Kennis is macht:hoe de betrouwbaarheid van bedrijfsmiddelen te verbeteren met een digitale kennishub

Kennis is een krachtige bron voor onderhoudsprofessionals. Jarenlang aan dezelfde apparatuur werken betekent vaak dat een technicus weet wanneer er iets mis is en wat het probleem is, gewoon door naar een machine te luisteren, te kijken of te voelen. Maar deze informatie wordt een stuk minder krachtig als het eindigt bij die ene technicus.

Wanneer asset-informatie uitsluitend bij één persoon leeft, kan dit leiden tot extra downtime, hogere voorraadkosten, mislukte audits en ongevallen. Kortom, een gebrek aan gecentraliseerde kennis kan een grote moersleutel zijn voor elk onderhoudsteam.

Pen en papier en spreadsheets verwisselen voor een digitale onderhoudsoplossing kan wonderen doen voor uw onderhoudsprogramma. In plaats van die ene man te moeten opsporen die weet wanneer er voor het laatst aan een apparaat is gewerkt (of door eindeloze stapels papier te schuiven of te zoeken naar informatie die op een enkele computer vastzit), moet alles op een digitaal platform voor iedereen toegankelijk zijn, op op elk moment, dingen gemakkelijker, sneller en kosteneffectief kunnen maken. Deze gecentraliseerde hub zal een basis leggen voor betere communicatie, snellere reparaties, verbeterde planning, veiliger werken en verhoogde betrouwbaarheid van activa.

Ontvang tientallen sjablonen waarmee u uw onderhoud kunt plannen, volgen en organiseren

Belangrijkste elementen van een digitale kennishub

Met wat voor soort informatie moet u rekening houden bij het bouwen van een kenniscentrum voor uw onderhoudsoperatie? Hier zijn een paar cruciale bronnen om op te nemen:

1. Video's:voeg video's toe aan het profiel van een machine, zoals een instructievideo over het oplossen van een specifiek probleem.
2. Handleidingen en schema's:Afbeeldingen en documenten kunnen ook worden toegevoegd aan het profiel van apparatuur. Dit kunnen handleidingen, SOP's, geëxplodeerde diagrammen en meer zijn.
3. Checklists:Onderhoudschecklists kunnen aan elk onderdeel worden toegevoegd door technici met ervaring op die specifieke machine.
4. Werkorders:een complete digitale kennishub zou de optie bevatten om alle werkorders op één, gemakkelijk toegankelijke plaats te hebben, prioriteit te geven aan de werkorders en ze te sorteren op basis van status.
5. Assetstatus en notities:zorg ervoor dat technici kunnen aangeven of een asset online of offline is en maak aantekeningen waarin de status van machines wordt uitgelegd.
6. Waarschuwingen en aankondigingen:stuur waarschuwingen en aankondigingen naar iedereen, of selecteer technici, inclusief bijgewerkt beleid, wetgeving, auditvereisten, enz.
7. Voorraadlijsten:een gecentraliseerde inventarislijst betekent dat onderdelen kunnen worden gesorteerd en gevolgd, en dat bestelformulieren eenvoudig kunnen worden gemaakt.
8. Ongevallenrapporten:Ongevallenrapporten kunnen worden gemaakt, opgeslagen en voor iedereen zichtbaar gemaakt, terwijl ze op één plek worden geordend voor eenvoudig herstel.

Het grotere plaatje:waarom dit allemaal belangrijk is voor de betrouwbaarheid van activa

Het op één plek bewaren van al deze kleine stukjes informatie kan belangrijk zijn voor de bedrijfsresultaten, het veiligheidsrecord, de duurzaamheidspraktijken en meer. Met al deze kennis op één plek kunnen managers gegevens verzamelen, trends volgen, rapporten maken en betere beslissingen nemen over de betrouwbaarheid van activa als geheel - allemaal belangrijke stappen op weg naar preventief onderhoud. Dit is een grote factor bij het beheersen van de kosten en het verhogen van de productiviteit op de lange termijn.

