De ins en outs van een onderhoudscontract

Onderhoud speelt een cruciale rol bij het tot stand brengen van een soepele bedrijfsvoering in elke vestiging. Bedrijven die niet voor hun fysieke bedrijfsmiddelen kunnen (of willen) zorgen, zullen het onderhoud uitbesteden. En dat kan niet zonder een soort onderhoudscontract te ondertekenen.

Om te begrijpen wat een goed contract is en hoe je er een kunt onderhandelen, moeten we eerst bespreken wat de ideale omstandigheden zijn om onderhoudswerkzaamheden uit te besteden. Laten we beginnen.

Wat is een service-onderhoudscontract?

Een service-onderhoudscontract is een wettelijke overeenkomst tussen een bedrijf en een onderhoudsserviceprovider . Het specificeert de voorwaarden van de overeenkomst tussen de twee partijen. Onderhoudsaannemers kunnen worden ingehuurd om een ​​verscheidenheid aan verschillende onderhoudsdiensten uit te voeren, van algemeen onderhoud tot gespecialiseerde reparaties.

Alle details waarover tussen de twee partijen is onderhandeld, worden in het contract gespecificeerd. Dit zal het commitment van de dienstverlener verstevigen. Meer informatie over wat u in een contract moet opnemen, wordt verderop in het artikel uitgelegd.

Waarom onderhoud uitbesteden?

Onderhoud van apparatuur en faciliteiten kan op vier verschillende manieren worden ingesteld: 

1. werk uitgevoerd door een intern onderhoudsteam 
2. werk wordt gedaan door OEM-technici (Original Equipment Manufacturer)
3. alle werk wordt toegewezen aan externe onderhoudsaannemers
4. verschillende combinaties van de bovenstaande 3 manieren

De enige situatie waarin een organisatie zich geen zorgen hoeft te maken over onderhoudscontracten, is als al het werk door een intern team wordt gedaan. Dat is echter vrij zeldzaam. Volgens ons onderhoudsonderzoek van februari 2021 besteedt slechts 10% van de faciliteiten geen onderhoudswerkzaamheden uit.

Zoals op de afbeelding hierboven wordt geplaagd, zijn de meest voorkomende redenen om onderhoudsactiviteiten uit te besteden:

• er is gewoon te veel werk voor het interne team
• het heeft geen zin om een ​​fulltime medewerker aan te houden voor een gespecialiseerde taak die af en toe moet worden uitgevoerd (zoals het inhuren van een fulltime loodgieter)   
• het ontbreekt de organisatie aan gespecialiseerde kennis of tools om bepaalde reparaties uit te voeren 
• OEM's bieden onderhoudsservice als onderdeel van de verkoop van de apparatuur
• in bepaalde situaties kunnen onderhoudsaannemers kosteneffectiever zijn
• de organisatie vindt het eenvoudiger om alles gewoon uit te besteden 

Elk bedrijf zal zijn eigen redenen hebben om onderhoudsaannemers in te schakelen. In dergelijke gevallen is er een betrouwbaar onderhoudscontract om een ​​hoog serviceniveau tegen lagere kosten te garanderen.

Soorten langlopende onderhoudscontracten (AMC vs CMC)

Er zijn twee hoofdtypen van langetermijnonderhoudsserviceovereenkomsten, AMC en CMC genaamd.

AMC staat voor een jaarlijks onderhoudscontract . CMC is een acroniem voor een uitgebreid onderhoudscontract . Ze worden gebruikt voor het inhuren van onafhankelijke servicecontractanten voor elk type onderhoudswerk - van landschapsarchitectuur en onderhoud van gebouwen tot onderhoud van machines en IT-apparatuur.

Zowel AMC als CMC dekken de servicekosten voor regulier doorlopend onderhoud en noodreparaties. Wanneer een asset uitvalt, stuurt de onderhoudsaannemer direct servicepersoneel. Zij zullen het repareren en de reserveonderdelen vervangen (indien nodig).

Een jaarlijks onderhoudscontract is een geweldige manier om basisonderhoudsbehoeften te dekken, terwijl een uitgebreid onderhoudscontract eventuele extra vervangingsonderdelen, arbeidsloon of transportkosten dekt die ontstaan ​​terwijl technici routineonderhoud uitvoeren. Jaarlijkse onderhoudsservices dekken geen extra kosten die tijdens het onderhoudsproces kunnen ontstaan.

Kortom, AMC heeft lagere initiële kosten, maar kan leiden tot extra kosten. CMC kost meer, maar er zijn geen extra facturen om te betalen.

