Drie lessen voor de voedingsindustrie in 2021

De voedingsindustrie heeft dit jaar veel geleerd - meer dan ze had verwacht. Specifiek heeft COVID-19 ons een aantal belangrijke lessen geleerd over het moderniseren van kwaliteit, veiligheid en leveranciersbeheer.

Onze industrie is langzaam op weg naar modernisering, in de richting van het nieuwe tijdperk van slimmere voedselveiligheid van de Amerikaanse Food and Drug Administration en de steeds complexere toeleveringsketens, maar de pandemie heeft die tijdlijn noodzakelijkerwijs met jaren opgeschoven. We hadden verwacht dat we technologie langzaam zouden kunnen upgraden om te voldoen aan de nieuwe FDA-richtlijnen, maar de coronaviruspandemie heeft die tijdlijn een boost gegeven.

Bedrijfsdoelen in voedselgerelateerde industrieën veranderden bijna van de ene op de andere dag, aangezien 2020 een jaar van reactie en kortetermijnoplossingen werd. Velen vonden dat hun activiteiten en toeleveringsketens niet wendbaar en veerkrachtig genoeg waren, en dat hun leverancierspools onvoldoende divers waren. De meesten zagen dat handmatige processen te traag waren en de resultaten te duister om de snelle beslissingen te nemen die nodig zijn om deuren open te houden en werknemers en klanten veilig te houden.

Naarmate het jaar vorderde, is het pijnlijk duidelijk geworden dat vertrouwde handmatige processen met papier, e-mails en spreadsheets gewoon niet voldoende zijn. Digitale transformatie en het moderniseren van technologie zijn activiteiten die pas later kunnen worden uitgesteld, als je zichtbaarheid en inzichten wilt krijgen en datagestuurde beslissingen wilt nemen.

Terwijl je je voorbereidt op de toekomst, is het tijd om uit de reactieve fase van 2020 te stappen en je te richten op proactieve, langetermijnactiviteiten en technische oplossingen die schaalbare en transparante processen ondersteunen.

Door uw technologie te transformeren en te standaardiseren, kunt u een systeem creëren dat de weg vrijmaakt om uw concurrentie voor te blijven, de efficiëntie te verhogen en u voor te bereiden op groei op lange termijn. Hier zijn een paar manieren om aan de slag te gaan.

Denk aan continue kwaliteit. De voedingsindustrie vertrouwt, net als vele andere, op point-in-time rapporten van jaarlijkse audits, in plaats van op een dynamisch systeem dat elke dag laat zien hoe uw bedrijf ervoor staat. Het is tijd om doelen te stellen die continue kwaliteit ondersteunen bij leveranciers, binnen je eigen muren en op elke locatie.

De eerste stap is om te kijken naar alle software of technologie die u nu gebruikt, om te zien of u puntoplossingen of irrelevante toepassingen kunt consolideren of elimineren. Als u eenmaal een duidelijk beeld heeft, kunt u zich afvragen of uw systemen met elkaar kunnen 'praten', met als doel een end-to-end internet of things-netwerk te creëren dat alle besluitvormingsgegevens in één enkele waarheidsbron verbindt. Dit helpt datasilo's te elimineren en verbetert de communicatie.

Een ander continu kwaliteitsproces is het diversifiëren van audittypes. Grote, jaarlijkse corporate 'snapshot'-audits zullen niet verdwijnen, en dat zouden ze ook niet moeten doen. Maar zelfs vóór de pandemie begonnen veel bedrijven zelfbeoordelingen en andere snelle check-ins toe te voegen aan hun dagelijkse activiteiten op elke locatie, om voortdurend op zoek te gaan naar trends en hotspots. Deze controles worden gedaan met een audit-app die is verbonden met software voor kwaliteitsbeheer, zodat managers de meest actuele informatie kunnen bekijken en indien nodig dagelijks op gegevens gebaseerde beslissingen kunnen nemen.

Ga weg van handmatige processen. Hoe vaak voelde je je gefrustreerd over al het administratieve werk dat je doet, terwijl je in plaats daarvan zinvol werk zou kunnen doen met je processen en systemen? Hoe vaak is een document of andere gegevens “verloren” gegaan in e-mailketens of archiefkasten? Hoe vaak heb je extra uren gewerkt om met de hand een rapport samen te stellen uit een groot aantal spreadsheets?

Het is tijd om technologie een groot deel van je administratieve werk te laten overnemen. Dit is het moment voor de voedingsindustrie om niet langer te vertrouwen op papier, spreadsheets en andere handmatige processen.

Het is belangrijk om te onthouden dat modernisering niet gaat over het elimineren van mensen uit de vergelijking. Het maakt gebruik van mensgerichte technologie die menselijke fouten vermindert, het administratieve werk vermindert en de resultaten verbetert. U zult waarschijnlijk vooraf wat moeten investeren, maar technologie zorgt voor efficiëntie en transparantie die u uiteindelijk tijd en geld zullen besparen.

Update hoe u leveranciers en leveranciers beheert. Veel uitdagingen gaan gepaard met de onboarding van nieuwe leveranciers en het beheer van bestaande. E-mails blijven onbeantwoord; verlengingsdatums worden gemakkelijk over het hoofd gezien en het terugkrijgen van verlengingscertificeringen, documenten en audits is op zijn zachtst gezegd een hele klus. Bovendien daagt u misschien uit om uw toeleveringsketen te diversifiëren als gevolg van verstoringen tijdens de pandemie. Alles bij elkaar genomen, is dat veel communicatie, documenten en vervaldatums om bij te houden. Bovendien is het uw verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat uw leveranciers voldoen aan de overheidsnormen.

Het gebruik van software om leveranciersrelaties te beheren, maakt het voor alle partijen gemakkelijker, waardoor iedereen sneller en met meer samenwerking kan werken. Communicatie met leveranciers, indiening van certificeringen en auditresultaten komen allemaal op dezelfde plaats terecht, zodat u onboarding- en verlengingsactiviteiten sneller en met meer vertrouwen kunt evalueren. Geautomatiseerde verlengingsherinneringen kunnen een einde maken aan repetitief werk of zorgen over de vraag of een spreadsheet correct is bijgewerkt.

Het moderniseren van systemen is zowel vanuit concurrentie- als financieel oogpunt zinvol. Maar voor mij is de meest dwingende reden om te moderniseren uw medewerkers. In deze precaire tijden doen ze meer met dezelfde of minder middelen, nemen ze meer stress op zich en gaan ze richting een diepere en zwaardere burn-out. Als u meer kunt doen om werknemers te versterken en efficiëntie te creëren, zult u op de lange termijn betere resultaten behalen, en dat is de investering die uiteindelijk het meeste oplevert. Er zal modernisering nodig zijn om u daar te krijgen.

Kari Hensien is voorzitter van RizePoint.