De RFP heroverwegen:data gebruiken om nauwkeurigheid en flexibiliteit te bereiken

De meeste professionals in de toeleveringsketen zijn het erover eens dat het traditionele jaarlijkse inkoopproces voor het volledige netwerk van vervoerders inefficiënties heeft. Toegang tot betere gegevens verandert de manier waarop organisaties werken, en het wordt tijd dat ook de transportstrategieën veranderen. Toch blijven veel transportafdelingen dezelfde bewegingen maken.

Historisch gezien was het inkoopproces van vervoerders tijdrovend. Verladers besteden een aanzienlijke hoeveelheid tijd aan het voorbereiden en beoordelen van aanvragen voor voorstellen (RFP's) om de juiste vervoerders te identificeren op basis van prijs, service, betrouwbaarheid en netwerkcompatibiliteit. Op hun beurt besteden vervoerders tijd aan het reageren op die RFP's. Na wat doorgaans een lang en moeizaam proces is, worden er afspraken gemaakt en contracten getekend.

Na verloop van tijd kunnen onvoorziene uitdagingen en veranderingen in de transportnetwerken van beide partijen ertoe leiden dat overeenkomsten uit elkaar vallen. Dit leidt ertoe dat verladers op zoek zijn naar nieuwe vervoerspartners op de spotmarkt of via makelaardij, of vervoerders die op zoek zijn naar extra vrachtwagenladingen om de capaciteit te vullen.

Met de juiste gegevens die inkoopstrategieën aansturen, zullen betere RFP-praktijken leiden tot stabielere en productievere netwerken en sterkere relaties tussen verzender en vervoerder.

Een sterker transportnetwerk bouwen

Wat weerhoudt verladers ervan om een ​​betere transport-RFP uit te voeren? Een gebrek aan zichtbaarheid buiten hun directe netwerken en hun eigen vrachtvoetafdrukken. De informatie waarover een verzender beschikt, is die van zijn eigen netwerkvoetafdruk, maar dat is slechts een klein stukje van een veel groter geheel. Wanneer verladers worden beperkt door onvolledige datasets, kunnen ze niet begrijpen hoe vervoerdernetwerken interageren met het bredere vrachtecosysteem.

Met de juiste transportpartner kunnen verladers nauwkeurigere en robuustere gegevens gebruiken om een ​​breder beeld van vervoerdernetwerken buiten hun eigen netwerk te krijgen, als input voor hun vrachtinkoopstrategieën. Ze kunnen de vrachtvoetafdruk van vergelijkbare verladers in de VS evalueren en de aantallen beperken tot prestaties op rijstrookniveau om alle factoren in overweging te nemen die van invloed zijn op de tariefuitkomsten.

Een traditionele supply chain-consultant kan verladers een datadump bieden voorafgaand aan de RFP. Die informatie biedt momentopnamen van bepaalde tijdstippen in het voorgaande jaar. Het probleem is dat dit soort gegevens veel te episodisch zijn en kunnen worden vervormd door de beperkte reikwijdte ervan. Het kan verladers helpen om macrotrends te identificeren, maar meer inclusieve transportgegevens met meer granulariteit en het ontsluiten van strategisch potentieel dat specifiek is voor het netwerk van een verlader.

De gegevens van vorig jaar zijn beperkt in hun vermogen om een ​​verlader te helpen bij het navigeren door onzekerheid na een natuurramp, om begeleiding te bieden na onverwachte economische veranderingen of om aan te tonen dat vervoerders zich houden aan de nieuwste vrachtovereenkomsten.

In plaats daarvan zouden verladers de levende gegevens achter constant evoluerende transportnetwerken moeten analyseren, waardoor informatie en inzichten veel dichter bij realtime komen. Dit voegt flexibiliteit toe aan de supply chain-strategie en stelt transportleiders in staat om het hele jaar door voortdurende, berekende aanpassingen door te voeren.

De juiste dragermix identificeren

De traditionele benadering van een vervoerder RFP houdt simpelweg in dat het netwerk van een verzender wordt uitbesteed om te bieden. Helaas wordt anekdotisch bewijs vaak gebruikt om RFP's van vervoerders uit te voeren. Supply chain-professionals horen verhalen van branchegenoten en voorgangers over welke vervoerders ze kunnen vertrouwen, maar die anekdotische informatie kan onbetrouwbaar zijn. Deze vooringenomenheid beïnvloedt welke vervoerders op de shortlist komen.

Gezien de reputatie van een vervoerder is het zeker een verstandige zet. Maar back-up van verhalen met harde cijfers is een veel betere manier om te bepalen welke vervoerders moeten worden opgenomen in RFP-evenementen. Afgezien van de reputatie, moeten verladers nog steeds onderzoeken of de vervoerder geschikt is voor hun netwerk. Het evalueren van betrouwbare gegevens is hoe die bepaling moet worden gemaakt.

Verladers hebben meestal een kerngroep van vervoerders waarmee ze een langdurige relatie hebben opgebouwd. In veel opzichten is dit ideaal. Er zijn sterke relaties nodig om de supply chain te ondersteunen. Maar omdat markten altijd veranderen, is het absoluut noodzakelijk dat verladers gegevens herzien en regelmatig koerierspartners opnieuw evalueren om te bepalen of ze nog steeds de juiste match zijn voor het transportnetwerk van de verlader.

Traditioneel hanteren veel verladers RFP's met de gedachte dat de vervoerder met het laagste bod het werk wint. Maar te veel goedkope luchtvaartmaatschappijen die slechte service en onbetrouwbare capaciteit bieden, brengen extra risico's voor het transportnetwerk met zich mee.

