Work-From-Home heeft IT-inkoop ten goede veranderd

De COVID-19-pandemie zorgt voor een werkopdracht op afstand om te voldoen aan de vereisten van social distancing. De veranderingen die door de pandemie zijn teweeggebracht, zijn er om te blijven en zullen zich manifesteren in een nieuw normaal in de postpandemische wereld.

Tijdens deze crisis stond de inkoopfunctie in de schijnwerpers. Bedrijven kijken naar hun inkoopteams om veerkracht in hun toeleveringsketens in te bouwen en de samenwerking met werknemers en andere belanghebbenden te verbeteren.

IT-industrieën werden tijdens de pandemie aanzienlijk getroffen. De uitgavenkosten van IT-industrieën stegen in 2020 met een samengesteld jaarlijks groeipercentage van ongeveer 4,323%, toen het wereldwijde personeelsbestand van de ene op de andere dag overschakelde naar een werkorder op afstand.

De inkoopfunctie in de IT-industrie is overwegend indirect en is verantwoordelijk voor de inkoop van benodigdheden die nodig zijn voor de dagelijkse bedrijfsvoering.

De rol van de inkoopfunctie in de IT-industrie werd verder versterkt als gevolg van de door de pandemie gekochte werkorder op afstand. Eenmaal verantwoordelijk om ervoor te zorgen dat alle kantoren goed zijn uitgerust om de dagelijkse activiteiten uit te voeren, is het inkoopteam verantwoordelijk voor het ondersteunen van de interne klanten van de organisatie en hen in staat stellen om vanuit hun huis te werken.

Lange termijn veranderingen

Het is meer dan een jaar geleden dat IT-bedrijven volledig zijn overgestapt op het model voor werken op afstand. Sindsdien hebben de inkoopteams van deze bedrijven veel van de negatieve gevolgen van werken op afstand op inkoop overwonnen. De effecten op korte termijn zijn onder meer de verlenging van het inkoopproces en tijdsvertragingen bij het verwerken van elke inkooporder en inkoopaanvraag.

Veranderingen op de lange termijn die IT-bedrijven hebben omarmd om de complexiteit van werken op afstand het hoofd te bieden, blijven echter bestaan, waaronder:

Categorieverschuiving. De werkorder op afstand heeft geleid tot een aanzienlijke categorieverschuiving voor het inkoopteam van het inkopen van kantoorbenodigdheden naar het op afstand ontvangen van verzoeken van medewerkers.

De traditionele inkooppraktijken zijn niet toegerust om deze complexe uitdaging aan te gaan om werknemers op afstand van de benodigde benodigdheden te voorzien. Als in de pre-pandemische wereld bijvoorbeeld een werknemer een storing in zijn laptop meldt aan de IT-afdeling, stuurt de IT-afdeling een vraagorder door naar de inkoopafdeling voor benodigdheden om de laptop te repareren, controleert het inkoopteam de beschikbaarheid in de voorraad en geeft een inkooporder uit aan het contactpunt van de leveranciers.

De computer is binnen twee dagen of minder gerepareerd. Na de werkopdracht op afstand wordt hetzelfde probleem met de laptop een complex probleem.

Na de thuiswerkopdracht moest het inkoopteam van Microsoft bijvoorbeeld de indirecte inkoopfunctie, die voorheen handmatig werd uitgevoerd, opnieuw bedenken om de aanzienlijke piek in het aantal werknemersverzoeken van 168.000 mensen op te vangen.

Om dit probleem op te lossen, gebruikt Microsoft een geautomatiseerde inkoopfunctie om thuiskantoren voor hun werknemers op te zetten, waarbij 70% van alle verzoeken van werknemers in 20 verschillende landen wordt afgehandeld.

Herprioritering van uitgaven. Wereldwijd lijden bedrijven vanwege hun investeringsprioriteiten onder een verminderde vraag, zelfs na het hoogtepunt van de pandemie. De implicaties ervan zijn onder meer minder liquiditeit voor bedrijven die mogelijk de optimale oplossing nodig hebben via effectieve praktijken voor kasstroombeheer.

