Asset-tags op de juiste manier formatteren:wettelijke normen en andere overwegingen

Asset-tags zijn een cruciaal hulpmiddel voor bedrijven die kostbare activa volgen en beheren. Hoewel er verschillende opmaakopties zijn voor asset-tags, is het specifieke formaat voor asset-tags dat het beste is voor het ene bedrijf misschien niet het meest geschikt voor het andere. Het beste formaat hangt af van verschillende factoren, zoals het type activa dat wordt gevolgd, de nummervolgorde en/of barcodesymbologieën die worden gebruikt voor het volgen van andere bedrijfsmiddelen (als andere activa al worden gevolgd) en andere overwegingen.

Reguleringsnormen

Bovendien hebben sommige industrieën normen die regelen hoe activa en fysieke inventaris moeten worden gelabeld om consistentie te garanderen en het proces van overdracht van activa of gegevens tussen organisaties te stroomlijnen. GS1 geeft bijvoorbeeld normen uit voor de detailhandel, maar ook voor fabrikanten en leveranciers, waaronder zowel algemene normen als specifieke normen gericht op identificatie, gegevensverzameling, delen en gebruik om de wereldwijde samenwerking te verbeteren.
The Food and Drug Administration (FDA) identificeert de Health Industry Bar Code Supplier Labeling Standard (HIBC SLS) als de gegevensstandaard voor Unique Device Identification (UDI), een standaard die is ontwikkeld door de Health Industry Business Communications Council (HIBCC). De FDA-regelgeving vereist dat apparaten worden gelabeld met een product-ID en een labeler-ID, zoals de HIBC LIC. De Federal Highway Administration (FHWA), Environmental Protection Agency (EPA), Automotive Industry Action Group (AIAG) en een aantal andere entiteiten geven ook branchespecifieke normen uit die de vereiste opmaak- en identificatieprocedures voor verschillende soorten industriële activa regelen.
Dus de eerste stap bij het bepalen van de juiste opmaak voor uw activatags is om uzelf vertrouwd te maken met alle toepasselijke industrienormen, met name normen die de vereiste procedures voor identificatie van activa of labelformaten bepalen.
Afgezien van alle toepasselijke industrievereisten , zijn er verschillende opmaakopties waarmee u rekening moet houden voor activatags:

• Bijschrift (kop of titel)
• Teksttekenlimiet
• Lettertype
• Opeenvolgende nummering
• Kleurcodering
• Barcodering
• Bedrijfslogo

Lees verder voor meer informatie over deze verschillende opmaakopties hieronder.

Bijschrift (kop of titel)

Veel asset-tags gebruiken een kop of bijschrift met de tekst 'Eigendom van', hoewel dit in veel gevallen een onnodig element is, vooral als de naam of het logo van het bedrijf elders op het etiket is afgedrukt. Er zijn echter andere bijschriften die vaak worden gebruikt voor activatags, zoals:

• Niet verwijderen
• Gevaar!
• Gehuurd door
• Geïnstalleerd door
• Garantielabel
• Voor serviceoproep
• Voor verkoopgesprek
• Registratie #
• Kavel #
• Servicedatum

Voor waardevolle activa die verloren of gestolen kunnen worden, kunnen bijschriften zoals 'Beloning indien gevonden' of 'Indien gevonden oproep' nuttig zijn, evenals bijschriften zoals 'Niet verwijderen'. Bijschriften zoals "Geïnstalleerd door" en "Voor serviceoproep" kunnen nuttige informatie zijn voor bedrijfsmiddelen die periodiek onderhoud vereisen, waardoor het voor werknemers gemakkelijker wordt om contact op te nemen met het juiste bedrijf met de juiste informatie om service te regelen en bedrijfsmiddelen weer in werkende staat te krijgen als snel mogelijk.

