Wat zijn doorlopende werkopdrachten?

Zelfs met moderne, perfect gestroomlijnde workflows, voelt het alsof sommige taken de administratieve inspanning niet rechtvaardigen. Moet u vijf minuten de tijd nemen om een ​​werkorder te genereren voor een terugkerende opdracht van drie minuten? Maar als u ze niet in het systeem krijgt, na verloop van tijd en als u er eenmaal genoeg van heeft, creëert u eerst blinde vlekken in uw gegevens en vervolgens in uw budget.

De oplossing zou kunnen zijn doorlopende werkorders, waarmee u administratieve overhead kunt verminderen voor enkele kleine terugkerende inspecties en taken.

Wat is een doorlopende werkbon?

Een doorlopende werkorder is een werkorder die u voor een langere periode, soms voor onbepaalde tijd, opent voor routinematige of terugkerende taken die u niet aan een specifiek activum of apparaat koppelt. In plaats van de taak te voltooien en de werkorder te sluiten, houdt u de werkorder open en werkt u deze bij elke keer dat u meer werk doet.

Waarom het op deze manier doen? Met een doorlopende werkbon kunt u de kosten en historie van specifieke taken vastleggen en tegelijkertijd de algehele werkbonadministratie verminderen. Dus uiteindelijk krijgt u dezelfde hoeveelheid betrouwbare gegevens, maar voor minder algemene administratieve inspanningen.

Vaste werkorders zijn geweldig voor taken die u niet aan een specifiek activum kunt toewijzen, maar ze zijn nog beter wanneer de kosten van de taak minimaal zijn in vergelijking met de administratieve kosten voor het genereren, toewijzen en afsluiten van een afzonderlijke werkorder . Doorlopende werkbonnen besparen u tien minuten administratie voor een klus van vijf minuten.

Wat is een algemene werkorder?

Veel mensen gebruiken algemene werkorders en vaste werkorders door elkaar, maar er zijn kleine maar belangrijke verschillen.

Algemene werkorders dekken diverse taken, terwijl vaste werkorders specifieker zijn. U kunt algemene werkorders gebruiken om de kosten vast te leggen van het diverse werk dat door het team is voltooid, maar niet de details, waardoor er gaten in uw onderhoudsbudget achterblijven. Dus uiteindelijk is het belangrijkste verschil tussen staande en algemene werkorders dat u de algemene werkorders moet vermijden.

Wanneer moet u vaste werkbonnen gebruiken?

U gebruikt gewoonlijk vaste werkorders voor kleine repetitieve taken die u misschien niet koppelt aan wat u over het algemeen als feitelijk onderhoudswerk beschouwt, inclusief gereedschapscontroles, veiligheids- en trainingsbijeenkomsten en taken voor klein onderhoud. In deze gevallen is het meestal niet economisch om voor elke taak een nieuwe werkorder aan te maken, zodat u een openstaande werkorder kunt maken die vaak wordt bijgewerkt om de kosten bij te houden.

Doorlopende werkbonnen kunnen ook van pas komen als u met de CMMS-oplossing die u gebruikt geen transacties ten laste van afzonderlijke activa kunt brengen. In dat geval kan het instellen van een doorlopende werkopdracht een tijdelijke oplossing zijn waarmee u de kosten kunt volgen en tegelijkertijd de administratieve overhead kunt verminderen.

Wat zijn de voor- en nadelen van doorlopende opdrachten?

Een van de belangrijkste voordelen van doorlopende werkopdrachten is dat ze een eenvoudige manier zijn om alledaagse of repetitieve taken bij te houden waarvoor u geen volledig historisch record nodig heeft. Ze kunnen ook een handige manier zijn om de tijd en het geld dat u besteedt aan het maken en beheren van werkorders te verminderen om de efficiëntie van uw onderhoud en voorraadbeheer te verbeteren.

Maar doorlopende opdrachten zijn geen perfecte oplossing, dus u moet zich bewust zijn van de veelvoorkomende valkuilen, zodat u ze kunt vermijden. Een van de grootste uitdagingen is dat vaste werkbonnen verloren kunnen gaan tussen de vele correctieve en preventieve werkbonnen in uw achterstand. Hierdoor is het mogelijk om te vergeten om vaste werkbonnen volgens een vast schema te sluiten en te verlengen.

