Productiviteit verhogen tijdens thuiswerken: Strategieën & tips (Deel 2)

Dus, het komt dichterbij. Sommigen van u hebben al de e-mail ontvangen die bevestigt dat u kunt thuiswerken. Deel 1 besprak wat u nodig hebt, dit deel dekt enkele ideeën over hoe uw tijd productief te maken.

Het zal altijd de dingen zijn die u niet verwacht die u tegenvallen. Bijvoorbeeld, een project waar ik aan werkte had een dagelijkse stand-up call om 8 uur. Ik was dinsdag tot donderdag on-site en werkte maandag (reisdag) en vrijdag thuis. Donderdagavond reisde ik thuiskom. Niets onnormaals daarover, behalve dat het project in Europa was en ik 's nachts pas thuis kwam, aan de verkeerde kant van middernacht. Ik zou graag zeggen dat ik altijd op tijd was voor de vrijdagochtend stand-up call. Dat was ik niet. Er was echter een upside. Het werd altijd rustig midden op de middag.

Maar dat is het kernvoordeel van thuiswerken – flexibiliteit, in staat zijn om uw werk om u heen te passen, in plaats van andersom. Echter, die flexibiliteit te hebben is ook de grootste uitdaging. Een veelvoorkomende valkuil is dat we te flexibel zijn over de dag, waardoor we veel later in de avond werken. Dit betekent dat we later opstaan, we krijgen niet zoveel gedaan als we dachten, dus we werken weer later. We hebben tijd verschoven, maar niet op een goede manier. Erger, we hebben de risico's en uitdagingen van kantoorwerken vervangen door een andere, zelf-geïnitieerde uitdaging. De sleutel is om zo proactief mogelijk te zijn, in plaats van reactief, en hemel weet, tijdens deze periode zal er genoeg zijn om op te reageren!!!

Wanneer we thuiswerken, moeten we realistisch zijn over wat we kunnen bereiken. We hebben alle anekdotes gehoord over hoeveel productiever we zijn weg van de afleidingen van het kantoor. De meeste van ons hebben geen innerlijke, ultra-productieve, super-ninja die wacht om los te komen zodra we bevrijd zijn van de boeien van het kantoor. Thuis hebben we ook afleidingen. Bijvoorbeeld, realiseerde u zich hoe veel mensen aan uw voordeur kloppen? Als het normaal twee uur duurt om dat rapport in het kantoor te schrijven, zal het waarschijnlijk nog steeds twee uur duren als u het thuis schrijft. Ook gerelateerd aan dit is de impuls om te bewijzen dat u daadwerkelijk werkt. Een van de veelvoorkomende percepties is dat remote werken bestaat uit daytime TV en social media. Ja, u kunt misschien de middag Archers halen in plaats van de avondeditie, maar tijdens deze tijd zal niemand u oordelen, dus doe gewoon wat u normaal zou doen. Dus, het eerste is realistisch zijn over wat u kunt bereiken. Anders vallen we gemakkelijk in die tijdverschuivingsval.

Tweedens hebben we structuur nodig. Let op: structuur betekent niet remote micro-management. Structuur betekent iets om ons aan te koppelen. Remote werken kan een behoorlijk eenzame en isolerende ervaring zijn. We kunnen dit overwinnen met enkele agile technieken. Bijvoorbeeld, een regelmatige, dagelijkse stand-up call, zeg rond 9:30 of 9:45 om eventuele ochtendactiviteiten – kinderen naar school, doktersbezoeken etc – in goede tijd te laten afronden. Niet alleen houdt de dagelijkse stand-up vergadering iedereen op dezelfde pagina – ja, het is echt alwoensdag – maar het is nuttig om kritieke, lopende projecten vooruit te helpen.

De stand-up mag niet langer dan 15 minuten duren, opgedeeld in:

1) De eerste vijf minuten rondje om te bespreken wat gisteren bereikt is (boxsets en huishoudelijke apparaten tellen niet).

2) Tweede vijf minuten dekken wat u vandaag van plan bent te doen.

3) Laatste vijf minuten om uitdagingen of issues te bespreken.

Het doel is niet om uitdagingen en issues op de call op te lossen, maar om toe te wijzen wie het beste geplaatst is om ze op te lossen en hen dan de actie apart te geven.

Dit leidt tot het derde cruciale aspect, wees niet bang om hulp te vragen (als overbelast) of in te grijpen (als u denkt dat u kunt helpen). Wanneer u op afstand werkt, bent u nog steeds onderdeel van een team, en net als wanneer u op kantoor bent, is het team effectiever als ze in dezelfde richting trekken. Dus, als u hulp nodig heeft, vraag erom. Als u denkt dat u kunt helpen, zeg het.

Vierdens, deel (maar deel niet te veel). Als er een gezinslid of buurman is die uw hulp nodig heeft of ergens anders is opgedoken wat u moet aanpakken, vertel het aan het team. "Mensen, ik moet even weg voor een paar uur" is prima. U hoeft niet in de details te gaan. Dit helpt andere teamleden hun verwachtingen in te stellen en stelt, indien nodig, activiteiten proactief in te plannen in plaats van reactief te hoeven handelen.

Vijfdens, vergeet niet pauzes te nemen, of voor thee, lunch of gewoon om taken te scheiden. Blijf ook actief. Beide zijn makkelijk te vergeten, zeker als u probeert te laten zien hoe hard u werkt. Overigens, niemand is onder de indruk of zal er iets mee doen met die e-mails die 's nachts laat of 's ochtends vroeg worden verstuurd. Doe het verstandige ding en gebruik de vertraagde verzendfunctie zodat ze aan het begin van de volgende dag verstuurd worden.

Zesdens, het is ok om vergaderingen te missen, zoals dagelijkse stand-ups. Tijdens deze tijd zullen we allemaal andere, meer kritieke prioriteiten hebben. Deze kunnen zonder voorafgaande waarschuwing opduiken. Het is een ongewone tijd, maar we zouden de tools die we nu hebben moeten gebruiken om eventuele nadelige impact te minimaliseren. Onthoud dus om vergaderingen en/of conference calls op te nemen. Maak notities van de kernpunten en deel ze via uw samenwerkingstool, Instant Messaging of op de gedeelde opslag van het team.

Ten slotte, gebruik de samenwerkingstools om in regelmatig contact te blijven met uw teamleden. Creëer een virtuele "watercooler" voor gezwets en informele chat. Als alternatief, gebruik videoconferentie en nodig teamleden uit voor een virtuele lunchruimte.

Jep, er komt een derde deel, maar tussentijds plezier met delen 1 & 2. Hopelijk zullen we en onze werkgevers de voordelen van remote werken zien, zoveel dat ze ervoor willen zorgen dat het lang door blijft nadat de berichtgeving over Covid-19 is gedegradeerd tot het Geschiedeniskanaal.

Maak verbinding met Mark Sweeney (Directeur Professionele Diensten)