Duur van een contract

Over het algemeen is de looptijd van een service-onderhoudscontract één jaar. Dit geldt voor zowel AMC als CMC. Als de klant-leverancierrelatie goed gaat, kunnen deze langer zijn (3- en 5-jarige onderhoudscontracten zijn niet zo ongewoon).

Langlopende contracten komen zowel het bedrijf als de onderhoudsaannemer ten goede. Enkele voordelen voor het bedrijf zijn:

• Kwaliteitscontrole :De onderhoudsaannemer zal de activa regelmatig onderhouden. Omdat het contract voor de lange termijn is, heeft de aannemer de prikkel om de machine goed te laten draaien. Dit leidt tot minder storingen en een beter resultaat.
• Verhoogde levensduur en prestaties :Het langetermijncontract zorgt ervoor dat de machine regelmatig wordt onderhouden, wat de levensduur verlengt en de algehele prestaties verbetert.
• Gemoedsrust :Het managen van onderhoudswerkzaamheden is veel werk. Met een betrouwbare aannemer heeft de organisatie één zorg minder.
• Kostenvoordelen :Aannemers bieden een gereduceerde prijs voor langlopende contracten. Dit kan helpen om de jaarlijkse onderhoudskosten te verlagen zonder het serviceniveau te belemmeren.

Onderhoudsleveranciers geven ook de voorkeur aan langlopende onderhoudscontracten. Als ze sterke relaties kunnen opbouwen met bestaande klanten, zorgen ze voor een regelmatig inkomen, wat altijd fijn is. Ze hebben een prikkel om een ​​bevredigende service te bieden om hun merkreputatie te verbeteren en waardevolle aanbevelingen te krijgen.

Prijsmethoden

De prijs van een onderhoudscontract hangt af van veel factoren, zoals het dienstenaanbod, het maximale aantal storingen dat moet worden verholpen, het aantal activa en de contractduur.

Verschillende onderhoudsaannemers bieden verschillende prijsmethodes aan. Ze worden meestal onderhandeld tussen de verkoper en de serviceprovider om te zien wat voor beide werkt. De meest voorkomende zijn:

• Tijdsgebaseerde prijzen :Het contract specificeert een vast uurtarief en wordt berekend op basis van het totaal aantal manuren dat de leverancier besteedt.
• Prijs per apparaat :De verkoper en het bedrijf komen een vaste prijs overeen voor het onderhoud van een enkel apparaat voor de duur van het contract. Om de totale prijs te verkrijgen, wordt de prijs per apparaat vermenigvuldigd met het aantal apparaten dat onder het contract valt.
• Prijs gebaseerd op levensduur van activa :Naarmate een machine ouder wordt, neemt de behoefte aan onderhoud toe. De verkoper kan proberen de prijzen voor dergelijke activa te verhogen.
• Vervanging versus reparatie :Moet een leverancier bepaalde activa/componenten repareren of vervangen wanneer ze kapot gaan? De prijs van het contract kan veranderen afhankelijk van hoe de organisatie hiermee om wil gaan.

Het contract kan andere specifieke vereisten van de klant hebben die extra kosten met zich meebrengen. De voorwaarden, voorwaarden en de uiteindelijke prijs van het contract zijn sterk afhankelijk van de onderhandelingen tussen de twee partijen.

Onderhoudsmanagers en facility managers die in contact staan ​​met de leveranciers moeten de vaardigheden en kennis hebben om een ​​goed onderhoudscontract te onderhandelen. Hier zijn een paar handige tips om betere voorwaarden te onderhandelen.

Wat is inbegrepen in een onderhoudscontract?

Een service-onderhoudscontract bevat meestal de volgende details:

• Naam en contactpersoon: Het contract moet details bevatten zoals namen van beide bedrijven, hun geregistreerde adres, details van ondertekenaars en de locatie(s) waar de service wordt verwacht.
• Apparatuurdetails :Technische specificatie, locatie, bedrijfsomstandigheden en andere relevante informatie met betrekking tot de te onderhouden machine.
• De omvang van de verantwoordelijkheden voor de dienstverlener moet duidelijk worden gedefinieerd om dubbelzinnigheid in de toekomst te voorkomen.
• Verwachtingen van de klant :De aannemer kan de taken niet voltooien als het bedrijf en zijn werknemers niet meewerken. Het contract bevat ook details over wat de aannemer van de klant verwacht.
• Responstijd :Van opdrachtnemer wordt verwacht dat hij zo spoedig mogelijk van dienst is. De maximale responstijd, vooral voor kritieke activa, moet duidelijk worden gedefinieerd. Elke reactietijd daarna is een contractbreuk.
• Voltooitijd van de service :De opdrachtnemer dient de dienst binnen een redelijke termijn af te ronden. Het contract moet deze bepalingen schetsen.
• Vergoeding: In het geval dat de verkoper de apparatuur of andere eigendommen beschadigt. Vertraging in de dienstverlening kan ook compensatie rechtvaardigen als dit in het contract is gespecificeerd.
• Prijs . Het contract vermeldt duidelijk de prijs van het contract, de duur en de betalingsvoorwaarden.
• Overmacht . Dit is het deel van het contract dat beide partijen bevrijdt van hun verplichtingen in geval van buitengewone omstandigheden. Het is een standaard in alle juridische contracten.