In plaats van de enige man te moeten opsporen die weet wanneer er voor het laatst aan een apparaat is gewerkt. . . alles op een digitaal platform hebben kan dingen gemakkelijker, sneller en kosteneffectief maken.

Echte voordelen van een kenniscentrum

Dus hoe helpt het creëren van een gecentraliseerde informatiebron uw dagelijkse leven? We hebben een aantal grote voordelen op een rij gezet van het bouwen van een kenniscentrum met uw onderhoudsoplossing:

Verkort de reparatietijd

Video's, handleidingen, schema's, checklists en activawaarschuwingen en -notities verminderen allemaal de tijd die nodig is om een ​​defect activum te repareren. Dit bespaart kosten, vermindert het energieverbruik en vermindert schroot en nabewerking.

Maak audits eenvoudiger

Door alle gegevens op één plek te hebben, is het eenvoudiger om rapporten te formuleren en problemen te signaleren, waardoor audits minder zenuwslopend zijn. Checklists kunnen processen standaardiseren, waardoor audits soepeler verlopen. Ongevallenrapporten, trainingsschema's en waarschuwingen over nieuwe wetgeving en normen kunnen ook breed worden gedeeld, waardoor iedereen zich bewust is van en aansprakelijk is voor deze vaak cruciale onderdelen voor het slagen voor een audit.

Verminder achterstanden

Het hebben van middelen om te helpen bij het reparatieproces (bijv. video's, handleidingen, enz.) kan reparaties sneller maken. Door werkorders te prioriteren en te sorteren op de expertise die nodig is om elke taak te voltooien, is het gemakkelijk om een ​​project te targeten en de juiste persoon voor de klus te sturen. Een goed georganiseerde, toegankelijke inventarislijst helpt de wachttijd voor benodigde onderdelen te verminderen.

Communicatie verbeteren

Gestandaardiseerde checklists zorgen voor minder communicatiestoringen. De mogelijkheid om notities toe te voegen aan activa die iedereen kan zien, elimineert de noodzaak om door papieren te bladeren en lange gesprekken te voeren. Waarschuwingen en meldingen zorgen ervoor dat de communicatie tussen managers en technici transparanter is, aansprakelijkheid eenvoudiger is en de responstijd sneller is.

Standaardisatie implementeren

Checklists helpen bij het standaardiseren van reparatieprocessen in alle vestigingen, wat de kwaliteit van de verkregen gegevens over de hele linie verbetert. De mogelijkheid om bedrijfsbrede waarschuwingen te verzenden, zorgt er ook voor dat iedereen op de hoogte is van normen en procedures en dat ze door iedereen worden gevolgd.

Met al deze kennis op één plek kunnen managers gegevens verzamelen, trends volgen, rapporten maken en betere beslissingen nemen.

Kosten onder controle

Video's, handleidingen en schema's kunnen de kosten van uitvaltijd helpen beheersen en voorraadkosten verlagen. Voorraad kan beter worden bijgehouden, wat betekent dat onderhoudskosten beter kunnen worden beheerst doordat overbodige onderdelen worden geëlimineerd en overtollige onderdelen worden geretourneerd. Het optimaliseren van de betrouwbaarheid van activa met behulp van een kenniscentrum betekent ook meer uptime, hogere inkomsten en minder dure reparaties.

Ongevallen verminderen

Checklists standaardiseren het controle- en reparatieproces op basis van de geschiedenis van een asset, wat leidt tot minder ongevallen. Waarschuwingen en aankondigingen over nieuw veiligheidsbeleid kunnen ook het aantal ongevallen verminderen. Ongevallenrapporten helpen technici de potentiële gevaren van bepaalde activa te kennen, waardoor ze veiliger worden en managers ongevallen kunnen volgen als een trend om betere processen en normen te creëren.

