alsook een informeel ondersteuningsnetwerk te bieden. Het is goede praktijk om een "Frequently Asked Questions" (FAQ) sectie, een "Need to Know" (N2K) sectie om belangrijke informatie vast te pinnen, een "Nieuws" sectie voor up-to-date en laatbrekende informatie zoals wanneer we terug naar het kantoor kunnen, alsook andere, specifieke gebieden zoals applicatie, klant of specifiek belangstellingsinformatie bijv. Vergaderingen, Data Delen, etc. Dit betekent dat iedereen toegang heeft tot dezelfde informatie, in plaats van het zelf uit te zoeken.

Een van de uitdagingen van remote werken is het missen van de informele interacties, grapjes, verhalen en gezwets die de echte kantoeromgeving ondersteunen. U wilt dit niet verliezen, maar tegelijkertijd wilt u niet dat deze informele praat de werkgebieden verstopt. Waarom niet een kanaal, team of hangout aanmaken genaamd "WaterCooler" waar dergelijke informele communicatie plaats kan vinden. U kunt zelfs een videoconferentie elke middag instellen en een virtuele lunchruimte hosten.

Nou, dat zou genoeg moeten zijn om u bezig te krijgen en te beginnen met werken, maar onthoud dat uw toetsenbord en mobiele telefoon waarschijnlijk meer bacteriën hebben dan uw toiletbril, dus onthoud ze ook regelmatig te reinigen. In mijn volgende post deel ik enkele ideeën over hoe remote werken productiever te maken en hopelijk wordt u zo resourcevol en effectief als Kevin, in plaats van de andere twee kerels!!!

Maak verbinding met Mark Sweeney (Directeur Professionele Diensten)