Productiedag 2021 vieren:drie manieren om een ​​geweldig hybride evenement te creëren

Hoewel vrijdag altijd een reden is geweest om feest te vieren, is de eerste vrijdag van oktober er een die dicht bij en dierbaar is voor het MEP National Network ^TM , aangezien dit jaar vrijdag 1 oktober de Dag van de Productie (MFG-dag) is!

Het organiseren van uw MFG Day-evenementen kan de afgelopen 18 maanden behoorlijk zijn veranderd. Prioriteit geven aan veiligheid, capaciteitsbeperkingen van locaties en minder zakenreizen vormden een echte uitdaging voor het organiseren van productie-exposities, conferenties, fabrieksrondleidingen en andere persoonlijke traditionele evenementen. Virtuele programmering van een hele dag (of een week) is misschien niet altijd de juiste oplossing met een korte aandachtsspanne van het publiek, het voldoen aan de behoeften van de deelnemers aan verbinding en netwerken, en "Zoommoeheid". Dus waarom een ​​hybride evenement organiseren met zowel persoonlijke als virtuele aspecten? Door zowel persoonlijke als virtuele ervaringen te combineren in een hybride evenement, maakt u de weg vrij voor meer deelname en een grotere regionale en nationale opkomst.

Hybride evenementen

Voor het creëren van een succesvol hybride evenement is meer nodig dan een Zoom meeting link. Het houdt in dat er bewust wordt nagedacht over manieren om de ervaringen voor alle aanwezigen te verrijken. Wat werkt voor een persoonlijk evenement, vertaalt zich niet altijd naar uw virtuele publiek. Een succesvol hybride evenement vereist een evenwicht tussen vergelijkbare behoeften op verschillende manieren. Als u een hybride evenement overweegt voor uw MFG-dagviering, zijn hier drie manieren om ervoor te zorgen dat iedereen met een positieve ervaring naar huis gaat.

1. Houd deelnemers betrokken

De sleutel tot elk geweldig evenement is het bieden van geweldige inhoud, zoals het bepalen van de veelgevraagde onderwerpen en het presenteren van dynamische sprekers. Bij hybride evenementen alleen is dit echter niet genoeg, omdat je beide doelgroepen deze dingen anders zullen ervaren. Hier zijn enkele snelle tips:

• Let op de lengte van de inhoud. Virtuele aandachtsspanne is vaak korter dan in persoon. Het is handig om hier rekening mee te houden bij het maken van uw planning. Heroverweeg de volgorde van back-to-back-evenementen en verdeel dichte presentaties met mogelijkheden voor publieksbetrokkenheid, zoals peilingen of het publiek vragen of ze het eens zijn met een punt dat is gemaakt.
• Overweeg verlichting en audio. Slechte verlichting, microfoonfeedback, lawaaierige achtergrondopstellingen en andere elementen kunnen het virtuele publiek afleiden of onaangenaam zijn. Plan voldoende tijd voor hybride sessies om de verlichting en audio van de faciliteiten te testen voor virtuele deelnemers. Door virtuele aanwezigen op audio en video te dempen tijdens panels en virtuele panelleden te vragen zichzelf te dempen wanneer ze niet spreken, wordt afleiding voorkomen.
• Blijf op schema. Ervoor zorgen dat programma's op tijd worden uitgevoerd, is nog nooit zo belangrijk geweest. Flexibiliteit vanuit huis betekent dat virtuele sprekers en aanwezigen mogelijk meer verplichtingen hebben. Vertragingen in de starttijden of het langer houden van gasten dan gepland kunnen ervoor zorgen dat uw sprekers en publiek te laat zijn voor hun volgende vergadering. Bovendien kunnen verschillende tijdzones problemen opleveren voor externe sprekers en gasten. Door de treinen op tijd te laten rijden, houdt u uw publiek betrokken en hoeft u niet op de klok te kijken.
• Test logistiek voor locatiewijzigingen. Als een deel van je planning vereist dat bezoekers van locatie veranderen, zoals een rondleiding door een gebouw, bedenk dan van tevoren manieren om je online bezoekers mee te nemen. Als dat niet mogelijk is, overweeg dan om het uit je schema te verwijderen of alternatieven te zoeken voor degenen die niet persoonlijk zijn.

