Fabrikanten luisteren! Gebruik de cloud of stop nu

Voor veel organisaties draait de Cloud nog steeds om opslag en back-up. Voor organisaties die verder kijken, kan de cloud transformerend zijn, de...

Voor veel organisaties draait de Cloud nog steeds om opslag en back-up. Voor organisaties die verder kijken, kan de cloud transformationeel zijn, waardoor bedrijven effectief kunnen concurreren in een markt die wordt gedomineerd door grote bedrijven.

Waarom beginnen met crediteuren?

Fabrikanten ontvangen traditioneel een groot aantal leveranciersfacturen. Het handmatig verwerken van facturen kost veel tijd en middelen, zowel menselijk als financieel. Bovendien kan het consistent bereiken van totale nauwkeurigheid tijdens handmatige processen moeilijk zijn, omdat er altijd een kans op fouten is.

Deze moeilijkheid wordt nog verergerd in de moderne productieomgeving, waar facturen in verschillende formaten vanaf verschillende locaties binnenkomen. Facturen komen nu binnen op papier, vanuit online systemen, in e-mails en als pdf. Ingewikkelde handmatige processen kunnen de doorlooptijd van meer dan 14 dagen opdrijven, waardoor er risico's voor late afwikkeling ontstaan ​​en de kans misloopt om te profiteren van kortingen voor vroegtijdige betaling en verbeterde leveranciersrelaties.

Hoewel grotere bedrijven statistisch over het algemeen slechter zijn in het op tijd betalen van facturen, hebben ze het beschikbare geld en de financiële middelen om late afwikkelingskosten op te vangen. Dit is niet het geval voor de vele organisaties die minder toegang hebben tot betrouwbare en consistente financiering en minder contanten om kosten op te vangen. Effectief AP-beheer bestrijdt dit probleem en vermijdt beschadigde relaties met leveranciers die kunnen weigeren toekomstige overeenkomsten te sluiten als ze een bedrijf onbetrouwbaar vinden.

Het succes van een productiebedrijf hangt af van de effectiviteit van productielijnen. Door administratieve processen te automatiseren, komen middelen vrij die kunnen worden gebruikt in andere diensten met toegevoegde waarde, zoals het lokaal houden van de productie en het verminderen van de noodzaak tot uitbesteding. Waar de productie al is verdeeld over verschillende wereldwijde kantoren, kunnen facturen lokaal worden geüpload, automatisch worden verwerkt en beheerd op het hoofdkantoor.

Door de basis van automatisering met AP te leggen, kan een organisatie beginnen met het kernproces, voordat het wordt uitgebreid naar de hele financiële processuite. Fabrikanten kunnen vervolgens de verwerking van verkooporders, leveringsbonnen en inkoopaanvragen automatiseren. Door op deze manier financiële suite-automatisering te bouwen, worden zowel de productiviteit als het rendement op de investering gemaximaliseerd.

Hoe kan de cloud helpen?

De Cloud is de infrastructuur waar een applicatie of programma op veel verschillende computers tegelijk kan draaien. Hoewel het kan verwijzen naar andere soorten netwerken, verwijst cloudcomputing normaal gesproken naar internet. In die zin kan een bedrijf toegang geven tot software, maar deze opslaan op hun centrale server in plaats van de klant een fysieke kopie te verstrekken. Klanten kunnen vervolgens toegang krijgen tot de software en deze gebruiken door verbinding te maken met internet en in te loggen op de beveiligde server. Dit is het Software as a Service (SaaS)-model.

Omdat de software op de centrale server van de provider draait, hoeft de klant de software niet op zijn computer op te slaan en uit te voeren, waardoor er geheugen op de computer vrijkomt en de prestaties toenemen.

Cloud-AP

Door gebruik te maken van op de cloud gebaseerde SaaS om de backoffice AP-functie te automatiseren, kan een complete oplossing worden gebruikt voor het vastleggen en verwerken van facturen met minimale IT-betrokkenheid of investering in extra hardware en software.

De meest effectieve oplossingen halen automatisch gegevens uit documenten en begrijpen het verschil tussen (bijvoorbeeld) tekst die een adres of bedrijfsnaam is en een inkoopordernummer. Door de extractie van deze informatie te automatiseren, kunnen fabrikanten facturen automatisch matchen met inkooporders en leveringsbonnen. Waar alle relevante documenten beschikbaar zijn en de informatie overeenkomt, kan de software facturen voor betaling verwerken en de informatie veilig samen opslaan in de Cloud.

Fabrikanten bevinden zich nu in een betere positie dan ooit tevoren om bedrijfsprocessen volledig te automatiseren. Historisch gezien waren er vanaf het begin dure aanvullende hardware, software en infrastructuur nodig, waardoor uitgebreide procesautomatisering exclusief beschikbaar is voor grote organisaties. Het SaaS-model stelt zelfs kleinere fabrikanten in staat om dezelfde resultaten te ervaren zonder de initiële investering en met een extreem snelle implementatietijd. Binnen een paar weken kunnen managers facturen extern goedkeuren, zelfs buiten kantoor.

Voor veel organisaties zal het verplaatsen van automatisering van bedrijfsprocessen naar de cloud de beveiliging verbeteren. Het waarborgen van de niveaus van beveiliging en redundantie die een SaaS- of Cloud-serviceprovider zal hebben, is extreem duur met lokale infrastructuur. Als gevolg hiervan kan de overstap van een lokale IT-opstelling naar een cloudgebaseerde service de beveiliging verbeteren en de bedrijfsefficiëntie vergroten.

Fabrikanten positioneren voor groei

Naast het verwerken van facturen, het beheren van betalingen, het plannen van de cashflow en het handhaven van de soepelheid van de toeleveringsketen, moeten fabrikanten zorgen voor een effectief papieren spoor voor audits. Door cloudfunctionaliteit te gebruiken, kunnen bedrijven financiële functies stroomlijnen en de tijd die nodig is om naleving te waarborgen drastisch verminderen. Cloudautomatiseringsservices stellen bedrijven van elke omvang in staat om elke factuur te scannen wanneer deze binnenkomt, zodat er onmiddellijk een kopie veilig online wordt opgeslagen. Cloudgebaseerde factuursystemen positioneren fabrikanten voor groei, waardoor ze kunnen profiteren van flexibele inzet van middelen en de mogelijkheid om bedrijfsactiviteiten efficiënt te herschalen. Tijdsbesparing van 75 procent voor de financiële functies is gebruikelijk, vooral voor bedrijven met een groot aantal leveranciers en meer dan 5.000 facturen per jaar te verwerken.

Factuurverwerking neemt niet langer de kostbare tijd van beslissers in beslag. Managers kunnen zich in plaats daarvan concentreren op het kleine aantal uitzonderingen dat de software identificeert. Deze kunnen overal worden goedgekeurd:op een smartphone, pc of tablet. In plaats van kostbare kantoortijd te besteden aan het verwerken van stapels facturen, zijn managers vrij om het bedrijf te laten groeien, leveranciersrelaties te verbeteren en te concurreren met de beste op de markt.

Uit onderzoek van ReadSoft bleek dat 77 procent van de fabrikanten van mening was dat de groei werd afgeremd door handmatige verwerking van verkooporders, waarbij 61 procent van de bedrijven nog steeds papieren verkooporders ontving die handmatig moesten worden verwerkt. Door het belangrijkste AP-proces te automatiseren, worden organisaties gepositioneerd voor groei door middel van technologie. Het is dan een duidelijke en eenvoudige stap in de richting van automatisering van verkooporders en een vermindering van 42 procent van de vertraging van de afhandelingstijd van verkooporders.