Een stapsgewijze handleiding voor het maken van een kenniscentrum met Fiix

Stap #1 – Naamgevingsconventies maken en toepassen

De juiste naamgevingsconventies zorgen voor een gestroomlijnd proces voor het vinden van informatie. Hoewel het tijdrovend is, is het de moeite waard om naamgevingsconventies voor activa, onderdelen, documenten, enz. vast te stellen, omdat ze teams helpen de gegevens die ze nodig hebben efficiënter te vinden. Technici kunnen in een handomdraai activa identificeren en lokaliseren, inventaris volgen, documenten en schema's lokaliseren en rapporten samenstellen. Deze elementen helpen de uitvaltijd en arbeidskosten te verminderen.

Zorg er bij het maken van een strategie voor naamgevingsconventies voor dat u hiaten in uw identificatiemethode opneemt, zodat u nieuwe records kunt invoegen, consistente terminologie kunt gebruiken, zowel letters als cijfers kunt gebruiken en ervoor kunt zorgen dat naamgevingsconventies van toepassing zijn in de hele software voor elke module.

Stap #2 – Verzamel en wijs elektronische documentatie toe

De volgende stap is het verzamelen van alle beschikbare documentatie, inclusief handleidingen, schema's, checklists, SOP's, enz., en deze toe te wijzen aan activa, taken en modules met behulp van het tabblad bestanden. Als deze bronnen beschikbaar zijn op het CMMS, kunnen alle teamleden op afstand, moeiteloos en snel toegang krijgen tot de informatie. Het hebben van deze documenten in een online bibliotheek kan leiden tot tijdwinst, minder downtime, een veiligere werkomgeving en consistentie. Bovendien hoeft u zich nooit meer zorgen te maken over het verliezen of beschadigen van fysieke activa!

Een onderhoudsmanager kan bijvoorbeeld aan een bepaald activum een ​​link toevoegen naar een video waarin SOP's worden uitgelegd, evenals een explosiediagram. Dit kan technici helpen om het onderhoud correct en efficiënt uit te voeren, zonder dat ze op kantoor hoeven te zoeken naar een handleiding of op hun telefoon naar een video. Omdat er geen tijd wordt verspild aan het zorgvuldig vinden van de juiste middelen, kunnen technici zich meer concentreren op veiligheid en het verbeteren van de betrouwbaarheid van bedrijfsmiddelen.

Stap #3 – Creëer en optimaliseer het werkorderproces

Werkorders zijn het volgende element dat moet worden aangepakt bij het bouwen van een kennishub op Fiix's CMMS. Zodra het proces voor het maken van werkorders is vastgesteld, is het belangrijk om de module Root cause analysis (RCA) te gebruiken om werkorders te optimaliseren door kennis te centraliseren.

Met de RCA-module kunnen technici en onderhoudsmanagers het probleem, de oorzaak en de actie voor elke werkorder noteren. Door al deze informatie op één plek te hebben, kan het team statistieken in de loop van de tijd uitvoeren en zien hoe vaak een bepaald probleem te wijten was aan een bepaalde oorzaak en welke actie het meest effectief was. Hierdoor kunnen onderhoudsmanagers effectief preventief onderhoud plannen en kunnen technici problemen sneller en gemakkelijker oplossen.

Het optimaliseren van het werkorderproces heeft allerlei grote voordelen voor een faciliteit. Het verhoogt de betrouwbaarheid van activa, vermindert uitvaltijd, verlaagt de energiekosten, maakt audits eenvoudiger en verbetert achterstanden.

Stap #4 – Maak gebruik van de kalender- en planningsmodules

Het gebruik van de planningsfunctie is cruciaal om gecentraliseerde kennis in het voordeel van uw instelling te gebruiken. Met de kalender- en planningsmodules op het CMMS van Fiix kunnen onderhoudsmanagers preventief onderhoud en reparaties aan activa plannen wanneer er de minste impact op de productie is. Als u geplande uitvaltijd voor een apparaat in de softwarekalender kunt bekijken en toevoegen, kunt u communicatiekloven overbruggen en een effectievere strategie voor preventief onderhoud ontwikkelen die gericht is op het vergroten van de betrouwbaarheid van activa.

