Ochtendvergaderingen:onderhoudsplanning en planning

Laat me je iets vertellen over de minst effectieve vergaderingen die ik heb bijgewoond door een algemeen geval te beschrijven. Bij deze bijeenkomst is het rumoerig in de zaal, moeten mensen opstaan ​​omdat er geen plek is om te zitten en zijn er geen visuele hulpmiddelen zoals een overheadprojector, flip-overs of een whiteboard.

Bovendien leidt de leider van de vergadering de vergadering helemaal niet en spreekt hij vaak met een zachte stem, waardoor het onmogelijk is om te horen. Aanwezigen ontvangen het laatste productierapport en worden gevraagd om – één voor één – het onderdeel voor te lezen waarvoor ze verantwoordelijk zijn. Op dit moment is het gebruikelijk om te zien dat mensen niet luisteren naar delen van het productierapport die niet direct op hen van toepassing zijn. Bovendien, als ze hun eigen delen lezen, luisteren anderen ook niet naar hen.

In het ergste geval gaan onderhoudsvakmensen 's ochtends pas aan de slag als ze met hun leidinggevende hebben gesproken. Dit zorgt vaak voor vertraging in het werk omdat de supervisor de ochtendvergadering om 8 uur bijwoont, terwijl de bemanning om 7 uur arriveert. . Daarom wachten ze tot de supervisor terugkomt van de ochtendvergadering rond 8.30 uur om aan het werk voor de dag te beginnen.

Effectievere vergaderingen creëren

Om de effectiviteit van de ochtendvergaderingen van uw fabriek te verbeteren, stel ik voor dat u uzelf enkele van de volgende basisvragen stelt:

• Waarom woon ik de vergadering bij?
• Mag ik aanwezig zijn omdat onze fabriek die vergaderingen altijd elke dag heeft gehad om 8 uur?
• Ik ben aanwezig omdat dit de meest efficiënte manier is voor de organisatie om informatie te krijgen over wat er gisteravond is gebeurd?
• Wat verwachten andere deelnemers van mij en wat verwacht ik van hen?
• Is er een manier waarop ik de communicatie tijdens deze vergaderingen kan verbeteren? Zou ik bijvoorbeeld mijn deel van de presentatie kunnen voorbereiden met grafieken en andere visuele hulpmiddelen en hopen dat anderen het voorbeeld volgen?
• Moeten we deze vergaderingen elke dag houden, of zou het genoeg om ze op maandag en vrijdag te hebben?
• Moeten we deze vergaderingen in de ochtend houden, of kunnen we het naar de middag verplaatsen en ons dan concentreren op de activiteiten van morgen?

Effectieve vergaderkenmerken

Sommige zeer effectieve vergaderingen die ik heb bijgewoond, hebben enkele van de volgende kenmerken:

• De leider leidt de vergadering en hij of zij kan duidelijk zijn gehoord door de hele kamer.
• De vergadering begint op tijd en eindigt op tijd.
• Er worden visuele hulpmiddelen gebruikt en alleen informatie die van belang is voor de meeste de aanwezigen wordt gepresenteerd. Bijzonder effectieve vergaderingen presenteren al hun informatie met behulp van Power Point of andere presentatiesoftware die op een groot scherm wordt geprojecteerd.
• De bijeenkomst is gericht op het communiceren van belangrijke informatie, het beschrijven van recente resultaten en het definiëren van problemen die opgelost moeten worden.
• Elke bijeenkomst omvat een les/discussie van drie tot vijf minuten pauze.

Geen vergaderingen?

Persoonlijk geloof ik dat het goed is om vergaderingen te houden als ze productief zijn, en het is een gegeven dat de aanwezigen operationele en onderhoudsmensen moeten hebben bij een minimum. Als het doel van uw vergaderingen is om informatie te verspreiden, kunt u dit soms bereiken met behulp van interne televisies en computernetwerken. Met die mogelijkheden kunt u mogelijk minder vergaderingen houden.

Over de auteur:

Christer Idhammar is voorzitter van IDCON Inc., een op Raleigh, N.C. gebaseerde betrouwbaarheid en onderhoudsbeheer adviesbureau gespecialiseerd in opleiding, training en implementatie van verbeterde operaties, betrouwbaarheids- en onderhoudsbeheer praktijken. Ga voor meer informatie naar www.idcon.com of e-mail [email protected].