2. Communiceer met alle deelnemers

Wanneer u een persoonlijk evenement plant, heeft u waarschijnlijk een aangewezen moderator van de sessie om elke sessie in te leiden, vragen van het publiek te vergemakkelijken en aanwezigen te helpen naar hun stoel te gaan of hun vragen te beantwoorden. Zorg ervoor dat virtuele deelnemers ook speciale bronnen hebben.

• Wijs een virtuele moderator aan. Een virtuele moderator kan de chatfunctie bekijken, technische problemen helpen vergemakkelijken en ervoor zorgen dat online vragen aan de sprekers worden voorgelegd. De virtuele moderator kan ook alle informatie doorgeven die specifiek is voor degenen die op afstand aanwezig zijn.
• Gebruik chatfuncties om virtuele deelnemers te betrekken. Externe deelnemers willen deel uitmaken van het gesprek. Stel vragen die betrekking hebben op de inhoud of om meer te weten te komen over het online publiek. Deze feedback kan aan sprekers worden gegeven om ervoor te zorgen dat ze duidelijkheid verschaffen wanneer dat nodig is, of om de informatie te heroriënteren op basis van de samenstelling van het publiek.
• Herinner de aanwezigen persoonlijk aan hun externe tegenhangers. Vergeet niet om externe deelnemers te "bevatten" door sprekers en persoonlijke aanwezigen eraan te herinneren dat er mensen off-site aanwezig zijn. Het is een kleine actie die de mensen in hun thuiskantoor het gevoel geeft dat ze niet zijn vergeten en dat programma's zijn ontworpen om rekening te houden met hun aanwezigheid.

3. Creëer een community

Een van de beste dingen van het persoonlijk bijwonen van evenementen is de mogelijkheid om te netwerken en deel te nemen aan kleinere breakout-sessies. Het niet hebben van deze virtuele opties kan erg frustrerend zijn voor degenen die online aanwezig zijn. Zorg ervoor dat:

• Maak virtuele brainstormruimten en deel hun feedback. Gebruik platforms die online brainstormruimten mogelijk maken om virtuele deelnemers aan te moedigen hun gedachten te delen of samen te werken om oplossingen te bedenken. Zorg ervoor dat de virtuele moderator alle feedback van deze sessies deelt met alle deelnemers of vraag virtuele deelnemers om iemand aan te wijzen als teamleider voor hun sessie.
• Maak gebruik van platforms voor netwerken. Sommige platforms hebben virtuele hangout-ruimtes die 'tafels' creëren waar deelnemers kunnen zitten en netwerken. Overweeg het gebruik van deze oplossingen en het toewijzen van netwerkuren. Hierdoor kunnen online deelnemers verbinding maken met elkaar en met degenen die aanwezig zijn via hun persoonlijke apparaten. Zorg ervoor dat mensen online worden aangemoedigd om virtuele visitekaartjes uit te wisselen, nieuwe LinkedIn-verbindingen te maken en de chatfunctie te gebruiken om met elkaar te praten, individueel of als groep.
• Gebruik games om het ijs te breken. Stel vragen aan deelnemers, zoals wie aanwezig is vanaf de verste locatie, en geef erkenning of prijzen aan een persoonlijke en een virtuele deelnemer. Koppel persoonlijke en virtuele deelnemers aan wedstrijden om problemen op te lossen of om meer over elkaar te weten te komen.
• Breng technologie in om de afstand te verkleinen. Als uw faciliteit schermen toestaat, overweeg dan om uw persoonlijke aanwezigen de mogelijkheid te geven om de aanwezigen virtueel te zien, hetzij op hun laptop, of door grotere schermen aan de voorkant van de locatie op te nemen. Als je minder deelnemers en tablets beschikbaar hebt, plaats er dan een aan elke persoonlijke tafel om de interactie te vergemakkelijken.

Extra tip:vier de productie!

Ongeacht hoe u besluit uw Manufacturing Day-evenement te organiseren, het belangrijkste is om de bijdragen van de Amerikaanse maakindustrie te vieren! Als je meer informatie wilt over het hosten van een hybride evenement, dan helpt het MEP National Network je graag! Het netwerk heeft vanaf het begin deelgenomen aan MFG Day en heeft experts in elke staat en in Puerto Rico. Neem contact op met uw plaatselijke MEP-centrum voor meer informatie.