Vijf hindernissen voor verzending naar het thuiskantoor - en hoe deze te overwinnen

Voor veel bedrijven heeft de massale uittocht van gedeelde kantoorruimte dit jaar geleid tot een strijd om werknemers uit te rusten met de best passende technologietools en cloudgebaseerde bedrijfssystemen om werken op afstand te ondersteunen. Bijzonder uitdagend zijn oplossingen voor die processen die van oudsher vertrouwden op een gecentraliseerde bedrijfsstructuur, zoals postkamers en verzendafdelingen.

Hoe implementeert u effectief een bedrijfsbrede oplossing waarmee uw medewerkers bedrijfsmateriaal veilig, efficiënt en kosteneffectief kunnen verzenden en verzenden vanaf verschillende locaties?

Organisaties die voorheen misschien vier bedrijfskantoren hebben beheerd, moeten uitzoeken hoe ze 4.000 thuiskantoren effectief kunnen beheren. U kunt niet zomaar documenten op een postkar gooien of een pakket afgeven bij een postcentrum. Uiteindelijk ben je belangrijke stamkennis verloren die normaal gesproken deze processen zou beheren.

Ongeacht hoeveel thuiskantoorlocaties u in de huidige omgeving heeft, u moet uitzoeken hoe u de onboarding, configuratie en go-live kunt automatiseren en controleren in vijf belangrijke implementatiefasen die u normaal gesproken door een centraal team beheert op een fysieke locatie.

1. Het systeem instellen

Zorg er eerst en vooral voor dat het nieuwe cloudgebaseerde systeem dat u kiest u toerust om snel en eenvoudig carrier-accounts en eindgebruikersrechten aan te maken. Bevestig dat het bulkimportmogelijkheden heeft waarmee u snel informatie kunt laden, hetzij via een eenvoudige Excel-lijstupload of integratie met uw Human Resources Management-systeem (HRMS). Dit is van cruciaal belang om ervoor te zorgen dat de implementatie niet wordt gehinderd door vervelende handmatige gegevensinvoertaken.

Ook cruciaal is een duidelijk begrip van de gecentraliseerde mailing- en verzendactiviteiten van uw bedrijf, zodat deze kunnen worden vertaald naar rolspecifieke workflows. Zorg ervoor dat het systeem tools heeft om gebruikersinterfaces aan te passen aan de manier waarop u wilt werken. Identificeer de mensen die betrokken moeten worden en betrek ze vroeg in het proces, zodat ze kunnen helpen bij het vastleggen van alle processen en vereisten die het systeem moet afdwingen. Kies een projectkampioen en geef ze de taak om beheerders en specialisten te verenigen in een multifunctioneel team dat de systeemconfiguratie tot een goed einde zal brengen.

2. Virtuele introductie en training

Zodra het systeem is geconfigureerd, bent u klaar om de thuiskantooroplossing uit te rollen voor uw hele team. Zorg ervoor dat uw team weet wie de projectkampioen is:een centraal aanspreekpunt voor vragen en andere problemen die zich kunnen voordoen als gebruikers aan boord van het systeem.

Bied gebruikers gemengde onboarding- en trainingsbronnen die inspelen op meerdere leerstijlen op de werkplek, in plaats van een one-size-fits-all-benadering te hanteren. Visuele studenten zullen profiteren van productdemo's en trainingsvideo's, evenals auditieve studenten als deze tools ook een auditieve component bevatten. Verbale leerlingen geven misschien de voorkeur aan gestructureerde gebruikershandleidingen, terwijl kinesthetische (hands-on) leerlingen er meteen in willen duiken, misschien met een voorbeeldproject waarop ze kunnen oefenen.

3. Gegevensbeveiliging afdwingen

Hoewel het een extern thuiskantoor-mailing- en verzendsysteem biedt, kan uw team vanaf elke locatie met een internetverbinding werken, maar voor veel bedrijven roept dit aanzienlijke veiligheids- en nalevingsproblemen op. U verliest de mogelijkheid om de apparaten en verbindingen te beheren waar uw werknemers toegang toe hebben.

