Een vijfpuntsgids voor toekomstbestendige inkoop

Meer dan 66% van de inkoopprofessionals zegt dat het navigeren door toeleveringsketens het grootste spanningspunt was in het inkoopproces tijdens de COVID-19-pandemie, volgens een lopend onderzoek. Het is geen verrassing dat het oplossen van tekorten in de toeleveringsketen als een gemeenschappelijk thema naar voren kwam, aangezien de hele wereld veel van dezelfde goederen en diensten nodig had om bedrijven te laten draaien zoals gewoonlijk, van handdesinfecterend middel tot PBM-pakken.

De verwachting is dat de uitdagingen in de toeleveringsketen het komende jaar op zijn minst zullen aanhouden, terwijl we ons collectief een weg blijven banen door de effecten van de pandemie. Als zodanig wenden inkoopteams zich nu meer dan ooit tot technologie om hun proces te digitaliseren en aan te passen. Het digitaliseringsproces van inkoop verloopt in drie opkomende fasen:reageren, opnieuw evalueren en toekomstbestendig. Inkoopteams bevinden zich mogelijk in een andere fase op basis van hun operationele opzet voorafgaand aan COVID-19.

Reageren

Toen de COVID-19-pandemie voor het eerst toesloeg, betekende dit dat inkoopteams al het mogelijke moesten doen om de processen normaal te laten verlopen, wat leidde tot reactieve beslissingen in plaats van strategische. De ‘react’-fase van digitale inkooptransformatie omvat initiatieven zoals:

• het stroomlijnen van operaties door ze online te brengen om efficiënter te kunnen reageren op dringende verzoeken die betrekking hebben op de volksgezondheid en veiligheid;
• het mogelijk maken van betere telewerkmogelijkheden tijdens het werken op afstand of met beperkte toegang tot het kantoor;
• het gebruik van online bronnen zoals leveranciersdatabases om leverancierspools te diversifiëren en uit te breiden temidden van verstoringen in de toeleveringsketen, enz.

Sommige teams waren in staat snel te reageren omdat ze over de infrastructuur beschikten om dit te doen, terwijl andere teams in korte tijd nieuwe tools en processen moesten gebruiken om effectief om te gaan met noodhulp. Degenen die de vooruitziende blik of strategische planning hadden om over te stappen op duurzame digitale processen, zoals gevalideerde e-procurementtools, kunnen ze in de toekomst blijven gebruiken met kleine aanpassingen en aanpassingen. Terwijl degenen die enigszins in paniek op de situatie reageerden (zoals zovelen moesten!) nu misschien de tools en processen die ze gebruiken opnieuw moeten evalueren.

Herevaluatie

Aangezien inkoopteams blijven reageren op dringende verzoeken en behoeften met betrekking tot COVID-19, moeten ze ook de tools en processen die aanvankelijk werden aangenomen tijdens de "react" -fase opnieuw beoordelen, efficiëntielacunes identificeren, tekortkomingen in de naleving van de staat en of deze oplossingen zijn duurzaam na de pandemie. In deze herevaluatiefase moeten inkoopteams hun activiteiten en tools beoordelen aan de hand van vragen als:

• Zijn mijn end-to-end (d.w.z. van intake tot contractbeheer) operaties gedigitaliseerd
• en verbonden?
• Is mijn projectpijplijn op één plek gecentraliseerd en gemakkelijk toegankelijk?
• Zijn onze processen intuïtief en gebruiksvriendelijk voor alle interne klanten?

Bovendien is de vraag naar digitale en no-touch-diensten volgens MicKinsey met 20% gestegen in de VS, dus inkoopteams moeten aan deze vraag voldoen bij het bepalen van digitaliseringsprocessen op de lange termijn. De snelle reactie van Procurements op COVID-19 door digitale betaling en levering van diensten (vooral voor degenen in de openbare sector) heeft een precedent geschapen dat klanten of kiezers na de pandemie zullen verwachten.

Toekomstbestendig

Ontwikkelingen zoals de wijdverbreide distributie van vaccins brengen het einde van COVID-19-beperkingen en lockdown in zicht, waardoor veel organisaties serieus verder gaan denken dan de pandemie. COVID-19 heeft de cruciale rol van inkoop in tijden van crisis in de schijnwerpers gezet - ze zullen in organisaties worden gezien als cruciale en strategische spelers binnen het supply chain-proces, in plaats van de noodzakelijke 'bureaucratische' last die ze zo vaak worden afgeschilderd als . Inkoopteams moeten voortbouwen op hun basis voor digitale transformatie, gericht op efficiëntie, compliance en leveranciersbetrokkenheid om te voldoen aan de herstelbehoeften en te voldoen aan de groeiende vraag naar duurzaamheid, veerkracht en technologische aanpassing.

Terwijl organisaties het afgelopen jaar door deze drie fasen zijn gegaan en er doorheen zullen blijven gaan, zijn we getuige geweest van een toename van vijf kerntrends die de inkoopfunctie binnen toeleveringsketens hebben omhuld. Met deze trends moet rekening worden gehouden nu organisaties de 'toekomstbestendige' fase ingaan en technologie gebruiken als een gelijkmaker voor al deze trends:

1. Kostenbesparende beslissingen. Inkoop moet niet alleen meer doen met minder, maar ook de strategie bieden die de rest van hun bureau zal helpen gedijen ondanks beperkte middelen.