In sommige gevallen vallen deze partnerschappen bijvoorbeeld uit elkaar omdat de vervoerder geen natuurlijke afstemming heeft op de zendingen van de afzender. Dat goedkope bod kost de verlader nu extra, omdat hij op het laatste moment naar de spotmarkt gaat om nieuwe vervoerders te vinden om zendingen af ​​te handelen. Dat betekent waarschijnlijk dat de verzender hogere vrachttarieven betaalt dan aanvankelijk verwacht.

Dit kan worden voorkomen als de verlader aan het begin van de RFP de juiste gegevens gebruikt om een ​​stabiele partner te identificeren en vervolgens de prestaties en pasvorm consequent controleert. Het identificeren van koerierspartners die het beste passen bij een netwerk dat de normale verwachtingen overtreft, biedt aanzienlijke voordelen voor zowel verladers als vervoerders.

Een vaak gemiste kans bij grotere verladers is het overwegen van kleine tot middelgrote vervoerders. Hoewel 'topvervoerders' het grootste marktaandeel hebben, biedt samenwerking met vervoerders die kleinere vloten exploiteren, vrachtspecialisatie bieden of een specifieke regio bedienen unieke voordelen.

Een kleinere vervoerder heeft misschien geen groot verkoopteam of uitgebreid marketingbudget, maar het kan nog steeds ideaal zijn voor het transportnetwerk van een verlader. Vervoerders die zich richten op regionale dienstverlening kunnen goede partners zijn omdat ze actieve netwerken hebben rondom keylanes. Hoewel nationale vervoerders vrachtwagens naar deze gebieden kunnen sturen, kan dat gepaard gaan met de extra kosten om een ​​chauffeur uit een dichter netwerkvolume te halen. Kleinere vervoerders kunnen ook sterke partners zijn omdat ze gemotiveerd zijn om prioriteit te geven aan de behoeften van een verlader, in plaats van alleen

het verstrekken van een transactierelatie.

Het opbouwen van een gezond portfolio van vervoerders is een uitdaging. Verladers hebben een basis van betrouwbare partners nodig, maar ze moeten die partnerschappen ook beoordelen en openstaan ​​voor samenwerking met minder bekende vervoerders - de verborgen juweeltjes. Deze kleinere, groeiende vervoerders kunnen een aanvulling vormen op de kernvervoerders in het netwerk van een verlader. De beste manier om dat evenwicht te bereiken, is door betrouwbare transportgegevens te gebruiken.

Voorbij het 'spaarcijfer' kijken

Voor de meeste transportmanagers zijn besparingen en kostenvermijding de kern van het werk met consultants en partners:hoeveel geld bespaart u mij? Wat is de ROI? De besparingscijfers zijn gebaseerd op oude gegevens, die weergeven hoe een transportnetwerk er vorig jaar uitzag, verkoopprognoses en het verwachte productieniveau in productiefaciliteiten. Alle betrokkenen weten dat dit slechts schattingen zijn en dat er de komende maanden zeker verandering in komt. Besparingen in deze context zijn nooit gegarandeerd.

Er zijn sterkere statistieken die meer inzicht en meer waarde kunnen bieden aan een transportstrategie. Voldoet de verzender aan de tijdige ophaal- en leveringsvereisten van zijn klanten? Werkt de verlader binnen het budget voor zijn transportnetwerk? Die doelen zouden net zo belangrijk moeten zijn als het verlagen van de transportkosten, gebaseerd op een subjectief besparingsgetal dat aan het begin van het RFP-proces is gedefinieerd.

De behoefte aan nauwkeurige transportgegevens

In een tijd waarin e-commerce en direct-to-consumer verzending steeds belangrijker worden voor veel toeleveringsketens, is transport een essentieel onderdeel van het uitvoeren van een effectieve strategie.

Door ervoor te zorgen dat verladers de best mogelijke netwerken opzetten en exploiteren, kunnen transportteams binnen het budget blijven en kunnen ze hun bedrijven onderscheiden van concurrenten. Toegang hebben tot zoveel mogelijk gegevens, die gegevens interpreteren, belangrijke trends identificeren en deze gebruiken om de beste partners te identificeren, is van cruciaal belang voor een flexibele toeleveringsketen.

Het belang van deze gegevens reikt verder dan het RFP-proces. Zichtbaarheid van gegevens kan bijvoorbeeld de meest voordelige plaats voor een nieuwe distributiefaciliteit identificeren, op basis van in- en uitstroom van vrachtwagens in een bepaald gebied. Dergelijke kennis stelt de verlader in staat gemakkelijk toegang te krijgen tot voertuigen die net vracht hebben afgeleverd en een nieuwe lading moeten ophalen.

De eerste stap naar een efficiënter en effectiever transportnetwerk is het vinden van supply chain-partners en deskundige adviseurs die toegang kunnen bieden tot een breed scala aan waardevolle gegevens. Deze partners kunnen verladers helpen die informatie toe te passen op een effectieve transportstrategie, terwijl ze de prestaties monitoren en begeleiding bieden bij initiatieven voor continue verbetering.

Relaties zijn belangrijk. Verhalen en ervaringen rondom service en betrouwbaarheid helpen bij de besluitvorming. Maar de gegevens hebben hun eigen verhaal te vertellen.

Heather Mueller is Chief Operating Officer van Breakthrough Supply Chain.