Waarom cloud? Drie voordelen die u moet overwegen

Organisaties kunnen meerdere voordelen behalen door hun software en computerinfrastructuur naar de cloud te verplaatsen.

IDC voorspelt dat in 2025 de wereldwijde datasfeer meer dan 163 zetabytes (een biljoen gigabytes) zal bedragen, ongeveer tien keer zo groot als in 2016. Bedrijven lopen het risico nog verder achterop te raken in hun vermogen om te bepalen wat belangrijk is, alles wat gevoelig is te beveiligen en te lokaliseren belangrijke gegevens op hun moment van nood. Naarmate gegevens groeien, nemen ook de kosten en complexiteit toe om ze on-premise te houden, waardoor effectief informatiebeheer een topprioriteit wordt voor transport- en logistieke organisaties. Een cloudgebaseerde ECM-service (Enterprise Content Management) kan helpen.

Talloze experts bevestigen het financiële voordeel van de cloud. Nucleus Research, een bedrijf dat gespecialiseerd is in het beoordelen van het financiële rendement van technologie-investeringen, schat dat cloud 3,2 keer meer waarde oplevert dan on-premise software. Toch zijn veel transport- en logistieke bedrijven traag met het adopteren van clouddiensten, waardoor het financiële voordeel niet volledig wordt gerealiseerd. Cloudgebaseerde ECM kan ook helpen om naleving van regelgeving te waarborgen, cyberbeveiliging te verbeteren en wagenparkbeheer te vereenvoudigen.

Voordelen van vertrouwen op de cloud zijn onder meer:

Zorgen voor naleving van de regelgeving. Talrijke overheidsvoorschriften vereisen dat bedrijven gevoelige gegevens beschermen, waaronder werknemersbestanden, klantinformatie en financiële gegevens. De Federal Motor Carrier Safety Administration (FMCSA) vraagt ​​bijvoorbeeld dat chauffeurs een elektronisch activiteitenlogboek kunnen overleggen op verzoek van wetshandhavers. En het Amerikaanse ministerie van Transport schrijft bepaalde archiveringsactiviteiten voor, waaronder de opslag van zakelijke records door middel van verschillende bewaarperioden, afhankelijk van het recordtype. Het kan complex zijn om ervoor te zorgen dat aan deze normen wordt voldaan, vooral in een omgeving waar papieren documenten de norm zijn.

Het omzetten van records naar een elektronisch formaat kan de naleving van regelgeving drastisch vereenvoudigen. Veel documentbeheersystemen stellen gebruikers in staat om de toegang tot informatie te vergrendelen, waardoor de bescherming van persoonlijk identificeerbare informatie (PII) wordt gegarandeerd. Daarnaast kunt u automatische archiveringsschema's instellen die u waarschuwen wanneer een document lang genoeg is opgeslagen, en u de mogelijkheid geven om vernietiging toe te staan. Ten slotte bieden elektronische documenten die in de cloud zijn opgeslagen mobiele toegang tot gegevens zoals chauffeurslogboeken, waardoor ze indien nodig toegankelijk zijn - zelfs onderweg.

Cyberbeveiliging verbeteren. Van wagenparkbeheergegevens, zoals voertuigonderhoud en chauffeurslogboeken, tot algemene zakelijke documenten zoals werknemers- en financiële gegevens, elk transport- en logistiekbedrijf wordt overspoeld met informatie die zorgvuldig moet worden beheerd. Bepaalde informatie moet vertrouwelijk worden behandeld en inbreuken op gegevens kunnen verwoestend zijn voor zowel het consumentenvertrouwen als de bedrijfsfinanciën. Het aantal Amerikaanse bedrijven dat getroffen is door datalekken is tussen 2016 en 2017 bijna verdubbeld, van 24 procent naar meer dan 46 procent, tegen een gemiddelde kostprijs van 3,62 miljoen dollar per inbreuk.

Het verplaatsen van documenten naar een cloudgebaseerde ECM-service kan de bescherming van gevoelige informatie verbeteren. Noodzakelijkerwijs zijn cloudproviders experts op het gebied van cyberbeveiliging. Veel systemen bieden meerdere beveiligingen, waaronder versleuteling, krachtige wachtwoordhandhaving en inhoudspecifieke toegang, waardoor bestanden en zelfs individuele documenten worden beperkt tot geautoriseerde kijkers. In de meeste gevallen merken bedrijven dat hun beveiliging verbetert wanneer informatie wordt verplaatst van hun eigen bedrijfsnetwerk naar een cloudservice.

Vereenvoudiging van wagenparkbeheer. Wagenparkbeheer is een van de meest kritieke functies voor logistieke bedrijven, die huidige en verwachte voertuiglocaties moeten volgen, klant- en verzendgegevens moeten beheren en de veiligheid van de chauffeur moeten waarborgen, en dat alles terwijl de goederen op tijd worden afgeleverd. Een opkomende technologieklasse, robotic process automation (RPA) genaamd, kan het wagenparkbeheer vereenvoudigen en de kosten ervan verlagen. RPA gebruikt elektronische gebruikersaccounts die "bots" worden genoemd om in te loggen op verschillende applicaties, om gegevens te verifiëren en te delen, en om automatisch handmatige taken uit te voeren, zoals gegevensinvoer. In combinatie met cloudgebaseerde ECM kunnen de technologieën de kosten drastisch verlagen door routeringsprocessen te stroomlijnen en werknemers in staat te stellen door te gaan naar taken met een hogere toegevoegde waarde.

Naarmate uw gegevens groeien, heeft u betere tools nodig om uw bedrijf te beheren. Terwijl u uw bedrijfs- en afdelingsdoelen overweegt, moet u uzelf afvragen:waar kan cloud u helpen de gewenste resultaten te behalen?

Christina Robbins is marketingmanager bij Digitech Systems LLC, een leverancier van enterprise content management (ECM)-software.