Omdat inkoopteams in heel Noord-Amerika hun strategisch potentieel hebben getoond in de begindagen van de COVID-19-pandemie, zullen ze onvermijdelijk worden opgeroepen als belangrijke besluitvormers als het gaat om kostenbesparing en planning en herprioritering van het budget.

2. Telewerken. COVID-19 heeft een nieuwe normalisatie van werken op afstand ingeluid, iets dat relatief nieuw is voor werknemers in de publieke sector. Vanaf 2019 kwam bijvoorbeeld slechts 42% van het Amerikaanse federale personeelsbestand in aanmerking voor telewerk. Maar in 2020 heeft het Amerikaanse leger bijvoorbeeld een toename van 400% van de mogelijkheden voor werken op afstand gezien.

Er zal ongetwijfeld een beroep worden gedaan op inkoop om de benodigde producten en oplossingen te vinden om de infrastructuur veilig en effectief te bouwen. Hiervoor wordt nauw samengewerkt met I.T. afdelingen om veranderende werkvereisten te ondersteunen.

3. Efficiëntie en aanpassingsvermogen. De volgende standaard van inkoop omvat het opnieuw onderzoeken van inkoopprocessen, waardoor ze sneller en wendbaarder worden voor de lange termijn - niet alleen in noodsituaties - om aan deze nieuwe verwachtingen van belanghebbenden en kiezers te voldoen.

Terwijl inkoopteams, vooral die in de publieke sector, zich schrap zetten voor de voorspelde economische turbulentie in de komende maanden en jaren, stelt de mogelijkheid om efficiënter meer biedingen uit te voeren uw bureau in staat om sneller, sterker en productiever zijn, zelfs temidden van herprioritering van budgetten en bezuinigingen op middelen.

4. Focus op DBE-contracten. Sociale rechtvaardigheidsbewegingen zoals Black Lives Matter lieten het afgelopen jaar burgers zich tot hun regering wenden voor verandering. Wat velen zich niet realiseren, is dat inkoopafdelingen binnen de overheidssector de mogelijkheid hebben om maatschappelijk welzijn te bevorderen door een gelijk speelveld te creëren voor diverse leveranciers.

Disadvantaged Business Enterprises (DBE's) zijn altijd een focus geweest voor openbare aanbestedingsteams, maar ze zijn het afgelopen jaar een prioriteit geworden en we zullen zien dat de trend zich voortzet. Als zodanig kunnen teams gebruikmaken van technologie (dwz:e-procurement-tools) om te fungeren als een gelijkmaker voor contracttoekenning en -audit om te zorgen voor een evenwicht tussen DBE- en niet-DBE-leverancierscontracten.

5. Gegevens en A.I. Inkoop is altijd een "manusje-van-alles, meester van niets"-afdeling geweest, die naar verwachting expertise heeft in alles, van constructie tot IT. tot professionele diensten. Als gevolg hiervan kunnen inkoopmedewerkers merken dat veel van hun tijd wordt besteed aan het zoeken op Google naar sjablonen, of aan de telefoon met een collega van een ander bureau om te zien hoe ze nieuwe categorieën benaderen.

De volgende standaard van inkoop omvat meer gegevensgestuurde besluitvorming om toegang te krijgen tot benchmarks en gegevensinzichten van collega's om hun interne klanten te begeleiden bij het overwegen van de juiste vereisten en het toepassen van andere beste praktijken op het gebied van inkoop, zoals de juiste weging van criteria, om een ​​succesvol resultaat te bereiken.

Wat betekent dit voor overheid, ondernemers en burgers?

Deze trends beginnen de markt al in zijn greep te krijgen en zullen dat blijven doen, zozeer zelfs dat ze de nieuwe norm voor inkoop zullen worden, zoals aangegeven in het e-boek The Rise of Procurement's Next Normal. Als we specifiek kijken naar de inkoopactiviteiten van de overheid, zullen teams wendbaarder en strategischer worden; veel bureaus zien misschien de centralisatie van aankopen die voorheen waren gedecentraliseerd, aangezien inkoop zijn reputatie als datagestuurde partner blijft ontwikkelen.

De overheid zal haar inkoopafdeling zien als een belangrijke strategische speler, die in staat is om zowel sociale als economische beslissingen te beïnvloeden door middel van budget- en contractbeheer. Zakelijke leveranciers hebben duidelijkere communicatielijnen en inzicht in het inkoopproces. Daarom zullen ze het selectieproces van leveranciers beter begrijpen en waarderen, vooral als het gaat om DBE's. Ten slotte zullen burgers de rimpeleffecten blijven ervaren van de beslissingen die worden genomen door inkoopteams van de overheid. Omdat inkoopbeslissingen echter efficiënter zullen zijn, zullen de gevolgen voor burgers sneller dan voorheen worden ervaren. Het is ook belangrijk op te merken dat economische veranderingen - en voordelen - zullen evolueren naarmate de trend van inkoop voor sociale gelijkheid een steeds grotere prioriteit wordt voor veel inkoopteams van de overheid.

COVID-19 heeft misschien veel bedrijven gedwongen tot sluiting en heeft ertoe geleid dat veel mensen thuis zijn gaan werken, maar het is ook de drijvende kracht achter de versnelde digitale transformatie die overheidsopdrachten in veel opzichten op het onvermijdelijke pad heeft geduwd, zij het sneller dan wie dan ook zou kunnen hebben voorspeld.

Omar Salaymeh is chief client en product officer bij Bonfire.