Vijf tips voor het creëren van een efficiënt onboardingproces voor leveranciers

Het proces van het verzamelen van gegevens over potentiële leveranciers, het voltooien van nalevings- en risicobeoordelingen en het integreren ervan in een platform of toeleveringsketen, wordt gezamenlijk de onboarding van leveranciers genoemd. Simpel gezegd, het gaat om het creëren van soepele en beheersbare processen om sterke koper-leverancierrelaties te ontwikkelen - het soort dat resulteert in betere resultaten voor alle betrokken partijen.

Het aangaan van nieuwe leveranciersrelaties kan lastig zijn. Als u geen duidelijke en gevestigde methodologie heeft om leveranciers aan boord te nemen, riskeert u vanaf het begin een beschadigde relatie. Door ervoor te zorgen dat deze processen efficiënt en gestroomlijnd zijn voordat u een nieuw onboard probeert, krijgt de relatie een zo goed mogelijke start.

Goede zaken komen voort uit goede relaties. Net zoals u uw klanten koestert, zou u hetzelfde moeten doen met groothandelsleveranciers of een ander type leverancier.

Een functioneel onboardingproces zal de basis vormen van een robuust leveranciersbeheersysteem en deze cruciale partnerschappen verbeteren. Het volgende zal ook helpen:

• Beter volgen van workflowgegevens,
• Basistaken automatiseren,
• Een verbonden personeelsbestand,
• Risico verminderen,
• Zorgen voor naleving van de regelgeving,
• Hoger rendement op investering,
• Beoefening van personeelsoptimalisatie, en
• Het verminderen van menselijke fouten.

Zonder robuuste onboarding van leveranciers, wordt u in het beste geval geconfronteerd met een daling van de productiviteit. In het ergste geval loopt u het risico uw relaties te schaden door slecht management, training of opvoeding.

Hieronder volgen vijf manieren om een ​​goed gepland onboardingproces voor leveranciers te creëren.

Ontwikkel een evaluatie- en goedkeuringsmethode. Bij het opzetten van uw onboarding-processen moet u eerst nauwkeurige evaluatie- en goedkeuringsprogramma's voor leveranciers ontwikkelen. Het zorgvuldig beoordelen van een nieuwe leverancier is cruciaal om risico's te beperken en fraude te voorkomen. Doe dit door workflows in te voeren en te standaardiseren. Zorg ervoor dat uw waarden en normen overeenkomen met degenen die u in dienst neemt.

U moet een reeks vragen ontwikkelen die uw zorgen beantwoorden, opgesplitst in categorieën zoals milieu-output, wettelijke vereisten, verzekeringsbehoeften, met wie ze werken en hoe ze met hen werken. Als u eenmaal vertrouwd bent met de antwoorden, wordt het hele proces vanaf dat moment veel gemakkelijker.

Zorg voor consistentie op alle locaties. Veel bedrijven, vooral die met internationale activiteiten, gebruiken verschillende systemen in silo's, vaak met inconsistente leveranciersgegevens. U moet ervoor zorgen dat het onboardingproces, van boven naar beneden, op alle locaties uniform is.

Gebruik technologie die u een compleet overzicht biedt van de gegevens van uw leveranciers en de diensten die zij leveren. Deze gegevens zijn te vertalen naar alle vestigingen en afdelingen. Zorg ervoor dat dit de uniforme methode blijft om een ​​soepele uitrol te garanderen.

De meest succesvolle onboarding-campagnes zijn gebaseerd op een communicatiecultuur, maar goede communicatie vindt niet plaats in een vacuüm. Uw processen moeten het voor verschillende afdelingen, belanghebbenden en locaties eenvoudig maken om toegang te krijgen tot leveranciersgegevens, zodat iedereen met de juiste informatie handelt. Deze stap zal de efficiëntie verhogen, terwijl het risico op vertragingen wordt beperkt en een positieve relatie met de nieuwe leverancier over de hele linie wordt bevorderd.

Maak een leveranciersportal. Als er nog geen bestaat, maak er dan een aan voor potentiële leveranciers om hun interesse om met u samen te werken te registreren. Een e-mail met een voorstel gaat meestal verloren in een overvolle inbox.

Het kan enkele weken tot een paar maanden duren om alle relevante informatie te verzamelen die nodig is voor een onboardingproces. Het creëren van deze portal, gecombineerd met een beheerapplicatie, versnelt het proces voor beide partijen.

Het portaal moet alle relevante formulieren bevatten om in te vullen, evenals contactgegevens en referenties. Dit verbetert de nauwkeurigheid van de gegevens, vermindert de achterstand en verhoogt de zichtbaarheid van het proces.

Wijs strategisch belang toe. Leveranciers moeten tijdens het onboardingproces worden beoordeeld op hun belang voor uw bedrijfsvoering. Deze factor moet worden gewogen op basis van de urgentie, kosten en moeilijkheidsgraad om aan boord te komen.

Als een leverancier een onmiddellijke winst biedt, duw ze dan verder op een lijst. Als een ander iets aanbiedt dat jij wilt, maar niet per se nodig hebt op dit moment, verlaag dan hun positie op je lijst.

Het is het beste om uw leveranciers te segmenteren op basis van hun prioriteit tijdens het onboardingproces, voor beter bestuur, management en relatieontwikkeling. Op die manier kunt u tijdlijnen en middelen beter toewijzen, terwijl u zich toch op de dagelijkse werkzaamheden kunt concentreren. Dit alles is te integreren binnen het eerder genoemde leveranciersportaal, zodat alle betrokkenen weten waar ze aan toe zijn.

Investeer in de juiste technologie. Zelfs de best doordachte processen zullen nooit volledig geoptimaliseerd worden als ze nog door mensen op papier worden gedaan. Automatisering en kunstmatige intelligentie versterken uw processen, verwijderen fouten en maken uw personeel vrij om zich te concentreren op hoogwaardige taken zoals het werven van nieuwe leveranciers of het verbeteren van bestaande relaties. Er is nooit een beter moment geweest om uw kantoortechnologie te heroverwegen, nu de pandemie iedereen dwingt om in de toekomst anders te denken.

De juiste inkoopoplossing kan veel van de kinderziektes voorkomen die zich voordoen bij de onboarding van nieuwe leveranciers. Door al uw gegevens in de cloud te bewaren, kunt u deze toegankelijk maken en bepalen wie ze gebruikt, zodat u verzekerd bent van een consistente communicatie met de relevante partijen.

Gebruik de juiste communicatietools, zoals VoIP-services voor alle teams en kantoren, om de communicatie op afstand te verbeteren. Op die manier zit iedereen op schema en weet hoe ver je bent in het onboardingproces.

Of het nu gaat om het inhuren van freelancers in onboardingsituaties in de detailhandel, het toevoegen van een nieuwe leverancier, het sollicitatieproces van een potentiële partner of gewoon meer willen weten over de mensen die met je willen samenwerken, je moet je onboardingproces stroomlijnen en standaardiseren.

Vergeet niet om de juiste mensen toe te wijzen om het proces te beheren. Automatiseer waar u kunt. Wees niet bang om je aan te passen en een plan te maken dat je door 90% van elk onboardingproces helpt. (Elke leverancier zal een beetje anders zijn.) Stel duidelijke verwachtingen en investeer in de juiste technologie om u verder te helpen.

Als je deze vijf tips goed hebt, wordt het in dienst nemen van nieuwe leveranciers een methode die gemakkelijk te implementeren en nog gemakkelijker te volgen is.

John Allen is directeur van wereldwijde SEO bij RingCentral, een wereldwijde UCaaS, VoIP en leverancier van contactcentrumsoftware.