Teksttekenlimiet

De meeste activatags hebben een tekstlimiet van ongeveer 24 tekens, wat te wijten is aan de beperkte beschikbare ruimte. Asset-tags zijn meestal verkrijgbaar in standaardformaten van 1,5 bij 0,75 inch tot 2 inch bij 1 inch. Als u extra tekens nodig heeft, kan dit mogelijk zijn door de lettergrootte te verkleinen; een kleiner lettertype kan de leesbaarheid echter belemmeren. U kunt ook een grotere, aangepaste itemtag overwegen om voldoende ruimte te hebben.

Lettertype

Leesbaarheid is een belangrijke overweging bij het opmaken van activatags. Naast de grootte van het lettertype kan de letterstijl een grote invloed hebben op de leesbaarheid. De meeste asset-tags gebruiken Arial- of Helvetica-lettertypen, hoewel andere lettertype-opties beschikbaar zijn als een aangepast ontwerp nodig is.

Opeenvolgende nummering

Asset-tags worden gebruikt om activa te identificeren en te volgen, wat betekent dat elk activum een ​​uniek identificatienummer moet hebben. Er zijn verschillende opties voor nummeringsystemen, variërend van een eenvoudig numeriek, opeenvolgend nummeringssysteem tot een complexere formule met voorvoegsels om het bedrijf, de afdeling, de fabrikant of zelfs de fabricagedatum of het type activa te identificeren.

Kleurcodering

Extra aanpassing van activatags is mogelijk met behulp van kleurcodering. Kleurcodering kan worden gebruikt in plaats van een voorvoegsel om een ​​afdeling of type activa te identificeren, of om op een andere manier een variabele aan te duiden die nuttig is voor de organisatie voor het identificeren en volgen van activa.

Barcodering

Veel activatags bevatten barcodelabels, waarmee u activatags kunt scannen in plaats van etiketten te lezen en informatie handmatig te documenteren. Dit kan het aantal documentatiefouten als gevolg van menselijke fouten aanzienlijk verminderen en kan ook processen drastisch versnellen. Er zijn verschillende symbolieken die kunnen worden gebruikt voor barcodes, waaronder zowel 1D- als 2D-barcodesymbologieën. Barcodes kunnen alleen numeriek of alfanumeriek zijn, afhankelijk van het bestaande barcodesysteem en de vereisten van het bedrijf. Voor sterk gereguleerde industrieën kunnen specifieke barcodesymbologieën vereist zijn volgens de industrienormen.

Bedrijfslogo

Door het bedrijfslogo op activatags te printen, is onmiddellijke herkenning van eigendom mogelijk, en als gevolg daarvan is de kans kleiner dat activa die zijn uitgerust met deze tags worden gestolen of dat ermee wordt geknoeid, wat de veiligheid ten goede komt. Zoals vermeld, elimineert het afdrukken van het bedrijfslogo op activatags ook de noodzaak om het bijschrift of de kopruimte te gebruiken om het bedrijf te identificeren als de eigenaar of huurder van het actief, waardoor die waardevolle ruimte vrijkomt voor andere belangrijke informatie over activa.
Terwijl die er zijn een verscheidenheid aan opties om te overwegen, er is niet één goede of foute manier om asset-tags op te maken, maar er zijn enkele best practices die, indien gevolgd, asset-tags nuttiger en praktischer maken, zelfs het risico op diefstal verminderen en de veiligheid verbeteren. De uitzondering op deze regel is wanneer een bedrijf onderworpen is aan branchevoorschriften en -normen, die specifieke vereiste formaten en elementen kunnen bepalen die aanwezig moeten zijn op activatags. De beste manier van handelen is om te overleggen met een ervaren leverancier van oplossingen voor het volgen van activa met de expertise om u te begeleiden bij het ontwerpen van een aangepaste oplossing voor activatags die in overeenstemming is met alle toepasselijke normen en voorschriften, terwijl u ook gebruikmaakt van gevestigde best practices om ervoor te zorgen dat u het hoogst mogelijke aantal kilometers uit uw investering.