Inkoopteams moeten hun inkoopfuncties opnieuw vormgeven om herprioritering van uitgaven mogelijk te maken door te investeren in technologieën zoals documentmogelijkheden en digitale handtekeningen. Ze worden geconfronteerd met steeds meer uitdagingen, met name bij het in stand houden van de geldstroom, het omgaan met veranderingen in supply chain-functies en onvoorspelbare vraagprognoses.

Zelfs nadat de pandemie afneemt, zal de vraag waarschijnlijk onderdrukt blijven en kunnen bedrijven te maken krijgen met illiquiditeit. Daarom maakt het verantwoord herprioriteren van investeringen in het digitaliseren van inkoopfuncties zoals factuurverwerking facilitering in situaties zoals een pandemie mogelijk.

Het primaire doel voor inkoopteams van IT-bedrijven voor de komende maanden is het verhogen van de productiviteit van medewerkers met verbeterde automatisering en technologie. Het inkoopteam moet het werkkapitaal en de liquiditeit optimaliseren en tegelijkertijd op nul gebaseerde budgettering toepassen.

Automatisering. De externe werkorder van de pandemie heeft de acceptatie versneld van geautomatiseerde inkoopoplossingen die al door inkoopleiders werden overwogen. Digitalisering is een essentiële factor voor communicatie en samenwerking tussen verschillende functies van een organisatie, aangezien thuiswerken de nieuwe norm wordt.

Het handmatig verwerken van honderden personeelsaanvragen voor benodigdheden is praktisch onmogelijk met de werkorder op afstand. Een geautomatiseerde inkoopoplossing kan de zichtbaarheid van gegevens verbeteren en grotere flexibiliteit in de organisatie en in de uitgebreide toeleveringsnetwerken mogelijk maken.

Goed presterende inkoopafdelingen zijn waarschijnlijk de early adopters van inkoopautomatisering. Volgens Deloitte hebben de best presterende CPO's 18 keer meer kans om cloud-inkoopoplossingen te gebruiken en 10 keer meer kans om robotic process automation (RPA)-oplossingen te hebben omarmd.

Inkoopteams kunnen cloud-inkoopoplossingen gebruiken om een ​​end-to-end-oplossing te bouwen die het verzoek van de werknemer zou ontvangen, dit zou matchen met de beschikbare artikelvoorraad en automatisch een inkooporder zou genereren en goedkeuren.

Inkoopautomatisering kan ook worden gebruikt om een ​​ondersteuningssysteem te ontwikkelen dat werknemers en leveranciers die op afstand werken helpt om de werknemerstevredenheid te verbeteren, wat een cruciale rol zal spelen bij het verhogen van de productiviteit tijdens de werkorder op afstand. Bovendien helpen automatiseringsclouds managers om leveranciers gemakkelijk te beheren en fraude te elimineren.

Verwerk wijzigingen

Nu de werkopdracht op afstand de nieuwe norm wordt, zijn de cyberbeveiligingsrisico's voor IT-bedrijven aanzienlijk toegenomen.

Bedrijven moeten bepalen welke kritieke functies ter plaatse moeten blijven. Inkoopbeleid en -processen moeten opnieuw worden ontworpen om de nieuwe operationele structuren van IT-bedrijven te ondersteunen. Inkoopteams moeten gebruikmaken van automatiseringstools om de noodzakelijke procesveranderingen aan te brengen, zodat ze het werk op locatie kunnen vergemakkelijken en andere werknemers in staat stellen om vanuit hun huis te werken.

Het inkoopbeleid moet worden geherstructureerd om meer mensgericht te zijn, omdat inzet voor meer collectief welzijn kan helpen om veerkracht in de toeleveringsketen van het bedrijf op te bouwen en daardoor de werknemers die op afstand werken, te helpen om de bedrijfscontinuïteit in het algemeen te waarborgen.

De geautomatiseerde inkoopfunctie die voorheen werd gebruikt om de thuiskantoren van werknemers uit te rusten, kan nu ook worden gebruikt om ondersteunende structuren voor werknemers te mobiliseren en de veerkracht van het ecosysteem te waarborgen door leveranciers toegang te geven tot dezelfde ondersteunende structuur.

Mohammed Kafil is inkoopadviseur voor Kissflow Procurement Cloud.