Schrijfprocedures:eenvoudig en efficiënt door digitaal te gaan

Procedures behoren tot de belangrijkste elementen van het industriële documentatiesysteem. Elk van hen dient als referentiepunt voor de betrokken werknemers en het is het vermogen om hen te begeleiden dat bepalend is voor hun efficiëntie in hun respectieve functies. Het is daarom door ervoor te zorgen dat ze goed ontworpen procedures hebben dat bedrijven zichzelf in de juiste omstandigheden plaatsen om de gestelde doelen te bereiken.

Maar procedures schrijven is een relatief complexe en specialistische klus. Deze taak brengt veel inspanning met zich mee in termen van het verzamelen van de nodige informatie, het maken van het document zelf en het bijwerken ervan. En bij deze 3 activiteiten biedt digitale technologie veel ondersteuning. Laten we eens kijken hoe de digitalisering van het schrijven van procedures het gemakkelijker en sneller maakt met speciale tools …

Verzamel gemakkelijker informatie

In de industrie, net als in andere gebieden, heeft u een referentiedocument nodig om een ​​actie of een reeks acties correct uit te voeren; het is de werkwijze. Zonder zo gedetailleerd te zijn als de bedieningsprocedure, stelt het de gebruiker in staat zijn werk te doen in overeenstemming met normen, wettelijke vereisten, kwaliteitseisen en mogelijk vooraf vastgestelde deadlines. Er zijn procedures voor onderhoud, non-conformiteitscontrole, archivering, producttraceerbaarheid en interne audit, om er maar een paar te noemen.
Om procedures op te stellen, is het echter noodzakelijk om alle informatie te verzamelen die zou moeten worden opgenomen in ze vooraf. Hiervoor zijn de tools van nieuwe technologieën waardevol. Dankzij speciaal ontwikkelde modules is het gemakkelijker en sneller om de benodigde gegevens te zoeken, in te voeren en te classificeren, zodat deze vervolgens kunnen worden georganiseerd en het schrijfproces kan beginnen. Het is duidelijk dat het uitvoeren van deze missie op een computer en tablet veel praktischer en minder tijdrovend is dan op papier, met de traditionele methode.

Creëren van de procedure-inhoud:snelheid en eenvoud dankzij de digitale tool

Nadat de gegevens zijn verzameld, kan de procedure worden ontwikkeld en geschreven. Ook hier maakt digitaal het werk minder vervelend en breidt het de mogelijkheden uit dankzij de functionaliteiten van software die te vergelijken is met mindmapping.
Het is mogelijk om visuele en interactieve procedures te produceren in de vorm van logigrammen, bestaande uit symbolen, connectoren en andere grafische elementen die de uit te voeren acties, hun volgorde en de te behalen resultaten weergeven.

Als het gaat om het opstellen van procedures, biedt de ISO 9001-norm volledige vormvrijheid, zolang de betreffende documenten aan de volgende eisen voldoen:eenvoud, beknoptheid, geschiktheid van inhoud voor de gebruiker, structuur en organisatie.

Digitale werkinstructie software-oplossingen, zoals we die bij Picomto ontwikkelen, maken het gemakkelijk en snel om procedures te creëren in slechts een paar klikken .

Digitale technologie voor een betere update van de procedure

Het is niet voldoende om procedures goed te schrijven en op een intelligente manier te formaliseren. Zoals bij elk industrieel document, zijn ze onderhevig aan regelmatige verbetering.
Het stimuleren van procedures door ze bij te werken terwijl werknemers informatie rapporteren, is een direct onderdeel van een continu verbeteringsproces en een kwaliteitsbenadering, voor optimale klanttevredenheid.

Effectieve procedures schrijven betekent ook dat je ze confronteert met de realiteit ter plaatse en zo nodig corrigerende maatregelen neemt.

Waarom branchespecifieke software en deze standaarden gebruiken?

Bij Picomto ontwikkelen we onze digitale werkinstructieoplossing conform de industriële regelgeving (ISO 9001, FDA, GMP etc…) en met als doel:

• Maak in een paar minuten een duidelijke en efficiënte procedure met behulp van een speciale creatietool
• Raadpleeg duidelijke en ondubbelzinnige procedures voor technici
• Een hulpmiddel bieden om het verzamelen van veldgegevens te vereenvoudigen en te vergemakkelijken

Er zijn natuurlijk andere use-cases voor het gebruik van speciale software. Aarzel niet om contact op te nemen met onze specialisten.