Afgezien hiervan kan alles waarover door het bedrijf en de aannemer is onderhandeld, worden toegevoegd aan het servicecontract.

Hoe schrijf ik onderhoudscontracten?

Er is geen vaste regel voor het schrijven van onderhoudscontracten. Het belangrijkste om in gedachten te houden is dat het contract afdwingbaar is met juridische middelen. Goed doordachte voorwaarden moeten vanzelfsprekend zijn.

De details van het contract zijn afhankelijk van de omstandigheden, de regels van het land en de gebruiken van de plaats.

U kunt snel deze handleiding bekijken waarin wordt beschreven hoe u een basisonderhoudscontract schrijft. Om te zien hoe ze er in de praktijk uitzien, kunt u de onderstaande sjablonen raadplegen.

Algemene sjablonen voor onderhoudsovereenkomsten

Een bedrijf kan een onderhoudscontract opstellen voor een bepaald doel of door alle onderhoudswensen te bundelen. Je hoeft niet bij elk nieuw contract het wiel opnieuw uit te vinden. Er zijn veel bronnen en sjablonen die een goed startpunt kunnen zijn bij het maken van een nieuw contract:

• Sjabloon voor onderhoudscontract voor apparatuur
• HVAC-onderhoudscontract
• Sjabloon voor een onderhoudscontract voor gebouwen
• sjabloon IT-onderhoudscontract
• Contactpersoon preventief onderhoud
• Sjabloon voor woningonderhoudscontract

Hoewel sjablonen geweldig zijn, moeten de bedrijven die onafhankelijke onderhoudsserviceproviders inhuren, zorgvuldig hun specifieke behoeften overwegen en ervoor zorgen dat ze worden opgenomen in de definitieve onderhoudsovereenkomst.

Lible CMMS gebruiken om onderhoudsovereenkomsten en leveranciers te beheren

Laten we, om de zaken af ​​te ronden, bespreken hoe organisaties efficiënt kunnen omgaan met leveranciers en contracten. Daarmee bedoelen we snelle toegang tot de benodigde informatie en de mogelijkheid om te volgen of het werk van de leverancier overeenkomt met wat in het contract was overeengekomen.

Onderhoudsmanagers hebben doorgaans te maken met twee soorten leveranciers: 

1. degenen die onderhoudsdiensten verlenen
2. van wie ze reserveonderdelen en materialen kopen

Moderne onderhoudssoftware zoals Limble CMMS kan het volgen en beheren van elk type leverancier stroomlijnen. We zullen ons concentreren op aannemers, aangezien dit het onderwerp van dit artikel is.

Naast de onderhoudsovereenkomsten zelf, moeten managers snel en gemakkelijk toegang hebben tot andere leveranciersinformatie, zoals namen, adressen, e-mails en telefoonnummers. Dit lijkt in eerste instantie misschien triviaal, maar het is erg handig als u contracten hebt met meerdere leveranciers en toezicht houdt op meerdere locaties.

De onderstaande afbeelding laat zien hoe Limble alle leveranciersinformatie op een centrale locatie bewaart:  

Als u de afbeelding nader bekijkt, ziet u dat u met Limble leveranciers kunt associëren met activa die zij onderhouden.

Om de communicatie te stroomlijnen, kunnen bedrijven onderhoudscontractanten beperkte toegang geven tot Limble-software. Werkopdrachten kunnen via onze software direct naar de leverancier worden gestuurd (zie hier hoe dit in de praktijk werkt). De leverancier ontvangt de WO's en bijgevoegde werkinstructies, voert het werk uit, voert de bestede tijd en reserveonderdelen in en sluit de werkorder af.

Op deze manier hebben onderhouds- en facility managers een duidelijk overzicht van de tijd van een leverancier, gebruikte onderdelen, leveranciersfacturen en andere gewenste gegevens. Ze kunnen die gegevens gebruiken om rapporten te genereren en bij te houden hoeveel geld ze uitgeven aan specifieke leveranciers.

Je kunt lees hier meer over de mogelijkheden voor leveranciersbeheer van Limble . Voor aanvullende vragen, aarzel niet om een ​​thread te starten in de opmerkingen hieronder.