Stap #5 – Verzamel en volg gezondheids- en veiligheidsgegevens

Als alle gezondheids- en veiligheidsgegevens op één plek staan, kan dit niet alleen de werkplek veiliger maken, maar ook onderhoudstaken vergemakkelijken en kosten verlagen.

Verzamel alle personeelscertificeringen, trainingsmodules en veiligheidsdocumenten op één plek, waardoor ze doorzoekbaar en toegankelijk zijn. Dit helpt managers de vereisten en mogelijke tekortkomingen van het team te volgen, technici veilig te houden en verzekeringspremies te verlagen. Het vullen van de gezondheids- en veiligheidsmodule met gedetailleerde werkregistraties zal helpen wanneer zich een ongeval voordoet en de faciliteit wordt onderzocht. Het hebben van een record kan boetes verminderen. Met de module kunnen gebruikers ook foto's maken en deze in de software opslaan. Deze foto's, samen met gedetailleerde verslagen, markeren verbeterings- en werkprocessen voor gezondheids- en veiligheidsauditors.

Door deze gezondheids- en veiligheidsgegevens op de module op te slaan, kunnen onderhoudsmanagers ten slotte snel beoordelen welke technici over de vereiste vaardigheden voor bepaalde taken beschikken en die personen aan de juiste werkorders toewijzen. Dit bespaart tijd en creëert een efficiënter systeem voor het aanpakken van uitvaltijd, het opzetten van een duurzame strategie voor preventief onderhoud en het verbeteren van de betrouwbaarheid van activa.

Stap #6 – Een database met onderdelen en benodigdheden opzetten en onderhouden

De mogelijkheid om alle onderdelen en benodigdheden op één plek op het digitale platform van Fiix te volgen, kan een ingewikkeld proces zijn, maar als het eenmaal onder de knie is, kan het een van de handigste tools zijn die onderhoudsmanagers hebben om tijd en geld te besparen.

Alle informatie over de voorraad op een centrale plek hebben is cruciaal om bij te houden hoeveel onderdelen er op voorraad zijn, de frequentie van de omzet te berekenen, cyclustellingen vast te leggen en de locatie van benodigde onderdelen te bepalen.

Het hebben van een goed onderhouden database met onderdelen en benodigdheden kan een enorme impact hebben op korte en lange termijn op productiviteit, kosten en betrouwbaarheid van activa. Het zorgt voor slimmere aankoopbeslissingen, nauwkeurigere budgettering, kortere reparatietijden, efficiëntere planning voor preventief onderhoud en meer.

Stap #7 – Rapporten maken, analyseren, herhalen

Het eindspel van het creëren van een kennishub is om alle relevante gegevens op één plek te verzamelen, onderhoudsrapporten te maken en de rapporten te analyseren om efficiëntere processen en methoden vast te stellen. Met de CMMS-rapportagefunctie van Fiix kunnen gebruikers gegevens samenvoegen tot zinvolle rapporten en conclusies trekken om impactvolle oplossingen te bieden.

Er kan bijvoorbeeld een rapport worden gemaakt over de tussentijdse reparatie voor een enkel activum of een groep activa. Hierdoor kunnen gebruikers hardnekkige problemen en uitdagingen met deze bedrijfsmiddelen identificeren en een strategie ontwikkelen om preventieve onderhoudstaken te optimaliseren, waardoor de gemiddelde reparatietijd wordt verkort.

Meer informatie over het gebruik van digitale onderhoudstools om een ​​kennishub te bouwen en alle belangrijke informatie van uw instelling op één plek te verzamelen:

• Negen redenen om een ​​multi-site CMMS te gebruiken
• Onderhoudssoftware versus onderhoudsspreadsheets
• Hoeveel tijd kost het invoeren van gegevens u?