Het is belangrijk om de beveiligingsprotocollen van uw bedrijf opnieuw te evalueren en beleid vast te stellen dat zowel uw bedrijf als uw externe werknemers beschermt. Zorg ervoor dat u Single Sign-On (SSO)-toegang gebruikt en profiteer van de beveiligingsfuncties van het systeem om uw inspanningen te versterken, zoals variabele zichtbaarheidsrechten, op regels gebaseerde toestemmingsinstellingen en geautomatiseerde goedkeuringsprocessen. Dit stelt u in staat om centrale controle te behouden over wie toegang heeft tot het systeem, en wat zij daarin kunnen zien en doen.

4. Zorgen voor buy-in van werknemers

Zoals het gezegde luidt:je kunt een paard naar het water leiden, maar je kunt hem niet dwingen te drinken. Op dezelfde manier kunt u uw personeel uitrusten met een veilig systeem op afstand en ze trainen hoe ze het moeten gebruiken, maar het is een andere uitdaging om ze dit te laten doen. Meestal faalt een nieuwe software omdat dit te wijten is aan een gebrek aan acceptatie door de gebruiker en niet aan de functionaliteit van de tool zelf.

Als u werknemers alleen laat om hun eigen vervoerders of verzendmethoden te kiezen, kan dit leiden tot verlies van controle over de uitgaven, of erger nog, tot een veiligheidsrisico als ze in de rij staan ​​te wachten bij postkantoren of verzendcentra van koeriers.

Top-down communicatie van betrokken uitvoerend leiderschap is cruciaal om het belang van de nieuwe thuiskantoor verzendoplossing aan te tonen. Waarom implementeert u dit systeem? Hoe zal het het bedrijf helpen om zijn zakelijke doelen te bereiken? Welke voordelen heeft het voor elke werknemer in zijn functie? Apps aanpassen aan specifieke workflows kan hierbij helpen.

Het individualiseren van het ‘waarom’ achter de investering is van bijzonder belang. Benadruk het systeem als een investering die ten goede komt aan werknemers, niet alleen om de normale gang van zaken tijdens de bediening op afstand te vergemakkelijken — of het nu gaat om het vereenvoudigen van hun werk, het stroomlijnen of elimineren van vervelende taken, en/of om hen extra inzicht of functionaliteit te geven die ze voorheen niet hadden .

5. Gebruikersverantwoordelijkheid bijhouden

Het is echter niet voldoende om de buy-in van werknemers aan te moedigen. Je moet het ook beheersen en volgen; idealiter via rapportagefunctionaliteit op basis van een enkele transactiedatabase waarin de door alle gebruikers gegenereerde mailing- en verzendingstransacties worden vastgelegd. Oplossingen voor puntverzending of oplossingen voor één vervoerder creëren gegevenssilo's die voorkomen dat u geconsolideerde afstemmingsrapporten voor kostenplaatsen uitvoert, wat u anders zou helpen om budgetoverschrijdingen of discrepanties tussen verwachte en werkelijke kosten voor alle vervoerders te vinden.

Naast het monitoren van gebruikersactiviteit, stellen veel oplossingen u in staat rapporten uit te voeren om inactieve gebruikers te markeren. U kunt ook "bedrieglijke" verladers identificeren die het bedrijfsbeleid niet volgen, zoals het gebruik van een expresdienst wanneer een gronddienst goedkoper zou zijn, of het systeem gebruiken om ongeautoriseerde persoonlijke zendingen te verwerken.

Vaak komt een gebrek aan of oneigenlijk gebruik van het systeem neer op training en bewustwording. Moedig uw werknemers aan om feedback te geven over pijnpunten die u kunt aanpakken met configuratietools voor systeembeheer.

Hoewel het nog steeds onduidelijk is wanneer de COVID-19-crisis zal verdwijnen, is het zeker dat zowel werknemers als werkgevers de voordelen van thuiswerken erkennen. Veel organisaties zullen de optie omarmen als een "nieuwe norm" tot ver na de pandemie.

Dienovereenkomstig kunnen bedrijven de kosten en efficiëntie onder controle blijven houden, terwijl ze de werknemers veilig houden, met een centraal beheerde mailing- en verzendoplossing voor alle vervoerders en alle gebruikers.

Bob Malley is directeur van Pierbridge.