Net als die map 'diversen' in je archiefkast, kan het soms ook moeilijk zijn om precies te onthouden wat je staande werkbonnen zouden moeten dekken, vooral als ze al jaren open staan.

Hoe kunt u doorlopende opdrachten effectief gebruiken?

Een eenvoudige vuistregel voor een vaste werkopdracht voor algemeen onderhoud is om ze te gebruiken voor elke taak die uw technici 15 minuten of minder kost. De redenering is dat de kosten en tijd voor het maken en sluiten van een werkorder waarschijnlijk hoger zijn dan de tijd en kosten van het daadwerkelijke werk.

Als je voor deze kleinere klussen toch een doorlopende werkbon wilt aanmaken, is het belangrijk om enkele regels op te stellen. Op weg om regels te maken is het bedenken van antwoorden op de volgende vragen:

• Hoe lang houdt u de doorlopende werkbon open en komt u in aanmerking voor doorbelasting?
• Welke soorten onderdelen kunt u in rekening brengen op de doorlopende werkbon?
• Wat is het proces voor het sluiten van de werkorder en het openen van een nieuwe aan het einde van het interval?
• Hoe gaat u uw doorlopende werkbonnen controleren om er zeker van te zijn dat u ze op de juiste manier gebruikt?

Doorgaans sluit u doorlopende werkorders aan het einde van de maand, maar u kunt ze ook elk kwartaal afsluiten wanneer uw financiële periode afloopt, zodat u het aantal transacties voor de werkorder op een beheersbaar niveau kunt houden.

Hoe kan Hippo CMMS helpen?

Met Hippo CMMS® kunt u overal werkorders goedkeuren, genereren, prioriteren, toewijzen, volgen en afsluiten, zodat u nooit uw vaste werkorders uit het oog verliest. En omdat alles digitaal is en op hetzelfde intuïtieve platform staat, hoeft u zich nooit zorgen te maken dat u stukjes papier kwijtraakt of dat kritieke gegevens verdwijnen in eindeloze, losgekoppelde spreadsheets.

Het is gemakkelijk voor vaste werkorders van papier en spreadsheets om tussen de kieren te vallen, maar Hippo CMMS houdt alles bij, zodat u herwerk kunt voorkomen en uw team verantwoordelijk kunt houden. De overzichtelijke en eenvoudige lay-out maakt alles ook gemakkelijk te zien en te begrijpen, terwijl de ingebouwde werkordersjabloonfunctie betekent dat u eenvoudig bestaande instructies kunt overnemen en kopiëren naar nieuwe werkorders. U krijgt meer tijd en minder geld aan administratie.

Wat nu?

Hippo is hier om u te helpen de oplossing te vinden die het beste voor u werkt, van het beantwoorden van uw vragen over alles met betrekking tot onderhoud tot het boeken van een live softwaredemo.

Samenvatting

Een doorlopende werkorder is een werkorder die u voor een langere periode, soms voor onbepaalde tijd, openstelt voor routinematige of terugkerende taken die u niet aan een specifiek materieel kunt koppelen. U gebruikt doorgaans vaste werkorders voor kleine klussen zoals gereedschapscontroles en algemeen onderhoud, omdat het niet economisch is om voor elke taak een nieuwe werkorder te maken.

Een van de belangrijkste voordelen van doorlopende werkopdrachten is dat ze een eenvoudige manier zijn om alledaagse of repetitieve taken bij te houden wanneer u geen dossier nodig heeft. Ze kunnen echter verloren gaan tussen de vele correctieve en preventieve werkorders in uw achterstand, en u kunt vergeten ze te sluiten en routinematig te vernieuwen.

Om doorlopende werkbonnen effectiever te gebruiken, moet u enkele regels opstellen, zoals hoe lang de werkbon open moet staan ​​en wat u ertegen kunt aanrekenen. Hippo CMMS werkordersoftware kan helpen omdat u hiermee al uw werkorders kunt bijhouden, inclusief doorlopende werkbonnen, zodat u gaten in uw administratie en onderhoudsbudget krijgt.